自社求人サイトを低コストでオープン。マッチング作業の効率化、求人サイトへの掲載費を削減した事例

2020年3月18日

人材派遣会社は多くの情報を管理・活用して、はじめて仕事が成立します。
まず、多くの派遣スタッフを複数の企業に派遣しているため、派遣先企業の膨大な情報を管理しなくてはなりません。
派遣先企業ごとに給与や休暇などの制度が異なっているため、その管理は煩雑になります。

1社の情報管理だけでも大変なものですが、複数社の情報を管理しなくてはならないのです。
人材派遣管理システムを導入していなければ、事務担当者がいくら有能な人であっても、ある程度の派遣先情報を管理するだけでいっぱいになってしまうでしょう。

また、派遣登録したスタッフの個人情報も管理する必要があります。

派遣先企業と派遣登録したスタッフの2つのデータをマッチングさせることも必須ですが、さらに、労働法など、法制度も度々変わります。
そのたびに、表計算ソフトを更新していくのでは、膨大な時間がかかってしまいます。

このような理由から、人材派遣会社の専用システム「人材派遣管理システム」は、人材派遣会社を営む上で切っても切り離せない存在です。
労働法などの法改正も、人材派遣管理システムの更新を待てば、あっという間に新法に対応することも可能なのです。
人材派遣管理システムは、ユーザーとなる人材派遣会社のさまざまな事例に対応できるように設計され、リクエストを受けてシステムを更新し続けているので、期待以上に業務効率をアップさせることも可能です。

この記事では、人材派遣管理システムを導入後、自社求人サイトを低コストでオープンし、マッチング作業の効率化を図り、求人サイトへの掲載費を削減したA社の事例をご紹介します。

人材派遣管理システム導入以前の課題

早速ですが、A社の事例、お悩みごとを紹介します。

A社では、派遣登録したスタッフ向けの求人を大手媒体の求人サイトへ掲載していました。
求人サイトを見て仕事に応募してくれる人は多いのですが、掲載料は決して安くありません。
今後も続いていく掲載料の支払いを考え、自社の求人サイトをオープンすることも考えましたが、初期コストが膨大にかかるため、なかなか一歩を踏み出せませんでした。

また、派遣登録したスタッフの情報はシステムに登録しており、スタッフの勤務可能日は別の表計算ソフトで管理していました。
複数の資料を確認しながら、仕事内容やスタッフの適性・勤務可能日がマッチするものを見つける・・・・・・という作業を、仕事を受注する度に行っていました。
記憶力のいい担当社員は、マッチングをスピーディに行うことができますが、こうした属人的な仕事のやり方は、人事異動や退社などによって業務が滞る可能性もあり、いいやり方とはいえない事例です。
仕事とスタッフのマッチング作業をもっとスムーズにできないものか」と、頭を悩ませていました。

そこで、人材派遣管理システムを導入することで、属人的な仕事のやり方から脱却し、さらに業務効率を上げることができたのです。

人材派遣管理システムを何で選んだのか?

A社は人材派遣管理システムを導入することで課題を解決させたのですが、どのような点を重視して人材派遣管理システムを選んだのでしょうか。
派遣管理システムを選んだ際のポイントを次に挙げます。

求人サイト機能があること

人材派遣会社の営業担当者がいくら頑張って派遣先企業の仕事を獲得したとしても、そこに人材を派遣しなければ派遣業のビジネスは成立しません。
しかも、必要な仕事に必要とされるスキルを持ったスタッフを派遣できるかどうかで派遣会社の評価が変わってきます。
A社の事例では、自社でリアルタイムに求人ができるサイトが作成できる機能を重視しました。
人材派遣管理システムに求人サイト機能があれば、応募からマッチングまでスムーズに進めることができます。
何より外部の求人サイトを使うことがなくなるため、掲載費がかからず、コスト削減が可能です。

派遣スタッフとの連絡手段として利用できること

人材派遣会社の社員と派遣スタッフが密に連絡を取れれば、双方が安心して仕事に取り組めます。
派遣スタッフが感じた小さな違和感を人材派遣会社に伝えられていれば、大きなトラブルにならずに済んだというケースもあります。
報連相(報告・連絡・相談)の手段として簡単に用いることができれば安心です。
A社の事例でも、人材派遣管理システムに連絡機能が備わっていたため、派遣スタッフがスマートフォンや自宅のパソコンを使って連絡が取れるようになりました

派遣スタッフからのスケジュール申請が簡易であること

派遣スタッフとして働いている方は、フルタイムで毎週決まった時間に働けないため、派遣という選択をしているケースが多いです。
例えば子育てや介護など家族の都合や、プロを目指しているものがあってもまだ生計を立てられるまで順調ではない、という理由があるからです。
そのため、派遣会社は各派遣スタッフの働ける日・働けない日を把握し、仕事とマッチングさせる必要があります。
その際にわざわざ電話やメールでスケジュールを連絡してもらうのは派遣スタッフにとって手間になるのはもちろん、連絡を受けた人材派遣会社にとっても手間になります。

その情報を記録し照合しながら仕事とのマッチングを考えなくてはいけないからです。
A社でもそのような課題に対して、派遣スタッフからのスケジュール申請が容易にできるシステムを求めていました。

セキュア環境であり契約書の明示も可能であること

人材派遣会社は、クライアントの派遣先企業の情報と、派遣スタッフの大切な個人情報を管理しています。
情報の漏えいは事件になりますし、そもそも信用の失墜につながります。
人材派遣管理システムを選ぶなら、暗号化されたセキュアな環境を提供している企業を選択することが大切です。
A社も、派遣スタッフがインターネット上のマイページにログインするのにメールアドレスとパスワードの入力が必要で、マイナンバー登録も派遣スタッフ自ら可能な機能に着目しました。

