人材派遣における抵触日とは?抵触日管理にはシステムを活用しよう

2020年5月31日

あなたの会社では、抵触日の把握はきちんとできていますか?
今回は、人材派遣会社の事業とは切っても切り離せない「抵触日」のお話です。
その重要性にも関わらず管理が厄介で、確実に把握しなければ法律に違反してしまうかもしれません。
人材派遣における抵触日正しく理解して、自信を持って把握できるような体制を整えましょう。
人材派遣における抵触日とは何か、また人材派遣企業のための管理システムを活用した抵触日の把握方法を紹介します。

人材派遣における抵触日とは?

派遣スタッフが「派遣スタッフとして勤務可能な期間」は最大3年間と労働者派遣法で定めています。
これを通称「人材派遣の3年ルール」と言います。
この人材派遣の3年ルールを破ってしまう最初の日を「抵触日」と呼んでいます。
例えば、5月1日から派遣された場合、3年後の5月1日がそれにあたります。
2020年5月1日から派遣された場合、2023年4月31日に3年が経過するので、その翌日の5月1日からは3年ルールに反しているという意味合いです。
なお、人材派遣における抵触日には、「個人単位」と「事業所単位」の2つの意味が存在します。
1つずつ順を追って解説していきますね。

1)個人単位の3年ルール
同一派遣スタッフが同一組織で派遣スタッフとして続けて勤務可能な期間は最大3年間に限られる決まりです。
では、その派遣スタッフは、もうその派遣先企業で勤務が不可能でしょうか。
実は、個人単位の3年ルールは組織単位で判断されるため、例えば「A課」で抵触日に当たる前に、同じ企業の「B課」へ異動して派遣スタッフとして再び勤務するのは違反に当たりません。

2)事業所単位の3年ルール
同一事業所が3年以上派遣スタッフを続けて受け入れてはいけないという決まりです。
2年間派遣スタッフのAさんを受け入れている場合、受け入れている派遣スタッフがAさんからBさんに変わったとしても、トータルで3年以上受け入れてはいけないということです。
それでは、その派遣先企業はもう人材派遣を一切受け入れられなくなってしまったのでしょうか。
そうではないのです。
事業所単位の3年ルールはあくまで事業所単位ですから、同一企業の別事業所であれば人材派遣を受け入れできます。
事業所の判断は、雇用保険の単位によって決められます。

上記の2つの単位がありますが、優先するのは事業所単位の抵触日です。
もし、事業所単位の期日が個人単位の期日より先にきた場合は、事業所単位が優先され、個人単位の抵触日を迎える前だとしても人材派遣の期限が来てしまいます。

また、実は3年ルールに当てはまらない例外のスタッフもいます。
下記のようなスタッフ・業務は例外として期間制限の対象外となります。(厚生労働省HPより引用)

  • 派遣元事業主で無期雇用されている派遣労働者
  • 60歳以上の派遣労働者
  • 有期プロジェクト業務(事業の開始、転換、拡大、縮小又は廃止のための業務であって一定期間内に完了するもの)
  • 日数限定業務(1カ月間に行われる日数が通常の労働者に比べ相当程度少なく、かつ、月10日以下であるもの)
  • 産前産後休業、育児休業・介護休業などを取得する労働者の業務

抵触日を過ぎても派遣スタッフが就業した場合

抵触日を経過しても派遣スタッフが勤務しているケースには、労働者派遣法の「労働契約申し込みみなし制度」が適用される可能性があります
なお、派遣先等が違法派遣に当たることを知らず、過失がないと判断されたケースは適用されません。
労働契約申し込みみなし制度とは、派遣先が事業所単位の派遣期間の制限または派遣労働者個人単位の派遣期間の制限に違反する等の違法派遣を受け入れた場合は、派遣先が労働契約の申込みをしたものとみなされます。(厚生労働省HPより引用)
つまり、違法と知りながら3年ルールを破って派遣スタッフを受け入れているケースに、その派遣スタッフを派遣時と同条件で直接雇用する義務がある制度です。
うっかりと抵触日を見逃してしまわないよう、確実に把握して派遣元・派遣先・派遣スタッフそれぞれが納得した上で契約を結びたいですね。

