人材派遣管理システムを乗り換え、拠点間や派遣スタッフとの連携を実現した事例

2020年10月5日

派遣スタッフや得意先との円滑なコミュニケーションやタイムリーな対応は、人材派遣会社にとって欠かせないものです。
ただ、実際には、煩雑な業務に忙殺されて対応が遅れ、スタッフ満足度を上げられない、という現状に悩む企業も多いのではないでしょうか。
そんな非効率的な業務を人材派遣管理システムの乗り換えによって効率化し、生産性を大幅に向上、派遣スタッフへのスピーディーな情報提供を通じて満足度を上げるとともに、人材派遣管理システムを活用し拠点間で得意先を一元管理することによるメンテナンス業務の合理化に成功した企業の事例があります。
今回は、人材派遣管理システムの乗り換えで拠点間や派遣スタッフとの連携を実現し、業務効率を向上させたE社の事例をご紹介します。

人材派遣管理システム導入以前の課題

今回の事例に登場するE社は、梱包や仕分け、検品等の軽作業や倉庫での入出荷作業、食品・飲食製造などの短期・単発作業の派遣業務を行っています。
旧タイプの派遣パッケージソフトで業務を行いながら、スタッフ向けには自社開発のスタッフ向けサービス(アプリ)を使用していたE社ですが、旧パッケージにはカスタマイズ機能がなく、スタッフ向けサービスにデータを取り込む際には、その都度CSVを出力・編集し、改めてデータを連携させる必要がありました。
データの連携に手間を取られることでタイムリーな連携がはかれず、スタッフに最新の情報を提供できない点が、今回の事例のE社が抱える課題でした。
また、この事例では旧パッケージからスタッフ向けサービスへのデータ連携はできても、その逆はできない、という課題も同時に抱えていました。
加えて、旧パッケージでは拠点間で得意先データの共有ができなかったため、同じ得意先であっても、拠点ごとに改めて登録が必要になり、請求処理や売上集計といった作業も手動で計算し直す必要が発生、メンテナンスにも余計な手間が生じるなど、無駄が多い業務フローとなってしまっていたのが今回の事例だったのです。

人材派遣管理システムを何で選んだのか?

導入事例のE社は、無駄な作業によって生じる非効率な業務フローと得意先データの散在という二つの課題を抱えており、新たに人材派遣管理システムの導入を検討するにあたっては、自社のスタッフ向けサービスと自動連携できるか、という点を重視していました。
その点、人材派遣管理システムの「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、スタッフ向けサービスと自動で連携させるカスタマイズが可能で、本事例のE社が今まで各拠点ごとに行っていたCSV連携作業は一切不要になるのです。
また、人材派遣管理システムを活用して得意先を一元管理すれば、重複して登録する必要がなくなるだけでなく、得意先No.を企業No.と本支店No.とで管理でき、体系的に得意先を見直せるようになる点も、今回の事例でE社が人材派遣管理システムを選定する際にメリットを感じたポイントのひとつでした。
さらには、部門ごとに参照や更新権限を細かく設定できることも、人材派遣管理システムの利用者の多いE社の事例においては必要不可欠な条件だったため、詳細設定を行える人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入に踏み切ることとなったのです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

本事例のE社では、自社開発のスタッフ向けサービスとの自動連携と、拠点間での得意先データ共有化を重視して人材派遣管理システムの乗り換え導入を決めました。
実際に、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入によってどのような効果が見られたのでしょうか。
E社の事例から明らかになった「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」導入の効果をご紹介していきたいと思います。

派遣スタッフの満足度アップ

E社の事例で、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」導入の効果として一番に挙げられるのが、派遣スタッフの満足度アップです。
本事例のE社が旧パッケージを使用していた頃は、スタッフ向けサービスにデータを連携する際にCSV連携が必要で、情報の内容にタイムラグが生じていただけでなく、手作業での連携で漏れが生じるリスクがあり、作業自体も煩わしいものでした。
ところが、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入により、スタッフ向けサービスと人材派遣管理システムとの自動連携ができるようになり、最新の情報を双方向で共有することが可能となったのです。
情報共有のスピードが上がり、最新のデータがいつでも見られるとあって、派遣スタッフの満足度をアップさせることができました。

重複データの削減

同じ得意先を拠点ごとに登録する必要があった旧パッケージに対し、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」導入後は、人材派遣管理システム上でまとめて得意先データを登録することができるようになり、E社では重複データを大幅に削減することに成功しました。
E社の事例のように、人材派遣管理システムで得意先情報を一元管理すれば、全拠点で自由に閲覧・更新でき、データを常に最新の状態にキープできます
拠点間で得意先の最新情報を共有し、メンテナンスにかかっていた時間や手間も軽減できるようになった点も、E社の事例に見る「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」導入の効果といえるでしょう。

帳票レイアウト変更による作業工数の削減

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、帳票のレイアウトを自由に変更・設定する機能が標準装備されている人材派遣管理システムです。
E社の事例では、それまでシフト表や就業条件のレイアウトなど、派遣スタッフに提示する帳票はすべて手作業で作成していましたが、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入で、それらすべてを人材派遣管理システム上で作成できるようになり、作業効率の大幅改善につながりました。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入によって、派遣スタッフの満足度を向上させることに成功した本事例のE社ですが、さらにスタッフ満足度を高めるべく、自社のサービスに新たに振込申請機能を追加させたいと考えています。
その新機能を、基幹となる人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」と自動連携させ、より使い勝手の良いサービス環境を整えていく予定です。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

