人材派遣管理システムによって登録スタッフとの連絡を容易にし、コーディネーター作業を効率化させた事例

人材派遣会社にとって重要かつ大変な業務の一つといえるのが、登録スタッフとコミュニケーションでしょう。
登録スタッフとの連絡は、これまで電話やメールなどに頼ることが多かったものですが、今はスマートフォンのアプリ上でSNSのように情報のやりとりができるようになりました。
本記事には業務改善のためにシステムを導入したものの、システムがアップデートできず、古い状態で運用を続けていた人材派遣会社が登場します。
ITは非常に速いスピードで進化していきますので、古いシステムを使用していると、気付いたときには他社と大きな差を付けられているかもしれません。
事例に挙げる人材派遣会社は、人材派遣管理システムを新たに導入したことにより、他社との差を詰め、登録スタッフとのコミュニケーションを劇的に改善しました。

人材派遣管理システム導入以前の課題

人材派遣会社C社は、東名阪各地域で物流倉庫内の軽作業からイベント運営・設営、一般事務まで幅広く人材派遣・人材紹介を行っている人材派遣会社です。
9拠点を有し、単発派遣とレギュラー派遣を行っています。
C社は自社で開発したシステム(本記事では旧システムと呼ぶことにします)で人材派遣業務を運用してきました。
スポット作業の案件が多く、登録スタッフは日払いで給与を受け取るため、各拠点のカウンターに立ち寄ります。
電話やメールで連絡を取るのが難しい登録スタッフとコミュケーションを図るのに、給与の受け取りは絶好の機会でした。
登録スタッフが給与を取りに来たときに、次回の業務配置やスケジュールの予約を確認していました。
C社の社員と登録スタッフが連絡を取る手段として、電話やメール、給与を取りに来たときの会話ではコミュニケーションに限界があるとは分かっていつつも、確実に登録スタッフとコミュニケーションを取れるように社員を増員して、人海戦術で対応せざるを得ない状況でした。
なぜなら、旧システムを開発した担当者が不在のため、登録スタッフとのコミュニケーションツールを新たに開発することができなかったからです。

他社は先進的なシステムを採用し、派遣会社の社員と登録スタッフ間のコミュニケーションをサポートするためのツールやスタッフのマイページサービスなど新しい試みを行っていました。
しかし、C社は旧システムを運用しつつ電話とメールという人手のかかる連絡方法を採用するしかなく、他者から遅れを取っていました。
旧システムを運用するマイナス面は、たびたび変わる派遣法の改正対応ができないということにも現れていました。

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

C社は旧システムの運用をやめ、新たに人材派遣管理システムを導入することに決めました。
実際にC社が人材派遣管理システムを選ぶ際に重視した3つのポイントを挙げます。

登録スタッフとリアルタイムに連絡がとれること

新たに人材派遣管理システムを導入するのなら、派遣会社の社員が連絡を取りたいタイミングで情報発信するとすぐに登録スタッフに届き、登録スタッフの反応もリアルタイムに分かるような機能があるものがいいと考えていました。
事務担当者も待ちの業務から、攻めの業務への転換を図ることができます。

登録スタッフの勤怠申請やスケジュール申請も可能なこと

登録スタッフへの連絡だけでなく、ほかのやりとりもリアルタイムに連絡が取れるといいと考えました。
登録スタッフの出勤時間や退社時間などの勤怠申請や、派遣先企業での勤務スケジュール申請なども利用可能な人材派遣システムを探しました。

サポートが手厚いこと

C社は「サポートの手厚さ」を何より重視しました。
なぜなら、旧システムは開発担当者がいないばかりに、時代遅れの状態のまま業務効率の悪さを人員の増加でカバーし、他社に遅れをとることになったからです。
今度こそ、最新の人材派遣管理システムを運用し、業務効率を上げていきたいと強く思っていたのです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

C社は、以上のような点を重視し検討の末、人材派遣業に特化した人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入しました。
人材派遣会社が活用する基幹システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、登録スタッフ向けに「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を用意しています。
登録スタッフのスマートフォンなどのデジタル端末にそのアプリをインストールしてもらうことで多機能な連絡ツールとして使うことができることが導入の決め手でした。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」をC社が導入した効果はたくさんありますが、大きな効果が得られたものをいくつか挙げます。

登録スタッフのスケジュールをリアルタイムに把握できるようになった

登録スタッフは自分のスマートフォンの「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を使って、シフト照会やスケジュール申請を利用することができるようになりました。
このことで、従来、電話やメール、直接の会話で図っていたコミュニケーションが、約80%、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」のシフト照会、スケジュール申請に置き換わり、C社の業務は大幅に改善されました。

登録スタッフが自ら配置希望を出せるようになり満足度が上がった

C社が「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で業務案件を公開すると、登録スタッフは「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を使って、手元で案件の照会や応募を行うことができます。
従来はコーディネーターが登録スタッフの希望やスケジュールを確認してスタッフと連絡を取って調整していた作業でした。
登録スタッフ自らの意志で業務に応募することが可能になったことにより、登録スタッフの満足度も向上しました。

