STAFF EXPRESS NEOで今あるコストを削減する！システム導入が新規コストにならない理由とは
契約書管理編
ミスが許されないため念入りなチェックが必要で、クライアントやスタッフなど様々な方面との調整も必要な契約書管理業務には、特に多くの作業時間が発生しがちです。また、紙代や印刷代、郵送代などの細々としたコストが必要になってくるのも、契約書管理業務の特徴と言えるでしょう。
しかし、STAFF EXPRESSを導入してペーパレス化を実現すれば、紙代や印刷代、郵送代などのコストを気にすることなく、かつ人的ミスを減らし、作業時間そのものも削減することができます。STAFF EXPRESSのシステムを利用した場合、スタッフとの契約書取り交わしはSTAFF EXPRESS NEO上で完結します。クライアントともSTAFF EXPRESS PARTNER上で契約書を確認、同意してもらうことで作業完了しますし、内勤者はシステムが自動生成した契約書をワンクリックするだけでクライアントやスタッフに公開することが可能になるのです。法令対応や契約書作成時の抜け・漏れもシステムが自動で検知してくれるため、契約書の作り直しや人の手による確認作業も不要です。
仮に、クライアント1社に対して契約書類の作成に要する時間を3分とすると、作業時間は、
クライアント20社×3分=60分=1時間
スタッフに向けた契約書の作成時間を2分と見積もると、
スタッフ200名×2分＝400分=6.4時間
合計7.4時間で完了することになります。
同様の作業をシステムを導入せずに行うとすると、
- クライアント向け：クライアント20社×作業時間20分=400分=6.4時間
- スタッフ向け：スタッフ200名×作業時間10分=2,000分=33.2時間
合計で40時間が必要となる計算ですから、その差は歴然です。
人件費に換算してみると、システムを導入していない場合で、
- クライアント向け：6.4時間×時給2,000円=12,800円
- スタッフ向け：33.2時間×時給2,000円＝66,400円
と、合計で内勤者一人当たり79,200円かかりますが、システムを導入し、業務の自動化を進めれば、
- クライアント向け：1時間×時給2,000円=2,000円
- スタッフ向け：6.4時間×時給2,000円=12,800円
内勤者一人あたり計14,800円にまで人件費を抑えることができるのです。紙代や印刷代をも考慮したトータルのコストで考えると、その差は年間で約131万円にも上ります。
コスト面以外でも、オンライン上での契約書公開によっていつでも契約内容を確認できる、保管場所が不要になる、等のメリットもあることから、契約書管理にSTAFF EXPRESSを導入することは非常に合理的だと考えられるでしょう。
