STAFF EXPRESSの便利な機能|同意確認

2021年7月29日

新型コロナウイルス感染症によって、人材派遣業にも大きな変化が起こっています。

社会全体としてテレワークが推奨され、人材派遣会社も、従業員の勤務形態としてオフィスに出勤する日と在宅勤務の日が混在している企業も多いのではないでしょうか。そのような状況下で、人材派遣会社が取引先の企業と派遣スタッフとのやり取りをスムーズに行うには、これまでと異なる視点を持ち、対面でなくても業務ができるような新たな体制づくりが重要です。

そこで、今回は「STAFF EXPRESSの便利な機能|同意確認」と題して、STAFF EXPRESSの同意確認という便利な機能についてご紹介します。

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STAFF EXPRESSの「同意確認」機能

人材派遣会社が、現在のようなコロナ禍でも派遣スタッフとの必要な手続きを速やかに行い、各業界の取引先となる企業に自社の派遣スタッフを送り出すには、管理システムを効率的に使用することが有効です。

「STAFF EXPRESS」は、人材派遣業や人材紹介業などの人材ビジネスの業務に関わるデータを一元管理できる総合パッケージシステムです。STAFF EXPRESSの付帯サービスである「STAFF EXPRESS NEO」を導入することで、派遣スタッフはタブレット・スマートフォン・フィーチャーフォンでアプリを操作し、さまざまな手続きをいつでもどこでもクラウド上で申請可能です。

STAFF EXPRESS NEOは具体的に下記の12の機能を持っています。

 

  1. 同意確認
  2. プロフィール申請
  3. 仕事紹介・応募申請
  4. 契約照会
  5. シフト照会・勤怠申請
  6. QR出退勤
  7. リアルタイム給与前払24
  8. 支給照会
  9. ドキュメント照会
  10. マイナンバー申請
  11. ポイント管理
  12. メッセンジャーアプリ

ここでは、このSTAFF EXPRESS NEOの機能の1つである「1.同意確認」について、くわしく説明します。

同意確認は、派遣スタッフが初めて取引先企業で就業する際に取り交わす契約のことで、派遣スタッフはこの同意確認をしてからでないと就業できません。また、就労時の契約となるため、派遣スタッフが一読して内容を理解し、必要があれば不明点等を説明する必要もあります。

しかし、昨今のコロナ禍で従業員がオフィスに毎日出社していないことも多く、そのため以前と比べて、取引先企業の担当者や派遣スタッフのスケジュール確認や就労開始時期に間に合うよう同意確認を取るための日程調整は、簡単なことではありません。

また、たとえコロナの問題が収まっても、登録している派遣スタッフの多い企業では、ひとりひとり対面で同意確認をとるのは大変です。コロナ禍以前から、同意確認は人材派遣会社が業務過多になる要因の1つでありました。

そんな同意確認も、STAFF EXPRESS NEOを活用することで、登録している派遣スタッフ向けに情報を発信できるだけでなく、派遣スタッフから同意を取ることが容易になります。また、メッセンジャーアプリ機能を使用すれば、派遣スタッフから不明点や疑問点があった場合のやり取りもSTAFF EXPRESS NEO上でできるため、対面で派遣スタッフに説明する必要がありません。この同意確認によって、人材派遣会社は、派遣スタッフが初めて就業する際の入社時契約書に同意し、各種確認資料に理解を得たことのエビデンスを取得したことになります。

STAFF EXPRESS NEOの同期確認機能は、多数の派遣スタッフとの合意形成をアシストするサービスとして非常に有効です。たとえば、これまで派遣スタッフ300名の同意確認にかかっていたと推測される15時間を削減することが可能です。

 

人材派遣管理システム上で同意確認できるメリット

そんな同意確認を、人材派遣管理システム上でできるメリットは何でしょうか。実は、管理システム上で行うからこそのメリットが、大きく分けて3つあります。この章では、そんな3つのメリットについてくわしく説明しましょう。

