【人材派遣会社でもテレワークは可能】今こそデジタル化のチャンスです!

2020年5月31日

感染症の感染拡大防止のため、働き方改革のため、大規模災害に備えるため・・・・・・様々な理由で人材派遣会社の間でもテレワークがにわかに注目を集めています。
「在宅でできるような仕事ならテレワークに切り替えたいけれど、人材派遣会社では難しい・・・・・・」と思い込んでいませんか。
実は、人材派遣会社でもテレワークは可能です!
世の中が新しい生活様式を模索している今だからこそ、一気にデジタル化で業務改革を進めるチャンス

競合他社に一歩リードするためにも、テレワーク推進を検討してみませんか。

今回は、人材派遣会社がテレワークを進めるにあたって障壁になる点を、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」がどのように解決可能か、解説します。
人材派遣会社のテレワークを検討している方は、ぜひ参考にしてください。

テレワークを導入しない人材派遣会社が今後直面する危機とは?

「新型コロナウイルスによる感染症がおさまれば、今まで通りの会社運営で大丈夫」と思っていませんか?
この危機を乗り越えたとしても、テレワークを導入しなければ人材派遣会社に今後どのようなリスクがあり、どのような危機に直面する可能性があるのでしょう。

大規模災害や感染症蔓延時のリスク

日本では2011年の東日本大震災の際に、多くの公共交通機関や道路に影響が出て、人々の移動が困難になりました。
内閣府の防災情報のページによると、首都直下地震として今後30年で実に70%の確率でマグニチュード7クラスの地震が発生すると注意喚起されています。
同じく防災情報のページによると東日本大震災が住宅全壊戸数が12万1,768棟だったのに対し、首都直下地震では約61万棟(東日本大震災の約5倍)と予測されています。
これまでにない規模の大規模災害が起こったとき、人材派遣会社がいち早くビジネスを再開するために、テレワークでリスクに備えておかなくてはなりません。

災害だけでなく、感染症蔓延のリスクもあります。
世界的流行となった感染症では、2002年~2003年SARS(重症急性呼吸器症候群)、2012年~MARS(中東呼吸器症候群)がありました。
そして、2019年〜の新型コロナウイルス感染症も含めて考えると、感染症は定期的に流行していることがわかります。
過去の感染症に比べると、グローバル化でヒトやモノの移動スピードが早くなり、感染症の世界的蔓延が途轍もないスピードになっています。
新型コロナウイルス感染症が解決しても、今後も同じような感染症が流行するリスクがないとは言えないでしょう。

人手不足による業務負担の増大

上記のような大規模災害や感染症の流行が起こったとき、テレワークを導入していない人材派遣会社にはどのようなことが起こるでしょうか。
交通インフラの分断や感染症の蔓延で、人材派遣会社のオフィスに出社できない社員が出てくるかもしれません。
実際に地震で被害を受けていたり、感染症に感染してしまった人材派遣会社の社員が出勤停止になってしまうことも考えられます。
人手不足になり、出社できる社員に業務負担が偏ってしまえば、業務に支障が出るのは避けられないでしょう。

人材派遣会社にテレワークを導入しておくことで、出社できない人も含めて柔軟に人材確保ができるようになり、リスクヘッジができます。
さらに今後、より少子化が進む日本では、業種を問わず人材不足が起こる可能性が十分にあります。
ますます社員一人あたりの負担は大きくなってしまうでしょう。

最終的に競争に敗北し会社存続の危機に

業務負担が増大した状態が長く続けば、最悪の場合は競合他社との競争に敗北し、会社存続の危機に追い込まれてしまうかもしれません
そうならないためにも、今からリスクをチャンスと捉え、他社よりも先駆けてテレワーク導入で早めの備えをしていきましょう。

STAFF EXPRESSなら人材派遣会社のテレワークを実現できます

STAFF EXPRESSは人材派遣会社のニーズに応えるオールインワンシステムです。
人材派遣会社の運営に伴うすべての情報をクラウドで一元管理できるのが強みです。
ここからは、テレワークを実現するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の多彩な機能を紹介します。