数ある人材派遣管理システムの中からベストなものを選択するには、外すことのできない必須の条件が存在します。
それぞれの導入企業の背景や抱える課題によって必須となる条件は異なりますが、今回はE社の導入事例をもとに、同様の課題を抱える企業にとって、ベストな人材派遣管理システムを選択する際の必須条件を見ていきましょう。

派遣スタッフ向けアプリが用意されていること

どんなに充実した人材派遣管理システムでも、派遣スタッフ向けのサービスとの間で連携が取れていないと最新のデータを提供できず、派遣スタッフの満足度は低くなってしまうでしょう。
E社の事例でも、自社開発の派遣スタッフ向けサービスと旧パッケージの人材派遣管理システムとの間で自動連携ができず、連携させるための手間と労力が生じていましたが、こうした課題も人材派遣管理システムに派遣スタッフ向けアプリが用意されていればクリアできます。
専用のアプリでは、仕事の照会から応募、仮払いの申請、勤怠の打刻、シフト・支給の照会まで、派遣スタッフ自身がどこにいても24時間365日自由に行えるのです。
企業の側も、都度スタッフ向けサービスに連携作業を行う手間を省くことができるとともに、リアルタイムで派遣スタッフの現状を確認できるため、よりスムーズな対応が可能となります。
事例のE社のように、派遣スタッフ向けサービスとの連携に悩んでいる企業は、人材派遣管理システム選択の際に、派遣スタッフ向けアプリも用意されているかどうかをチェックしてみるとよいでしょう。

複数拠点間での運用が想定されていること

複数拠点を持つ企業であれば、人材派遣管理システムが複数拠点間での運用を想定した仕様になっていることも必須の条件となるでしょう。
E社の事例でも、複数拠点間での運用を想定していない旧パッケージの人材派遣管理システムでは、同じ得意先を拠点ごとに登録する必要があり、無駄な作業が生じていただけでなく、点在する得意先のメンテナンスにも労力を費やしていました。
複数拠点間での運用が想定された人材派遣管理システムであれば、得意先や請求先を一元管理することができます
今回の事例のように拠点間の連携に悩む企業は、人材派遣管理システム選定にあたっての必須条件として、複数拠点間での運用が想定されているかというポイントに着目してみましょう。

ユーザーの都合に合わせて柔軟な設定ができること

業務や特定のお客様ごとに帳票レイアウトを使い分けたい、従来のレイアウトを使い続けたい、というニーズを持つ企業もあることでしょう。
得意先からの要望で、個別に特定のフォーマットを使用しなければならない場合や、法改正で帳票の一部だけ変更する必要が生じる、といった場面も想定できます。
人材派遣管理システム導入にあたり、ユーザーの都合に合わせた柔軟な設定・変更ができる機能が備わっている人材派遣管理システムを選べば、こうした状況にも即座に対応できます。
E社の事例でも、人材派遣管理システム上で帳票レイアウトを自由に変更・設定でき、作業効率を大幅に改善することに成功しました。
今回の事例からわかる通り、ユーザーの側が自由に設定変更できる、使い勝手の良い機能が標準装備されているかという点は、人材派遣管理システムを選ぶ際にぜひチェックしたいポイントです。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

ここまで、E社の導入事例をもとに、様々な人材派遣管理システムの機能をお伝えしてきました。
しかし、他にも「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には役立つ機能が豊富に備わっています。

一つの事例として、派遣スタッフ向けのWebアプリケーションサービス「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレス ネオ)」をご紹介しましょう。
人材派遣管理システム選択の必須条件としても挙げた通り、派遣スタッフ向けアプリは派遣スタッフの満足度を高めることができるとともに、データ連携のための作業負荷軽減や、派遣スタッフの状況把握など企業側にとっても大変利便性が高いものです。
派遣スタッフとの間で発生する作業をすべて「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレス ネオ)」を通じて行うことで、仕事の照会から応募、採用、スケジュール申請にいたるまでに発生するマッチングコストや、各種連絡・メッセージ配信といった連絡コストなどを削減でき、生産性の向上にもつながります。
また、人手を介さず自動で処理できることから、業務スピードを上げることができますし、精度も上がり、見落としや漏れといったミスを減らすことも可能なのです。

派遣スタッフとのやりとりをより円滑にし、業務効率の向上をはかりたいとお考えなら、ぜひ詳細をサービスサイトにてご確認ください。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。
まだまだご紹介しきれない「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の機能もサービスサイトで詳しく説明しているので、ぜひご覧ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

今回ご紹介したE社の事例では、手作業による自社サービスと旧パッケージの人材派遣管理システムとのデータ連携や、拠点ごとに同一の得意先を登録することによるデータ重複など、生産性を下げる要因となっていた業務を、人材派遣管理システムの乗り換えによって一元化し、課題解決につなげることができました。
働き方改革が叫ばれる中、ITの活用で省ける業務は省き、より付加価値の高い業務に時間を割くことが求められています。
無駄な業務を減らしたい、生産性をもっと上げたいと考える企業の方は、今回のE社の事例のように人材派遣管理システムの見直しを検討していただければと思います。