ペーパーレス化の実現

人材派遣管理システム上で同意確認できるメリットの1つ目は、ペーパーレス化の実現です。

ペーパーレス化は、これまでにも業界によって、かなり早い時期から業務改善の一貫として進められていました。実際、2000年頃よりインターネットやパソコン、スマートフォン等の電子機器の普及に伴い、新聞や雑誌などの電子データ上での閲覧が可能となりました。また、企業によっては、PDF文書やインターネットFAXなどを活用することで、既にペーパレス化を実現させています。このペーパーレス化は、2019年4月1日付で施行された「働き方改革」の具体策に含まれていることから、今後ますます推進されるでしょう。

人材派遣会社が、そんなペーパーレス化を導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか。

「人材を派遣する」という業務内容から、人材派遣業界では、個々の派遣スタッフと入社時に契約書を取り交わす機会が多くあります。特に、派遣社員の場合は、就労期間が正規雇用の社員よりも短いため、契約を更新することも多く、また、派遣スタッフの入れ替わり等によって新たに同意確認を取ることも少なくないでしょう。契約する度にこれらの契約書類が増えていくと、いつしかオフィスの一角は、派遣社員の履歴書や契約書などに占領されてしまうといった状況に陥ってしまいます。

そこで、同意確認などの契約書を電子化・ペーパーレス化すると、オフィス内の書類を減らすことができることに加えて、セキュリティの強化、情報の共有化が可能です。特に、2003年(平成15年)に施行された個人情報の保護に関する法律によって、これらの情報の適正な取り扱いが義務づけられたこともあり、人材派遣会社にとってペーパーレス化の実現は大きなメリットになると言えるでしょう。

迅速な連絡が可能

人材派遣管理システム上で同意確認できる2つ目のメリットは、迅速な連絡が可能になることです。派遣スタッフ向けアプリSTAFF EXPRESS NEOの「同意確認」は、単に入社時契約書などの書類をデータ化・発信するだけに留まらず、派遣スタッフと速やかに連絡する機能も有しています。

企業によっては、幅広い業界で登録スタッフを抱えているでしょうし、会社の規模が大きければ大きいほど、登録している派遣スタッフの人数も多くなることでしょう。もし、取引先の企業からスタッフの派遣について依頼があった場合、派遣スタッフの中から条件に適した人材を探して入社時の同意確認を取り、その旨を取引先の企業に連絡するという作業は、それなりに時間や人手が必要です。

そこで、人材派遣管理システム上で同意確認を行えば、取引先の企業から欲しい人材についての依頼があった場合も速やかに派遣スタッフと連絡を取り、同意が取れた旨を依頼先の企業に連絡できます。迅速な対応により、顧客満足度の向上につながるでしょう。

派遣スタッフの情報との紐付け・管理が容易

人材派遣管理システム上で同意確認ができる3つ目のメリットは、派遣スタッフの情報との紐付けや管理が容易なことです。

取引先の企業から、派遣スタッフの手配を依頼された場合、どんなことを検討する必要があるでしょうか。

  1. 派遣予定のスタッフが、どんなスキルを持っているのか
  2. 派遣予定スタッフが、これまでどんな業界で就労したことがあるのか
  3. 派遣スタッフ自身は、どんな業界での就労を希望しているのか
  4. 就労期間が派遣スタッフの希望と適合するのか

人材派遣会社は、取引先の企業から依頼があれば、自社に登録しているスタッフについて上記を検討し、適切な人材を選定しなければなりません。

その点、人材派遣管理システムを導入すれば、各登録スタッフの経歴やスキル、現在の就労状況などをデータ上で一括管理できますので、条件に合った人材を容易に探して同意確認を済ませ、速やかに就労させることができます。

同意確認を紙でおこなうデメリット

ここまでは、人材派遣管理システムで同意確認を行うことのメリットについて説明しました。この章では、同意確認を紙でおこなうことのデメリットについて説明します。

人材派遣会社が従来通り、今後も紙でのやり取りを継続することのデメリットは、大きく分けて3つあります。もしいまだに紙で管理している場合は、今こそシステムに移行するチャンスです。

管理工数がかかる

まず、同意確認を紙でおこなうデメリットの1つ目は、管理工数がかかるということです。

紙で同意確認を行う場合は、書類の内容を確認する作業、コピーやファイリングなどの作業、取引先の企業と派遣スタッフに連絡する作業など、各業務で人員と時間を確保する必要があります。当然、業務が増えるほど工数は増えますので、紙で同意確認を行う場合は、システム上でおこなうよりも管理工数が余計にかかってしまうのです。