クラウドシステムだから自宅からでもアクセス可能

自社サーバーを所有する場合、サーバーの管理のためには必ず管理者の出社が必要ですよね。
また、非クラウド型の人材派遣管理システムでは、システムに接続するために出社が必要になってしまいます。
これが人材派遣会社のテレワーク実現の障壁になります。
STAFF EXPRESS DBサービスはインターネット経由でSTAFF EXPRESSが利用できるクラウドサービスです。
その仕組みは、必要なハードウェアやソフトウェアはSTAFF EXPRESSが契約するデータセンターにて管理・運営しており、人材派遣会社は既存のインターネット回線を介してシステムを利用するというものです。
もちろんセキュリティ対策もバッチリです。
これなら人材派遣会社も小さなステップでテレワークを始めることができます。

人材派遣会社向け基幹システムだから全工程を網羅

一部の業務をテレワークできるようにしただけでは、テレワーク推進として不十分です。
採用・勤怠管理・派遣先とのやりとり等、人材派遣会社のすべての業務をテレワークでできるようにしなければ、一部業務のための出社は避けられず、テレワークの実現は困難です。

STAFF EXPRESSは人材派遣会社に必要な業務を網羅したオールインワンパッケージが強みです。
人材ビジネスの基幹システムとなるSTAFF EXPRESSが業務プロセスを一元管理します。
一般の求職者向け「エントリー」、派遣スタッフ向け「ネオ」、派遣先クライアント向け「パートナー」というサービスラインナップがクラウドで紐づいており、基幹システムのSTAFF EXPRESSから確認・管理がリアルタイムで可能になります。

デジタル化できるからテレワーク導入の5大障壁を突破できる

テレワーク導入の5大障壁と呼ばれるものをご存知ですか?
それは、どのオフィスでも当たり前に見られる紙・FAX・ハンコ・印刷・郵送です。
人材派遣会社でこれらをどのように削減できテレワーク導入に繋げるのか、事例とともに紹介します。

例えば、派遣スタッフの勤怠管理ではどうでしょうか。
従来であれば、紙の勤怠表に毎日の勤務時間を手書きやタイムカードで打刻し、派遣先の管理者が押印して提出し、勤怠表を郵送やFAXなどでやりとりするなどのやり方が人材派遣会社ではメジャーでした。
STAFF EXPRESSを導入すれば、派遣スタッフがスマートフォンなどで自ら打刻し、派遣先クライアントがオンラインで承認し、派遣元の人材派遣会社にデータを共有できるため、すべての作業がWEB上で完結します。

もう一つ事例をあげると、人材派遣会社から派遣スタッフへの労働条件交付も以前は書面交付のみとなっていたので、対面交付または郵送交付しかできませんでした。
しかし、法改正で電子交付が解禁されたため、デジタル化すれば、印刷・郵送・紙のコストがかかりません。
このようにデジタル化すれば、人材派遣会社のテレワーク導入の5大障壁と呼ばれる「紙・FAX・ハンコ・印刷・郵送」も突破することが可能なのです。

クライアントとのやり取りも連携機能を使ってウェブ上で完結

クライアントとのやりとりは多岐に渡りますが、STAFF EXPRESSの連携機能を使えばすべてWEB上で完結できテレワークでも問題ありません。
人材派遣会社がSTAFF EXPRESSを導入すると、派遣先に提供可能なサービスが「パートナー」です。
クライアントが人材派遣会社を利用する際に発生する業務は、クライアントからのお仕事発注申請、契約照会、スタッフの勤怠承認、請求照会等がありますね。
例えば、クライアントからのお仕事発注は、これまでメール・電話・FAXで行われてきましたが、「パートナー」ではクライアントがWEB上から簡単にお仕事を発注できます
契約照会関連では、労働派遣通知書・派遣先管理台帳などをパートナーに公開することができます。
パートナーでは請求処理もより簡単に、低コストにWEB上で完結します。
これまでは、請求書の郵送に関わる作業コスト、紙・封筒などのコスト・配送・郵送コストがかかっていましたが、パートナーを使えば、スタッフエクスプレスから出力する請求書を公開するだけです。

