人材派遣管理システムを比較する際の10個のポイント
人材派遣管理システムの活用が、派遣事業で高いパフォーマンスを発揮することは、すでにご存じの方も多いのではないでしょうか。
多彩な機能を備えた製品も多く、機能の違いを比べることで、より一層、業務内容にマッチしたシステムを選択することが可能です。
しかし、機能以外にも価格やサービス内容といった比較すべき要素が数多くあるため、どのような点を重要視すればよいのか、迷ってしまう方も多いでしょう。
そこで今回は、押さえておくとよい人材派遣管理システムの比較ポイントや、その他の注意点をまとめました。
人材派遣管理システムとは？
派遣事業では、さまざまな業務内容が複雑に関係してきますので、業務が煩雑になりやすいと言われています。
業務の効率が悪化しやすい仕事であるにも関わらず、必要なデータや書類などの紐付けも複雑で難しいため、さらに業務の圧迫を招いているといったケースが少なくありません。
このような派遣事業の抱える問題をスマートに解決できるのが、人材派遣管理システムなのです。
スタッフや、クライアント企業に関する情報管理はもちろん、求人から契約業務、勤怠管理など、派遣事業に関わるあらゆる業務を一括管理し、処理を行える点が特徴です。
人材派遣管理システムを比較する際の10個のポイント
人材派遣管理システムを比べる時に重要視すべきポイントは、人材サービスの種類や取り扱う業種によっても変わるものでしょう。
ここでは、人材サービス全般に通じる比較ポイントを、10項目に分けてご紹介していきます。
全業務をカバーできるか機能があるか
業務内容にマッチした最適なシステムを選ぶためにも、まずは社内で行っている業務内容をよく把握したうえで、自社の行う業務をすべてカバーできるか、対応した機能がついているかを比較してみましょう。
実際に比較を行ってみると、搭載されている機能にばらつきや偏りがあることがわかります。
後々、不足している機能に気が付いても再導入が難しい場合もありますので、自社の業務がすべて1つのシステムで対応できるよう、搭載機能については十分に比較しておきましょう。
クラウド、オンプレミスの選択が可能か
オンプレミス（on-premises）とは、クラウドなどの外部サーバーの使用と区別するために発生した言葉で、いわゆる「自社運用」のことを指します。
現在のシステムには、インターネット経由で利用できるクラウドタイプのシステムも多く登場しています。
クラウドタイプは月額利用（サブスクリプション）のため、初期費用を抑えることができますが、利用期間が長くなるとオンプレミスタイプよりもランニングコストが高くなるケースもあります。
クラウドとオンプレミスのどちらの利用方法でも選べる人材派遣管理システムであれば、初期費用とランニングコストを比較して、予算や運用方法に合わせた使い方ができます。
法令に合わせたアップデートがあるか
1986年に初めて制定された労働者派遣法ですが、今の内容と比較してみると対象業務の拡大や大幅な規制緩和など、何度も法改正が行われてきたことがわかります。
近年では、2012年の日雇派遣の禁止や2015年の3年制限などが記憶に新しいですが、2020年4月にも派遣社員の同一労働同一賃金の実現を目的とした、新たな労働者派遣法が施行されました。
このような派遣事業に関わる法令改正が行われた際には、その内容に合わせて関係書類の書式を変更したり、管理体制を整えるなど、適切に対応しなければなりません。
法令に合わせてすぐにアップデートが行えるのか、そのようなサポート体制がとられているかといった点もよく確認しておきましょう。
社内の誰もが簡単に操作できるか
人材派遣管理システムをすでに運用している企業の中には、使いづらさを感じているといった声が聞かれるケースも少なくありません。
このようなデメリットを回避するためにも、システム導入前の管理方法と比較して、操作性に問題がないかを考慮して検討することが大切です。
近年はインターフェースのデザインなども比較的シンプルで、直感的に操作できるようなシステムが好まれる傾向にあります。
しかし、操作性を比較する場合には操作の複雑さだけを比較するのではなく、表示がシンプルすぎてわかりにくくないかといった点にも注目しましょう。
他システムとの連携やカスタマイズに対応しているか
既存のシステムを維持しながら、人材派遣管理システムを導入したいと考えている場合には、他のシステムとの連携が可能かといった点や、カスタマイズ対応の有無を比較して検討するとよいでしょう。
人材派遣管理システムの効果的な運用のためには、業務に合わせたシステムの調整が必要になる事も考えられます。
また、連携機能を利用すれば、実運用前のデータ移行の際も業務に負担をかけずに行うことができるので、システムを完全に切り替える場合も連携機能の確認をおすすめします。
派遣スタッフや派遣先とのコミュニケーションに利用できるか
人材派遣管理システムを比較してみると、メール機能が備わった製品も多く、スムーズな業務の遂行に、とても役立ちます。
ただしメール機能だけでは、メールの見落としやタイムラグが発生しやすいといった点から、スタッフとの細かいコミュニケーションにはあまり向いていません。
そのため、メール機能の他にも人材派遣管理システム上でそのまま操作できるチャットツールやメッセンジャーアプリを搭載していたり、外部コミュニケーションツールとの連携機能があるかといった点も比較しながら検討するのがよいでしょう。
労働者派遣事業報告書など、各種提出書類の作成に役立つか
派遣事業者に対し提出が義務付けられている「労働者派遣事業報告書」の作成には、「決算報告書」や「労働者派遣事業個別契約書」「派遣元管理台帳」など、多くの資料が必要なうえ、不備があると厳しい罰則が課せられることもあり、毎年、提出業務が重荷になっている担当者も多いのではないでしょうか。
社内文書や社外文書を比較しても派遣事業で取り扱う書類は制約が多いため、人材派遣管理システムを選定する際には、このような書類作成をサポートする機能があるかもチェックしておきましょう。
普段の業務で人材派遣管理システムに登録されたデータが書類作成時に自動的に反映されるような機能が備わっていれば、業務改善にも大きく役立つことでしょう。
