人材派遣会社がコロナ禍でも利益を2倍にする方法

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染拡大はとどまるところを知らず、コロナ禍と呼ばれる危機的状況にあります。
感染防止を目的とした外出自粛に伴い、社会全体であらゆる経済活動が停滞することによって、多方面に影響が及んでいます。
人材派遣業界も例外ではありませんが、「人材派遣会社がコロナ禍でも利益を2倍にする方法」があるとすれば、今後のウィズコロナの時代を切り抜けられそうです。

コロナ禍に負けずに利益を上げる人材派遣会社になるには、どのような取り組みが有効なのでしょうか

コロナにより厳しくなる人材派遣業界

緊急事態宣言をきっかけに社会的活動の自粛が呼びかけられ、人の動きとモノの動きが停滞した結果、採用活動を縮小する企業、ひいては雇止めやリストラを促進させる企業も出てきています。
実際、厚生労働省が発表した令和2年5月度の「一般職業紹介状況」によると、ハローワークにおける月間有効求人数は今年の1月から下降の一途を辿っている状況です。
求人数の減少から人材派遣業界が直接的な影響を受け、非常に厳しい状況に置かれていることは想像に難くないでしょう。
ただ、もともと人材ビジネスが景気の影響を受けやすいということは周知の事実であり、過去に起こった幾度かの世界的不況の経験もあります。
リーマンショックの折には、大手人材派遣会社が希望退職を募り大規模な人員削減を図ったことが業界内外で大きなニュースになった一方で、「年越し派遣村」が話題になるなど、改めて人材派遣業の社会における必要性がより強く認識されるようになりました。

ただ今回のコロナ禍の場合、収束するのがいつになるのか、ウィズコロナ・アフターコロナの社会経済がどういった様相になるのかといった予測が困難なために、これまでの経験による対策だけでは難しい側面もあります。
先行きは不透明ですが、人材派遣会社として今できることの一つは、コロナ収束後に増えるであろう人材サービスに対する需要に対応できる基礎体力をつけておくことでしょう。
今こそ会社の経営状況を見直し、利益を着実に増やす手立てを考えてみる必要があるのです。

利益を増やすには?

一口に利益を増やすといっても、具体的にはどういった方法があるのでしょうか。

売上を増やすのは大変

基本的には「売上を増やすことで利益を上げる」「経費を減らすことで利益を上げる」の2択であることはご存知かと思いますが、コロナ禍において売上を増やすのは大変であることは明白です。
雇い止めや解雇の増加により、派遣スタッフの登録数を増加させることはできるかもしれませんが、派遣先からの需要が少ない分、売上アップには直結しづらいでしょう。
もちろん、コロナ禍において需要の増えた業種に対する人材派遣へと転換を考えるなら可能性はありますが、すでに特定の業種や業界への派遣に特化することで差別化を図っている人材派遣会社と競合することになります。
また、これまで築いてきた派遣先企業との関係性も経営上重要であることを考慮すると、一部の業種へ偏りを見せることはあまり現実的ではないでしょう。
売上を増やすという意味では、派遣料金の値上げをするという方法も考えられます。
しかしながら、コロナ禍において社会経済が低迷するなかで、値上げに応じられる派遣先企業はかなり限られてくるでしょう。

人材派遣会社にとって管理コストは大きい

そうなると、利益を増やす方法としては「経費を減らす」方向で考えるべきでしょう。
今一度収支実績を見直し、削減できる費目を探す必要があります。
ここで参考までに、日本人材派遣協会による「派遣料金の内訳」を参照してみましょう。
各人材派遣会社や得意先の業種などによって当然違いはあると思われますが、おおむね以下の通りとされています。

  • 派遣社員の賃金(派遣スタッフの時給) 70.0%
  • 諸経費(派遣会社運営にかかる経費) 13.7%
  • 社会保険料(派遣会社が雇用主として負担する各種社会保険) 10.9%
  • 有給休暇(派遣スタッフが取得する有給休暇に対して支払う賃金) 4.2%
  • 営業利益(上記すべてを差し引いた残り)1.2%

もっともコストの高い「派遣社員の賃金」に次いで高いのが、管理コストを含む「諸経費」となっています。
他は社会保険料、有給休暇といった削減できない項目ですから、利益アップのためにはこの諸経費の部分をいかに下げられるかがポイントになります。

一般的な企業の経常利益はおよそ4%が平均値であると言われていますが、人材派遣会社の平均的な営業利益は1.2%と比較的低い数値となっており、人材派遣業がそもそも利益の上がりづらい厳しい業種であることが分かります。
そこに輪をかけてのコロナ禍ではありますが、苦境に負けずに「利益を2倍にする」ことを達成するために、まずは諸経費を3ポイント下げることを目標にしてみましょう

それが実現できれば、単純に営業利益に上乗せされたとして利益率4.2%となり実に2倍以上となりますし、もともと利益を3%程度確保できていた会社を想定した場合でも2倍の利益増が達成できるのです。

実は管理コストはコントロールしやすい

諸経費の内訳は、事務所のインフラ設備などの固定費、募集広告費、営業担当者・コーディネーターの人件費、派遣スタッフの採用から契約、勤怠管理、給与支払い、各種社会保険関連の手続きなどの人事的な管理業務費といったものになります。
これらのうち、コントロールが難しいのは主に固定費の部分ですが、コントロール可能な変動費にあたる管理コストが圧倒的に高いのが人材派遣会社の特徴です。

