タイムカードの保管期間は5年｜派遣業界特有のルール・罰則・適切な管理方法を完全解説

タイムカードの保管期間は原則「5年」｜労働基準法第109条の改正ポイント

タイムカードの保管期間は労働基準法第109条で明確に定められています。2020年4月の労働基準法改正で従来3年間とされていたタイムカードを含む勤怠データの保管期間は5年間へ延長されました。経過措置として当分の間は3年間の保管でも違反となりませんが、実務上は5年間の保管を前提に運用を整えることが基本です。

2020年改正で「3年→5年」へ延長された経緯

保管期間延長の背景には賃金請求権の消滅時効の延長があります。改正前の労働基準法では賃金請求権は2年間と短く設定されていましたが、民法改正に伴い2020年4月1日施行の改正労働基準法により賃金請求権の消滅時効が原則5年（当分の間は3年）へ延長されました。これに合わせてタイムカードや賃金台帳など労務関係書類の保管期間も5年へ統一されたのです。賃金未払いトラブル発生時の客観的な証拠資料となるタイムカードを長期保管する必要が生じたことが改正の目的です。

当分の間は「3年保管」が認められる経過措置

労働基準法第143条では当分の間タイムカードや出勤簿、賃金台帳などの保管期間を3年間とする経過措置が設けられています。これは企業の事務負担を急激に増やさないための配慮であり、3年保管でも違法にはなりません。ただし将来的に完全な5年間保管へ移行することが想定されているため、現時点から5年保管できる体制を整えておくことが、派遣会社・一般企業を問わず賢明な判断といえるでしょう。

保管期間の起算日｜「賃金支払期日」と「最後の記録日」

タイムカードの保管期間を計算する起算日は、労働基準法施行規則第56条第2項により「賃金支払期日」が原則です。例えば3月分のタイムカードに関する給与支払日が4月25日であれば、3月のタイムカードはその4月25日から5年間（経過措置適用なら3年間）保管が必要です。タイムカードの完結の日（最後に記録した日）よりも賃金支払期日が遅い場合は後者を起算日とし、賃金台帳・出勤簿・労働者名簿などの関連書類も同じ起算日で管理することが求められます。

※参照: 労働基準法（e-Gov法令検索）

タイムカードと併せて保管が必要な書類【労務管理担当者必読】

タイムカードだけを保管していれば法令を遵守できるわけではありません。労働基準法では、タイムカードと一体で管理すべき重要書類が複数定められており、これらすべてが原則5年間（当分3年間）の保管対象です。派遣会社の場合は、これに加えて派遣業務特有の台帳書類も適切に管理する必要があります。

労働基準法で5年保管が義務付けられた重要書類一覧

これらは労働者ごとに整理・保管し、労働基準監督署からの調査や提出を求められた際にいつでも対応できる状態にしておくことが重要です。なお賃金台帳を源泉徴収簿と兼用している場合は、国税通則法に基づき7年間の保存が求められる点にも注意しましょう。

派遣会社が個別に注意すべき派遣関連書類

派遣会社は労働基準法以外に、労働者派遣法に基づく管理台帳の作成・保管義務も負っています。具体的には派遣元事業主が作成する派遣元管理台帳（労働者派遣法第37条）と、派遣先事業主が作成する派遣先管理台帳（同法第42条）が該当し、いずれも派遣期間終了日から3年間の保管が義務付けられています。正社員の勤怠記録と派遣社員のタイムカードを区別して管理する必要があり、書類の量・種類が一般企業より膨大になりがちです。台帳の様式は厚生労働省や労働局の公式サイトでダウンロードできるため、最新版をチェックしておきましょう。

派遣業界特有のタイムカード保管ルール【他業種との大きな違い】

派遣社員のタイムカードは一般企業の従業員と同じルールで管理してはいけません。派遣業界には派遣元・派遣先の双方が保管義務を負うことや、起算日が「派遣契約終了日」となるなど業界特有のルールが複数存在します。派遣会社の労務担当者が必ず把握すべき重要ポイントです。

