人材派遣にもFintechを活用!派遣管理システムの導入でスタッフ定着率をアップさせた事例

2020年7月31日

Fintech(フィンテック)とは、Finance(金融)とTechnology(技術)を組み合わせた造語「ファイナンス・テクノロジー」の略称です。
2015年ごろから注目されているワードですが、金融商品やサービスをIT技術と結びつけることで、新たな金融サービスを打ち出したり、既存の商品やサービスを更なる発展につなげることとして広く認識されています。
とくにITC(情報通信技術)を利用した金融商品やサービスのことを指し、身近なところでは、QRコードやバーコードを使ったスマホ決済システムや、オンライン上で資金を募るクラウドファンディングなどが、近年急速な発展をみせています。

人材派遣業務にはあまり関係がないように思われるかもしれませんが、このFintech(フィンテック)を人材派遣にも活用することで、より効率的でスムーズな派遣管理業務を行うことが可能になります。
本記事では、このFintechを活用した弊社の人材派遣管理システムによって、派遣スタッフの定着率アップにつなげることができたF社の事例をご紹介します。

人材派遣管理システム導入以前の課題

今回ご紹介するF社は大手派遣会社Fグループで、16拠点、稼働スタッフ数約5,000人を抱える人材派遣会社です。
主に警備、施工、業務請負を行っている派遣会社ですが、最近では一般派遣、日々紹介(アルバイト紹介)も手掛けはじめています。
F社は人材派遣の管理業務を親会社とで分担しており、受注から勤怠業務まではF社内で、それ以降の給与、請求・入金業務は親会社側で行っています。
コンタクトセンターも親会社にあり、案件への新規応募の受付けや問合せなどは、すべてコンタクトセンターが対応していました。
またF社では、業務請負は自社システム(旧人材システム)、警備は請求パッケージ(旧パッケージ)と、2種類の管理システムを利用していました。
しかしシステム間でのデータ共有ができず、データの登録をし直す必要がありました。
データ共有ができないことは業務そのものの圧迫を招き、処理に時間がかかるうえ間違いが発生するといった問題も抱えていたため、システムの統合はF社にとって長年の課題となっていました。

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

システム統合のため、F社は新たな人材派遣管理システムの導入を検討することにしました。
さらにF社は、派遣スタッフと管理システムを直接つなぐことのできるシステムはないかと考えました。
約5,000人の派遣スタッフを抱えるF社は、派遣スタッフと管理システムをつなげることで、担当者の業務負担を減らしながら、派遣スタッフの定着率も上げたいと考えたのです。

その要望にマッチしたのが、弊社の提供するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)でした。
実際にF社がSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を導入する決め手になった、3つのポイントをご紹介します。

リアルタイム仮払いが可能なこと

人材派遣業界では「前払い」や「日払い」といった支払い制度はすでに定着し、また求人媒体でも人気の高いワードです。
しかしこれまでは、申請から実際に支払いが完了するまでには時間がかかるため、申請日から支払日まで一定の期間を設けなくてはなりませんでした。
また派遣スタッフからの申請を受けてから、担当者が振込処理を行うため、数が多くなるほどその作業は煩雑になり、派遣スタッフを多く抱えるF社の担当者にとっては大変な負担でした。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の「リアルタイム給与前払24」は、Fintechを活用した画期的な前払いサービスです。
他のサービスと違っていたのは、Fintechの強みを活かした「リアルタイム着金」という点でした。
派遣スタッフからの仮払い申請を受けてから着金までが、24時間365日、リアルタイム(即時)で完了するため、振込処理の手間や着金までの時間をカットできると考えました。

勤怠のデータと連携できること

給与業務と勤怠業務が、親会社とで分担されているF社にとって、勤怠のデータと連携できることも、人材派遣管理システムを選ぶ際の重要なポイントでした。
とくに仮払い申請があった時、これまでであれば勤怠データから給与を抽出し、さらに仮払い分を算出する手間がかかっていたため、業務が煩雑になりやすかったのです。
そこでF社は、勤怠データとの連携で、煩雑になりがちな給与業務のスリム化を図りたいと考えました。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、派遣スタッフ側がSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)から勤怠申請を行えば、自動的にSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の勤怠データに取り込まれます。
さらにSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の給与計算は、勤怠データだけでなく仮払いデータとも連携しているため、仮払い分を控除した支給金額を自動計算することも可能です。

スマホから簡単に申請できること

F社では、案件への応募受付けは親会社のコンタクトセンターが対応していましたが、WEBから応募できるシステムもありました。
しかし、旧システムと連携していないため、コンタクトセンターで手作業で旧システムに登録し直す作業が発生しており、コンタクトセンターの業務を圧迫していました。

STAFF EXPRESS ENTRY(スタッフエクスプレスエントリー)を利用すると、派遣スタッフはスマホからの操作だけで、簡単に応募申請を行うことができます。
担当者は、WEBで受付けた派遣スタッフの情報を、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のスタッフマスタに取り込むだけでよくなり、コンタクトセンターの作業負荷を大幅に軽減できると考えました。
またSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)であれば、各種手続きや仮払い申請が、スマホで簡単に操作できることも大きなポイントでした。
スマホを使って、いつでもどこでも簡単に申請を行えるようにすることで、書類や電話問合せといった煩雑な手続きをなくし、社内担当者と派遣スタッフ、双方の手間を軽減したいと考えたのです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

このように、社内担当者やコンタクトセンターの業務軽減だけでなく、派遣スタッフの利便性や満足度も考慮した上で、F社はSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を導入しました。
新しいシステムの導入後、F社は様々な効果を得ることができましたが、次のような点でとくに効果を実感できたそうです。