もし、その日を過ぎても派遣スタッフを勤務させたいと考えるケースは、派遣先で延長の手続きをとらねばなりません。
人材派遣契約スタートから抵触日の1ヶ月前までに、延長の手続きが必要ですので、検討するケースには忘れずに行われるようにしましょう。

抵触日管理の難しさ

抵触日には通知義務が存在します。
派遣先企業は人材派遣企業へ、契約を結ぶ際に事業所単位の抵触日を知らせねばなりません
通知を受けた人材派遣企業は通知された抵触日を必ず把握しておきます。
人材派遣企業は派遣スタッフに対して、派遣契約を結ぶ際には抵触日を知らせねばなりません
派遣先が通知してくれる・・・・・・という受け身の姿勢ではなく、人材派遣企業が正確に把握するのが大切です。
こんなに重要な人材派遣の抵触日管理ですが、手作業では非常に厄介です。
その理由は下記のような点にあります。 

派遣スタッフ・クライアントの数が膨大

人材派遣企業が売上をあげて成長しようとする場合、派遣スタッフの数・顧客の数を増やすことは避けられません。
一人で把握できるくらいの数の範囲ならいいのですが、そうではないなら、把握方法を工夫しなければ困難でしょう。
抵触日は個人単位と事業所単位の2つがあるので、それぞれを人材派遣企業が正確に把握せねばなりません。
また、把握するだけでなく、適切なタイミングで通知する・必要な調整を行う作業も伴います。
膨大な数の派遣スタッフ・顧客対応を抜け漏れなく処理するのは困難です。

抵触日を一括管理するためのデータ作成が手間

抵触日を把握するために、excelなどのデータを活用する企業も多いでしょう。
しかし、そのデータを作成するのも非常に手間がかかります。
スタッフが新しい派遣先に派遣されたり、退職した際、その都度データを更新しなくてはいけません。
保存されるのはデータですが、更新作業をするのは人間なので、やはり膨大なデータを扱っていれば更新の抜け漏れリスクは避けられません。
せっかく作成したデータであっても、災害やPCの破損で損失するリスクもあります。
複数人数でデータを更新する場合は、入力ルールの徹底や更新タイミングを図るなどさらに厄介になるでしょう。

抵触日が来る派遣スタッフ・クライアントを都度探すのが大変

手間をかけてデータを作成してもそこから抵触日がくる派遣スタッフ・顧客を都度探すのは、把握するスタッフの手にかかっています。
定期的にデータを開き、膨大な情報の中から、期日が迫っている派遣スタッフ・顧客を見つけなくてはなりません。
定期的にデータをチェックする手間がかかる上、データを見落としてしまうリスクがあり、非常に神経を使います。
場合によっては2名のスタッフによるダブルチェックが必要かもしれません。
その作業にかかる人員コストを考えると、頭が痛いですよね。
この手間とコストをもっと企業の成長のために使えたらいいのに、と思いませんか。

抵触日管理には人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSを使いませんか?

上記のような悩みを解決する、人材派遣企業のための管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を使ってみませんか。
人材派遣企業の手間や不安を減らし、安心して人材派遣の事業拡大に取り組める環境を作ります。
知らず知らずのうちに抵触日を見落とさない、下記のような優れた機能があります。 

派遣スタッフとクライアントの情報を一元管理

STAFF EXPRESSは派遣スタッフと顧客の情報を一元管理できるのが魅力です。
導入していないケースでは、派遣スタッフと顧客、それぞれの抵触日を別のデータに入力しているなら、各データを参照して手動で情報を確認する必要がありました。
STAFF EXPRESSは派遣スタッフと顧客の情報が紐づいているので、「誰が」「どこに」「いつまで」派遣できるのか、とてもわかりやすく管理が可能です
抵触日一覧表の出力、抵触日更新処理の機能で人材派遣企業を強力にサポートします。

