人材派遣管理システムでデータ統一・法準拠に対応。業務効率が向上した事例
契約書や請求書の発行、抵触日確認など、多岐に渡る業務を別々のシステムで行っていることで、無駄な作業が発生している現状に悩みを持つ人材派遣会社は多いのではないでしょうか。
一方、同様の課題を抱えながらも、人材派遣管理システムをうまく活用することでデータの一元化と法準拠への対応に成功し、大幅に業務の無駄を削減した事例があります。
今回は、人材派遣管理システムを導入して課題を解決し、業務効率を向上させたR社の事例をご紹介したいと思います。
人材派遣管理システム導入以前の課題
今回の事例となるR社は、製造事業や設計開発事業、開発・製造過程の技術者派遣・請負を行っている企業で、かつては人材派遣管理システムではなく、自社開発による契約書発行システムと請求書発行システム、および給与パッケージを使っていました。
給与パッケージの中のスタッフデータを取り出し、契約書発行システムや請求書発行システムを使って書面を作成していましたが、各システムが別々に稼働していたためデータが分散し、発行の都度、マスタデータの登録や確認といった雑務が発生、作業効率が低い点が課題だったのです。
また、R社の事例では、請求書発行システムを使って請求計算する際、契約書に記載されている料金情報を参照し、請求内容に誤りがないか毎回判断する必要もありました。
さらに、平成25年の派遣法改正で施行された個人単位抵触の仕組みを、自社の契約書システムに組み込めないという課題も抱えていた本事例のR社は、個人単位抵触日をエクセル形式の別台帳で管理していましたが、契約書を発行する都度、クーリングオフの調査をする必要があり、作業負荷が大きくなってしまっていたのです。
人材派遣管理システムを何で選んだのか？
今回の事例であるR社では、人材派遣管理システムを選ぶにあたって、課題だったシステムの一元化と、法改正へのタイムリーな対応の2点を重視していました。
数ある人材派遣管理システムのうち、本事例のR社が選んだのが、当社が提供する、契約・請求業務やスタッフ・得意先の情報管理業務まで一括で利用可能な人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」です。
人材派遣管理システムを導入することでデータを統合でき、以前から発生していたマスタデータや契約データの確認といった業務を削減、作業効率が向上すると考えました。
また今回の事例では、法改正にもタイムラグを置かずに対応できる柔軟さも、人材派遣管理システムを選ぶ上で重視していました。
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」は、派遣法に準拠した人材派遣管理システムであり、法改正の際にはバージョンアップが行われます。
本事例のR社にとって、抵触日管理に必要なクーリングオフ調査など、それまで人手で行っていた手間のかかる作業を、人材派遣管理システムで行えるという点も魅力的でした。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）導入による効果
ここからは、R社の事例として、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」を導入したことによる効果を3点ご紹介したいと思います。
請求情報と契約情報の不整合解消
本事例のR社では、人材派遣管理システムの導入前は、請求書発行の都度、契約内容を確認してから請求業務を行う必要がありました。
当時は契約情報と請求情報を別々のシステムで管理していたため、整合が取れない場合が生じるなどの問題が発生していました。
しかし、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の導入で、契約情報から請求情報が引き継げるようになり、契約内容の確認作業が大幅に削減できたのです。
現場の担当者からも、人材派遣管理システムを活用することによってお客様からの問合せにスムーズに対応できるようになったとの報告がされており、システム一元化の効果を実感する事例となりました。
請求書・契約書のレイアウト登録による作業工数の削減
本事例のR社において一部の得意先との間で発生していた、請求書や契約書の作り直しの作業も、人材派遣管理システムの活用によりカットできました。
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」では、契約書や請求書のレイアウトをユーザー側が自由に変更できる上、一つの帳票に対して複数パターンを用意することが可能です。
今回のR社の事例では、人材派遣管理システムの運用を開始するにあたって、運用前から複数の請求書レイアウトを用意していました。
請求書発行の際、違うレイアウトでの請求書を求められても現場担当者が一から作り直す必要はなく、あらかじめ人材派遣管理システムに登録済みの複数レイアウトから選択するだけで作業が完了します。
本事例のR社では、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」を導入したことで、現場の負担を軽減し、スピーディーな請求書の発行が可能となりました。
抵触日管理の徹底と管理工数の削減
派遣スタッフへの契約書の発行業務において、避けては通れないのが個人単位抵触日の調査作業ですが、今回の事例では複雑で手間のかかる抵触日管理も人材派遣管理システム上で行うことが可能になりました。
本事例のR社では、人材派遣管理システムで個人単位抵触日をしっかりと管理することにより、個別の調査作業を行う必要がなくなるとともに、対応漏れも未然に防げるようになったのです。