派遣スタッフの定着率が向上

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の導入によって、以前よりも格段に派遣スタッフの定着率がアップしました。
なかでもリアルタイム仮払いのシステムは、申請してすぐに現金を受け取れるといった点が魅力で、派遣スタッフの満足度を大いに高めることができました。
複雑な手続きが必要なく、スマホで申請できるといった手軽さも派遣スタッフの定着率アップに大きく役立ちました。

応募者や登録者の増加

リアルタイム仮払いのシステムは、現在の派遣スタッフだけでなく、求人面でも効果を発揮しました。
これまで、どんなに早くてもタイムラグが発生していた前払いが、Fintechを活用し、申請してすぐに受け取れるようになったことで、求人の際に他社との大きな差別化を図ることができたのです。
また、応募から給与申請まで、すべてスマホから申請できる点も、応募者や新規登録者にとっての魅力となったようです。

手数料負担も軽減

前払いは圧倒的に人気の支払い方法ですが、振込手数料は派遣スタッフ側が負担するため、手数料の負担は派遣スタッフにとってネックでした。
しかしSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を導入したことにより、これまで数百円かかっていた振込手数料を大きく抑えることが可能になったのです。
手数料負担が軽減されたことは、派遣スタッフにとって大きなメリットであり、F社にとっても、リアルタイム仮払いとあわせて求人の際の強力なアピール材料になりました。

人材派遣会社側の工数削減

F社にとって最大のメリットは、工数削減を実現できたことでした。
長年の課題であった人材派遣管理システムを統合できただけでなく、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のオールインワンパッケージシステムにより、F社の幅広い派遣形態をカバーすることができました。
これまで行っていたデータの再登録作業や、派遣スタッフとのやりとりがSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の導入ですべて自動化、オンライン化されたことで、業務のスリム化に成功したのです。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

F社は5,000人の派遣スタッフを抱えているため、派遣スタッフの情報管理についても課題があります。
これまで住所や連絡先などの変更があった場合、派遣スタッフから連絡を受けた担当者が更新を行っていましたが、変更の数が多くなるほど手間がかかり、タイムラグも発生します。

そこでF社は、今後は派遣スタッフ本人に情報更新を行ってもらえるよう、STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)のプロフィール申請の活用を検討しています。
STAFF EXPRESS ENTRY(スタッフエクスプレスエントリー)で取り込まれた情報は、スタッフマスタに登録後、STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)からスタッフプロフィールの変更申請ができるようになります。
この機能を活用すれば、担当者の負担を軽減させ、なおかつ派遣スタッフの情報を常に最新状態にすることができるでしょう。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

ここまでF社の導入事例をご紹介してきましたが、当初システムの統合が大きな目的だったF社が、それ以上の効果を得ることができたのはなぜでしょうか。
今回の導入事例をもとに、人材派遣管理システムにおいての必須条件を、改めて考えてみます。

派遣スタッフにとってメリットがあること

F社は新システムを検討する際、単にシステムの統合だけでなく、派遣スタッフの利便性についても検討していました。
その結果、派遣スタッフにとってもメリットのある人材派遣管理システムを選んだため、派遣スタッフの満足度の向上につなげることができました
数多くの人材派遣会社が存在する中、メリットがあるかないかは、派遣スタッフにとって人材派遣会社を選ぶ大きな選定基準のひとつと言えるでしょう。

簡単に申請等ができること

煩雑な申請手続きは、派遣スタッフにとっても管理する社内担当者にとっても、デメリットしかありません。
面倒なシステムでは、手続きそのものが敬遠されがちになり、結果として派遣スタッフの定着率低下にもつながってしまいます。
スマホが普及した今では、簡単な操作で様々なことが可能になりました。
このメリットを活かした人材派遣管理システムを選ぶことは、時代に即した重要な変化であると言えます。

データ連携により作業工数を減らせること

データ連携はF社が最も重視していた点ですが、それによって作業工数が減らせることは、人材派遣管理システムを選ぶうえでも非常に重要なポイントです。
システムでまかなえる部分をしっかり強化することによって、作業の無駄を削減し、電話業務など人の手が必要な業務を強化することができます。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

本記事では、人材派遣会社F社の事例をもとに、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のFintechを活用した機能を主にご紹介してきました。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)には、その他にもご紹介しきれなかった機能が豊富にあります。

例えば、給与業務だけでなく、保険、年末調整も自動計算されるので、各種届出書の作成も簡単に行えます。
得意先、請求先の管理も、住所や担当者情報をはじめ、就業現場、請求書の算出方法や入金先情報までまとめて管理することができます。
さらに派遣スタッフ専用のアプリケーション、STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)は、仮払い申請だけでなく、スケジュール管理やメッセンジャー機能、給与明細の確認などがすべてスマホひとつで管理できる高機能なサービスです。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、派遣先向けサービスSTAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレスパートナー)も展開しています。
人材派遣会社、派遣スタッフ、派遣先がシステムで繋がることで、よりシームレスでスピーディな人材派遣業務が可能になります。

STAFF EXPRESSの機能や特徴について、サービスサイトでは図を交えて分かりやすく紹介しています。
ぜひチェックしてみてください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

F社の事例は、システム統合の機会に、もう一歩踏み込んだFintechという新しいサービスにも目を向けたことで、業務改善だけでなく、派遣スタッフの定着率アップにも効果を発揮しました。
一見、人材派遣業務とは関係なさそうなサービスやシステムでも、取り入れてみると意外なメリットを生み出します。
とくにスマートフォンの普及以降、これまでには考えられなかったような技術が次々と出てきています。
従来のシステムや、派遣スタッフの満足度に課題があると感じている人材派遣会社の方は、ぜひ一度STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の導入を検討してみてはいかがでしょうか。