2022年8月29日

人材派遣業では派遣スタッフの個人情報や勤怠実績、クライアントへの請求書などを始め、さまざまな情報を管理しなければなりません。派遣スタッフやクライアントとの信頼を築くためには、そうした情報を適切に管理することが大切です。 

しかし、従来のようなExcel等によって手入力・転記する管理業務は膨大な時間とコストがかかります。特にコストは自社の業績に関わることですから、できるだけ削減したいと考えるものです。 

そこで検討したいのが人材派遣管理システムの導入です。人材派遣システムを活用すれば業務がスリム化されるだけでなく、内勤スタッフの人件費を大幅にカットすることができます。 

ではどんなシステムを導入すれば良いのか、そのポイントとなるのは"費用対効果"です。 

今回は皆様からお伺いした情報をもとに、弊社「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の導入でどのくらいコストを削減できるのかをまとめました。人材派遣管理システムの導入を検討されている方はぜひこの記事を選定の一助にしてください。

7〜9割以上のコスト削減を実現した事例をご紹介！

企業において「コスト削減」は自社の業績をアップさせるために必要とされる課題です。そもそもコストとは、「企業が利益を得るために必要な費用」です。つまり、業務に必要なことで利益を得るためには必ずコストがかかります。しかし、より多くの利益を得るためにはできる限りコストを削減することも大切です。

例えば、売上高1,000万円で利益が200万円の場合、利益率は20％で経費は800万円となります。売上高は同じでコスト削減により経費を10％の80万円削減した場合、それがそのまま上乗せされ営業利益は280万円、利益率28％となります。つまり、10％のコスト削減は40％の売上拡大と同等なのです。

このように、コスト削減は企業において最も重要なポイントです。ここでは弊社システムSTAFF EXPRESSを活用し、7〜9割のコスト削減を実現した「契約管理」「勤怠管理」「スタッフ管理」「給与管理」「請求計算」における事例をご紹介します。

なお、事例では以下を前提条件とします。

・人 → 内勤者 時給2,000円、稼働スタッフ数 約200名、 ・状況 → 月間契約100件、NEO利用料金 1サービスあたり約5,000円 ・雑費 → モノクロ印刷1枚2円、紙1枚1円、郵送費1件につき370円

契約書管理編

企業のDX化が進む昨今ですが、契約書は紙で作成するケースがまだまだ多いものです。しかし紙で契約書を作成する場合、たった1枚であっても時間がかかり人件費もその分だけ必要となります。また、印刷代や郵送代も必要ですし、契約書の物理的な保管場所も必要です。STAFF EXPRESSでは、ワンクリックで契約書の作成を行えます。また、スタッフ向けWebサービス「NEO」と連携できるため、スタッフはマイページからいつでもどこでも契約書の参照や同意が可能です。

紙による契約書管理

・作業時間：10分×100件＝約16時間30分 ・人件費：32,000円 ・印刷代＋郵送代：37,300円

紙の契約書管理にかかるコストの合計 →69,300円

 

STAFF EXPRESSの契約書管理

・作業時間：約15分(案件数に依存せず一括作成が可能) ・人件費：500円 ・NEOサービス利用料金：5,000円

STAFF EXPRESSによる契約書管理にかかるコストの合計 →5,500円 コスト9割以上削減が可能！

契約書管理における本社スタッフや派遣スタッフの時間も短縮できるため、業務効率化にもつながります。

さらに詳しく契約管理について知りたい方はこちらのコラムをご覧ください。

人材派遣での労働条件の明示・労働者派遣契約を電子化！コスト削減・業務効率化で競争力を上げるためには？

勤怠管理編

勤怠管理は人材派遣会社にとって頭の痛いところです。従来の場合、スタッフが押したタイムカードをチェックし、内勤者が手作業で勤怠実績を入力していました。事業規模が小さいうちは良いですが、規模が拡大すると入力データ量が膨大になり、内勤者は勤怠管理だけで手一杯になってしまいます。これは内勤者のリソースを無駄に削るだけでなく、人件費も無駄にかけることにつながります。

STAFF EXPRESSでは、スタッフ向けWebサービス「STAFF EXPRESS NEO」と連携してスタッフ自身が勤怠実績の入力を行います。内勤者の作業は承認業務だけとなり、入力作業から開放されて業務とコストのスリム化を図ることが可能です。

タイムカードの回収およびExcelや一般的なシステムへ手入力する勤怠管理

・作業時間：15分×スタッフ200名＝約50時間 ・人件費：100,000円

コストの合計 → 100,000円

 

STAFF EXPRESSでの勤怠情報の確認・承認による勤怠管理

・作業時間：1分×スタッフ200名＝約3時間20分 ・人件費：約6,600円 ・NEOサービス利用料金：20,000円

コストの合計 → 26,600円 コスト7割削減が可能！

内勤スタッフの作業時間も大幅に短縮され、入力作業における人為的ミスも回避できるといった効果も得られます。業務拡大すればするほどコスト削減や副次効果のメリットは大きくなることでしょう。

さらに詳しく勤怠管理業務について知りたい方はこちらのコラムをご覧ください。

QR出退勤でラクラク勤怠申請！承認1つで勤怠確定！人材派遣の勤怠業務を大幅削減しませんか？

スタッフ管理編

人材派遣会社ではスタッフの個人情報管理も重要な業務です。従来の管理では、スタッフが用意した履歴書やエントリーシートに記載されている情報を、内勤スタッフがExcelやシステムに入力・転記していました。通常、履歴書等は情報量も多いため入力・転記作業も時間がかかります。事業が拡大すればさらに膨大な時間と内勤スタッフのコストがかかってきます。また、人為的ミスにより誤った情報がシステムに登録されるリスクもありました。

