人材派遣の給与計算はシステムを使って自動化できる!システム導入のメリット

2020年4月29日

派遣スタッフの給与計算はどのようにおこなっていますか?
紙の勤怠表に記入してもらい、毎月回収して計算・・・・・・という企業は少なくないと思います。
人材派遣会社の仕事の中で、給与計算は手間のかかる業務のひとつですね。
給与計算を間違えるとクレームやトラブルの原因になりますし、会社の信頼を損なうリスクもあります。

そこで今多くの企業で導入が進んでいるのが、給与を自動計算できるシステムです
ミスリスクを極力減らし、人材派遣会社の手間は最小限に。
このような状況を実現してくれる、給与計算システムをご紹介していきます。  

人材派遣業において給与計算が面倒なワケ

人材派遣は他の企業に比べると、給与計算が複雑で手間がかかると言われます。
その理由はどういった点にあるのでしょうか?
具体的には大きく5つの要素が考えられます。  

人材派遣スタッフごとに計算が必要だから

人材派遣業が一般企業と違う点は、登録スタッフのバリエーションの多さにあります。
一般企業では、給与計算はある程度の職群にわけて一括計算が可能です。
また、月給制がメインとなるため、毎月の固定給プラス残業代などの各種手当くらいで、個別に計算が必要な要素はあまり多くありません。

一方、人材派遣では基本的に時給で働くことが多く、同じ企業に人材派遣されている場合でも職群によって時給がことなる場合もあるため、それぞれ計算しなくてはならないのです。
このような状況に加え、対峙する企業も複数にわたるため、より複雑になっていきます。  

勤務実績と契約内容と紐付けて計算が必要だから

上記のとおり、時給で働く人材派遣スタッフにおいては、毎月何時間勤務したのか、その時給がいくらなのか、その中で残業手当を付けるべき時間は何時間なのか、などを細かく計算しなくてはなりません。
残業時間のルールも派遣先企業によって異なるため、これらは個別契約内容と照らし合わせながら都度計算していく必要があります。
また、有給が発生している場合には、残日数の確認も行わなければならないため、給与計算には非常に時間がかかってしまいます。  

勤務実績の回収も手間だから

人材派遣スタッフの勤務実績は、紙の勤怠表を使用しているケースも多いでしょう。
この場合、月の勤務時間を派遣先企業が確認し、承認をもらった状態で派遣会社にわたすというフローになるため、提出忘れや記入の不備、承認印の漏れなどで、回収しなおしとなる場合もあります。
不備があった場合には、個別連絡をとり修正するために用紙を送付する、ということもあるため、勤務シートを毎月回収するだけでも一苦労です。  

給与の前払いがある場合もあるから

前払いとは、働いた分だけの給与を、給与日より前に支払うといったもので、人材派遣ではスタッフに人気のシステムとなっています。
ただ、この前払い処置も非常に複雑で、それぞれ前払い可能な金額が決まっているためまずはその計算が必要となり、前払いした月はその分を差し引いて残りの給与支払いをしなくてはなりません。
税金の計算なども複雑に絡み合ってくるため、これらの処理を手動で行おうとすると、手間と時間がかかってしまうのです。  

計算~給与支払いまで、手作業によるミスが発生する可能性が高いから

このように、人材派遣ではスタッフの契約内容や勤務状況によって細かく調整を行いながら給与計算を行う必要があるため、手作業ではどうしてもミスが起こりやすくなってしまいます。
作業者はもちろんそのリスクは感じているため、日々ミスのないよう注意を払いながら給与計算を行っています。
そのため、通常業務よりも余計に時間が掛かったり、ストレスを感じたりすることも多く、人材派遣会社の給与計算は面倒だ、という印象となっているのです。  

人材派遣管理システムを使えば、給与計算の自動化が可能

ご紹介したように多くの負を抱える給与計算ですが、これらの負を解消してくれるのが人材派遣管理システムです。
人材派遣管理システム自体は給与計算だけに特化したものではなく、提供されるメーカーによっては、人材派遣にまつわる業務を一括でシステム化できるというすぐれものです。
では、給与計算という業務においてはどのような効果を発揮するのか、具体的に見ていきましょう。  

