お問い合わせから見えてくる人材派遣管理システム選定のポイント4選！
弊社（株式会社エスアイ・システム）は、人材派遣、人材紹介、業務請負のソリューション＆システムコンサルティングサービスを行う企業として、さまざまな状況・環境のお客様からご相談をいただいております。
中でも多くいただくのは「人材派遣管理システムの選定」についてです。取り扱っている案件や運用状況により選定ポイントは様々ですが、ある共通する理由が人材派遣管理システム選定における重要なポイントであると考えております。
そこで今回は、実際にいただいたお客様からのリアルな声に基づいた”人材派遣管理システム選定における4つのポイント”を解説いたします。
既存運用の課題と脱却理由
「既存の管理方法、システムでは業務が煩雑化してしまう」とお悩みの企業は少なくありません。管理業務で使用されるシステムやその運用は人材派遣会社によって異なります。それは取り扱う案件などが会社ごとに違うためです。
ここでは具体的に既存の管理方法でどのような課題があるのか、既存システムをリプレイスする理由から分かる課題をまとめます。
Excelや紙による管理の限界
Excelや紙での管理の場合、直接手作業で情報を入力・転記しなければいけません。これは担当者の業務を圧迫することにつながり、大きな負担となることでしょう。また、入力・転記が手作業で行われれば、人為的ミス発生のリスクもあります。情報管理が煩雑になればなるほどミスのリスクは高まり、個人情報を含む会社の大切なデータの消失という最悪の事態に発展する恐れもあります。
例えば、自社の規模が小さければ通常業務とデータ管理を同時にこなしてもそれほど負担はないかもしれません。しかし、規模が拡大すれば派遣スタッフの数や扱うデータは膨大な量になるため、内勤スタッフは過度な負担を強いられることとなります。処理しきれないからといって内勤スタッフを増やせば、それはコスト増加にもつながります。つまり、紙やExcelだけに頼ることは多くの人的リソースがデータ管理に割かれてしまったり、無駄なコスト増となったりすることで、企業の成長を妨げる要因となり得るのです。
また、Excelや紙でのデータ管理はコンプライアンス面でのリスク、さらにはリカバリーコストの発生を引き起こすなど、あらゆる角度から企業に損失をもたらす恐れがあります。
自社システムの維持コストやブラックボックス化
自社またはシステム開発会社にて独自の自社システムを開発すれば、データ管理業務は圧縮されるかもしれません。自社の業務に沿った形で開発・カスタマイズできるため、導入・稼働もスムーズに行えることでしょう。しかし、独自自社システム開発にも懸念点があります。
例えば、システム開発会社は「労働派遣法」など人材派遣業の関連法令に関する知識を持っているとは限りません。そのため法改正があった場合、システムのアップデート等をスムーズに行えない可能性がでてきます。また、システム開発会社が倒産してしまった場合、サポートは終了してしまいます。そうなると、新たに管理システムを開発・サポートしてくれる会社を探さなければならず、時間や新たな開発コストがかかることでしょう。
自社開発の場合、外部発注よりもコストを抑えられるだけでなく、関連法令の知識もあるため法改正にも柔軟に対応できるメリットがあります。しかし、開発・導入担当者が退職してしまうとシステムのメンテナンスやアップデートは行えなくなります。つまり、システムはブラックボックス化されてしまうのです。この場合、リプレイスを決断しなければならないため、やはり無駄な手間とコストがかかります。
複数システムの使用による負担の増加
ほとんどの企業では、基幹システム、勤怠管理システム、前払いサービス、計算ソフトウェアなど工程や運用ごとに異なるソフトウェアやシステムを使用してきました。これは、全てを包括するようなオールインワンシステムがなかったことが理由です。
このように複数のシステムを使用することは、導入・管理コストが発生するだけでなく、情報管理の煩雑化も招きます。各システムのデータを全てExcelに転記して管理したり、システムをまたいでデータ連携をしたりなど、膨大な手間がかかるだけでなく人為的ミスを多発させることになるでしょう。
脱却理由から見えた4つの選定ポイント
このような理由から、人材派遣管理システムはスタッフの業務を圧迫せず、コンプライアンス面でのリスクがなく、安定して長く使えることが求められています。
実際に人材派遣管理システムを導入する際に押さえておくべき4つのポイントを紹介します。
①情報の転記・入力作業が不要となるか
例えば、勤怠管理は情報量が膨大です。タイムカードに打刻されたデータを一つひとつExcelに手入力することはかなりの手間となります。また、入力ミスも発生しやすいものです。
人材派遣管理システムは、システムと連動し管理データの転記・入力作業が不要となるものを選びましょう。そうすれば、無駄な作業や人為的ミスがなくなり、企業にとってプラスとなります。
2.2②情報の一元管理が容易であるか
取引先情報や契約書、その他さまざまな情報はただ保管するだけでは意味がありません。必要なとき必要な情報をすぐ取り出せることが大切です。
書類のみでの管理はシステムでの管理と異なり、必要な情報を探し出すのが容易ではありません。また、複数システムを運用している場合、どのシステムにあったデータなのかわからない、ということも起こり得ます。
このようなことから、人材派遣管理システムは情報を一元管理できるものであることが大切です。
③法改正によるコンプライアンス面のリスクをゼロにできるか
人材派遣業は労働者派遣法によって規則・規定が細かく定められています。そして労働者派遣法は法改正が頻繁に行われるという特徴があります。
そのため、導入するシステムは関連法令に準拠していることはもちろん、法改正に柔軟に対応できることが必要です。そのようなシステムであれば、コンプライアンスを遵守することができ、リスクをゼロにすることができるでしょう。
