人材派遣管理システムで顧客満足度アップと業務効率改善を実現した事例

2020年4月29日

人材派遣管理システムを使えば業務が楽になるとは分かっていながら、未導入の人材派遣会社の方もいらっしゃるでしょう。
実は、システムを使うことで人材派遣会社の業務が改善されるだけでなく、クライアント側の派遣先企業の顧客満足度を上げることもできます。

本記事では、人材派遣管理システムを導入したことで、大幅に業務効率をアップさせ、さらにクライアントから評価を得て、従来より多く仕事の依頼を受けることに成功した企業の事例をご紹介します。  

人材派遣管理システム導入以前の課題

人材派遣業を営むA社は、社内外でのやりとりを紙媒体で行っていました。
契約書などの重要書類は、営業担当者が派遣先企業へ直接持参するか、特定記録を付加して郵送していました。
請求書などは毎月、郵送もしくはFAXを使っていました。
クライアントが増えることで、当然のことですが、やりとりする紙の量が増えてきました。
紙媒体を発送するためにかかる手間や郵送代、さらにはファイリング作業も膨大になっていました。
紙媒体は、その手間やコストだけでなく、発送から到着までタイムラグがあることも悩みの種でした。
締め日になると、事務所内は紙だらけです。
派遣スタッフとも同様に申請や報告などを紙媒体で行っていたので、紙が多く集まって来ていたのです。  

紙媒体の作業の中でも、特に大変なのは勤怠管理表の作成。
担当者は派遣スタッフからの勤怠報告資料とクライアントからの勤怠資料を受け取り、社内で勤怠の最終チェックを行っていました。
二つの資料に記載されている出勤日や欠勤日、遅刻、早退などを比較しながら、勤怠管理表を作成していくのです。  

このときの課題を以下のように洗い出してみました。

  • 書類のペーパーレス化
  • 経費削減
  • 業務の効率アップ

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

人材派遣管理システムは多くの業務に対応しているような汎用型のシステムを含めれば、数多く存在します。
その中でも、以下の点を重視し、人材派遣管理システムを選びました。  

派遣先である顧客と連絡がとれること

まず、人材派遣管理システム上でクライアントと連絡がとれることです。
書類をただ紙媒体からデジタルデータに変更しても、電話やメールで行う連絡にかかる手間は変わりません。
人材派遣会社からデータを送信したことが相手先に自動的に通知されるようなシステムであれば、連絡にかかる担当者の工数が減らせると考えました  

契約書・請求書・勤怠データの照会がアプリ上で完結すること

次に、請求書や契約書をアプリケーション上でアップロードでき、さらにクライアントに届けることができるなら、これまで郵送やFAXを使ってクライアントに送っていた手間やコストを大幅に減らせると考えました。
さらに、一番手間がかかっていた派遣スタッフとクライアントとの二つの勤怠関係の資料を照合して作成する勤怠管理表をアプリケーション上で半ば自動的に作ることができないか、という視点でも検討しました。  

ワンクリックで操作できる簡易性

最後に、なんといっても簡単に操作ができることが大切だと考えていました。
紙媒体から人材派遣管理システムに切り替えることは大きな変化です。
ワンクリックで操作できるような簡易性を持つ人材派遣管理システムであれば、業務の切り替えもすんなりとうまくいくと見込んでいました。  

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

検討の末、A社が導入したのは弊社が提供する人材派遣管理システムの「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」です。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣業に特化し、あらゆるシーンに対応した管理システムです。
人材派遣管理システムが多数ある中で、なぜ「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を選んだのか、理由をお伝えしていきます。  

クライアントとの連絡手段・情報を一元化

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には無償で使えるクライアント向けのシステム「PARTNER(パートナー)」を備えています。
クライアントのPCにこの「PARTNER(パートナー)」をインストールしてもらえると、両者にとって大きなメリットがあります。
専用のウェブサイトにアクセスすれば、契約書をはじめ、請求書や勤怠データを双方が確認できるのです。  
今まで、電話やメールでやり取りを行っていたクライアントとのコミュニケーションもウェブサイト上で行うことが可能です。
A社は労働者派遣通知書など派遣に関わる契約書や、毎月の請求書を「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」上でワンクリックすることで「PARTNER(パートナー)」へ公開することができます。
人材派遣会社が「PARTNER(パートナー)」にアップしたデータに対して、クライアントは未読の状態なのか、既読の状態なのかは、表示を見れば一目瞭然です。
状況確認の連絡を入れるという手間を省くことができました。  

派遣会社側の作業時間を大幅削減

A社は、月末に行っていた請求関連のアナログ作業が無くなったため、その分、作業がスピードアップ。
今までより早く帰宅することが可能になりました。 大変だった勤怠の確認作業は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」内に保管されているデータを「PARTNER(パートナー)」でクライアントに共有し、承認してもらうだけです。
短時間で勤怠確認作業が完結できるようになりました
もちろん、勤怠管理表もそのデータを元にワンクリックで作成できるようになりました。  

