人材派遣管理システムを比較!費用や機能、選び方について

派遣会社にとって、派遣スタッフの登録数を増やして、より多くのクライアント企業に派遣することは利益が増えて喜ばしいことですが、一方で管理のための工数が増えてしまい負担になるのも事実。

派遣スタッフへの仕事振り分け、シフト管理に給与計算など、派遣スタッフが増えれば増えるほど作業も増え、仕事が追い付かなくなることもあります。

そんな時に役立つのが、人材派遣管理システムです。

今回は、弊社から調査会社に依頼をさせていただき『STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)』と他2社をフラットな目線で総合的な評価をした結果を発表させていただきます。

目次

人材派遣管理システム3社を比較

今回は、弊社が提供する人材派遣管理システム『STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)』をはじめとする他2社を含めた3社にて、機能性、拡張性、安全性など、7つの評価基準で比較を行いました。

結果からお伝えすると、STAFF EXPRESSが全比較項目”にて他サービスを上回る結果になりました。

(※現時点では仮挿入でオリジナルの表画像を作成し挿入予定です)

また、以下5つの点でSTAFF EXPRESSは特に優れていることが分かりました。

内容 STAFF EXPRESS A社 B社
一般派遣、短期、請負、紹介、日々紹介に対応したシステム
(すべてに対応)

(日々紹介以外)

(短期、日々紹介は対象外)

データエクスポート・インポート機能が備わっているか

(エクスポートはカスタマイズ)

日8時間、週40時間、月60時間、1ヶ月単位の変形労働の計算は自動で処理可能か

(すべて)

×
(カスタマイズ対応)

(変形労働はカスタマイズ対応)

社保の算定基礎賃金や雇保の離職証明書などの考慮はなされているか ×

(カスタマイズ対応)

(喪失届などカスタマイズ対応)

操作ログや変更前、変更後の履歴管理ができるか ×

(カスタマイズ対応)

×

(カスタマイズ対応)

A社やB社が機能面で劣っているわけではありませんが、標準機能に追加でカスタマイズ対応をしなければならないこともあり、導入時点で様々な機能が備わっている点では、STAFF EXPRESSで充実感を味わっていただけるでしょう。

人材派遣管理システムを比較する際、人材派遣だけでなく人材紹介や業務請負などの人材ビジネス全般を提供する企業であるなら、オールインワン型の人材派遣管理システム(人材ビジネス向け基幹システム)がおすすめです。事業内容に合わせて最適なサービスをご検討ください。

人材派遣管理システムの比較ポイント

人材派遣管理システムは様々な種類があり、どのシステムを選ぶべきか迷ってしまう方が多いでしょう。

導入した後に「システム選びで失敗した」と思わないよう、次の4つのポイントを意識してシステムを比較しましょう。

1つの人材派遣管理システムであらゆる業務に対応できるか

人材派遣会社には様々な業務があると思います。

派遣スタッフの募集や派遣先への営業、シフト配置や給与計算、すでに派遣先で働いている派遣スタッフのフォローなど、多岐に渡ります。

一部の人事派遣管理システムではすべての業務管理に対応できないものもあり、痒いところに手が届かないもどかしさを抱えてしまう可能性があります。

人材派遣管理システムを導入したものの管理できない範囲があり、結局別のシステムやツールを使って二重管理しなければいけない状況に陥ってしまうケースは少なくありません。

その人材派遣管理システムを導入することで、業務すべてを管理でき、効率が改善するかどうかをしっかり確認してから導入を決めましょう。

時代に合わせてバージョンアップがされているか

人材派遣会社にとって無視できないものが労働者派遣法や労働契約法などの法令です。

法令を遵守して業務を行わなければ、派遣事業の許可取消や事業廃止命令などの行政処分を受ける可能性があります。

そのため人材派遣会社は法令に対応した業務運営ができているか、入念に確認しなくてはいけません。

人材派遣管理システムにはそのような法令を遵守した運営ができるような機能を持つものが多く、人材派遣会社にとって非常に便利です。

しかし法令は時代とともに変わっていくため、人材派遣管理システムも時代に合わせてバージョンアップされている必要があります。

また、マイナンバーのような今までになかったものが国によって作られた場合も、それらに対応した管理システムでなくては業務に支障が出てしまいます。

つまりバージョンアップのない人材派遣管理システムは選ぶべきではなく、またバージョンアップが法改正のタイミングに対して遅れてしまうような管理システムも選ぶべきではありません。