④複数のサービス、ソフトウェアを使わずオールインワンで業務を完結できるか
人材派遣業は多くの情報を管理しなければなりません。派遣スタッフの個人情報、勤怠、請求・給与、営業・売上などその種類は多岐に渡ります。それぞれに合ったシステムを導入するのはコストがかかりますし、別々のシステムを運用するのは担当者にとって大きな負担です。
こうした手間やコストをなるべく抑えるためにも、人材派遣管理システムは多様な機能を備えたものを選ぶべきです。オールインワンのシステムであれば業務効率は改善され、内勤者の負担も大きく減りますし、人為的ミスも減ることでしょう。
選定ポイントを抑えたのがスタッフエクスプレス
弊社が提供する「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」は、ご紹介した人材派遣業の管理業務における課題を解決する人材派遣管理システムです。
前述の4つの課題をSTAFF EXPRESSがどのようなアプローチで解決していくのかご紹介します。
①転記・入力作業の大幅削減
STAFF EXPRESSはスタッフ向けマイページサービスの「STAFF EXPRESS NEO」や人材調達サービスの「STAFF EXPRESS PARTNER」と連携し転記・入力作業を大幅に削減します。勤怠打刻、シフト申請、給与前払い、プロフィール申請、発注依頼、契約書・請求書管理などを行えます。
「紙からシステムへ、Excelからシステムへ」など、非効率な情報の転記やデータ入力作業がなくなるため、人為的なミスを大幅に削減可能です。また、各種契約書や明細書等をワンクリックで作成、NEOやPARTNERを通してPDFデータを即座に公開することができます。書類作成・送付の工数・時間を大幅に削減できるため、スタッフの業務改善を見込めます。
さらに、STAFF EXPRESSを使えば、管理業務に紙を使用することがなくなり、派遣先や派遣スタッフとのやりとりもWeb上で行えるためペーパーレス化につながります。郵送・電話・FAXなどと置き換わるものとなるため、紙代だけでなくさまざまな経費の削減も実現することが可能です。
②クラウドによる情報の一元管理
STAFF EXPRESSでは、勤怠打刻、シフト申請、給与前払い、プロフィール申請、発注依頼、契約書・請求書、個人情報・取引先情報まで全てをクラウドで一元管理できます。
従来の管理方法では、業務が拡大すればするほど管理する情報が増え、必要な情報をすぐに取り出せないケースがありました。STAFF EXPRESSであれば、集約された情報をワンクリックで検索できます。派遣事業報告書や紹介事業報告書も即座に検索・出力可能です。
例えば、必要な契約書を出力して先方に送り、そのままWeb上で同意を得るといった使い方もできます。STAFF EXPRESSを導入すれば、多様な情報の管理に追われることなく、物理的な書類の保管からも開放されます。
また、STAFF EXPRESSは「ISO27017(クラウドサービスセキュリティ)認証」を取得しており、セキュリティは万全ですので、大切な情報もしっかり守れて安心です。
③法改正に対応したアップデート
STAFF EXPRESSはマイナーバージョンアップデートにより、法改正に対応しています。
従来の管理方法では法改正のたびに、改正部分を調査して各種契約書を作成し直さなければいけませんでした。
STAFF EXPRESSは、法改正があっても各種契約書の該当部分を修正したテンプレートへ自動でアップデートされます。改正に合わせた修正作業コストを一切費やすことなく、関連法令に準拠した運用が可能です。これでコンプライアンス面でのリスクは限りなくゼロにすることができ、会社を守ることができます。
④採用から給与・請求・年末調整まで業務をフルカバー
STAFF EXPRESSはAPIによりさまざまなシステムやサービスと連携できるため、人材派遣管理に関する業務は全てフルカバー可能です。
人材派遣業において、管理すべき情報は個人情報、勤怠、請求・給与、営業・売上など多岐に渡ります。従来これらは別々のシステムで管理・運用するしかなく、内勤者の負担や人為ミス増加につながっていました。
STAFF EXPRESSは人材派遣業のあらゆる管理業務をひとまとめに行えるオールインワンのシステムです。
例えば、ATS（採用管理サービス）と連携し、応募者情報の取り込みができます。それに加えて、給与・請求の計算、独自の前払いサービス、年末調整などさまざまなお金の管理にも対応。つまり、複数システムと連携できるSTAFF EXPRESSなら、全ての管理業務をこれ一つで完結できるわけです。複数システムの導入コストを削減できるとともに、煩雑だった業務がスマート化されることで効率化を実現できます。
人材派遣管理システムならスタッフエクスプレス
今回は弊社の多くのお客様からお伺いした人材派遣管理における課題とSTAFF EXPRESSがもたらした解決策をご紹介しました。
人材派遣管理システムは管理業務の効率に大きな影響を与えるだけでなく、コスト削減や自社の成長にも大きく関係するものです。つまり、有益なシステムは自社の業績を左右するといっても過言ではありません。もちろん、企業によっては今回ご紹介した以外のご要望や抱えている課題もあることでしょう。
いずれにしても、人材派遣管理システムを導入するのであれば今回ご紹介したポイントは選定の大前提となります。「管理業務が煩雑すぎて困っている」「業務をスマートにできるシステムを導入したい」とお考えなら、弊社の人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSをぜひご検討ください。
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