人材管理システムでできることは？導入のメリットも解説
人材管理システムは人材情報を一元化し、可視化するシステムです。
最近注目のツールですが、多種多様な機能があり、自社にフィットしたものがどれか分からないとお悩みのケースもあるかもしれません。
今回は人材管理システムの基本的な機能と、導入メリットについて解説します。本記事を参考に必要な機能を見極め、最適なシステムを選びましょう。
人材管理システムとは
人材管理システムとは、人材管理の効率化を実現するシステムです。企業規模が大きく従業員が多い場合や、小規模でマンパワーが不足している企業などで活用されています。
人材管理とは
人材管理の業務は、従業員採用から育成、業務における役割、人材労務管理など多岐に渡ります。人材を企業にとっての資源として考え、適切にマネジメントしながらそのパフォーマンスを最大化すること、そして企業としてのビジョン達成を目指すために、大変重要な業務です。人材管理を適切に行うことで、企業サイドも従業員サイドも満足度が高めることにつながり、より高いパフォーマンスが実現できます。
つまり、企業と従業員がともに成長し、発展していくモチベーションにつながる「エンゲージメント（愛社精神）」を高める結果も期待できるのです。
人材管理システムでできること
一般的な人材管理システムには、以下のような機能があります。
- 採用管理機能
- 人材マネジメント機能
- 人事労務管理機能
- 目標管理機能
- 評価管理機能
それぞれ詳しく見ていきましょう。
採用管理機能
採用管理機能は、主に採用担当者が利用する機能です。採用・選考の過程を管理します。採用プロセスが複雑な場合や、採用人数が多い場合に便利なシステムといえるでしょう。
代表的な機能は、以下の通りです。
・応募者データ管理
求人情報から応募してきた人材を管理する機能
・選考プロセス管理
書類施行・筆記試験・適性試験・面接などの選考過程を管理する機能
・内定者管理
内定者の入社までのフォロー機能
人材マネジメント機能
人材マネジメント機能とは、経営者やマネージャー、人事担当者が利用する機能です。人材を最適な場所に配置することや、評価と報酬のバランス、後継者育成までを視野に入れ、人材確保や育成、能力開発を戦略的に進める際に役立ちます。
人材像の共有はどの企業でも大変難しく、課題となりがちです。人材マネジメント機能を使うことで、以下のような情報が共有されるため、経営層やマネジメント部門の意識のすり合わせがしやすくなるメリットがあります。
- 人材情報のデータベース化
- 人材データ分析
- 異動や配置転換の検討
- 要員計画の作成
- 育成計画
- 個人の目標・評価管理
- 部門ごとの目標・評価管理
- 採用管理
人事労務管理機能
人事労務管理機能は人事労務担当者が主に利用しますが、全従業員が勤怠打刻に利用するシステムですから、全従業員が触れる機会のある機能となります。一般的に、以下のような機能があります。
- 人材データベース
- 社会保険／雇用保険関連手続き
- 勤怠打刻
- シフト作成
- 入退社手続き
業務を一括管理・自動化することで、効率化が可能です。
目標／評価管理機能
目標管理機能は、経営者やマネージャー、そして評価される側である従業員が利用する機能です。目標／評価管理機能は、従業員の人事評価を効率よく、かつ適正に実施することを目的とした機能となっています。
評価の可視化は実現がなかなか困難とされてきましたが、システムを用いることでより透明性のある評価が可能となり、従業員サイドのモチベーションを高める効果も期待できます。
人材管理システムを導入するメリット
人事管理システムを導入するメリットには、どのようなものがあるでしょうか。
業務の効率化
まずは、業務効率化が一番に挙げられます。これまで手作業で行っていた業務の多くが自動化されますから、手間を劇的に軽減できます。検索性も高まりますから、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。作業工数が削減されるため、人件費削減にもなります。
また、これまで手作業で実施していた給与計算や勤怠管理を自動化することで、記載の間違いを防ぐことにもつながります。紙に記入された情報をシステムに入力したり、Excelから入力したりといったデータ転記や入力作業がなくなるため、人為的なミスを防ぐことが可能です。