当日キャンセルのスタッフが出ても対応しやすくなった

C社の取り扱う業務案件にはスポット作業が多いため、当日キャンセルも少なくありません。
キャンセルの連絡を受けたら逐一「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の仕事照会で「急募」案件として、スタッフに応募してもらうことができるようになりました。
従来通り、C社のコーディネーターが代わりのスタッフを探すこともしますが、同時に「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」で仕事照会・応募を行うことができるので、代わりのスタッフをより早く見つけ出すことができるようになりました。
今は、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の仕事照会・応募なしにはC社の業務は成り立たないほど活用しています。

コーディネーターの負担を軽減できた

「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を使って登録スタッフが自分の意志で案件に応募できるようになったことにより、満足度が上がった一方で、これまでコーディネーターが担当していた登録スタッフの調整業務にかかる負荷も軽減されました。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

C社は、スポット業務を取り扱うことも多く、従来から日払いの運用を続けていますが、週40時間を超えた場合の対応などに課題があります。
これらの課題は、日払いを月払いに切り替えることで対応できると考えていますが、登録スタッフへのサービスが低下しないように「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」の仮払い申請オプションの導入を検討しています。
登録スタッフの勤務実績に応じた支払方法である仮払いは、登録スタッフが喜ぶ福利厚生サービスの1つですが、いつ、誰に、いくら仮払いを行ったかを管理することは登録スタッフを多く抱えるC社にとって非常に困難といえます。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」なら、仮払い金額を給与計算の際に自動的に控除することができ、仮払いの履歴も一目で確認することができます
人力では難しい業務を行うことができることが、システムを利用する最大のメリットといえます。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

C社は、旧システムの運用をやめ、新たな人材派遣管理システムを利用することにより、大きな成果を得ることができました。
本導入事例から学ぶ、どの人材派遣会社にも必須の人材派遣管理システム選びの条件を3つお伝えします。

登録スタッフにとって使いやすいこと

リアルタイムに連絡を取る手段として人材派遣管理システムを導入するのですから、登録スタッフが簡単に使えるものでないといけません。
使いやすいシステムであってこそ、登録スタッフと連絡が取れるようになるといえます。

リアルタイムに情報が反映されること

リアルタイムに情報が反映できれば、C社のようにスポット業務案件を取り扱う人材派遣会社は恩恵が大きいはずです。
急なキャンセルに対し、登録スタッフ一人一人に電話をかけていくのではなく、一斉に連絡ができれば、代わりの人材を探す効率が非常に上がるでしょう。
派遣会社側の連絡業務への負担が軽減されるだけでなく、普段、SNSを使っている登録スタッフにとっても派遣会社とのやりとりをSNSを使うように行うことができれば「電話しなきゃ」「あいさつ文を入れてメールを返信しなきゃ」というような精神的な負担を減らすことができます。

スケジュール申請やシフト、案件情報など各種情報が連動すること

人材派遣管理システムでさまざまな情報を管理するだけでなく、各種情報を連動できるかという点も大切です。
スケジュール申請やシフト、案件情報などの情報を連動させることができれば、登録スタッフと業務案件のマッチングを自動的に行うことができます。
スケジュールとシフト表と案件情報を照会しながら調整するコーディネーターの業務を減らすことができます。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

人材派遣業に特化した人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣会社のあらゆる業務に対応できます。
C社の事例で、旧システムを運用する問題点の1つは、派遣法の改正に対応できないこととお伝えしました。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」なら、派遣法が改正され施行されたときには契約書などの書類の記載内容が自動的にアップデートされます。
派遣法は、社会背景などに合わせて改正されていきますが、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入していれば安心です。
「うっかり法改正に合わせて書類をアップデートしておくのを忘れてしまった」というようなミスを防ぐことができます。

 

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で出力できる書類は以下の通りで、派遣先企業と登録スタッフ、両方に向けての書類に対応しています。

  • 労働者派遣個別契約書
  • 労働者派遣通知書
  • 紹介予定派遣個別契約書
  • 派遣先管理台帳
  • 派遣元管理台帳
  • 雇用契約書(兼)就業条件明示書
  • 発行状況一覧表
  • 抵触日通知書求人票

人材派遣業を行うにあたって派遣法の遵守は必須です。
旧法のままの書類を使用していた場合、派遣先企業などの信用を失ってしまうかもしれません。
法改正に併せて書類のアップデートがされる機能は、人材派遣会社の信用を保つためにとても重要といえます。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は操作性も重視しているので、どの書類もエクセルを使ってレイアウトを変更できます。
新たなソフトウェアの操作知識が不要で、書類作成に余計な時間をかける必要がないことも魅力です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

C社は、新たに人材派遣管理システムを導入することで、他社との遅れを一気に取り戻すことができ、業務負担も減らすことができました。
最も大きな成果は、登録スタッフの満足度を上げられたことかもしれません。
人材派遣会社の商品は登録スタッフだからです。
登録スタッフの満足度が上がり、意欲的に業務に取り組むようになったり、ずっと同じ派遣会社にとどまってくれたりすることは人材派遣会社が成長していくのに非常に重要なことです。
業務に何らかのお悩みを抱える人材派遣会社の方は、人材派遣管理システムの導入を一度、検討してみてはいかがでしょうか。