例えば勤怠管理業務を例にとってみましょう。
直接雇用の場合であれば、勤怠履歴を確認して給与計算を行うフローはほとんどの社員で共通であることが多いですが、人材派遣業の場合は派遣スタッフ、人材派遣会社、派遣先企業の3者間での報告・チェック・承認が必要になります。
さらに個々の派遣スタッフと派遣先との契約内容によって給与体系も異なりますから、給与計算までの一連の作業が複雑なうえに作業量としても膨大になってくるのです。
このような複雑な手続きをタイムカードや紙書類で行っていたとしたら、それこそ膨大な業務量になり管理コストを肥大化させる原因になっているはずです。
このように、管理業務が通常の企業より複雑で人件費もかさむ傾向にあるのが人材派遣業ですが、逆にいうとこれらの管理コストのコントロール如何によって収支改善を図りやすい業種であると捉えることもできるのです。

そこで、運用方法やシステム体制の最適化を図り、管理コストをコントロールしたい人材派遣会社の強い味方となってくれるのが「人材派遣管理システム」です。

管理コストを削減するなら人材派遣管理システムを導入しましょう

人材派遣会社の管理コスト削減が成功するかどうかは、いかに自社に最適なシステム体制を構築できるかによって左右されるといってもよいでしょう。
人材派遣にかかる管理業務をうまくシステム化できていない企業、もしくは業務ごとにシステムを都度導入して対応してきた企業に導入をおすすめしたい「人材派遣管理システム」について、概要からそのメリットまでご説明します。

人材派遣管理システムとは

人材派遣管理システムとは、人材派遣会社の業務に必要な情報管理を一元化し、業務効率化を図るためのシステムのことをいいます。
人材派遣会社の主な業務である、派遣スタッフに関する管理業務、受注や契約といった派遣先に関する業務、そして求人募集や受注営業、派遣スタッフと派遣先のマッチングなどに対応する機能を備えています。
各社から提供されている商品の中には、いずれかの業務や機能に特化しているものもありますので、どういった内容のシステムであるかをよく吟味して選ぶ必要があります。

人材派遣管理システムのメリット

「勤怠管理システム」「受注管理システム」など業務内容に応じたシステムをそれぞれ導入し併用する体制をとっているという人材派遣会社もあることでしょう。
もちろん、それらの各種システムを適宜導入することによって自社に合った管理体制を作ることも可能ですし、それで現状の業務フローに特に問題はなく削減できる工程はない、とお考えかもしれません。
それでは、そのような業務内容別のシステムではなく、人材派遣管理システムとして提供されているサービスを導入するメリットは、どういった点にあるのでしょうか。

管理業務で使用する各種システムの統合によりコストを削減

各種システムを必要に応じて選び、導入していく場合、当然ながら一つ一つに対して購入費用またはサービス利用料金が発生することになります。
さらに導入時だけでなく、それぞれのシステムに対して維持管理の費用と手間がかかってくるのです。
管理の煩雑さから手続きやメンテナンスが行き届かなくなって「ライセンスが切れてしまった」「想定外のメンテナンス費用が発生した」といったように、結果的に業務運用や収支に影響を及ぼす可能性もあります。
人材派遣管理システムとして一つのパッケージになっているサービスであれば、システム管理にかかる費用と手間を最小限に抑えることができます

また、日常メンテナンスの代行やトラブル時のサポート体制をサービスの一環として提供している人材派遣管理システムを選ぶことで、無用なトラブルや想定外の出費を回避できるでしょう。

生産性向上による人件費の節約

管理業務の内容ごとにシステムを使い分けている場合でも、それらのシステム間で連携が必要な場面があるはずです。
例えば「スタッフの勤怠状況を管理するシステム」に保存された勤務実績の内容を確認して「給与計算を行うシステム」に反映させる、「求人募集・採用管理を行うシステム」に入力された新規採用スタッフの情報を「スタッフ管理マスタ」に転記する、といった作業です。
その場合、各種システム間の連携にかかる作業が事務スタッフの業務を圧迫している可能性が高いでしょう。
必要な機能をすべて備えた一つの人材派遣管理システムで運用できれば、事務スタッフにかかる負担を減らし生産性が向上することによって、人件費の節約につなげることができます

人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」

当社が提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣、人材紹介、請負など人材サービスに特化した人材派遣管理システムです。
受注、スタッフ配置、勤怠管理、給与計算と支払、コンプライアンス関連の手続きや各種社会保険関連業務などのあらゆる管理業務に「STAFF EXPRESS」一つで対応できるオールインワンパッケージとなっています。
さらに、派遣スタッフ向けWebアプリケーションサービス「NEO(ネオ)」、派遣先企業向けコミュニケーションサービス「PARTNER(パートナー)」、募集採用クラウドサービス「ENTRY(エントリー)」といった他サービスとクラウドで連携させることも可能になっています。
また、外部求人サイト、金融機関提供サービス、行政のポータルサイト「e-GOV」との連携も可能であるなど、これまで手作業やデータ書類で個別に管理してきた業務を大幅に効率化するための様々な機能を備えています。
人材サービス各社における個々の事情や特性に合わせて、最適で無駄のない管理体制を構築するための機能やサービスを自由に組み合わせることができる、カスタマイズ性の高い人材派遣管理システムです。
サービスサイトにて詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

コロナ禍により状況が厳しくなる以前から、管理業務に困難を感じていた人材派遣会社もあるのではないでしょうか。

理想的な管理体制を模索し再構築していくことは、社会情勢に関わらず会社として必要な取り組みであるといえます。

人材派遣管理システムを活用しながら、厳しい局面においても確実に利益を確保し成長していける会社を目指しましょう。