派遣元と派遣先の両方が保管義務を負う

派遣社員の勤怠データは、派遣元（派遣会社）と派遣先企業の双方で保管が必要です。労働基準法上の使用者責任は派遣元と派遣先で分担されており、賃金支払いの主体である派遣元はタイムカード・賃金台帳・派遣元管理台帳を、実際に労働時間を管理する派遣先は派遣先管理台帳をそれぞれ保管する義務を負います。トラブル発生時は両者のデータが照合されるため、どちらか一方が記録を紛失すると未払い賃金請求や指導のリスクを防げません。

派遣社員の起算日は「派遣契約終了日」になる

一般従業員の起算日は「賃金支払期日」ですが、派遣社員の場合はこれに加えて「派遣契約の終了日」を考慮する運用が求められます。派遣契約は短期から長期まで雇用形態が多様で、契約終了後に未払い賃金請求や労働条件の確認が後から発生するケースも少なくありません。派遣会社の実務では、派遣契約終了日から5年間（当分3年間）はタイムカードを確実に保管する運用ルールを社内規定に明記しておくことがトラブル防止に役立ちます。契約が更新された場合は最後の契約終了日が起算日となる点にも注意が必要です。

アルバイト・パート・管理監督者の扱い

タイムカードの保管対象は雇用形態に関係なく原則すべての労働者です。アルバイトやパートはもちろん派遣社員も保管義務の対象です。一方、管理監督者やみなし労働時間制が適用される従業員については、労働時間に応じた賃金支払いが発生しないためタイムカードの保管義務は厳密にはありませんが、長時間労働の防止や健康管理の観点から客観的な記録を残すことが推奨されます。

適切に保管しない場合のリスクと罰則

タイムカードを定められた期間内に破棄したり紛失したりした場合、企業側には複数のリスクが発生します。法律で定められた罰則の対象になるだけでなく、未払い賃金請求トラブルや労働基準監督署からの指導など、実務上の影響は決して小さくありません。

労働基準法違反による30万円以下の罰金（第120条）

タイムカードを法定の保管期間内に破棄した場合、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が科される可能性があります。罰則対象は使用者であり、派遣社員のタイムカードであれば派遣元の派遣会社が対象です。罰金額そのものは大きくないと感じられるかもしれませんが、行政指導の対象となることで企業の信用や派遣業の許可更新に影響する可能性があり、コンプライアンス上の重要なリスク要因です。

未払い賃金請求・労働基準監督署からの指導

タイムカードを紛失していた場合、退職した労働者や派遣終了後の派遣社員からの未払い賃金請求に反証できなくなるのが最も深刻なリスクです。客観的な労働時間の証拠資料がなければ企業側は反証が困難となり、請求額をそのまま支払わざるを得ないケースが起きます。賃金請求権の時効が5年（当分3年）に延長されたことで、過去にさかのぼった残業代請求のリスクも従来以上に高まっています。万が一、労働基準監督署の臨検調査で不備が発覚すれば是正勧告や指導の対象となります。

※参照: 労働関係書類の保存期間に関するQ&A（厚生労働省）

タイムカードの適切な保管方法｜紙・データ・クラウドの比較

タイムカードの保管方法は、紙のまま物理保管する方法、PCやサーバー内に電子データとして保存する方法、クラウド型の勤怠管理システムを活用する方法の3つに大別されます。それぞれメリット・デメリットが異なるため、自社の規模・運用体制に合わせた選定が重要です。

紙のタイムカード保管のメリット・デメリット

紙のタイムカードを物理的なキャビネットや専用倉庫などの保管場所にしまう方法は、初期コストが低く特別なソフトやシステムが不要というメリットがあります。一方、5年分の保管となるとオフィスのスペースを大きく圧迫し、紙の劣化や紛失、災害時の復元が困難といったデメリットも顕在化します。従業員数が多い派遣会社の場合、紙の物理保管は現実的ではなくなりつつあります。