さらに人材派遣では多種多様な契約書を作成します。
その契約書を人材派遣管理システム上で作成して、派遣スタッフや派遣先に送付できるとなおさら便利です。
そういった点を重視してA社は人材派遣管理システムを選びました。

STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)導入による効果

A社が導入したシステムは、弊社が提供する人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」とその付随サービスである「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の2つです。
前者は人材派遣管理システムの基幹システムで、後者は派遣スタッフのためのシステムです。
とくにA社の事例では、STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)が課題解決に役立ちました。

ではA社がSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)を導入することで具体的にどのような効果を得られたのかをご紹介します。

大幅なコストダウン

A社は外部の求人サイトを使っていましたので、掲載案件が多くなればなるほど、掲載のためのコストがかかっていました。
人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を使うことで、1つのアプリケーションで派遣登録スタッフとつながることができ、さらに求人サイトを自社で容易に作成することができ、コストを大幅にカットすることできました。

派遣スタッフの登録・管理に関わる手間の削減

A社の事例では「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に付随したサービスSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)で自社サイトを作ることができたため、応募者の情報はSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)に自動で保存され、派遣スタッフの登録・管理の手間を削減することができました。
外部の求人サイトを利用する場合では、その求人サイトの管理ページから応募者情報を自社のスタッフ管理システムに移行する必要があります。
そのため入力ミスや入力漏れの恐れもありますが、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)なら自動で登録されるため、そのような心配もありません。

マッチング作業の効率化

A社の事例では「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に入力した仕事の受注情報を「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」上でリアルタイムに求人情報として公開しています。
派遣登録したスタッフは業務経歴や希望する業務など、自分に合った仕事をリアルタイムで確認でき、すぐに応募することができます。
A社は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で派遣登録したスタッフの応募に対し、採用か不採用かの判定をすることができ、採用決定と同時に人員の配置を確定できます。
さらに、派遣登録スタッフが「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」で申請した出勤可能日を「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に取り込むことができるため、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」でマッチング作業も行えます。
「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」では派遣スタッフは表示されているカレンダーをタップするだけで有給休暇などの申請もできるため、派遣スタッフからの評判も上々です。

今後のSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)活用予定

A社の事例を紹介してきましたが、A社ではSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)を別用途でも活用予定です。
A社では、現在各拠点のカウンターで直接、仮払い申請を受け付けていますが、毎月、仮払いを申請する人は多く、長蛇の列になることも。
仮払業務をスムーズに行うため、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の「仮払申請」と「リアルタイム仮払決済」の利用を予定されています。
「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の仮払申請は、確定した勤怠実績に基づき申請が行えます。
さらに、即時に決済できます。
申請後、即決済が完了し、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)にデータが記録されるため、仮払データを手動作成する必要がありません。
A社としては、即金を希望する派遣スタッフも多く、これらの機能でスタッフの定着率UPも狙っています。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

A社の事例では、外部求人サイトを使った募集をやめただけでなく、派遣先企業と派遣スタッフの情報を一元管理したことにより、業務の効率化やコストの削減につながりました。
人材派遣管理システムを選ぶ際に必須の条件を以下に挙げます。

求人、スタッフ管理、マッチングの機能が連携していること

求人や派遣スタッフの管理、マッチングの機能が連携していることは必須といえます。
情報が一元化されていることにより、人の手を介さず、効率的にマッチングが図れます。

派遣スタッフにとっても使いやすいこと

派遣スタッフにとって、人材派遣会社に連絡を取りやすい環境は安心感につながります。
しかし、派遣先で業務に励んだ後に人材派遣会社とも密に連絡を取らなくてはならないのであれば、疲労感を強めてしまいます。
スマートフォンのボタン1つで報連相や申請ができるアプリケーションを提供しているような人材派遣管理システムを導入しましょう。

仮払申請など派遣スタッフにメリットの大きい機能が充実していること

受付カウンターで直接、仮払い申請を行っている人材派遣会社の場合、派遣スタッフは順番を待たなくてはなりませんし、何よりそこで並んでいる姿を周囲の人に見られていることを快くは思っていないはずです。
仮払い申請が手元のスマートフォンのアプリケーションで済むのであれば、派遣スタッフにとってメリットが大きい機能です。
また、人材派遣会社に取っても、受付に仮払い申請に対応するスタッフを配置しなくてもいいため、人件費の削減にもつながります。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

A社の事例のように人材派遣管理システムを導入してみると、ほかの業務もシステムで効率化が図ることが可能です。
派遣スタッフの管理から配置、勤怠管理、給与計算、支払管理、各種契約書の作成など、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)1つであらゆる業務を管理できます
派遣スタッフ向けの就業クラウドサービス「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」以外にも、募集採用クラウドサービス、派遣先向け業務クラウドサービスなどに紐付けて展開可能です。
この「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を使った業務の代行サービスも提供しております。

クラウド経由で「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」が利用できる手頃なプランも用意しております。
まずは詳細をご確認いただき、デモ版をご覧になっていただけますと幸いです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

A社の事例では、求人サイトにかかるコストやマッチングの手間が課題でしたが、人材派遣管理システムを導入することによってそれらの課題を解決し、周辺業務の効率化まで図ることができました。
人材派遣管理システムの導入に高いハードルを感じている人材派遣会社の方も、お悩みを抱えているようでしたら、一度、人材派遣管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。