人材派遣管理システムで応募者管理の作業負荷を半分に軽減できた事例

2020年7月31日

クライアント・派遣スタッフ双方とのコミュニケーション、マッチング管理、勤怠管理、給与計算など人材派遣会社には多くの煩雑な業務がたくさんあるかと思います。
登録している派遣スタッフとクライアント企業が増えるにつれ、管理が煩雑になり、派遣スタッフの満足度や社員の業務量過多に悩んでいる人材派遣会社も多いのではないでしょうか。

本記事でご紹介するC社も、スポット作業が多いため、派遣スタッフとのやり取りが多く、コミュニケーションに悩んでいました。
しかし、「人材派遣管理システム」を導入したことで、社員の業務量・派遣スタッフの手間を軽減することに成功しました。
そこで今回はC社を事例として取り上げながら、人材派遣管理システムを検討する際に抑えておくべきポイントなどを紹介させていただきます。

人材派遣管理システム導入以前の課題

C社は、東名阪各地域で物流倉庫内の軽作業からイベント運営・設営、一般事務まで幅広く人材派遣・人材紹介を行っている派遣会社です。
単発派遣、レギュラー派遣を主に行っています。

C社はこれまで自社で開発したシステム(今回は旧システムと呼びます)で業務を運用してきました。
スポット作業が多く、派遣スタッフは作業が終わると、最寄りの各拠点のカウンターへ給与の受け取り(日払い)にいきます。
その際、C社の社員から次回の配置のスケジュールの予約や確認などをしていました。
つまり、派遣スタッフとC社の社員の連絡手段は、電話連絡やメール、給与を取りに来た時の会話が主でした。
電話もメールも給与を取りに来た際の会話もすべて社員が1件1件対応しており、業務量が増えていました。
今いる社員の数では限界があると考え、社員を増やすことで対応していましたが、旧システムを開発した担当者が不在だったため、メンテナンスやアップデートが行えないままでした。
また、派遣法の法令改正によりシステムのバージョンアップも出来ずにいました。
そのことにより新しいシステムやサービスを導入していく他社と大きな差ができてしまい、後れをとってしまいました

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

人材派遣管理システムは数多く存在し、そぞれの機能にも違いがあります。
その中から、自社の場合はどの機能が充実していればいいのか見極めなければなりません。
C社は自社が課題としていた、派遣スタッフとのコミュニケーションを改善したいという部分に特化している人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエキスプレス)」と派遣スタッフ向けのWebアプリケーション「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエキスプレス ネオ)」の利用を選択しました。

導入を検討する際に重視したポイントは以下2点です。

派遣や紹介、業務請負、警備などすべて管理できること

「STAFF EXPRESS」はたくさんの機能が備わっているため、ひとつで様々な管理ができてしまいます。
扱う情報や求める機能が少しづつ違う人材派遣と人材紹介では本来、人材派遣用のシステム・人材紹介用のシステム、それぞれを導入しなければなりませんが、「STAFF EXPRESS」ではどちらもひとつのシステムで管理できます
旧システムでは社員が一つ一つ確認し作業をしていましたが、その作業を一度に管理できる点がC社にとって大きなメリットでした。

応募者情報が自動で蓄積されること

今まで、派遣スタッフへの仕事紹介、スケジュールの申請、勤怠管理など、すべて電話やメール、各拠点に来た際に口頭でおこなっていました。
しかし、「STAFF EXPRESS NEO」というアプリを利用することで、一連の作業をすべてアプリ上で管理できるようになります
時間も大幅に短縮でき、効果が得られると考えました。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

実際に「STAFF EXPRESS(スタッフエキスプレス)」や「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエキスプレスネオ)」という人材派遣管理システムを導入したことで、どのような効果が得られたのでしょうか。
3点ご紹介していきます。

いつでもリアルタイムの売上を確認できるようになった

人材派遣管理システムを導入する以前は、勤怠実績や膨大な情報の中からデータを繋ぎ合わせ売上を確認していました。
そのため時間もかなりかかっていました。

しかし人材派遣管理システムを導入してからは、日別、週別、月別、得意先別の売上などがリアルタイムで確認できるようになりました。
STAFF EXPRESSでは、勤怠データを売上情報を用いて管理しています。
システムに受注内容を入力すると、未配置の勤怠データが作成されます
そのあと、配置や勤怠実績を入れることで売上情報が精査されます。
給料締めや請求締めを気にすることなく、リアルタイムに売上が確認できます。
いつでも確認できるので、現状の把握や、今後の統計・分析に活用でき、戦略も立てられます

コンタクトセンターの負担が軽減した

「STAFF EXPRESS NEO」を導入する以前の配置に関する連絡方法は、コンタクトセンターを通して派遣スタッフが希望する仕事内容やスケジュールを電話やメールで連絡し、拠点に来た際の会話で確認するという方法でした。
しかし「STAFF EXPRESS NEO」の仕事照会・応募を利用してからは、公開している仕事に対して派遣スタッフが自ら応募できるようになりました
コンタクトセンターとのやり取りを介さず、希望の仕事や日時に合わせて自ら配置できるようになったため、作業がスムーズになりなりました。
そのことにより、派遣スタッフの満足度も向上し、コンタクトセンターの仕事も軽減しました。

また、シフト照会・スケジュール申請を利用することで、一目でスケジュールが空いているかの確認ができ、これまでの連絡手段だった電話、メール、会話のコミュニケーションの約8割が「STAFF EXPRESS NEO」のシステムに置き換わり、作業がスムーズになりました。
手作業での登録作業が減ったことで、登録ミスも少なくなり、「ミスをしてしまうのではないか」という気持ちの面での負担も軽減されたのです