抵触日が近付くとアラートで知らせてくれる

STAFF EXPRESSは抵触日が近くとアラートで知らせてくれる機能があります
「自動でアラートがあがれば、うっかり過ぎてしまった・・・・・・」ということを防げます。
抵触日は顧客や派遣スタッフそれぞれが把握しておく必要がありますが、把握には手間がかかります。
人材派遣企業から積極的に働きかけていくことができれば、派遣スタッフや顧客からの信頼が厚くなるでしょう。

抵触日管理以外にもまだまだある、STAFF EXPRESSの便利な機能

STAFF EXPRESSは、抵触日管理に便利なだけではありません。
他にも人材派遣企業に必要な機能が幅広くカバーされています。
派遣スタッフ向けの「ネオ」、顧客向けの「パートナー」、募集採用に特化した「エントリー」という多彩なシステムとクラウドを介してつながり、人材派遣企業を多角的にサポートします。

◎STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)
STAFF EXPRESSは人材派遣企業の基幹システムとして、人材派遣ビジネスの業務プロセスを一元管理できます。
スタッフマスタでスタッフに関する情報を一元化し、適切な配置をサポート。
スタッフの活躍の場を広げます。
営業活動や採用業務の見える化を実現。
人材派遣企業の状況を正確に把握し、戦略立案に役立ちます。
コンプライアンス関連のサポートも充実し、システムから簡単にデータを抽出して法令遵守に必要な帳票が出力でき、正確でスピーディーな業務を実現します。

◎PARTNER(パートナー)

パートナーは顧客向けコミュニケーションサービス。
派遣先で発生する人材派遣スタッフ受け入れに関わる業務をサポートします。
発注申請、契約照会、勤怠承認などの便利なクラウドサービスを提供します。
STAFF EXPRESSと連携しているため、FAXや電話でのやりとりと比較してシンプルになり、より多くの情報をスピーディーかつ正確にやりとりすることができます。

◎ENTRY(エントリー)
求人情報の提供から採用管理までをサポートするサービスです。
顧客から受注したお仕事が求人サイトへ自動反映され、業務負担を軽減します。
お仕事サイトではWEBでエントリー受付ができ、STAFF EXPRESSのスタッフマスタへ情報を取り込めます。

◎NEO(ネオ)

ネオは派遣スタッフ向けのサービスです。
派遣スタッフが自身のタブレット・スマートフォンなどから、スケジュール申請、契約照会、シフト照会・勤怠打刻など勤務に必要な操作を行えます。
STAFF EXPRESSは業界でも注目度の高い“リアルタイムでの給与の前払い”に対応しており、その申請もネオを活用して行われます。
「リアルタイム給与前払い24」は、派遣スタッフに24時間365日リアルタイムに給与日払いされる画期的なサービスです。
対象となるスタッフはネオを通して日払い申請すれば、その場でコンビニ等のATMから即時に引き出すことができます。
ネオを通して派遣スタッフの満足度が高いサービスを提供でき、他の人材派遣企業と比較した際に優位性が高まります。

上記のような機能があるため、人材派遣企業の業務効率化を後押しします。
結果的に、顧客からの信頼度アップ、派遣スタッフの満足度アップが成功し、人材派遣で競合他社に差をつけることができます
全ての機能はクラウドで繋がっており、デジタルでの管理なので、今まで紙ベースで運用していたという人材派遣企業にとっては、印刷・郵送コストのダウンにもなります。
STAFF EXPRESSは、リリースから1万回以上のアップデートを繰り返し、法改正にも都度対応しています。
時代にあった人材派遣企業の使いやすさを追求しているので、長く安心して使い続けられます。
人材派遣管理システムなら、STAFF EXPRESSを使ってみませんか?

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

今回は、抵触日管理の厄介さや、その解決策についてお伝えしてきましたが、いかがでしたか。
どんなに優秀なスタッフが丁寧に仕事をしていても、やはり人間なので作業の抜け漏れのリスクはあります。
それを防ぐためには、管理システムを活用したうっかりミスを防ぐ「仕組み」が心強い味方になります。
抵触日管理を効率化したいと考えている人材派遣企業のみなさんは、STAFF EXPRESSの導入を検討されてはいかがでしょうか。
抵触日管理以外の機能も充実しており、思っている以上に業務効率化に役立つはずです。