しっかり導入までにバージョンアップに対応しているかを提供会社に確認し、またタイミングや対応に遅れはないか、口コミなどで第三者からの評価を確認しておくべきです。

細かい設定ができる柔軟性があるか

例えば給与明細や請求書などは、会社によって、また案件によって項目の種類や数が変わります。

しかし一部の人材派遣管理システムではそれらが固定になってしまい、自社が望むフォーマットで作成ができないと頭を抱えているケースがあります。

さらに有休の細かい管理・登録ができなかったり、保険料の端数処理設定が四捨五入に固定になっていたり、スタッフの検索機能が使いづらかったり、マスタ管理に漏れが生じてしまったりなど、細かいけれど、しかしたくさんの不満を抱えながら人材派遣管理システムを使っているケースもあるのです。

細かい設定ができたり、カスタマイズに対応していたりする、柔軟性のある人材派遣管理システムを選ぶべきです。

もし柔軟性のない管理システムを選んだとしたら、せっかくシステムを導入しても、現場の負担は軽減されません。

デモ版があるなら必ず確認

デモとは、デモンストレーションの略で、人材派遣管理システムによっては無料トライアルと呼ばれることもあります。

デモ版を利用することの意味は、利用料を支払って本格的に利用し始める前に、管理システムの使い勝手や、実際の業務に落とし込んだ際に必要な機能が揃っているかどうか、サポート体制は充実しているかなど本番環境を利用しながら確認できることにあります。

本格的に導入した後大きなストレスを抱えることのないよう、デモ版がある場合には利用したうえで導入することをおすすめします。

人材派遣管理システム導入でよくある失敗例

ここからは、人材派遣管理システムを入れてみたものの「使い勝手が良くなかった」「意外と手間がかかった」など、想定していた程の効果が得られなかったケースをご紹介します。

なぜ、そのような状況になったのか、理由も併せて見てみましょう。

必要な機能が1つの管理システムにそろっていなかった

人材派遣管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、どんなツールが備わっているのかはシステムによって全く異なります。

人材派遣管理に必要な機能がすべて網羅されている場合もあれば、どれかの機能に特化している場合もあるため、システムを導入する前には「必要な機能がすべてそろっているのか?」という観点で必ず確認するようにしましょう。

せっかく管理システムを導入したのに、足りない機能があればデータを一元管理することができなくなるため、機能性も半減してしまいます。

もし幅広く機能が必要な場合はオールインワン型人材派遣管理システムを検討してみましょう。

あらゆる業務に対応できるはずです。

カスタマイズに対応していなかった

人材派遣管理システムは、それぞれ独自のフォーマットで開発されていますが、導入する企業ごとに、「この機能だけ使いたい」「このような見え方にしたい」などニーズは多く存在します。

そのため、人材派遣管理システムにはカスタマイズ機能が備わっていることがありますが、カスタマイズ機能はすべての管理システムにあるわけではありません。

もちろん「導入したままの状態で過不足なし」ということもありますが、利用していくうちに改善したい点が見えてくることもあるでしょう。

そんな際にカスタマイズできないと、利用効率の低下にも繋がってしまいますね

カスタマイズに対応しているが不具合が多かった

人材派遣管理システムをカスタマイズするということは、その分システムを拡張するということにも繋がります。

その際、データがうまく連携できなかったり動作が遅くなったりと不具合が発生するケースも少なくありません。

効率をあげようと思ってカスタマイズしたのに、操作に時間がかかるようになってしまっては本末転倒です。

「既存システムとの連携可能」や「フルカスタマイズOK」など、魅力的に見える機能ですが、実際にカスタマイズした後の操作性の良さも見極めて導入するようにしましょう

勤怠管理とスタッフ管理など、各機能が連携していなかった

1つの人材派遣管理システムに多くの機能が集約していたとしても、それぞれのデータが連携していないというケースもあるようです。

データが連携していないと、1つのシステム内にも関わらず同じデータを複数入力することになってしまうため、余計な手間がかかってしまいます

1つの人材派遣管理システムに機能を集約するということは、何度もデータを入力する手間を省くという目的もあるため、データ連携ができていない管理システムでは意味がありません。