PC・サーバーでの電子保存の注意点

タイムカードをスキャンしてPCや社内サーバーに保存する方法は、紙より省スペースで検索性も高い反面、サーバー障害・データ消失・セキュリティ事故への備えが必要です。バックアップ体制、アクセス権限の設定、改ざん防止措置、不正アクセス対策など社内のIT環境に依存する部分が多く、運用には一定の専門知識が求められます。電子化に踏み切る際は、e-文書法や電子帳簿保存法の要件を満たしているかも合わせてチェックしましょう。

クラウド型勤怠管理システムが中小派遣会社におすすめな理由

近年、中小企業を中心に導入が拡大しているのがクラウド型の勤怠管理システムです。クラウド上にデータが自動で保存されるため、紙の物理保管と同様にスペースを取らず、サーバー管理の手間や復元リスクも運営会社側に委ねられる安心感があります。打刻データは自動集計され、賃金計算や賃金台帳とも連携できるため労務管理業務全体の工数削減につながります。料金もオンプレミス型より抑えやすく、限られた人員で運営する中小派遣会社にとって気軽に導入しやすい簡単な選択肢といえます。

派遣管理システム「スタッフエクスプレス」が労務管理の悩みを解決

派遣業界特有のタイムカード保管ルールに対応する派遣管理システムとして、株式会社エスアイ・システムが提供する「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」が多くの中小派遣会社から選ばれています。タイムカード・出勤簿・賃金台帳・派遣元管理台帳までを一元管理でき、保管期間ルールに沿ったデータ運用が標準機能で実現できる設計です。

派遣特有の保管要件に標準対応

スタッフエクスプレスは派遣会社向けに特化した設計のため、派遣社員の起算日が派遣契約終了日となる業界特有のルールにも対応しています。契約情報・勤怠・給与・請求のデータが連動しているため、派遣契約終了後も該当データが保管期限まで自動保持され、紛失や誤って削除するリスクを大幅に軽減できます。労働基準監督署からの調査を受けた際にも迅速に対応可能です。

中小派遣会社の約8割が導入｜「機能が多くてとっつきにくい」を払拭する設計

スタッフエクスプレスは多機能であるがゆえに「とっつきにくい」と感じられがちですが、実際には契約企業の約8割が中小派遣会社であり、限られた人員でも運用しやすい画面構成・操作体系で設計されています。現場担当者が日常的に使いこなせるよう必要な機能を分かりやすくまとめている点が、業界内でもシェアを伸ばしている理由のひとつです。

専任担当者によるデータ移行フォロー・法改正への自動対応

新しいシステムへの切り替えで多くの担当者が不安に感じる「データ移行」については、専任の担当者が既存システムやExcel管理からの移行作業を一貫してフォローします。マッピング、検証、運用開始後の定着支援まで一貫したサポート体制が整っているため、初めて派遣管理システムを導入する場合も安心です。労働基準法や労働者派遣法の改正にあわせた機能アップデートが保守範囲内で提供されるため、法改正対応に追われることなく本来の業務に集中できる環境を維持できます。

タイムカードの保管期間に関するよくある質問

派遣会社の人事労務担当者や派遣社員の方から寄せられる、タイムカードの保管期間に関する代表的な質問とその回答をまとめました。

まとめ｜タイムカードの保管期間を正しく理解し、派遣管理業務の効率化を

タイムカードの保管期間は、労働基準法第109条により原則5年間（当分3年間）と定められています。起算日は賃金支払期日、派遣社員の場合は派遣契約終了日も意識した運用が必要です。出勤簿・賃金台帳・労働者名簿などの関連書類も同じ期間の保管対象となり、違反すれば30万円以下の罰金や未払い賃金請求のリスクが生じます。

派遣業界では派遣元・派遣先の双方に保管義務があるなど一般企業より複雑な労務管理が求められ、雇用形態の多様さからデータ量も膨大になりがちです。派遣管理システムを活用したデータの一元管理は、コンプライアンス対応と業務効率化を両立する現実的な解決策です。本記事で整理した法令の定めとリスクを踏まえ、自社に合った管理方法で適切なタイムカード運用と派遣業務の効率化を実現していきましょう。