紙や印刷のコストが膨大

同意確認を紙でおこなうデメリットの2つ目は、紙や印刷のコストが膨大になることです。

人材派遣会社にとって、派遣スタッフとの契約書などの情報は重要なものです。しかし、各派遣スタッフに関するこれらの書類を全て紙で保管する場合、プリントアウトする際に紙代や印刷代などのコストがかかります。登録している派遣スタッフが増えるほど、これらのコストは増大する一方ですので、長期的に見ると、これらのコストが大きなデメリットになると言えるでしょう。

紛失リスク

同意確認を紙でおこなうデメリットの3つ目は、紛失のリスクです。

人材派遣会社の場合、履歴書や入社時の契約書などの書類は、一般企業の人事部門のように形式的に保管するのとは勝手が違います。取引先の企業から新たに派遣スタッフの依頼があったり、その企業で派遣社員から正社員に雇用形態が変更されたりする度に、該当する派遣スタッフとの同意確認が必要です。繁忙期などは、複数の派遣スタッフの対応を同時に行う必要もあり、忙しさゆえにそれらの書類が他の書類と混在して紛失することもあり得ないとは言いきれません

また、紙ベースのそれらの書類を持ち出した時のタイミングが悪くて、何かの拍子に汚れたり破れたりすれば、紛失するのと同じような事態に陥るというリスクもあります。

同意確認機能以外のSTAFF EXPRESSの便利な機能

同意確認を人材派遣管理システム上で行うと、紙でおこなう場合のデメリットをカバーできるだけでなく、より効率よく情報を管理することができることをお伝えしました。さらに、この章では、同意確認機能以外の「STAFF EXPRESS」の便利な機能を紹介しましょう。

現在のようにコロナ禍が長引いている状況においても、この「STAFF EXPRESS」の活用によって、人材派遣業務に必要なさまざまなサービスをクラウド上で一括しておこなうことが可能です。

先にSTAFF EXPRESS NEOの機能を紹介しましたが、STAFF EXPRESSには、STAFF EXPRESS NEOだけでなく、取引先向けの「STAFF EXPRESS PARTNER」、新規応募者向けの「STAFF EXPRESS ENTRY」が存在します。これら4つのサービスを連動させることで、下記の7つの業務を一括管理することが可能です

  1. スタッフマスタ:
    派遣スタッフの顔写真・住所・学歴・職歴などの情報や、教育受講・家族構成・健康診断、保険関係・単価などの情報を細かい項目で管理し検索する。
  2. 得意先・営業:
    人材派遣の顧客となる企業先の住所・与信・請求に関する情報や入金・担当者に関する情報を一括管理する。
  3. 受注:
    人材派遣・人材紹介・業務請負・業務委託など、人材ビジネス全般のオーダーに関し一元管理する。
  4. 配置:
    多様なオーダースタイルに対応可能な人員を柔軟にかつ適正に配置し、人員の配置状況・稼働可能人員の状況などを確認する。
  5. コンプライアンス(契約):
    オリジナルの法令書類とパターン出力によって、人材ビジネス全般に関する契約・通知・台帳管理を管理する。
  6. 勤怠:
    勤怠の入力・確認・集計業務をスリム化し、勤怠の改修状況を確認し、改修指示を実現する。
  7. 仮払:
    登録スタッフに対する給料日前の福利厚生サービスに対応する。

1つのシステムに業務に関わる一連の情報をすべて集約することで、人材派遣会社の業務効率は格段に向上します。業務量が多く、社員が疲弊してしまって困っている人材派遣会社の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

これからはシステム上で同意確認を簡易化しましょう

現在は、コロナ禍が長引いている状況にありますが、新型コロナウイルスの感染拡大が収束しても、今後はテレワークやオンラインでの業務が元に戻るのではなく、それらをうまく自社の業務やサービスに取り入れていく世の中になっていくことでしょう。人材派遣会社においても、ペーパーレス化などの業務改善を含め、クラウド環境に移行し、コストや管理工数を削減することが必要です。

今後、取引先の企業と派遣スタッフの双方と円滑に連絡を取り合い、派遣スタッフが迅速に就労できるようにするためにも、システム上で同意確認をおこなって作業の簡易化を図りましょう。