勤怠管理をスマート化したことで、人材派遣会社の担当者の負担が圧倒的に軽減された事例

2020年3月27日

あらゆる業務でITの利用が進み、効率化が図られています。 IT企業は、競争相手の少ない業界や業務に目を付けシステム開発を行えば、大きなシェアを狙えますから、細かな業務までITが浸透するのは当然のことともいえます。 人材派遣業界にもIT化は進み、大勢の派遣スタッフにまつわる、さまざまな業務がシステム化されました。

今回は、人材派遣会社が人材派遣管理システムの導入で勤怠管理をスマート化し、業務負荷が大幅に低減できた事例をご紹介します。 膨大な業務量でお悩みの人材派遣会社の方は、人材派遣管理システムを利用することでどのようにスマート化できるのか、事例を詳しくお伝えしますので、せひ参考にしていただけると幸いです。  

人材派遣管理システム導入以前の課題

人材派遣業を営むある会社は、数箇所に拠点を持っていました。 各拠点は毎月、表計算ソフトに勤怠状況を入力した勤務表をメールやFAXで本社へ送信。 メールで届いた勤怠表はプリントアウトし、受信したFAX紙と一緒にまとめ、すべての拠点から届くまで一旦保管していました。 その紙の勤怠表は勤怠管理部門に届けられ、社員が記載内容を確認し、本社が保有する勤怠管理システムに派遣スタッフの勤怠情報を手入力していました。 紙に記載してある情報をチェックするために手元に目をやりながら、勤怠管理システムに入力していく作業は、誤りがあっては大変ですから、正確性が求められます。 この入力作業は、いくらスピードに気をつけて対応しても、毎月2、3日ほどはかかる作業でした。 単純ではありながら、とても重要な業務であるため、社員の業務負荷はとても高いものでした。

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

このままの勤怠管理ではまずいと判断し、人材派遣管理システムの導入が決定しました。 人材派遣管理システムを選んだ際に重視したのはどのような点だったのでしょうか。

アプリ上で勤怠申請ができること

まずは、アプリ上で勤務シフトが公開され、それに対して出退勤を打刻できるといった勤怠申請ができることです。 打刻した出退勤情報は、人材派遣管理システムに送信されます。 これまで派遣スタッフが電話やメール、あるいは郵送で拠点に申請していた勤怠申請を手元のスマートフォンで簡単に行えるようになりました 派遣スタッフは派遣先会社の業務が目前にありますので、勤怠申請に時間を割くことは煩わしいことですし、細々としたことではありますが毎日のことですので、アプリでの申請は派遣スタッフにとって嬉しいことでした。

勤怠申請時に画像添付ができること

さらに、アプリ上で出退勤を打刻できるだけではなく、派遣先会社の担当者が手書きでサインをした勤務表などをスマートフォンで写真を撮り、出退勤の打刻と共に画像で申請をすることができることです。 アプリで出退勤を打刻するのは簡単ですが、残念ながら時刻を偽ることも可能です。 このように勤務表を画像で手軽に送ることができれば、確かな情報ですので、受信した人材派遣会社としても安心です。

シフトの通知も可能なこと

人材派遣会社が確定した勤務シフトを人材派遣管理システムでユーザである派遣スタッフに公開することができます。 公開された勤務シフトに合わせて、派遣スタッフは稼働していきます。 スマートフォンでいつでもどこでもチェックすることができるため、紙の勤務シフトが予定通りに届かず先の予定が分からない・・・・・・などとあせることなく、派遣スタッフは安心してプライベートのスケジュールも立てることができます。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

この人材派遣会社が導入したのは、弊社が提供する人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」です 人材派遣と人材紹介、業務請負の業務に特化していますので、かゆいところに手が届く機能が満載です。

派遣スタッフ向けには、同システムの就業クラウドサービス「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を採用しました。 派遣スタッフはスケジュール申請や勤怠の打刻など、派遣元会社に申請することがタブレット端末やスマートフォンを使って簡単に行うことができます

実際に導入して、この人材派遣会社にどのような変化が起こったのか、見ていきましょう。

人材派遣会社の作業工数・時間を削減

派遣スタッフから出退勤データが毎日直接、リアルタイムで送られてくるようになったため、この人材派遣会社の本社の勤怠管理部門のスタッフは、各拠点から送られてくる勤怠表を待ち、不着の場合には連絡をするという業務が不要になりました。 何より、度々ミスを起こしていた勤務表を見ながらシステムに手入力する業務がなくなり、作業時間は今までの半分になりました。

人材派遣会社の担当者の残業削減

人材派遣会社の勤怠管理部門の作業時間が半分になったことも喜ばしいですが、勤怠情報を受け取るために夜遅くまで待っていなければならなかった社員が早くに帰宅できるようになりました。 残業時間が削減されたことは、働き方改革が叫ばれる中で、非常にいい成果を出せました。

ペーパーレス化によるコスト削減

人材派遣管理システムの導入によるペーパーレス化によるコスト削減も見逃せません この人材派遣会社では、派遣先会社や派遣スタッフの個人情報が満載の紙を毎月膨大な量を管理し、保存しておく必要がありました。 労働基準法109条で、労働者名簿や賃金台帳、タイムカードなどの労働に関する重要な書類は3年間の保存が義務付けられているからです。 紙の保存場所と、紙の保存期限が過ぎた後の廃棄などに意外に多くのコストがかかっているのです。 人材派遣管理システムの導入でペーパーレスが実現できることは、想像以上に大きな成果なのです。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