給与管理や請求管理機能に柔軟性がなかった

人材派遣会社において、給与明細項目や、請求項目、請求タイミングなどには膨大なパターンが考えられます。

そのため、そのどれかが固定されてしまうだけでも利用側にとっては使いづらい管理システムとなってしまいます。

特に給与周りは神経を使う業務となるため、管理システムの融通か効かないと大きなストレスとなるのです。

複数人で同時利用できなかった

人材派遣会社では、派遣スタッフの管理を1人で行うという企業はありません。

そのため、スタッフ登録も勤怠管理も請求処理も、常に複数の人材派遣スタッフが利用している状態となります。

そのためシステムの同時利用は必須となりますが、管理システムによっては同時利用ができないということもあるようです。

その場合、作業効率が大幅に下がってしまうため、同時利用できるかどうかは確認しておいた方が良いでしょう。

人材派遣管理システムの提供会社の対応が悪かった

人材派遣管理システムでは、利用者がシステム上で自由にカスタマイズできる場合もあれば、システム提供会社に改修をお願いして、独自にカスタマイズする場合もあります。

またはじめて人材派遣管理システムを利用するという場合には、より効率的に利用するためのレクチャーやアドバイス、不明点の問い合わせなど、人材派遣会社と管理システム提供会社がコンタクトを取るケースが少なくありません。

その際に発覚するのが提供会社の対応の悪さです。

例えば「お願いしている改修がなかなか完了しない」「問い合わせに全く反応しない」「レスポンスが遅い」など、一刻も早くスムーズな運用を始めたい人材派遣会社にとってはイライラしてしまう要素ですよね。

導入するのはシステムだから、と機能性ばかりに着目してしまうと、意外なところで落とし穴があるため注意しておきましょう。

人材派遣管理システムを比較【費用、機能、特徴】

ご紹介したように人材派遣管理システムにはたくさんの種類があるため、どれにしようか迷ってしまいますよね。

人材派遣管理システムを比較する際に重要なポイントは、「費用」「機能」「特徴」です。

 

人材派遣管理システムを選ぶ際は、会社での予算を確認しながら料金を見比べましょう。

会社の要望に合わせて見積もりを取ることができます。

「〇〇円、機能はこれ」というように一律の内容と値段で販売しているものもあれば、機能をカスタマイズすることができ、それに合わせて料金が変動するものもあります。

 

また料金を比較する際は、費用内に含まれるものの範囲をしっかり確認しておきましょう。

値段だけ見て安いと思ったものを選んだものの、十分な機能が付いておらずに後悔することもあり得ます。

人材派遣管理システムによって少しずつ持っている機能が違います。

古いシステムにはマイナンバーの管理機能が入っていない場合もあるので、会社の求める機能を持ち合わせているかどうかもしっかり見ておくと良いですね。

さらに特徴も様々あります。

初心者でもわかりやすいやさしいインターフェースで作られたものから、機能がかなり充実したものまで、人材派遣管理システムによって特色は異なります。

企業によって登録スタッフの人数やクライアント数、予算、困っていることが違うと思います。

それぞれ自社のニーズに合わせて、予算も加味しながら最適な人材派遣システムを探してみましょう。

人材派遣管理システムの導入事例もチェック!

では実際に人材派遣管理システムを導入した企業は、どのようなシーンで活用し、またどんな成果を生み出しているのでしょうか?

7つのパターンをご紹介します。

契約書等の自動計算・出力で工数・費用削減をした事例

人材派遣管理システムでは、今まで紙で管理していた契約関係の書類がすべてシステム上で管理・申請されるため、意外とコストの掛かっていた「紙代」を大幅に削減することができるようになりました。

また、派遣スタッフを配置するたびに行われる保険等の契約手続きは非常に煩雑でしたが、人材派遣管理システムを導入することで「ボタン一つで各種書類が出力できて大幅に手間が減った」という声もあります。

人材派遣会社にとっては一番のネックとなる年末調整も簡単に処理ができ、源泉徴収簿や源泉徴収票もワンクリックで作成可能、一年の繁忙期をシステムを使って最短で乗り切れたという企業は多いようです

人材派遣スタッフとの連携により欠員への対応力をアップさせた事例

人材派遣管理システムでは、登録されている派遣スタッフの状況を俯瞰して見ることができるため、いつ、どの仕事に何人配置しているか、また空いているスタッフは誰かという情報が一目でわかるように管理されています

この機能はスポット業務の多い人材派遣会社に非常に重宝されており「突発的に欠員が出た際に迅速に対応できた」という声や「複数の仕事が入り乱れる中でも、的確な人材を配置できる」という声も聞こえてきます。

さらに、人材派遣管理システム上には派遣スタッフ自身でスケジュール登録ができるため、人材派遣会社の管理の手間も大幅に省けます。

また派遣スタッフはシステム内で自動的に自身の仕事を管理・閲覧もできるため、出勤漏れなども減り、派遣先からの評価も上がったという事例もあるようです。

日払の業務を圧倒的に圧縮できた事例

人材派遣管理システムに搭載されている仮払機能を利用して、今まで日払で対応していた煩雑な業務がシンプルになり、業務工数を大幅に減らすことができたという事例もあります。

日払は即日現金が入手できるという利点があるため、現金が必要な人材派遣スタッフにとっては非常に便利な形態でしたが、人材派遣会社としては管理の手間がかかる厄介なものだったのではないでしょうか?