派遣スタッフとのやり取りも連携機能を使ってウェブ上で完結

連携するWEBアプリケーションサービス「ネオ」を使えば、派遣スタッフとのやりとりもWEB上で完結可能。
派遣スタッフが自らタブレット・スマートフォン・フィーチャーフォンでアプリケーションを操作すれば、スケジュール申請・契約照会・シフト照会・勤怠打刻・給与前払い申請・支給照会など人材派遣会社や派遣先とのやりとりができます
ネオはクラウドでSTAFF EXPRESSと連動しているので、派遣スタッフが登録した情報は人材派遣会社のスタッフがリアルタイムで確認できます。
今まで郵送や手渡しで行われていた書面のやりとりも、WEB上で完結するため、人材派遣会社の手間とコストを削減するだけでなく、派遣スタッフの満足度も向上します。
人材派遣会社のテレワーク導入は、リスクに備えるだけではなく、生産性向上とコスト削減・派遣スタッフの満足度アップと様々なメリットがあります。

e-Gov・elTAXで面倒な申請手続きもウェブ上、ボタン1つで完了

e-Gov(イーガブ)は紙で行われている行政手続きをインターネットを利用して自宅や会社から行えるようにするためのシステムです。
一方、elTAX(エルタックス)は地方税ポータルシステムの略で、地方税の手続きをインターネットを利用して行うシステムです。
STAFF EXPRESSを使えば、e-Gov・elTAXの面倒な申請手続きもウェブ場で簡単に完了します。
e-Govを利用したスタッフエクスプレスからの申請手続きは、「e-Gov」ボタンを押下するだけという簡単さ。
人材派遣会社で利用頻度の高い手続きがカバーされているため、業務コストダウンに繋がります。

「セブン銀行×STAFF EXPRESS」でスタッフへのリアルタイム支払いも可能

STAFF EXPRESSは「リアルタイム給与前払24」でスタッフへのリアルタイム支払いが叶います。
派遣スタッフが自分のスマートフォンなどでネオから人材派遣会社へ申請すれば、リアルタイム(即時)仮払振込が決済される画期的なシステムです。
スタッフは申請と同時に近くにあるコンビニから現金を引き出すことが可能です。
システム化で人材派遣会社・スタッフ双方の業務効率がアップするだけでなく、「リアルタイム」「前払」というワードで派遣スタッフへの魅力訴求が強化され、応募者アップ・スタッフの定着率アップ、競合他社との差別化のメリットがあります
すべてがWEBで完結するため、人材派遣会社のテレワーク推進にも最適です。

次のケースはSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の導入をご検討ください

次にあげるケースに当てはまる人材派遣会社でしたら、ぜひSTAFF EXPRESSの導入を検討してみてください。

◎紙を使った管理・業務になっているケース
全ての情報が紙ベースの管理になっていませんか。
紙ベースの管理には、紙のコスト・手間のコスト・紛失のリスク・保管するスペースのコストがかかります。
デジタル化することでこれらを圧縮できます。

◎非クラウド型システムを導入している
非クラウド型システムを既に導入している場合もぜひご検討ください。
業務遂行において人材派遣管理システムの利便性を実感されていると思いますが、在宅でシステムが利用できなければ人材派遣会社のテレワーク実現はできません。
クラウド型のSTAFF EXPRESSを一度検討されてはいかがでしょうか。

◎アフターコロナに備えたいケースなど
新型コロナウイルス感染症の流行がピークを越えた後も、すぐには元どおりの生活には戻らず、自粛傾向や在宅勤務推奨は続くと言われています。
アフターコロナにおいても、事業スピードを落とさず成長し続けるために、テレワーク導入を検討してはいかがでしょうか。

テレワークに関わらず、いますぐ下記のような課題を持っている人材派遣会社もご検討ください。

  • 業務の生産性を向上させたいケース
  • 競合との競争において優位に立ちたいケースなど

上記のケースに当てはまる人材派遣会社は、STAFF EXPRESSの導入効果を実感し、満足していただける可能性が高いです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

ここまで、人材派遣会社でもテレワークを諦める必要はないということをお伝えしてきました。
感染症蔓延や大災害のリスクに備えるために、人材派遣会社にもテレワーク導入の検討を強くお勧めします。
しかも、リスクに備えるだけでなく、テレワーク導入・デジタル化することで、人材派遣会社の業務効率化・コストダウン・クライアントと派遣スタッフの満足度向上に繋がります
テレワークが難しいと一見思われがちな人材派遣業界だからこそ、競合他社との強力な差別化になります。
また、IT補助金や助成金などで国もテレワーク化を進めようとしています。
それらを利用して自社のテレワーク化が可能な今がチャンスと言えます。
テレワーク化のハードルは高くなく、やるかやらないかです。
テレワークが注目を集め、世の中の生活様式が変わるかもしれない今こそ、チャンスと捉え、テレワーク導入を検討してみてはいかがでしょうか。