この人材派遣会社では人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS」を今後も活用する方向で話が進んでいます。 システムの導入による成果が想像以上に大きかったため、ほかの情報も「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」や「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」で一元管理できないかという話題が社内で上がったからです。 真っ先に導入を考えているのはマイナンバーの管理をシステム化することです。 「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」と「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を使うことで、マイナンバーの取得や管理が行えます。 手順としては、派遣スタッフが「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」からマイナンバー申請を行います。 「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、セキュアなクラウド環境のため、個人番号の漏えいや紛失、不正リスクは低減しています。 人材派遣会社は、派遣スタッフから取得したマイナンバーを「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」上で登録・管理します。 登録されたマイナンバーは、法定帳票へ出力することが可能になります。

これまでは派遣スタッフにマイナンバーカードやマイナンバーカード通知カード、もしくはマイナンバー記載の住民票の写しを直接、人材派遣会社の本社に持参してもらうか、コピーを取ってもらい特定記録郵便で送ってもらうなどの方法しかありませんでした。 派遣スタッフにとってマイナンバーの提出は手間のかかることだったのです。 受け取る人材派遣会社側も、大切な情報のため、厳重に管理する必要がありました。 特定記録郵便でコピーを受け取っても、社内で紛失したとなっては大変ですし、個人情報ですので、管理も大変でした。

本導入事例から学ぶ「人材派遣管理システム」の必須条件とは?

この人材派遣会社は、人材派遣管理システムを導入したことで、期待以上の成果が得られました。 この導入事例から、人材派遣管理システムの必須条件を学ぶことができます。

スマホ等の端末で勤怠申請ができること

まずは、タブレット端末やスマートフォンを利用し、派遣スタッフが勤怠申請を行えることです。 派遣先会社の業務に少しでも集中しやすいように派遣スタッフをサポートすることは、人材派遣会社の大切な仕事の一つです。 派遣スタッフに勤怠管理で手間を取らせないことが、派遣会社の勤怠管理の手間を省くことに繋がるのです。

勤怠データが自動でシステムに保存され、集計も自動であること

次に、派遣スタッフが出退勤を打刻した勤怠データが自動でシステムに保存され、集計も自動であることです。 勤怠データを入力するだけ、では工数の削減につながらず、集計が自動であることが重要です。

派遣先のサインなどが勤怠申請に必要な場合でも対応できること

さらに、派遣スタッフ自らが行う出退勤の打刻だけでは勤怠データとして用いることができないルールになっている場合でも、派遣先会社の担当者がサインなどをした勤務表の画像を勤怠申請時に添付できる仕様であれば安心です。

派遣スタッフにとって操作が簡単なこと

ここは盲点かもしれませんが、いくら機能性の高いシステムであっても、操作が難しければ利用が滞ってしまいます。 派遣スタッフにとって操作が簡単なことも大切です。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

人材派遣会社の大変な業務は勤怠管理だけではありません。 その後、給与計算や派遣先会社への請求などさまざまな業務が続いていきますが、それらも人材派遣ビジネス向けに特化した「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」では対応が可能です。  

勤怠管理機能に給与計算機能を連携させれば、派遣スタッフの給与を人の手をわずらわせることなく自動で計算することができます。 勤怠管理機能を請求管理機能と連携させれば、派遣会社へ請求する金額も自動で計算できます。 さらに、会社の会計と連動したり、年末調整業務にも対応したりすることができます。

派遣スタッフの満足度向上につながるのは、セブン銀行と提携したリアルタイムの給与払い機能です。 「リアルタイム給与日払24」機能は、給与申請に対して24時間365日リアルタイム(即時)に給与が日払いされる画期的なサービスです。 派遣スタッフは、タブレット端末やスマートフォンで「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を操作し申請をすることで、給与全額をATMから即時に引き出すことが可能です。 アルバイト・パート求人掲載サイト「バイトル」の検索ワードランキング(2019年8月)で「日払い」は上位1位と2位を占める人気のワードですので、この日払いを簡単な操作で確実に行えるようにしておくことは人材派遣会社にとって非常に重要です。 しかも、セブン銀行ですから、ATMの取り扱い時間を気にせず、コンビニエンスストアの空いている時間であれば、給与を引き出すことが可能です。 セブン銀行のATMは全国で25,000台以上設置されているので、遠方に移動して現金が必要な場合でも、引き出しやすいといえます。

もう一つ、人材派遣スタッフの間で人気がある機能は「リアルタイム給与前払24」です。 派遣スタッフは「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を手元で仮払い申請を行うことで、リアルタイムで給与の前払い金の振込が行われます。 月末などにある給料日を待たずに、給与を受け取ることができるのです。

その他にも様々な機能を用意しています。 2020年4月施行の同一労働同一賃金にも対応しています。 他にどのような機能があるのか、ぜひサービスサイトでご確認ください。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」と「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」によって、アナログだった業務をスマート化できた事例をご紹介しました。 本当に使える人材派遣管理システムさえあれば、業務量が増えても、何も恐れることはありません。 労働時間が長かったり、現場が手一杯になっていたりする場合は、ぜひ人材派遣管理システムの導入を検討してみましょう。