人材派遣管理システムをクラウドに移行したことで、業務効率の改善・スタッフ満足度を向上させた事例
従来からの業務運用方法の見直しや新たな業務フロー構築などの煩わしさから、人材派遣管理システムの切り替えに二の足を踏む企業も少なくありません。
しかし、長年使用してきた人材派遣管理システムをクラウドに切り替えたことで、スムーズに運用を移行し、かつ業務の効率化やスタッフ満足度向上を実現させた企業の事例があります。
人材派遣管理システムの切り替えによって、円滑な業務移行と課題解決に成功したS社について、実際の導入事例をもとにご紹介していきたいと思います。
人材派遣管理システム導入以前の課題
今回の事例となるS社は、コールセンターやOA事務、データ入力、軽作業の派遣・請負を主に行っており、創業以来、自社開発のシステムを使ってスタッフ管理や給与管理などを行ってきました。
自社内にサーバを設置し、各拠点との間ではVPN接続を利用していましたが、スタッフとのスケジュール調整や勤怠報告などは電話やメールで行っていたため、対応可能時間の制約や、対応人員の限度といった課題を抱えていたのです。
また、この事例では、自社システムの保守が終了となったことで、それまでカウンターで手渡しで行っていた給与の日払いや日々の売上管理などの既存業務の運用を見直し、自社の業務フローに適したパッケージの導入を新たに検討する必要に迫られていました。
人材派遣管理システムを何で選んだのか？
旧システムに代わる人材派遣管理システムを検討し始めた本事例のS社にとって、既存の業務を違和感なく移行できることが選択の際の必須条件でした。
その点、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」は、従来の業務に合う人材派遣管理システムで、以前から日常的に使っていた日払いや売上管理といった機能が搭載されていただけでなく、既存の業務に合わない部分はカスタマイズもできるため、無理なく導入できると考えました。
また、スタッフとの電話やメールによる連絡に不便さを感じていた本事例のS社にとって、人材派遣管理システムとの連携サービス「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」が利用できるのも魅力を感じた点の一つです。
「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」を活用することで、スマートフォンや携帯電話から常時スケジュール申請や勤怠打刻の受付が可能となり、内勤者、スタッフ双方にメリットがあると考えました。
さらに、今回の事例では、クラウドサービス「DB.CLOUD」でサーバー機とサーバーの運用管理をエスアイシステムに一任できる点も大きな魅力でした。
それまで本事例のS社では社内にDBサーバを設置していましたが、設置場所や専門知識のあるスタッフの不足などの課題を抱えていたことから、「DB.CLOUD」が利用できる人材派遣管理システムを導入することで課題解決につながると考えたのです。
既存の運用を大きく変更することなく、円滑な移行を実現し、かつ長年の課題解決が期待できることから、本事例のS社では人材派遣管理システムの移行に踏み切ることができました。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）導入による効果
本事例のS社は、既存の業務運用をそのまま引き継げる点や、連携サービスを活用してスタッフとスムーズなやり取りが行える点、サーバの運用管理がしやすい点などに魅力を感じて人材派遣管理システムを選びました。
実際に、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」によってどのような効果を得られたのか、事例をもとに見ていきましょう。
短期間でシステムの切り替えが完了
今回の事例で、一つ目の効果として挙げられるのが、システムの切り替えが短期間で終了したことで、社員の負担を少なくできた点です。
創業以来同じ自社システムを利用してきたことから、人材派遣管理システムの切り替え直後は社内に混乱が生じる可能性もありましたが、この事例では既存システムとの間で業務運用がほとんど変わらなかったため、社員も違和感なく業務を移行させることができたのです。
既存の業務からスムーズに移行できる人材派遣管理システムであることを求めていた本事例のS社にとって、システムの切り替えが短期間で済んだのは大きな効果でした。
スケジュール予約数の増加
「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」の導入による効果もありました。
以前はメールと電話でスケジュール予約を受け付けていた本事例のS社ですが、「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」を活用したことで、スタッフからのスケジュール予約が従来の約2倍に増加したのです。
この事例では、特に夜間や休日といった勤務時間外からの受付が増加していることから、24時間365日、いつでも好きな時間にスケジュール予約ができる「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」が大変使いやすいものであったと言えるでしょう。
給与支払いカウンターの応対時間の短縮
今回の事例では、人材派遣管理システムによって給与支払いカウンターの応対時間が短縮できたという効果も見られました。
スタッフからの勤怠報告などを電話やメールで受け付けていた頃は、一度に対応できる人数に限界があり、給与支払いの応対に時間がかかっていましたが、「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」を使って出退勤時間の報告を行うようになったことで、給与支払い前に勤怠を確認でき、カウンターでの給与支払いに要する時間も大幅に短縮することが可能となったのです。
今後のSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）活用予定
現在、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の連携サービス「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」およびクラウドサービス「DB.CLOUD」を活用し、業務の効率化やスタッフとのコミュニケーション円滑化に成功している本事例のS社。
今後は、人材派遣管理システムに連携する他のサービスも併用し、業務効率をさらに向上させる予定です。