勤怠管理と契約、給与計算が連携するため、自動で給与計算

人材派遣の給与計算に必要なのは、勤怠状況と人材派遣スタッフの契約内容です。
人材派遣管理システムでは、これらの情報と給与計算がシステム上で連携されるため今まで手動で行っていた計算を、データベースの情報を元に自動的に算出してくれることができます
今までのように、ひとりひとりの「勤務時間×時給×出勤日数は…」と計算していく必要はなく、締め日になればその月の労働時間が計算され、それに付随して給与計算もシステムが行ってくれるようになるのです。  

自動計算だからスタッフが100人いても1,000人いても工数が増えない

手作業での給与計算の場合は、人材派遣スタッフの人数が多ければ多いほど、それにかかる工数は掛け算で増えていっていました。
しかし、システムで給与計算が自動化されることで、人数が増えても工数は変わりません
給与計算をはじめとした管理作業がまわらないことで、人材派遣スタッフを増やせないという課題のある人材派遣会社もあるでしょう。
給与計算の自動化システムは、そのような課題を持つ人材派遣会社の一助にもなるのです。  

給与前払いに対応しているシステムならそれらも自動反映

給与計算でもうひと手間掛かっていた前払いについても、人材派遣管理システムが対応している場合もあります。
そのシステムを利用すれば、前払いの処理を行ったとしても、改めて支払い金額を計算しなおす必要はなく、前払い分を自動的に差し引いた金額で給与計算をシステムが行ってくれます
人材派遣管理システムでは、大元のデータベースにすべての情報をストックできるため、ひとつの情報を取り込めば、給与計算やその後の支払い処理まで一気通貫して処理できる点が大きなメリットと言えるでしょう。  

人材派遣管理システムで給与計算を自動化する際の注意点

では実際に導入を検討する際には、どのようなシステムを選ぶべきなのでしょうか。
人材派遣システムにはさまざまな種類があり、それぞれ搭載している機能はことなります。
企業ごとに必要な機能は変わってきますが、ここでは「給与計算を簡単に」という点を念頭に、導入の際の注意点をご紹介しましょう。  

月払い、日払いなど支払いタイミングを自由に選べるシステムがおすすめ

人材派遣では、契約内容は多岐にわたるため、給与の支払いも月払いや日払いなど複数あり、スタッフによってまちまちです。
そのため、人材派遣管理システム上でも、支払いタイミングをフレキシブルに選べるものを選びましょう
給与計算をシステム化するのであれば、すべてのスタッフで使えるものでなくては意味がありませんので、どのような設定が可能かは必ず確認するようにしてください。  

最低でも勤怠管理と給与計算の連携は必須

人材派遣管理システムでは、多くの機能の中から必要なものを選んで搭載したり、すでに導入している人材派遣管理システムと、給与計算に特化したシステムを連携させたりといったケースも考えられます。
どのように対応するかは企業の状況次第ですが、給与計算を簡単にしたいのであれば、勤怠管理と給与計算の機能が連携されていることは必須項目として覚えておきましょう。
このふたつが連携できないと、結局勤務時間を計算するといった手作業が発生するため無駄な工数がかかってしまいますので注意が必要です  

柔軟なカスタマイズが可能であるシステムが望ましい

給与計算をはじめとした人材派遣管理システムは、基本的にはメーカーが提供するフォーマットにのっとってシステムが構築されています。
もちろんそのまま利用できることを前提に作られていますが、企業によっては「勤務形態の幅をもっと広げたい」「既存のシステムと連携できるようにしたい」「利用しない機能は非表示にしたい」など、カスタマイズへのニーズもあります。
それらの要望を叶えてくれるシステムであれば、業務の効率化も進むためおすすめです。
相談・サポート体制が充実しているメーカーも多いため、カスタマイズを希望する場合には一度相談してみると良いでしょう。  

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)なら給与計算もそれ以外の業務もらくらく!

