人材派遣会社はe-Gov電子申請を上手に利用して業務負担を軽減しよう

2020年4月29日

ITが社会に普及するのに合わせ、日本政府は2001年4月1日、インターネットを使って政府の情報にいつでも、どこでもアクセス可能なウェブサイトを開設しました。
その名はe-Gov(イーガブ)。
e-Govは、電子を意味する英語「Electronic」と政府「Government」を組み合わせた名称で、総務省が運営している行政の情報ポータルサイトです。
そのe-Govでは法令検索をはじめ、行政手続、パブリックコメント、政策提言に関する意見・要望など、行政にまつわるさまざまな情報が開示され、手続きなども行うことができます。
e-Govは、ITの進化に合わせてメンテナンスを繰り返し、機能と仕様をアップデートし続け、利便性を保ち続けてきました。

本記事ではe-Govが持つさまざまな機能の中でも「e-Gov電子申請」について、中でも人材派遣会社が電子申請を利用して業務負担を軽減する方法についてお伝えします。

そもそもe-Gov電子申請とは?

e-Gov電子申請を使ってできることは、インターネットを利用した行政への届け出や申請などの手続きです。
これまで、行政機関の窓口に赴いて行わなければならなかった手続きを、e-Gov電子申請を使えば、自宅や会社のパソコンで行えるようになりました。
複数の府省宛てにまとめて申請や届け出などを行うこともできます。

e-Gov電子申請の仕組み

e-Govの電子申請システムを使った行政手続きの流れは、以下の通りです。

  1. 手続きを行いたい申請と届け出を検索
  2. 必要事項を入力して手続きを完了させたら、審査を待つ
  3. 無事審査が終了したら公文書をダウンロードする

e-Govの電子申請システムは、このようにパソコン上だけで行政手続きが完結できる仕組みです。

e-Gov電子申請では何が申請できる?

e-Gov電子申請では、行政手続の申請と届け出を行うことができるとお伝えしましたが、e-Govの電子申請システムを利用して申請や届け出ができる行政手続と、e-Gov電子申請ができない行政手続があります
e-Govの「行政手続案内」のページには、キーワードを入力し府省を指定することで、電子申請の可否を調べることができます。
ユーザーの利便性向上のためにe-Govの電子申請には複数のメニューが用意されています。
例えば、申請・届出のグループ申請を使えば、関連する行政手続をまとめて電子申請をすることができます。
e-Gov電子申請の申請・届出パック「事業(所)の新規適用」は、事業所を新たに設置したときなどに必要な労働保険や雇用保険、健康保険、厚生年金保険などの厚生労働省に関わる手続きをまとめて電子申請することができます。

人材派遣会社がe-Gov電子申請を使うべき理由

e-Gov電子申請の利点をお伝えしてきましたが、いよいよ本題です。
ここからは、人材派遣会社がe-Gov電子申請を使うべき理由を挙げていきます。

派遣スタッフが多くても一括申請で工数が減る

人材派遣会社は、当たり前のことですが、多くの派遣スタッフに派遣先企業で活躍してもらうことでなり立っています。
多くの派遣スタッフを抱える人材派遣会社は、その分、数多くの行政手続きをする必要があるということです。
人材派遣会社の派遣スタッフは、出入りが多いのも宿命といえます。
派遣スタッフの入社・退社ごとに雇用保険や社会保険の資格取得・喪失届けなどの手続きを行っていたのでは人材派遣会社の総務担当者は何人いても足りません。
このような場合、e-Gov電子申請を利用すると、複数人分の手続きを一括で行うことができます
人材派遣会社の総務担当者の作業工数をぐっと減らすことができるでしょう。

役所に行かずにオフィスからいつでも申請可能

e-Gov電子申請の環境が整う前、人材派遣会社の総務担当者は行政手続きを行うために移動時間や移動経費を要したほか、待ち時間も必要でした。
手続き書類を郵送する場合でも、書類を作成し発送準備を行い、発送依頼をする必要がありました。
郵送料は、内容によっては配達記録を付ける必要があり、コストがかさんでいました。
現在は、電子申請を利用すれば役所に行かずにオフィスから24時間365日、申請・届け出手続きをすることができるので、行政手続きにかかる時間と経費が大幅に削減されました。

ペーパーレスで書類管理の手間も減る

e-Gov電子申請は、電子データのままインターネットを利用して手続きを行うことができます。
ペーパーレスで手続きができるため、専用帳票をストックしておかなくてもいいですし、記入済みの帳票をファイリングして保管する手間も減らすことができます。
人材派遣会社には、派遣スタッフだけでなく派遣先企業の情報も管理する必要があります。
一部でもペーパーレスが実現できれば、書類管理の手間も保管スペースのコストも、さらには紙代も削減でき、人材派遣会社にとっては意外に大きなメリットとなるかもしれません。

e-Gov電子申請が利用できるシステムは現状のもののみ!?

