オンライン登録でスタッフを確保!人材派遣会社の新しい採用の形

2020年8月28日

スマホやインターネット、それらに伴う技術の発達も相まって、人材派遣の仕事探しは、求人雑誌などの紙面から、ウェブサイトやアプリを利用した方法へと変わってきました。
ここ最近では、社会情勢の影響でリモートワークが増える中、人材派遣でのスタッフ採用も、対面を必要としない、オンライン登録といった採用方法が増えてきています。
そこで今回は、人材派遣におけるスタッフのオンライン登録から実際の採用までを、詳しくご紹介していきます。

人材派遣会社が登録スタッフを採用する流れ

人材派遣で新規スタッフを募集した場合、

  1. 応募者からの登録申し込み
  2. 面接会・登録会に来てもらい、登録手続きを行う
  3. スタッフの条件にマッチした案件紹介
  4. 契約等の手続き
  5. 配置

といった流れをとっている人材派遣の会社が多いのではないでしょうか。
人材派遣でのオンライン登録の導入を検討しているものの、どのような方法で行うのか、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。
そこでまずは、これまでの人材派遣でのスタッフ採用方法と、オンライン登録での採用の違いについて、以下でご説明していきます。

従来の登録の流れ

現在では多くの人材派遣で、採用サイトの申し込みフォームなどを利用した、ネットからの申し込み方法を採用しています。
人材派遣への、登録申し込み受付後の面接会や登録会は、人材派遣に重要なスキルチェックや、経験についてのヒアリングが必須であることが多いため、オンライン登録への完全な切り替えは難しい部分がありました。
登録が完了すると、スタッフそれぞれの条件に合わせた人材派遣の案件を紹介しますが、オンライン登録を採用していない人材派遣の会社でも、これらの連絡は、メールなどを利用して行うことが多いようです。
その後、マッチした派遣先と、人材派遣の契約手続きを行いますが、派遣先によっては、契約前の職場見学が必要な場合もあります
また契約手続きの際、スタッフ自身に記入してもらう書類がある場合は、再度、契約手続きのために、スタッフに来社してもらわなければなりません
メールでの書類送付では記入が難しく、郵送では時間がかかりすぎるため、これら手続きに関しても、オンライン登録への切り替えを難しくしていた要因です。
人材派遣の契約を締結して、ようやくスタッフの勤務開始となりますが、そもそも人材派遣への登録申し込みがあっても、会場の場所や日程の都合で登録会に参加してもらえず、なかなか登録につながらないといったケースもあります。
最近では、コロナ禍の影響もあり、不特定多数の人が集まる場自体が敬遠されがちなため、今まで以上に登録につながりにくいといった面もあるようです。

これからは最初から最後までオンライン登録で対応できる時代に

人材派遣の従来の登録の流れと、オンライン登録での大きな違いは、面接や登録手続き、契約手続きのために、応募者に来社してもらわなくてもよいといった点です。
面接会や登録会も、オンライン登録では、応募者が会場に足を運ぶ必要がありません。
またオンライン登録のメリットは、ウェブ会議が可能なコミュニケーションツールを利用して、移動をしなくても、都合のよい日時で面接を行うことができます
サインが必要な各種手続きは、電子契約サービスを利用して行う点も、オンライン登録の大きなポイントです
オンライン登録の際に、人材派遣に必要な書類は、クラウドストレージを通して閲覧できるようにしておけば、紛失などの心配もありません。
このように、ツールやクラウドサービスを利用することで、申し込みから派遣先への配置までが、すべてリモートで可能になるのが、オンライン登録ならではのメリットです。

人材派遣会社でオンライン登録を実現させるために必要なもの

オンライン登録の流れがおおまかにわかったところで、オンライン登録を導入する際に、準備しておきたいツールなどをご紹介していきます。

ウェブの採用媒体・採用サイト

オンライン登録を導入したい場合、人材派遣のウェブでの採用媒体・採用サイトは欠かせません。
オンライン登録では、スマホやパソコンからアクセスできるウェブ媒体は、新規応募者にとっての窓口になります。
スタッフの募集だけではなく、人材派遣の仕事情報も掲載されたサイトであれば、求人コンテンツとしての魅力も高まり、新規スタッフの獲得にもつながりやすくなるでしょう。

メールやチャットツール

オンライン登録を導入する際は、仕事紹介を始めとした、スタッフへの連絡のためのツールも用意しておきましょう。
とくにチャットツールは、メールよりもレスポンスがしやすく、リアルタイムで素早くやりとりができるため、オンライン登録ではぜひ備えておきたいツールです。
しかしメッセージの保存には、チャットツールよりもメールの方が向いていることもあります。
普段の細かな連絡はチャットツールで行い、必要な場合はメールを利用するなど、用途に合わせて使い分けるとよいでしょう。

オンライン面接ツール

これまでも、ビデオ通話が可能なツールやサービスはありましたが、遅延やフリーズが起こりやすく、有料のビジネスプランを利用しなければならないケースも多くありました。
オンライン登録に必要なこの面接ツールは、以前のビデオ通話に比べ、遅延やフリーズが少ないうえ、多くが無料で利用することができます。
また、これまでのビデオ通話ツールでは、利用者全員がアカウントを持っていないと利用することができませんでした。
最近のオンライン面接ツールは、アカウントを持っていない相手でも、ホスト側が指定したURLにアクセスするだけで利用できます。

