人材派遣管理システムの導入に迷ったら?検討すべきポイントとは?

2020年3月18日

人材派遣会社で働く方の中には、「なんでこんなに業務が多いんだ!」と頭を抱えている方が多いのではないでしょうか。
人材業は激務、長時間労働というイメージを持つ人も多く、実際に毎日残業に追われている方もいます。
派遣スタッフの個人情報の管理や、複雑な契約状況、勤怠状況の管理など、人材派遣業において管理すべき情報は膨大です。
管理すべきものが多くなれば、業務負担が大きくなり、労働時間が長くなるのも自然なことといえるでしょう。
その状況を改善するために、人材派遣管理システムを導入することをおすすめします。
人材派遣会社が持つ膨大な情報を安全に管理してくれる便利なシステムが「人材派遣管理システム」です。
導入を検討中の方は、ぜひ本記事を参考に導入する人材派遣管理システムを検討してみてください。

人材派遣管理システム導入のメリット

人材派遣管理システムを導入することには多くのメリットがあります。
では実際に人材派遣管理システムを導入した場合、業務にはどのような変化があるのでしょうか?
具体的なメリットをみていきましょう。

スタッフ管理が容易になる

多くの派遣スタッフを抱える人材派遣業では、自社の事業規模が大きくなれば派遣スタッフの管理もますます複雑化していきます。
派遣スタッフ一人ひとりの個人情報の管理や、派遣先への適性なども全て管理する必要があり、その情報量は膨大なものになるでしょう。
人材派遣管理システムを自社のスタッフ情報の管理に導入することで、それらの管理は圧倒的に簡易化されます。
人材派遣管理システムを導入すれば、顔写真や住所などの個人情報に加え、保有資格やスキル、就業ステータスなど、スタッフ一人ひとりの情報を一元管理し、整理することができます
複数の拠点で登録された派遣スタッフでも、各拠点間で情報を共有し、全登録スタッフの中から条件を指定して検索をかけることも簡単です。

勤怠管理が容易になる

スタッフ管理と同様に、膨大な情報量となるのが「勤怠データ」です。
派遣先での実績データや勤怠状況を正確に把握し、集計するのは大変な手間がかかります。
Excelシートなどへ手入力の場合、入力ミスのリスクも抱えることになります。
自社の社員が、データの修正作業や入力チェックにばかり追われいる、という状況に陥ってはいませんか。
複雑なデータの整理が必要な勤怠管理は、システムがもっとも得意とする部分です
人材派遣管理システムを導入し、管理を任せてしまえば、派遣会社の社員はさらに高度な課題解決業務に取り組むことができるでしょう。

請求管理・給与支払が容易になる

人材派遣管理システムを導入すれば、請求管理・給与支払も自動計算されるため、集計作業が容易になります。
前項でご紹介した勤怠管理のデータを元に、支給金額、控除金額がシステム上で自動計算されます。
日払、週払、月払、など派遣スタッフそれぞれの支払い形態に柔軟に対応することもできます。
スタッフ情報が自由にグループ分けできる機能がついている人材派遣管理システムも多いので、支払日別や支払い形態別にグループを作成しておけば、入力作業やチェック業務の手間も大きく軽減されるでしょう。

営業管理・売上管理が容易になる

人材派遣管理システムの導入で簡易化されるのは、スタッフ情報や勤怠・給与関連だけではありません。
自社の営業先、取引先の情報管理にも役立ちます。
人材派遣管理システムによって、多少の内容の差はあるかもしれませんが、比較検討する際に「営業先の管理」ができるかどうかもチェックしておくことをおすすめします。
営業先の企業情報はもちろんのこと、営業先によって違う契約条件や就労条件も整理することができます