応募後の作業フローが整理された

C社は継続して行う作業よりスポット作業が多いため、当日キャンセルも少なくありませんでした。
キャンセルが出てしまうと、社員が代わりの派遣スタッフを探さなければなりません。
電話やメールで探すとなると時間はかかりますし、代わりのスタッフがすぐにはみつからないこともあります。

しかし「STAFF EXPRESS NEO」の仕事照会を利用し、「急募」案件として公開することで、派遣スタッフからの応募を待つことができます。
社員が代わりの派遣スタッフを見つける作業と同時に行うことができるので、これまでより早く見つけ出すことができるようになりました
応募後に何か問題があったとしても、「STAFF EXPRESS NEO」の機能を使うことでスムーズに解消できるようになったのです。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

C社は、日払いでの支払形態を運用しています。
日払いはすぐに給与が受け取れるため、派遣スタッフを募集する際にはとても効果が大きいですが、業務が多く煩雑になりがちです。
特に週あたり40時間以上になる日払いの対応に関しては、旧システムでは業務運用上の課題が出てきてしまっています。
そのため、NEO仮払申請という仮払いオプションの導入を検討しています。

派遣スタッフが「STAFF EXPRESS NEO」から仮払申請するだけで、リアルタイムに銀行口座に給与が振り込まれるというサービスです
このサービスを利用することで、社員の業務量が軽減されるだけでなく、より高い派遣スタッフの満足度が得られるようになるでしょう。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

人材派遣管理システムに求める機能は、導入する企業によってさまざまであると思います。
本記事でご紹介したC社のニーズは主に、「派遣スタッフとのコミュニケーションを円滑に行いたい」「社員の作業の負担を軽減したい」という2点でした。
現在多くの人材派遣管理システムがありますが、どのようなニーズであっても、人材派遣管理システムの導入を検討する際に確認したい3つのポイントをご紹介します。

オールインワンパッケージであること

人材派遣管理システムを導入したものの、そのシステムでは管理できない部分があると、別のシステムやツールを使って二重に管理しなければならなくなる場合があります。
例えば、勤怠管理機能があっても請求機能がない人材派遣管理システムですと、別のシステムの請求管理を使用することになります。
複数のシステムを使用すると、ミスが多くなったり、仕事の効率も下がってしまいます。
そこでおすすめしたいのは「オールインワンパッケージ」である人材派遣管理システムです。
オールインワンパッケージというのは、人材派遣会社で行う業務全体において必要な機能がすべてひとつに集約されているシステムのことです
「STAFF EXPRESS」は、ひとつのシステムで、人材派遣・人材紹介・業務請負の業務管理が受注から会計まで可能になっており、使いやすさを徹底的に追及したオールインワンパッケージの人材派遣管理システムです。

データが連携されること

上記のようなオールインワンパッケージを利用することで得られるメリットは他にもあります。
それは、その中で蓄積されたデータが連携されることです。
人材派遣会社で最も多いデータは「勤怠データ」かと思いますが、派遣先の実績データと勤怠情報を集計しエクセルシートなどに手入力していく場合、データが多すぎるあまり、ミスも多くなります。
そこでシステムにデータが連携される機能がついていれば、社員が手入力する時間も短縮されますし、ミスも防げます
複雑なデータの整理にはシステムを使って連携するといいでしょう。
「STAFF EXPRESS」では、財務会計システム定番の「勘定奉行」との連携も可能になっています。

作業の一部が自動化ができること

3つめは、単純作業が自動化できるシステムであることです。
社員が手作業で行っていることや単純な作業などの多くは、ロボットを使って自動化することができます。
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーションの略称)と呼ばれ、企業の中で手間がかかっている処理をソフトウエアのロボットに学習させ、業務の自動化に取り組む仕組みのことをいいます
人材派遣会社では作業の工程が多いため、RPAを取り組むと、業務のスピードアップに繋がり、業務負担が軽減され、ミスも少なくなり、業務の効率化にも繋がるでしょう。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

「STAFF EXPRESS」には上記以外にもたくさんの機能がありますので、ご紹介させていただきます。

◎コンプライアンス(契約書)
人材ビジネスの契約や通知、台帳管理をします。必要書類の管理・出力まで行うことができ、レイアウトのデザインやパターンもカスタマイズできます。

◎保険・年末調整
社会保険、年末調整、労働保険を自動計算することができます。社会保険料改定の時も自動に反映し、届け出書類もシステム上で作成できます。

◎管理・統計資料
人材派遣管理システム内の多角的な分析データが抽出できるため、現状把握だけではなく、今後の経営戦略にも役立ちます。

◎得意先・営業
クライアントや得意先企業(請求先)の住所、請求情報、入金、担当者情報を管理します。

◎請求・回収予定・入金
人材派遣管理システム内のデータを繋ぎ合わせ、自動的に請求金額を計算し、合算の請求も可能です。同一管理システムで入金まで確認できるため、入金漏れの管理ができます。

機能も充実していますが、サポート体制も充実しています。導入後の利用時の疑問に対応できるようサポートセンターを用意しております。
サービスサイトではより詳しくSTAFF EXPRESSについて説明しています。是非ご覧ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

今回ご紹介させていただいたC社のように、派遣スタッフの人数やクライアント企業が増えたことで、既存のシステムでは管理しきれなくなり、社員・派遣スタッフ双方の満足度が下がってしまう懸念を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
そこで、自社に合った人材派遣管理システムを導入することにより、社員の作業負担を減らし、効率化をはかることができます。
専用のアプリを利用して仕事や給与の申請ができるようになるため、派遣スタッフの満足度上昇にもつながるでしょう。
人材派遣管理システムは数多くありますので、自社が何を一番改善したいかを明確にし、導入を検討していくといいでしょう