電子契約サービス

オンライン登録の導入で、面接や登録会の次にネックになるのが、各種手続きです。
とくに自筆署名を必要とする契約手続きですが、2019年4月の法改正により、雇用契約の完全電子化が可能になりました
ウェブ上での契約締結には、従来の紙の契約書への署名・押印に代わり、PDF形式の契約書を用いて、電子署名とタイムスタンプにより契約締結できる、電子契約サービスを利用します。
契約書のテンプレートを提供しているなど、契約書の作成にも役立つサービスも多くあります。
契約書はクラウド上で管理できるため、契約締結後の照会や保管についても、便利に行えます。

クラウドストレージ

これまでデジタルデータは、パソコンなどの個別端末に保存するのが通常でしたが、管理するデータが増えるほど、ハードディスクの容量を圧迫しますし、パソコン自体のパフォーマンスにも影響してしまいます。
人材派遣では、抱えるスタッフや派遣先が多いほど、管理するデータも増えますので、外付けHDDなどを利用するにも、限りがあります。
オンライン登録を導入すると、必然的にあらゆる情報や書類を、データで管理しなければなりませんので、ハードディスクへの保存から、クラウドストレージでの保存をおすすめします。
クラウドで管理することで、データを共有する際に必要だった、メール添付などの作業が不要になります。
共有相手には、保存先のURLを連絡するだけですみますし、いつでもアクセスすることができるので、再送信などの手間もありません。

人材派遣管理システム

人材派遣のオンライン登録において、もっとも大きな役割を担うのが、人材派遣管理システムです。
派遣先への配置や勤怠管理といったことから、スタッフのスケジュール、給与管理など、人材派遣ではあらゆる管理業務が発生します。
それらを個別のシステムで行っていると、仕事が煩雑になり、ミスやトラブルに繋がる原因にもなってしまいます。
そこで、人材派遣に必要な業務を統括して行える、人材派遣管理システムが必要になりますが、勤怠管理や、給与申請などがオンラインで行えるものを選びましょう
登録から配置までをオンラインで行えても、勤怠申請や給与申請のために来社しなければならないのでは、スタッフはオンライン登録のメリットを感じにくくなってしまいます。
スマホから、気軽に勤怠申請や給与申請を行うことができれば、手続きの面倒くささも軽減し、登録後のスタッフ定着率アップにも、つながりやすくなります。

オンライン登録なら人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」

オンライン登録の導入実現に必要なツールを、6つご紹介しましたが、ツールを選ぶ際には、人材派遣管理システムとそれ以外のツールが連携できるか、もしくは人材派遣管理システムに他ツールの機能が搭載されているかがオンライン登録の導入では重要なポイントになります
たとえば、採用サイトとの連携ができない場合や採用サイト作成機能がない場合、データを手作業で登録し直すといった作業が発生してしまいますし、スタッフが増えるほど、データの登録作業が増えるといった悪循環が起きてしまいます。
より多くのスタッフを確保するために、オンライン登録を導入するのですから、スタッフが増えても、業務に影響しない人材派遣管理システムが必要になるのです。
そこで、弊社の提供する人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」をご紹介します。

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」だけでオンライン登録が可能に!

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では、先ほどご紹介したツールを、それぞれ用意したり、システムと連携できるかを確認する手間は必要ありません。
オンライン面接ツールは、すでにご紹介したように、無料で誰でも利用できる、高品質なサービスが増えています。
それ以外のツールは、提供内容やコストが様々で、それぞれのツールを選ぶだけでも大変な手間がかかります。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、そのような選択の手間や、連携の心配がない、人材派遣に必要な、各ツールの機能を備えたサービスを提供しています

採用サイトは「STAFF EXPRESS ENTRY(スタッフエクスプレスエントリー)」で、求人サイトを自動生成することができます
人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に登録された受注が、そのまま求人情報として求人サイトに自動的に反映されますので、サイト運営の手間がなく、情報を常に最新に保つことができます。

スタッフとのやりとりは、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」のメッセンジャーアプリを利用して行えます
プッシュ通知でスタッフの既読漏れを抑止したり、スタッフからの返事がなくても、メッセージの未読・既読が確認できます。

またこれらの機能に加え、派遣先向けシステムの「STAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレスパートナー)」は、すべて「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」とクラウドでつながっており、契約照会などもスムーズに行えます。

このように、無料のオンライン面接ツールだけを用意すれば、あとはSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入するだけで、オンライン登録に必要なすべての機能を、簡単に揃えることができます

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の機能紹介

そのほかにも、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」では、オンライン登録に限らずさまざまな機能を搭載しています。
申請から振込完了までが、リアルタイムで完結する「リアルタイム給与前払24」「リアルタイム給与日払24」といった、人材派遣では画期的なFintechサービスは、スタッフ定着率アップにも効果のあるサービスです。
社会保険や労働保険といった各種保険処理や、年末調整なども、自動計算でスピーディに行えます。
「e-Gov(イーガブ)電子申請」を利用して、役所への各種届出を電子申請で行うこともできます。

登録のオンライン化、業務効率の改善、コスト削減などをお考えの人材派遣会社の方は、ぜひサービスサイトで詳細をご覧ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

人材派遣のオンライン登録は、これまで省くことのできなかった、対面での面接や契約などを、ツールを利用することで、いつでもどこでもスムーズに行うことができる新しい採用方法です。
しかし個別にツールを探して導入するのは、手間と時間がかかり、またある程度の知識が必要になる場合もあります。
そのような悩みも、弊社の「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を利用することで、簡単に解決することができるでしょう。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」では、システムの導入から、アフターサポートまで、安心してご利用いただける体制をご用意しています。
オンライン登録の導入に踏み切れなかった人材派遣の方も、ぜひこの機会に、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を利用して、オンライン登録でのスタッフ採用を実現してみませんか。