コンプライアンスの遵守が容易になる

人材派遣業で、忘れてはならない「コンプライアンス」についての管理も、人材派遣管理システムの導入で容易になります。
人材派遣業では、さまざまな規則、規定が労働者派遣法によって定められているため、コンプライアンスを遵守するために多くの契約を取り交す必要があります。
さらに、労働者派遣法は法改正が頻繁に行われるため、常に注意しておかなければ法令違反となってしまうリスクもあります。
そこで、常に誰とどんな契約をしているのか、いつ発行されたのか、を明確に管理する必要があるのです。
その際に、人材派遣管理システムを導入しておけば、契約書の作成から回収、管理までが容易になるでしょう。
契約書のテンプレートの保管や、データの取り込み、書き出しも簡単です。
以前から使用している自社独自の契約書を引き続き使用したい、といった場合もデータを取り込んで使用できるので、とても便利ですね。
契約状況が管理しやすい状態であれば、コンプライアンスを遵守した上で派遣スタッフに働く場所を提供できるので、派遣スタッフ側も安心して就労することができます。

派遣スタッフとの連絡が容易になる

人材派遣管理システムの導入によって、簡易化されるものは作業ばかりではありません。
それぞれの派遣スタッフとの連絡も取りやすくなります。
スタッフ情報をしっかり管理できるため、各スタッフの就労状況も把握しやすくなります。
派遣先で何か問題を抱えていないか、就労環境は安定しているか、などの個別のヒアリングもしやすくなるでしょう。
また人材派遣管理システムの種類によっては、派遣スタッフとの連絡機能が提供されているものもあります。
派遣スタッフに対する丁寧なサポートは、派遣スタッフと自社の信頼関係を築く上で、非常に大切です。
人材派遣管理システムの導入で、派遣スタッフとの連絡も円滑化するのは大きなメリットでしょう。

派遣先との連携が容易になる

前項でご説明したスタッフとの連絡の円滑化と同様に、派遣先との連携も容易になることが期待できます。
自社の派遣スタッフの就労状況をこまめにヒアリングしたり、どのような人材を求めているのかを把握したりと、派遣先との連携が円滑になれば、追加受注も期待できるかもしれません。
派遣先、派遣スタッフの両者ともしっかり連携を取ることは、人材派遣業にとって非常に重要です。
その連携をサポートするためにも、人材派遣管理システムは大きく役立ちます。
派遣先との連携がうまく取れていない、忙しくてこまめな連絡、サポートができていない、と感じているならば、人材派遣管理システムの導入をおすすめします。

人材派遣管理システム導入において検討すべきポイント

人材派遣管理システムを導入した場合、どのようなメリットがあるのかが分かれば、いよいよ導入の検討を、という方もいらっしゃるかもしれません。
人材派遣事業の市場が拡大するなか、多くの情報管理のためのシステムやソフトが登場しています。
人材派遣管理システムの導入を検討する際には、どのようなポイントをチェックしておけば良いのでしょうか。

絶対に必要な機能と「あったらいいな」な機能を分ける

まずは、自社に必要な機能と「あったらいいな」と思える機能を明確にしておく必要があります。
多様な機能を兼ねる人材派遣管理システムも多くありますが、不要な機能が多いものは使いづらい場合もあります。
必要な機能、不要な機能、あると便利な機能など、優先順位をしっかり明確にしておきましょう。

複数の「人材派遣管理システム」を比較する

数多くの人材派遣管理システムがあり、それぞれが得意とする機能も違っています。
できれば、各社が提供する、複数の人材派遣管理システムをしっかり比較してどのシステムが自社の業態に合っているのかを見極めましょう。
自社の社員が使いやすい仕様になっているか、必要な機能が揃っているか、導入コストの比較も事前にチェックしておくと安心ですね。

デモンストレーションを利用する

導入前に、デモンストレーションや試用版の体験ができるサービスもあります。
実際に導入した際に、使いこなせるのかどうか、使いやすいか、事前に確認しておくことで安心して導入を決めることができます。
人材派遣管理システムを導入する前に、デモンストレーションを利用して、導入後のサポート体制もしっかり確認しておきましょう。
システムについての料金体系や細かい部分の疑問、質問もしっかりサポートしてくれるサービスであれば安心です。
システムにトラブルがおきた場合の対処やサポートも事前に確認し、納得した上で導入すれば、導入後もスムーズに人材派遣管理システムを活用できるでしょう。