当面の計画としては、応募から面接予約管理、スタッフマスタ登録までの一連の新規採用業務をバックアップする「STAFF EXPRESS ENTRY（スタッフエクスプレスエントリー）」を新たに導入し、面接時間の短縮やスタッフマスタの入力作業軽減をはかって行きたいと考えています。
本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは？
効率の悪い業務の改善と、新システムへのスムーズな業務移行を重視したいとの希望があったS社が、人材派遣管理システム切り替えを通してどういった効果を得られたか、実際の事例を挙げながらご紹介してきました。
ここからは、本事例と同様の課題を抱える企業が、人材派遣管理システムを選択するにあたって押さえておくべき必須の条件とは何かについて見ていきたいと思います。
既存業務に合うシステムであること
人材派遣管理システムを切り替えるのは簡単ではなく、システムが違えば備わっている機能も違いますし、自社に必要な機能が不足している場合、他のシステムと併用するなどの手間が生じ、業務が複雑かつ煩雑になりがちです。
その点、今回の事例のように、既存の業務に合うシステムであれば、滞りなく業務を移行できますし、社員の負荷も減らすことが可能です。
人材派遣管理システムの切り替えを検討する際には、本事例を参考に、既存の業務運用に合致した機能を備え、スムーズな業務移行が可能か、という点をチェックするとよいでしょう。
カスタマイズが可能であること
いかに既存業務に合った機能を備えた人材派遣管理システムであっても、不足する機能や、逆に必要のない機能が存在するかもしれません。
そうしたケースでも、カスタマイズできる人材派遣管理システムを選べば、使い勝手を損ねることなく便利に利用できます。
実際に、今回の事例では、既存の業務運用に合わない箇所はカスタマイズ可能という点が、人材派遣管理システム選択の際の決め手の一つとなっていました。
既存の業務内容に沿うよう、要望のヒアリングから最適なカスタマイズまで対応可能な人材派遣管理システムを選ぶことをお勧めします。
スタッフとの連絡機能があること
本事例のS社と同様に、スタッフとの連絡手段が電話かメールのみ、という企業もあるかと思いますが、スタッフとの連絡機能を備えた人材派遣管理システムを選べば、対応人員の不足や対応時間の制限といった問題を解決することができます。
例えば、人材派遣管理システムに連携した「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」は、仕事の照会や応募申請、スケジュール申請から勤怠打刻まで、スタッフとの間で日々発生する連絡作業を、アプリを使って自動で行えるアプリケーションサービスです。
今回の事例でも、アプリ上でスタッフと連絡を取るようにしたことで、電話やメール対応の作業が減り、スタッフの都合の良いタイミングで連絡を取ることが可能になりました。
スタッフとの連絡機能が充実した人材派遣管理システムを選択すれば、業務を効率的に進められるとともに、スタッフの満足度をも向上させることができるでしょう。
外にサーバーを置き、保守も依頼できること
サーバーの運用を一任できるかどうかも、人材派遣管理システムを選定する上で見逃せないポイントの一つです。
サーバーを自社で運用・管理するには、まずサーバーを設置するための場所の確保が必要ですし、サーバー機本体だけでなく、サーバーOSやデータベース、ウイルス対策ソフトなども調達しなければなりません。
また、運用する上ではOSやソフトウェアのアップデート、データのバックアップ、セキュリティ対策などの専門知識を持った人材が必要ですが、S社の事例のように、サーバー運用に関する専門人材の不足に悩むケースも少なくないのではないでしょうか。
しかし、サーバー管理を一括して任せられる人材派遣管理システムを選べば、サーバー機の設置場所を確保する必要がなくなるだけでなく、日常的な運用・保守も任せられ、専門人材の採用・育成が不要になりますし、セキュリティ面でも安心してサーバー運用を任せることができるのです。
本事例と同様、サーバー運用に不安や負担を感じている企業は、サーバーの運用も任せられる人材派遣管理システムを検討してみるとよいでしょう。
まだまだある、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の豊富な機能
人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」や連携サービスの「STAFF EXPRESS NEO（スタッフエクスプレスネオ）」、「DB.CLOUD」などを、実際の導入事例をもとにご紹介してきました。
しかし、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」にはまだまだ多様な機能・サービスがあります。
ここでは、事例の中でも触れた「STAFF EXPRESS ENTRY（スタッフエクスプレスエントリー）」について、より詳しくご紹介したいと思います。
募集採用クラウドサービスである「STAFF EXPRESS ENTRY（スタッフエクスプレスエントリー）」は、応募受付から面接予約管理業務、スタッフマスタへの登録、といった一連の採用業務を包括的に行えるサービスです。
例えば、応募者自身が応募画面から面接予約を行える機能によって、採用担当者が個別に対応する手間を削減でき、ダブルブッキングなどのケアレスミスも防げますし、応募者情報や面接予約状況などのデータを自動で一覧表示できるため、一つ一つ手入力する作業が省け、効率的に採用活動を行えるのです。
本事例のように、新規採用業務を丸ごと管理できる「STAFF EXPRESS ENTRY（スタッフエクスプレスエントリー）」を人材派遣管理システムと併用することで、より効率的な採用業務の実現が可能となるでしょう。
サービスサイトではさらに詳しくSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）についてご紹介しています。一般派遣、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などに対応しています。
ぜひご覧ください。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちらからご覧ください。
まとめ
今回は、人材派遣管理システムに切り替えたことで、単にシステムを移行するだけでなく、無駄な業務の削減やスタッフ満足度の向上などの成果も得られた事例をご紹介しました。
作業効率の低さやスタッフとのコミュニケーションの在り方など、本事例と同様の課題を抱えている企業は、ぜひ一度人材派遣管理システムの切り替え・導入をご検討ください。