アラート機能、検索機能など役立つ機能があるか
スタッフのダブルブッキングや申告漏れの他、制限事項が超過した場合など、見落としては困る細かいチェック作業も、アラート機能があれば見落としの可能性が格段に下がります。
また、検索機能が搭載されたものと、非搭載のものとを比較してみると、マッチング速度が大きく異なるため、検索機能の有無は業務の効率化にも影響します。
このように、主な機能面だけでなく業務の細かい部分をサポートしてくれる機能についても比較してみましょう。
求人機能の有無、連携が可能か
人材派遣管理システムの中には、管理業務だけをカバーしているものもあり、求人機能がない場合や、システム提供元に問い合わせてみないとわからないケースも多く、見落としやすい機能です。
求人機能がある場合も、外部の求人媒体と直接連携できるものやインポート機能を使って応募データを取り込むものなど、さまざまです。
求人サイトを自動生成し、クライアントからの受注案件をそのまま求人サイトに反映できるといった、受注から募集から採用までを連動させて管理できるシステムもあるので、自社の運用方法に合わせて求人機能も比較するとよいでしょう。
高い情報セキュリティが用意されているか
多くのクライアント情報や派遣スタッフの個人情報を取り扱う人材派遣管理システムですが、とくにセキュリティ面については注意して比較する必要があります。
2点目の比較項目にあげた、クラウドで利用するタイプの人材派遣管理システムでは、ネットワークを経由するため高度なセキュリティレベルが必要不可欠です。
もちろん、オンプレミスでの利用であっても、情報漏えいの危険性がゼロとは限りません。
どのような人材派遣管理システムを選ぶ場合でも、高い情報セキュリティが用意されたシステムを選びましょう。
人材派遣管理システムを比較検討し選ぶ際の注意点
ここからは、人材派遣管理システムの比較をする際に、注意しておきたいポイントを3つご紹介していきます。
価格だけを比較するのはNG
人材派遣管理システムの導入で陥りやすい比較方法の1つが、価格だけを重視してしまうパターンです。
主な機能に関しては、どの人材派遣管理システムでも比較的目立った差はないように思えますが、細部の使いやすさやサポート面といった部分は、製品によって大きく違います。
初期導入費用が低価格に設定されている場合でも、アップデートやカスタマイズに費用がかかるケースもあります。
最初に価格を比較してしまうと、機能面や他の部分の違いに気付けないこともありますので、まずは価格以外の条件や機能面をよく比較してから、価格面での比較を行いましょう。
デモや無料体験があるなら必ず利用してみる
人材派遣管理システムに限らず、新しいシステムの導入には実際に運用を始めてからでなければわからない部分もあるでしょう。
人材派遣管理システムの使用感を確認するためにも、デモンストレーションや、無料体験の利用をおすすめします。
導入前に使ってみることで、運用イメージも掴みやすくなりますし、使用感の違いは大きな比較ポイントにもなります。
また、デモンストレーションを利用することで、操作の疑問点やカスタマイズについて、提供元と具体的に相談できるといったメリットもあります。
すでに導入済みでも不便なら乗り換えを検討してみる
すでに人材派遣管理システムを活用している派遣事業者の中には、不便さを感じながら運用を続けているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
派遣業界を取り巻く環境は常に変化を続けており、数年前と比較しても、クラウド管理やスマートフォンの活用など、人材派遣管理システムそのものも大きく変わってきています。
運用中の人材派遣管理システムに不便さを感じたまま利用し続けるよりも、思い切って別の人材派遣管理システムへの乗り換えを検討してみることも、1つの選択肢ではないでしょうか。
人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」
たくさんの比較ポイントや注意点をご紹介しましたが、数ある人材派遣管理システムからすべてを細かく比較するのは、容易ではありません。
そこで、弊社の提供している人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」についてご紹介します。
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」は、「人材派遣」「人材紹介」「業務請負」といった人材ビジネス全般をカバーできる、オールインワンパッケージの人材派遣管理システムです。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。
先ほどご紹介したポイントをすべて兼ね備えた「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」は、導入前のデモンストレーションも行っており、より最適なシステムを提供できるようサポート体制も充実しています。
また、派遣先向けの業務クラウドサービス「STAFF EXPRESS PARTNER（スタッフエクスプレスパートナー）」や、業務支援サービス「STAFF EXPRESS AGENCY（スタッフエクスプレスエージェンシー）」も展開するなど、人材ビジネスにおける一大ネットワークの構築にもお役立ていただけます。
サービスサイトでは各機能についてより詳しくご紹介しています。
ぜひご覧ください。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちらからご覧ください。
まとめ
今回は人材派遣管理システムについて、比較のポイントや注意点を、人材サービスの種類や業種に左右されない人材事業に共通した観点からご紹介しました。
求める条件にマッチした最適な人材派遣管理システムを導入するためには、機能や価格の比較はもちろん、可能なかぎり具体的な運用イメージを持つことが大切です。
業務の流れにどのような問題点があるのか、課題は何かを明確にして、ぜひ業務内容に合った人材派遣管理システムを探してみてください。