人材派遣会社は一般の企業に比べると派遣スタッフの出入りが多いため、e-Gov電子申請の一括申請機能が非常に便利だとお伝えしました。
しかし、2014年6月にe-Gov電子申請の後継「外部連携API」の利用率によっては、一括申請機能を廃止すると通知されました。
実際に「外部連携API」の利用が増えたため、2018年末に一括申請機能の新規利用申し込みは停止されました。
さらに、e-Gov電子申請自体が2020年を目途に停止され、その後は「外部連携API」を利用した手続き方法に移行される予定となりました。

e-Gov電子申請の一括申請方法が変化することは、人材派遣会社にとって大きな問題です。
e-Gov電子申請の一括申請を考えていた人材派遣会社は、必然的に後継の「外部連携API」について検討することが必要になりました。
APIとは「Application Programming Interface」の略で、アプリケーションの機能をほかのアプリケーションで利用可能にするための仕組みのことです。
つまり、e-Gov電子申請の一括申請を担う「外部連携API」とは、e-Gov電子申請のウェブサイトから手続きするのではなく、別のアプリケーションを使って行うということです。
e-Gov電子申請のウェブサイトにはソフトウエア開発事業者向けに外部連携APIの仕様が公開されており、多くのソフトウエア会社がその仕様を自社ソフトに取り入れています。
外部連携APIに対応したソフトウエアを利用すれば、e-Gov電子申請のウェブサイトにアクセスすることなく、行政手続きを行うことができます

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)ならe-Gov電子申請にもAPIにも対応!

e-Gov電子申請の外部連携APIに対応したソフトは多く誕生しています。
弊社が提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」も外部連携APIに対応しています。
人材派遣業に特化したソフトですので「かゆいところに手が届く」機能が用意しています。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のe-Gov電子申請に対する対応

e-Gov電子申請は2020年をめどに廃止される予定ではありますが、逆をいえばそれまでは利用できるということです。
人材派遣会社の中には「これから電子申請を利用しよう」と考えていた方もいらっしゃるかもしれません。
また、e-Gov電子申請の手続きを得意とする社員が入社してくれたばかり、という人材派遣会社もあるかもしれません。
e-Gov電子申請で一括申請を行うための新規申し込みは終了していますが、既に申し込みを完了しているソフトの場合は引き続き利用が可能です。

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」ならe-Govを使った一括電子申請も可能です
e-Gov電子申請の一括申請を申し込んでいない人材派遣会社も、こうしたソフトを使用すれば、電子申請を一括で行うことができます。
さらに「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、API連携済みですので、e-Gov電子申請廃止後もスムーズに移行していくことができます

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣業に必要な営業、人事、就業、給与、顧客、販売の管理ができるソフトです。
人材派遣会社は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入した場合は、業務管理ソフトとして活用しながら、行政手続きの必要があればボタン1つ押すだけでシームレスに電子申請を行うことができます
具体的には、「e-Gov申請」ボタンを押すと、必須項目の入力とデータチェックが自動で行われ、ミスなく手続きができます。
人材派遣会社の総務担当者の負担になっているマイナンバーが必要な手続きも、マイナンバー書類に触れることなく、情報が行政手続き書類データ上に記載されます。
さらに、これまで行ったe-Gov手続きの受付状況や、過去のデータも簡単に確認することができます。

もちろん「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」ではセキュアな情報管理が行われていますので、多くの個人・企業情報を保有する人材派遣会社も安心してご利用いただけます。
ヒューマンエラーや情報漏えいを回避して、スピーディーに行政手続きを進めることができます。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のその他の機能

人材派遣業に特化したソフト「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」。
人材派遣のあらゆる業務をカバーしていますが、特筆すべき機能をここでご紹介します。

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には、派遣スタッフ向けの就業クラウドサービス「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」が用意されています。

この2つのソフトの組み合わせることで、人材派遣会社と派遣スタッフを密につなぐことができ、これまでにない程に業務効率を上げることができます
派遣スタッフは「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」をスマートフォンに入れれば、人材派遣会社に登録後、すぐに活用することができます。

例えば、求人検索。
人材派遣会社の営業担当者が獲得した仕事を「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に入力すれば、派遣スタッフは即時にNEOでチェックが可能になります。

ほかには、勤怠管理
派遣スタッフはNEOのボタンを一つタップするだけで、人材派遣会社内の「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」にデータが送信されます。
そうして蓄積されたデータは、人材派遣会社の総務担当者が勤怠管理表や給与計算をする時に自動的に反映されます。

さらに、給与の日払い
コンビニエンスストア「セブン—イレブン」系列のセブン銀行と提携した「リアルタイム給与日払24」機能は、24時間365日、リアルタイムで給与が日払いされる画期的なFinTechサービスです。
人材派遣スタッフは対象となるスタッフは給与全額ATMから即時に引き出すことが可能です。
前払い機能「リアルタイム給与前払24」もあり、こちらは即時に給与を引き出すことができます。

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣業に必要な業務を網羅しているほか、上記のように、さまざまな機能を有しています。
ぜひサービスサイトで詳細をご確認ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

20年前に誕生したe-Gov電子申請は、行政手続きをインターネット上で行える画期的なシステムでした。
ITの進化に合わせて更新され続けてきましたが、政府が「外部連携API」の公開に踏み切ったということは、より便利に使えるソフトの開発をさまざまなソフト開発企業に託したともいえます。
実際に「e-Gov電子申請は使いづらい」という声もあったようですが、これからはソフト開発企業の努力によって電子申請も格段に利用しやすくなっていくでしょう。
多くの派遣スタッフを抱える人材派遣会社は、行政手続きの電子申請を試みる機会に「外部連携API」に対応したさまざまなソフトを比較・検討し、普段の業務の効率化につなげていきましょう。