クライアント側のペーパーレス化

膨大な紙を使用し保管していたA社は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入したことで、ペーパーレス化を実現できました。
同様に、クライアント側も「PARTNER(パートナー)」を通して書類を受信しているため、A社とのやりとりはペーパーレス化を図ることができました。
クライアント側の担当者は、A社から紙媒体が送られてくる度に指定の場所に取りに行き、封書であれば開封し、送られてきた紙をファイリングする必要がありました。
クライアントからは「PARTNER(パートナー)」のウェブサイト上で書類が確認できるのは非常に便利だと喜ばれました。
クライアントはやりとりが楽にできるようになったためか、以前よりA社に仕事を多く依頼してくれるようになりました  

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

今、A社は「PARTNER(パートナー)」の「契約照会」「請求照会」「勤怠申請」機能を使用しています。
「PARTNER(パートナー)」は、クライアントからも好評のため、今後は「発注申請」機能の利用も検討しています。
勤怠データの承認と同様に、クライアントが「PARTNER(パートナー)」上で発注申請を入力・確認したものを、A社は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」内に取り込むだけなので、業務の簡略化が図れるのです。  

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

人材派遣管理システムを導入することで、人材派遣会社の業務効率が上がるだけでなく、クライアント側の手間を減らすことができたという事例でした。
人材派遣管理システムを選ぶときの必須条件を以下にまとめます。  

クライアントとやり取りができる機能があること

人材派遣会社とクライアントとのやりとりが簡単にでき、さらに一元化されていると、両者ともとても楽ですね。
SNSの既読機能に慣れつつある私たちは「メールを送ったけれど読んでもらえただろうか」「請求書を郵送したけれど、開封して経理に回してもらっただろうか」などと考えることを非常に面倒に感じます。
クライアント側も同様に、そうした問いに対して答えなくてはいけないのは負担です。
両者とも、やりとりは重要な内容に限定させて本業務に集中したいですね。  

アプリ上で書類の照会・管理ができること

アプリケーション上で書類の照会や管理が簡単にできるといいですね。
画面上に検索条件を入力したら該当書類が表示される機能があれば、資料を探し回ることは必要なく、作業工数が減らせます。
書類がデジタルデータで保管されていれば、書類を保管する物理的なスペースも不要になります。  

勤怠管理と連携させることができること

人材派遣会社とクライアントが同じ勤怠データを簡単に確認することができ、そのデータを元に勤怠管理表が作れることが望ましいでしょう。
さらにそのデータを元に給与計算など、ほかのデータや帳票類と連携できると、業務効率を格段にアップさせることができますね。  

操作が簡単であること

便利な人材派遣管理システムであっても、操作が難しければ使えません。
人材派遣管理システムを導入するのであれば、操作が簡単であることも重要なポイントとなるでしょう。
また、クライアント側にアプリケーションをインストールするタイプの人材派遣管理システムの場合も同様に操作性が重要です。
クライアント側の担当者が、アプリケーションの操作を容易に行うことができて、業務効率を上げられるのであれば、人材派遣会社の印象を良くすることにも貢献できるかもしれません。  

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

本事例では、人材派遣会社向けの「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」と、そのクライアント向けの「PARTNER(パートナー)」をご紹介しました。
実は、その二つのアプリケーション以外にも、もう一つ「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に連携できるアプリケーションがあります。  

その名は「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」。
「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、派遣スタッフ向けのアプリケーションで、派遣スタッフの所有するスマートフォンやタブレットなどにインストールして利用します。
この「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を使うことで、人材派遣会社と派遣スタッフとのつながりがより強固になります。  
人材派遣会社の営業マンが獲得した新しい人材情報を「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に入力すると、派遣スタッフは「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」ですぐに確認することができます。
人材派遣会社は求人情報の原稿を作らなくてよく、タイムロスが少なくなります。  
さらに、勤怠管理もこのアプリケーションがあれば簡単。
出退勤時にこのアプリケーションを立ち上げてボタンをタップすれば、情報が人材派遣会社の「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に送信されます。
そのように「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で蓄積された情報が、先にお伝えした、クライアントに承認を求める勤怠データとなっていくのです。  

「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の機能の中で派遣スタッフに人気があるのは、セブン銀行と提携した「リアルタイム給与日払24」機能です。
給与申請すれば、給与が24時間365日リアルタイム(即時)に日払いされる画期的な機能です。
日払いのほかには「リアルタイム給与前払24」機能もあります。
人材派遣会社の社員が「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に派遣スタッフの勤怠入力をしていれば、派遣スタッフは「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を操作し仮払い申請を行うことで、前払い金の振込がリアルタイムで行われます。
セブン銀行は全国で25,000台以上、ATMが設置されていますので、引き出す際にも便利でしょう。  

これ以外にも多くの機能を用意しております。
ぜひサービスサイトで詳細をご確認ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

今回ご紹介した事例では、ペーパーレス化を実現させることによって、人材派遣会社の業務の効率化が図れただけでなく、派遣先企業からの顧客満足度まで上げることができました。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は人材派遣業に特化しているシステムで拡張性が高く、さらなる業務改善が可能です。 ぜひシステムを活用していきましょう。