カスタマイズが可能かは要確認

導入する人材派遣管理システムによっては、自社の業態に合わせて機能のカスタマイズが可能なものもあります。
しかし、別途料金がかかったり、想定していたカスタマイズとは違っていたり、ということもあるので事前にしっかり内容を確認しておきましょう。
カスタマイズ機能はとても便利ではありますが、導入コストに見合うかどうかの判断も必要です。
カスタマイズが可能かどうか、カスタマイズした場合、どのようなメリットがあるのかも把握した上で、利用の要否を判断するようにしましょう。

時代の変化に合わせられる人材派遣管理システムかは要確認

人材派遣業は、頻繁に法改正される「労働者派遣法」に大きく関係しています。
2020年4月にも、「働き方改革」の一環として改定された「改正労働者派遣法」が施行されることとなりました。
法改正ごとに契約内容の見直しや、勤務形態の見直しが必要となります。
さらに、雇用形態の多様化が一般的になった昨今、派遣スタッフも、派遣社員を求める側の企業のニーズも大きく変化しています。
人材派遣業の市場が大きくなるにつれ、今後もその変化のスピードは加速していくでしょう。
人材派遣管理システムを導入する場合、長い期間使用することも念頭に置いておかなければなりません。
しっかりと時代の変化に対応できるシステムなのかどうか、定期的にアップデートされるものなのかを確認しておきましょう

人材派遣管理システムの導入に迷ったらSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

ここまでで、人材派遣管理システムを導入する際の検討ポイントはしっかり掴んでいただいたかと思います。
数多くの人材管理派遣システムを比較する際に、ぜひおすすめしたいシステムが、弊社が提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、人材派遣業においてあらゆる業務を一元管理できる便利なシステムです。
前項でご紹介したシステムの導入メリットである「スタッフ管理」「勤怠管理」「営業先管理」「コンプライアンス管理」「支払い・請求周りの管理」のほか、保険や年末調整の管理にも対応しており、“実際に人材派遣業の現場で使える”ということを重要視しています。
膨大な情報をシステム上で連携させてワンストップで管理し、整備することができます。
「人材派遣管理システム」としては、とてもバランスのとれた必要な機能が揃っているシステムと自信を持っていえます。

また、使いやすい画面デザインは「次に何をするべきか」が直感的にわかりやすく、導入の際にも抵抗がなく、初めて人材派遣管理システムを導入する方はもちろん、現在使っている人材派遣管理システムから乗り換える方にとっても使いやすいインターフェースとなっております。
他社システムからの移行では、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)はインポート機能が充実しているため非常にスムーズです。
取り込みたい項目を選択したり、並び順を変更することもできるため、膨大なデータの整理に役立ちます。

人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入で、業務負担の軽減、課題解決に取り組んでみませんか。
実際に導入する前には、デモンストレーションを利用することもできるので、懸念点や不明点をしっかり解決し安心していただけるかと思います。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)がどのようなシステムか気になった方は、ぜひどのような機能があるのか詳細をチェックしていただけると幸いです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

人材派遣管理システムの導入において、実際のメリットや検討ポイントを知ることで、検討基準も明確になってきたことと思います。
まずは、自社の抱える課題はどんな点なのか、どのような人材派遣管理システムが合っているのか、必要な機能はなにか、を明確にして最適な人材派遣管理システムの導入を目指しましょう。
膨大な量の情報管理、時代のニーズに合わせた変化が求められる人材派遣業だからこそ、人材派遣管理システムを導入して効率化を図るべきといえるでしょう。
人材派遣管理システムの導入は、自社の社員の負担軽減に大きく貢献することが期待できます。
今回ご紹介したポイントを参考に、ぜひ人材派遣管理システムの導入を検討してみてください。