STAFF EXPRESSでは、スタッフ向けWebサービス「NEO」のクラウド上のプロフィール申請が利用可能です。スタッフ自身が履歴書に相当する内容を登録し、内勤スタッフは承認業務のみとなるため、内勤者の業務のスリム化、人件費のカットが見込めます。

履歴書からExcelや一般的なシステムへ手入力するスタッフ管理

・作業時間：15分×スタッフ200名＝50時間 ・人件費：約100,000円

コストの合計 → 約100,000円

 

スタッフ自身がNEOからプロフィール申請(内勤者は承認作業のみ)によるスタッフ管理

・作業時間：1分 ×スタッフ200名＝約3時間20分 ・人件費：約6,600円 ・NEOサービス利用料金：5,000円

コストの合計 → 約11,600円 コスト9割削減が可能！

上記の通り、作業時間を大幅にカットすることが人件費削減に貢献しています。内勤スタッフは無駄な入力・転記作業から開放され、他の業務に集中することができ、企業の成長に貢献することができるでしょう。もちろん、手作業による人為的ミスも回避できることも大きなメリットです。

さらに詳しくプロフィール申請・スタッフ管理について知りたい方はこちらのコラムをご覧ください。

プロフィール申請でスタッフのフレッシュな情報更新を！

給与計算編

給与は労働の対価として適正に間違いなく支払われなければいけません。もしミスが起きれば派遣スタッフからクレームがくるだけでなく、場合によっては派遣先にも迷惑をかける可能性があります。

Excel等による給与計算・給与明細作成は手作業で行われるため人為的なミスが発生する可能性を孕んでいます。管理スタッフ数が増えれば増えるほどそのリスクは高くなるため、事業拡大を目指す企業にとってはなるべく早く解決しなければいけない課題です。もちろん、手作業による管理は膨大なコストがかかる点も問題点です。

STAFF EXPRESSでは、スタッフ向けWebサービス「NEO」で派遣スタッフ自身が入力した勤怠実績に基づき、給与計算と給与明細の作成が可能です。わずか数クリックで人数に関わらず一括にて自動計算・作成できるため、作業時間を大幅に短縮可能です。

Excelや手作業で給与計算や給与明細を作成する場合

・作業時間：15分×スタッフ200名＝50時間 ・人件費：約100,000円

コストの合計 → 約100,000円

 

STAFF EXPRESSで給与計算や給与明細を作成する場合

・作業時間：約10分(人数に依存せず一括自動計算・明細作成が可能) ・人件費：約320円

コストの合計 → 約320円 コスト9割以上削減が可能！

人数に依存せずに一括で自動計算・明細作成できるため、事業規模が拡大した場合も、作業時間やかかるコストは変わりません。つまり、業績がアップすればするほど、低コストで管理できる強みが活かされるわけです。

もちろん、手作業ではないため計算間違い等の人為的ミスがなくなるため、クレーム発生も回避できます。

請求計算編

企業活動は信頼が大切であり、対外的な金銭のやり取りに関しては正確に行われる必要があります。そういった意味ではクライアントへの請求計算は絶対に間違いがあってはいけません。ただ、Excel等による手作業での請求計算・請求書作成の場合、計算違いや入力漏れといった人為的ミスが発生する可能性があります。また、クライアント数が増えれば増えるほど計算作業に時間が取られるため、内勤スタッフの負担や人件費が増加します。

STAFF EXPRESSは、給与管理と同様に、勤怠実績に基づいて請求計算・請求書作成を数クリックで作業が完了するため、作業時間・人件費の大幅カットが可能です。

Excelや手作業で請求計算や請求書を作成する場合

・作業時間：15分×クライアント20社＝5時間 ・人件費：約10,000円

コストの合計 → 約10,000円

 

「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」で請求計算や請求書を作成する場合

・作業時間：約10分(人数に依存せず一括自動計算・明細作成が可能) ・人件費：約320円

コストの合計 → 約320円 コスト9割以上削減が可能！

給与計算と同様に人数に依存せずに一括で自動計算・明細作成できるため、クライアント数が増加した場合も、作業時間やかかるコストは変わりません。作業時間が一定であるためスケジュールを立てやすく内勤スタッフの作業効率はより高まることでしょう。また、コストは一定ですので、業績がアップすればするほど、低コストで管理できる強みが活かされます。

さらに、手作業ではないため計算間違い等の人為的ミスは徹底的に排除されます。金銭に関わるミスは信頼に影響するため、一括自動計算・明細作成できることは企業活動をする上で大きなメリットとなるでしょう。

スタッフエクスプレスでコスト削減を実現しよう！

今回は人材派遣管理システムの大きな選定ポイントとなる費用対効果にスポットをあて、コスト削減の実例を「契約管理」「勤怠管理」「スタッフ管理」「給与管理」「請求計算」に分けて5つご紹介しました。

人材派遣業ではスタッフの個人情報を始めとしてさまざまな情報を管理しなければいけません。紙やExcelによって手作業で管理するとなると、膨大な作業時間がかかります。内勤スタッフに多大な負担をかけるだけではなく、人件費が多くかかってしまうため、企業にとっては痛手となります。

ご紹介のとおり、STAFF EXPRESSを導入することで管理コストを大幅に削減可能です。実例をご覧いただき「こんなにもコスト削減できるの……？」と驚かれた方もいらっしゃったのではないでしょうか。これまでの人材派遣管理システムではできなかった大幅なコストカットを実現する、今後、スタンダードになるシステムです。

システム導入により現状の運用が具体的にどう変わるのか、詳細を確認されたい方はお気軽に弊社までお問い合わせください。

「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の製品紹介・資料請求はこちらから