派遣法の準拠も安心!人材派遣管理システムで正しく個別契約書、就業条件明示書を作成できた事例

2020年5月31日

1986年に「労働者派遣法」(派遣法)が施行され、派遣ビジネスがスタートしてから35年がたとうとしています。
この間、派遣法は、派遣社員のさまざまな権利を守っていくことや社会情勢に合わせるために改正され続けてきました。
人材派遣会社は、派遣法改正が行われる度に法律に準拠した営業を行うように努めてきました。
派遣法が改正されたら、経営幹部をはじめ事務担当者や営業担当者などに周知させることに併せて、事業で使用する書類も現法にアップデートしないといけません。
本記事では、法改正後も旧法の書類を使用してしまっていた企業が、人材派遣管理システムを導入後、現法に準拠した書類を少ない労力で正確かつスピーディーに準備できるようになった事例をご紹介します。

人材派遣管理システム導入以前の課題

主にコールセンター企業へスタッフを派遣するA社は、2拠点で稼働スタッフ数300人を抱える人材派遣会社です。
コールセンター派遣のほかにも、レギュラー派遣を営んでいます。
このA社では派遣先企業へ提示する個別契約書や派遣通知書、派遣スタッフへ提示する就業条件明示書の作成を営業担当者に任せていました。
ところが、前回の労働局の監査で、その書類の記載が「派遣法の通りになっていない」と指摘を受けてしまったのです。
社内で調査したところ、A社では派遣法が改正される度、法律に準拠した書類のデータを更新していましたが、営業担当者が派遣法改正前の契約書のエクセルファイルをコピーして書類を作成してしまっていたことが判明しました。

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

今後も派遣法が改正されていくことを考えると、何とか手を打っておきたいと考えたA社は、法律に準拠した書類データが用意できる人材派遣管理システムの利用を検討することにしました。
A社は既に、給与パッケージ機能があるシステムを利用していたので、書類の問題も解決できるかもしれないと考えたのです。
派遣法に準拠した書類を用意するための人材派遣管理システムを選ぶ際に、重視した点は以下の2点です。

法改正に合わせてアップデートされる

A社で起こった問題は、派遣法の改正で書類に記載しなければならない内容が変わること、旧法のデータが残っていて、それを加工してしまったことが原因でした。
法改正に合わせて書類データが自動的にアップデートされれば、いうことはありません。
書類をアップデートするための事務担当者の作業工数を減らすことができ、さらに書類データの格納先に、常にアップデートされたデータが入っていれば、営業担当者も間違いようはありません

契約書のレイアウト変更が可能

派遣法の改正に合わせて自動的に書類がアップデートされることに加えて、そのデータのレイアウト変更など、加工ができるかどうかもシステムを選ぶ際に重視しました。
レイアウト変更をするのに、特殊なソフトの利用が必要かどうかもチェックしました。
事務担当者や営業担当者など、誰もが簡単に書類データの加工ができることを重視しました。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

A社は検討の末、給与パッケージでも利用していた人材派遣管理システムの「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で書類も管理することに決めました。
事務担当者が既に同システムを活用できていたことや、システム選びで重視していた点をクリアしていたからです。

意識しなくても派遣法に準拠した書類を作成できるようになった

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣業のあらゆる業務に対応している管理システムです。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などにも対応しています。
派遣法が改正されたら、保守サービスの範囲内で法改正に準じた書類にアップデートされます。
受注や配置データをもとに「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」では、以下の法令帳票を出力することができます。

  • 労働者派遣個別契約書
  • 紹介予定派遣個別契約書
  • 労働者派遣通知書
  • 派遣元管理台帳
  • 派遣先管理台帳
  • 雇用契約書(兼)就業条件明示書
  • 抵触日通知書求人票
  • 発行状況一覧表

営業担当者は、安心して書類を出力することができるようになり、本来の営業業務に集中することができるようになりました。

契約書のレイアウト変更をしても法令準拠したものになる

A社では約8割の顧客に自社のレイアウトで契約書を作成していますが、一部の顧客から文言やレイアウト変更の依頼を受けています。
自社で書類のレイアウトの変更を行うことが「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」では可能です。
これまでの体裁に合わせるようにデータを整えれば、顧客にはまったく違和感を感じさせずに、現法に準拠したデータを用意することができます。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の書類データのレイアウトデザインはエクセルを使えば行うことができます
これまで、A社はエクセルを使って書類データを作成してきました。
多くの社員がエクセル操作をすることができますので、簡単なエクセル操作で書類のレイアウトを変更できることにはとても助けられています。
作成した独自レイアウトの書類データは、システム上に追加することも可能です。
最適なレイアウトで法に準拠したデータを使うことができるため、コンプライアンス上、安心して運用ができるようになりました。

回収管理を徹底できるようになった

提出して終わる書類だけではなく、契約書のように、相手に確認後、押印をしてもらって戻してもらう書類の場合には「回収管理」が必要となります。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」では回収管理も行うことができます
先方から回収した書類の日付を管理できるようになっていますので、書類の回収漏れがないかチェックすることが可能です。
営業担当者は、未回収の状態の契約書をさっと一目で確認することができます。
さらに、帳票にはバーコード(QRコード)を出力する機能が付いています。
回収された帳票のQRコードをバーコードリーダーで読み取ることで、回収日が自動でセットされます。
回収漏れを防ぐだけでなく、簡単でスピーディーに入力ミスも防ぐことができるので、書類の回収の効率がぐんと上がります。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