管理システムによっては、仮払もリアルタイムで支給できるものもあるため、日払に求められるニーズを満たしながら、人材派遣会社はフローが完結になる、という一石二鳥の状態になっている企業も少なくないようです

人材派遣会社内の営業会議資料の手間が削減できた事例

管理システムには人材派遣におけるすべてのデータが蓄積されており、そのデータを管理・統計を取ることで、事業戦略に必要な資料を即座に抽出することができます。

実際に、営業会議では管理システムの画面を投影しながら議論を進めているという企業もあり、会議のために多方面からデータをかき集めるといった手間はなくなっています

また、事業報告に必要な「労働者派遣事業報告」も管理システムから簡単に出力できるため、大変助かっているという声もあるようです。

一元化により作業時間を半分にできた事例

人材派遣管理システムを導入したことで、管理に必要な業務時間が半減したという企業もあります。

スタッフの登録作業からマッチング作業、請求管理までがひとつのデータベースで管理されるようになったことで、入力作業の二度手間もなくなり、人材派遣会社内での情報共有もスムーズになった企業も少なくありません

管理システムはクラウドで提供されるケースも多いため、システムを使うためだけに会社に戻る必要もなくなり、さらに外出先でできる業務が増えることで、仕事の効果アップにも貢献しているようです。

また、今まで紙で管理していた明細等をオンライン上で配信できるようになることで、郵送作業がなくなりコスト&工数削減へと繋がったという事例もあります。

高い検索機能でマッチング速度を上げた事例

人材派遣管理システムにはマッチング機能が搭載されており、登録されたスタッフデータを元に必要要件や適正などで絞り込み、マッチングの可能性が高いスタッフだけにオンライン上でメッセージを送ることができます。

派遣スタッフをアナログ管理していた時代には、仕事紹介の際にはひとりひとり電話をかけていたという企業も多く、その判断基準は個人の感覚にゆだねられているという点もぬぐえませんでした。

しかし管理システムを導入したことで、システム上で候補者を選定、募集の連絡もSMSで一斉配信というフローへ変更することができ、人力でスタッフをマッチングさせていた時と比較すると各段にスピードも精度も上げることが出来ています

「メッセージを送っておけば、興味のある派遣スタッフから問い合わせが来るため手間が掛からない」という声も多く聞こえてきます。

人材派遣会社の社員を増やさずに済んだ事例

派遣スタッフや派遣先企業へのサポート体制を重視するあまり、業務が属人化し、対応に多くの人員や工数が掛かってしまっていたというケースも少なくありません。

そのような人材派遣会社では、必要以上に従業員を抱えていることもありましたが、管理システムを導入することで対応人数をミニマム化できたという事例もありました

システムを導入したからといって、サポート体制をないがしろにしているわけではなく、対応の柔軟性は活かしつつも、むしろ情報の連携を濃密にして無駄な業務を減らすことで、よりサポートすべき場所に注力できるようになったようです。

人材派遣業を理解しているシステム会社の製品で格段に使いやすさがアップした事例

人材派遣会社で行われる業務は非常に煩雑であり、他業態とは業務フローや請求周りの工程も大きく異なります。

そのため、一般的な請求管理システムや業務管理システムだと、どんなにカスタマイズを繰り返しても自社のニーズにあった使い方が出来なかったという人材派遣会社もありました。

そこでこの会社が選んだのは、人材派遣業を熟知し、人材派遣業界での使いやすさに特化した管理システムです。

利用する人材派遣システムを変更してから大きく改善された点は、まず請求周り。

煩雑でありかつミスの許されない請求関連の処理が、管理システムによるチェックを通すことで人為的ミスが激減したそうです

そのほか、給与明細も管理システムから簡単に作成できるようになったため、工数も大幅に削減でき、紙ではなくオンライン上で給与明細を展開することで経費削減にも繋がったとのこと。

このように、人材派遣業を理解して作られた製品は、まさに痒い所に手が届く管理システムと言えるでしょう。

人材派遣管理システムは何を優先したいかで選ぶ!

人材派遣管理システムを紹介してきましたが、それぞれの特徴を比較しながら、ニーズに合わせて比較することをおすすめします。

比較の際に意識する項目としては、「費用」「機能」「特徴」の3点です。

何を優先したいかを基準に、自社にとって最適な人材派遣管理システムを選べると良いですね。