さらに、事前に抵触日が近づいているスタッフを把握できるようになったため、余裕をもった対応が取れるようになりました。
今回の事例では、抵触日の管理を人材派遣管理システムに任せられたおかげで、管理工数の大幅な削減を実現できたのです。
今後のSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）活用予定
導入事例としてご紹介したR社では、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」を導入したことで請求・契約業務の一元管理に成功しましたが、現在も給与システムは別のパッケージを利用しています。
今後は給与（賃金）情報も「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」に取り込むことで、請求・契約に関する情報だけでなく、人事・勤怠・給与といった一連の業務データをも一元管理し、業務負荷をさらに軽減させていくことを検討されているそうです。
本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは？
今回の導入事例では、業務システムの分散と抵触日管理業務の負荷を課題としていたR社が、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の活用によって、いかに契約・請求業務の一元化や抵触日管理の徹底、作業負荷削減に成功したかについてご紹介しました。
この事例と同様の課題を抱える企業が人材派遣管理システムを導入するにあたって確認しておきたい必須条件とは何でしょうか。
R社の事例から浮かび上がった、人材派遣管理システムを選ぶ上での必須条件を3つご紹介します。
オールインワンパッケージであること
人材派遣管理システム導入前のR社の事例の通り、業務システムが分散している状態では、書類作成の都度、マスタデータに立ち戻って確認する必要があったり、システム間の連携が取れていないために見落としがあったり、調査のために余計な手間と時間を取られたりといった煩わしさがありました。
その点、すべての業務プロセスを一元化して管理できるオールインワンパッケージの人材派遣管理システムであれば、請求・契約業務にとどまらず、スタッフの情報管理や得意先データの管理から、受注や給与計算、会計業務まで、ワンストップでストレスなく対応することができます。
R社の事例からもわかるように、無駄な業務を削減し効率的に業務を進める上で、オールインワンパッケージの人材派遣管理システムであることは必須の条件であると言えるでしょう。
迅速なバージョンアップが実施されていること
スタッフ管理や契約業務を行う上で、気を配る必要があるのが法改正への対応です。
人材ビジネスを行う上で、労働契約法や労働者派遣法などの法令の遵守は当然のことであり、違反すれば行政処分の対象にもなりかねないため、慎重な対応が求められるのは言うまでもありません。
しかし、タイムリーに法改正への対応を行うためには、改正内容をその都度人材派遣管理システムに組み込む必要がありますし、人材派遣管理システム導入前のR社の事例のように、法改正の内容を既存システムに組み込むことができない場合はエクセルに手入力する必要があり、ミスが起こりやすいとともに、業務がより煩雑になってしまいます。
一方、迅速なバージョンアップが随時実施されている人材派遣管理システムであれば、法改正の際も遅滞なく自動で対応でき、対応漏れを未然に防ぐことができるのです。
法改正への対応漏れで最悪の結果を招かないためにも、今回の事例を参考に、人材派遣管理システムは迅速なバージョンアップがタイムリーに実施されているか、という点にも注目して選ぶようにしましょう。
導入先ごとに仕様をカスタマイズできること
人材派遣管理システムを導入するにあたって、「レイアウトは従来のものを使いたい」「この機能は必須だが、他の機能は特に必要ではない」など、導入企業ごとにニーズが異なることもあるでしょう。
さらに、レイアウトの仕様変更だけでなく、R社の事例のように複数のレイアウトから必要に応じてその都度適切なものを選択できるようにしたい、というニーズもあるかと思いますが、人材派遣管理システムの中にはカスタマイズができないものもあるため注意が必要です。
長く使い続ける人材派遣管理システムとして、使い勝手の良い仕様にカスタマイズが可能かどうかはぜひチェックしていただきたいポイントと言えます。
ここでご紹介した「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の機能はごく一部です。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。
サービスサイトでぜひ詳細をご確認ください。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちらからご覧ください。
まとめ
ここで導入事例としてご紹介したR社に限らず、多くの人材派遣会社が業務システムの重複・分散や、スタッフ管理の複雑さ・煩雑さといった悩みを抱えているのではないでしょうか。
R社が、分散する業務データの処理や抵触日管理を人手を介して行っていたことで、二度手間、三度手間の作業に忙殺されていたことは導入事例でもお伝えしました。
こうした課題にマンパワーで立ち向かうには限界がありますが、事例でご紹介した通り、オールインワンパッケージで効率的に業務を遂行できる人材派遣管理システムの導入によって、解決の糸口が見つかるかもしれません。
人材派遣会社で生じる業務をすべてカバーできる人材派遣管理システムを活用することで、正確かつ漏れのない、効率的な業務フローを実現させましょう。