書類を簡単かつスピーディーに法律に準拠させることができるようになったA社は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」をさらに活用し、就業条件明示書のメール送信を行うことを考えています。
現在は紙に出力して派遣スタッフに郵送していますが、メール送信を行うことで、就業条件明示書を出力することや封緘にかかる工数を減らせることを期待しています。
されに、もちろん郵送代も削減できるため、小さな改善でも積み重なれば大きなコスト削減につながると考えています。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

人材派遣管理システムを選ぶ際に必須の条件について、A社の導入事例を元に挙げていきます。

保守の範囲内でアップデート対応されること

A社は、派遣法施行に合わせて、法律に準拠した書類を用意できる人材派遣管理システムを選びました。
派遣法の改正は、法律案が可決されて即日施行されるわけではありませんが、度々法改正が行われます。
その都度、システムを更新するための予算を計上し、書類データ変更のスケジュールを組んでいくのは大変です。
法改正に伴うアップデートは、保守の範囲内で行われるものがベストです。

システム提供元がコンプライアンスを重視していること

システムの提供元企業が、コンプライアンスを重視しているかどうかは非常に大切なことです
システムの操作のしやすさなどももちろん大切なことですが、法律に準拠した書類を用意したり、個人や派遣先企業の情報を管理したりするものですので、コンプライアンスを重視しているかどうかを見極めておくことは大事です。

システム提供元が人材派遣業を熟知していること

人材派遣業ではなく、別の事業でも利用できるという管理システムもあります。
その場合には、さまざまな事業に対応できるように汎用性を高めています。
人材派遣会社には不要な機能が付いていたり、逆に「どうしても必要」というような機能が備え付けられていなかったりすることもあり得ます。
人材派遣業を熟知したシステム提供元による管理システムを導入することで、業務の効率化が最大限に図れるでしょう

カスタマイズなど柔軟性があること

もちろん、カスタマイズができるような柔軟性を備えた人材派遣管理システムであることも大切です。
A社の事例のように会社独自の書式があったり、顧客から書式を指定されていたりする場合に対応できるようになっているかどうかは、実はとても重要です。
独自の書式や書式を指定されるのには、何らかの理由があるからです。
書式を変えてしまうと、後々、支障が出てくる可能性があります。
業務効率を上げるために管理システムを導入したのに、トラブルの種を作っては元も子もありません。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

人材派遣業に特化した管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、A社が利用している以外にも人材派遣業に必要な業務をサポートする機能が充実しています。
「STAFF EXPRESS」には、派遣スタッフ向けの「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」が用意されています。
「STAFF EXPRESS NEO」は、派遣スタッフのスマートフォンなどのデジタル端末にインストールするアプリケーションです。

「STAFF EXPRESS」「STAFF EXPRESS NEO」の二つが連携することにより効果を発揮します。
人材派遣会社が「STAFF EXPRESS」で就業条件明示書を公開後、スタッフはスマートフォン画面上の「STAFF EXPRESS NEO」経由で表示された明示書を見て同意チェックを付けることにより、確認が完了します。
例えば、人材派遣会社が派遣スタッフ300人に就業条件明示書を届ける場合にかかる時間を比較してみます。

  • 300人分の就業条件明示書をプリントアウトし、発送作業を行い、郵便局に依頼する:約15時間
  • 「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で就業条件明示書を指定、送信者を選択して「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」へ送信する:約15分

上記のように大幅な時間削減が見込めますし、郵送代も削減できます。
派遣スタッフの人数が多くなれば多くなるほど、一斉送信できるメリットが高まり、作業工数が減ってくることになります。

さらに、「STAFF EXPRESS」は、派遣先企業向けの「STAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレスパートナー)」というサービスも提供しています。
「STAFF EXPRESS」と「STAFF EXPRESS PARTNER」を使えば、これまでメールやFAXで行っていた労働者派遣通知書や派遣先管理台帳などの書類のやりとりスムーズに行うことができます
まず、人材派遣会社が「STAFF EXPRESS」を使って書類を公開すると、自動的にメールで派遣先企業に通知されます。
次に、派遣先企業は「STAFF EXPRESS PARTNER」上の書類を確認すると、既読であることが自動で表示されます。
「書類を送った」「書類を確認してほしい」「書類を確認した」というような連絡が必要なくなるのです。
派遣先企業の業務工数も減らすことができるので、喜んでもらえます。
人材派遣会社の印象がアップし、次の業務の依頼にもつながっていくかもしれません。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

A社は書類が法律に準拠していなかったというトラブルを人材派遣管理システムで解決し、以前よりも業務効率をアップさせることに成功しました。
法改正に準拠した書類がアップデートされるシステムを使えば、法令を順守した営業が可能になりますので、経営面でも安心です。
また、システムを利用することにより、作業工数を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができるため、結果的にコストの削減につなげることができます。
法令に準拠した書類を用意することや書類の管理に悩んでいる場合は、システムの選び方を参考に導入を検討してみてはいかがでしょうか。