給与計算を簡単にできる人材派遣管理システムについてご紹介してきましたが、弊社が提供するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)も給与計算を簡単にできる人材派遣管理システムです。
STAFF EXPRESSは、人材派遣業に必要な要素をフルパッケージしたオールインワンシステムで、これひとつで業務を包括できます。
豊富な機能の一部を下記でご紹介します。  

【スタッフマスタ】
スタッフの基本情報をはじめ、資格やスキル、税金や保険情報など、スタッフ個人にまつわるあらゆるデータを一括管理ができます。 スタッフ情報の変更履歴もしっかりストックされるため、問い合わせ管理にも柔軟に対応可能、また有給管理や過去の実績も管理できるため、これを見ることで、スタッフの状況をひとめで把握できることが可能となります。  

【得意先・営業】
人材派遣先企業の情報を細かく管理できるデータベースです。 担当者や請求・入金情報、与信についても設定できるため、取引を行う企業のコンディションをタイムリーにキャッチすることができます。  

【受注】
派遣先からオーダーされる受注状況も管理できます。 派遣の他に、紹介予定派遣・請負・業務受託など、さまざまな勤務形態にわけて受注情報を登録でき、抵触日の管理もできるため、安心して利用することができます。  

【配置】
受注内容と登録スタッフを組み合わせて、全体を俯瞰して管理することができます。 配置による収支状況も管理できるため、計画性のある人材配置が可能となります。  

【勤怠】
勤怠データを取り込むことで、登録された受注情報や配置情報を元に、自動的に勤怠データがはじき出されます。 また、関連システムであるSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレス  ネオ)を利用することで、スタッフが登録した勤怠情報がそのままシステムに連携、データの取り込みを行わなくても、自動的に勤怠計算が完了できるのです。  

【仮払】
給与の前払いに対応できるシステムです。 リアルタイムの支払いにも対応しています。 前払い情報を登録することで、月末の給与計算の際には自動的に差分を計算してくれます。  

【給与・賞与・計算代行】
勤怠情報等から、支払い額や控除金額を自動算出してくれます。 日払い・週払い・月払いをはじめ、その他の支払い形態にも対応しているので、幅広い人材派遣スタッフに対応が可能です。  

【保険・年末調整】
人材派遣会社にとってやっかいな年末調整も、システムで簡単に処理ができます。 源泉徴収票や源泉徴収簿も簡単に作成でき、確定内容も自動的に給与反映してくれます。 また、保険の手続きや処理もシステム上で行えます。  

【管理・統計資料】
蓄積されたデータから、統計資料を作成することもできます。 日ごと・月別・年単位など、用途に応じてデータ抽出ができるため、戦略的な人材派遣活用のサポートができるようになります。

ここで紹介した以外の機能も搭載し、さらに関連システムを連携させることで、人材派遣スタッフ側・人材派遣先側ともコミュニケーションを取りやすくなり、業務をスムーズに進めていくことができます。
人材派遣では、多くの情報を企業やスタッフ間でやりとりがされるため、情報の行き来をいかにシームレスにするかがポイントとなります。
人材派遣会社の業務を網羅しているSTAFF EXPRESSなら、人材派遣会社のテレワーク化にも役立ちます
ぜひサービスサイトで詳細をご確認ください。

 

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まとめ

いままで利用していなかったシステムを導入する際には、企業の中でも議論がされることは多いでしょう。
もちろんシステムにはコストを伴うため、「その効果はどのくらいなのか」を見定める必要はでてきます。
しかし、人材派遣の給与計算においてシステムを利用することは圧倒的に効率があがる方法です。
手作業のリスクを減らし、かつ従業員の工数を削減できることは企業にとっては大きなメリットとなりますので、今の業務フローを何とかしたい、という場合には、システムの利用をぜひ検討してみてください。