法改正や税率変更に伴う変更も、システムを導入していれば自動的にアップデートされるので安心です。改正に合わせて各種契約書を修正する手間がなくなり、コンプライアンス面でのリスクを軽減することが可能です。
人材の適切な配置が可能に
人材管理システムでは、全従業員をデータベース化することが可能です。全従業員の最新のスキルを把握し、検索も容易にできるため、人材の配置を検討する際に役立ちます。
また、不足しているスキルも把握しやすくなるため、研修を実施したり、より効果的に採用活動を行うことが可能です。
評価の精度向上
人事評価にかかる時間は、膨大なものです。それでいて、経営陣が自分たちの経験や感覚に頼る面もあるため、精度にばらつきがあることも大きな課題となっていました。
また、評価される側である従業員にとっても「どうしてこのように評価されたのか」と不満が残るケースもあります。
こうした課題をクリアにするのが、人材管理システムの評価機能です。人材データベースには従業員の基本情報をはじめ、人事評価履歴も残すことができます。従業員のキャリアやスキル、資格など、その能力を把握しながら優秀な人材を抜擢したり、最適な場所に配置することが可能です。
さらに、優秀な人材の入社経路や研修履歴などから共通事項を見出し、分析することもできます。
さまざまな雇用形態に対応
人材管理システムは、さまざまな雇用形態を効率的に管理することが可能です。働き方の多様化が進み、正社員のほかにもアルバイトやパートといった雇用形態の従業員も増加傾向にあります。労働時間によって、有給休暇の付与ルールや社会保険の有無なども変わってきますから、どうしても管理が複雑になりがちです。
人材管理システムを導入することで、従業員の雇用形態に関しても管理が可能です。システムによっては、勤務管理機能や給与計算機能と連携し、給与計算から有給休暇管理までできるものもあります。今後、ますます雇用形態が複雑化することが予測されますから、人材管理の効率化に役立つ機能といえるでしょう。
人事データの可視化
人事データは、具体的には従業員の生年月日や住まいなどの基本情報、勤怠情報、スキル、資格、価値観、モチベーションといったさまざまな情報を指します。こうしたデータを分析し、生産性向上のためのスピーディで適正な人事業務推進や離職率の軽減、採用プロセス改善に活かすためにも、人事データの可視化は大変重要です。
自社で活躍している人材にどのようなスキルや特徴が共通しているのかを把握し、採用時の参考にしてみるのもよい方法でしょう。採用担当者の経験やノウハウは欠かせませんが、採用業務の確度を上げていくのにデータは大変有効です。
管理や更新にかかる負担の軽減
人材管理システムには、さまざまな情報が集約されています。こうした情報の適切な管理や情報の更新、法制度や税制変更への対応、勤怠管理や給与計算、福利厚生管理などを全て人の手で行う人材管理業務は、常に緊張感を持ち、集中して行う必要があります。その分、人材管理担当者への負担は大きなものになりがちです。
人事管理担当者の負担を軽減し、手作業で行うよりも効率よく、ミスなく正確に人材管理業務を実施できるのが人材管理システムです。
人材管理システムの提供形態
人材管理システムは、主に以下の形態で提供されています。
- クラウド型
- オンプレミス型
- パッケージ型
それぞれの特徴を見ていきましょう。
クラウド型
システムを提供しているベンダーのクラウドサーバ上にデータを保管するのが、クラウド型です。「この情報が見たい」というときに、インターネット環境さえあればいつでもどこからでもアクセスが可能です。
また、自社にサーバがなくても導入可能で、契約すればすぐに利用が開始でき、導入時のコストも抑えることが可能です。
オンプレミス型
自社のサーバにソフトウェアをインストールして利用するのが、オンプレミス型です。
自社サーバを利用するため、セキュリティ的には強固で、既存のソフトウェアとの統合もしやすいものが多くなっています。また、カスタマイズしやすいものが多いのも特徴です。
一方で自社にサーバを用意する必要があるため、導入時のコストが高額になりがちであること、利用開始までに数週間、場合によっては数か月の時間が必要なのも、オンプレミス型の特徴となります。あらかじめ理解しておきましょう。
パッケージ型
ソフトウェアをパソコンにインストールして利用するのがパッケージ型です。ほかの提供形態のシステムよりも安価に導入が可能であり、導入後すぐに利用がスタートできる点はメリットといえるでしょう。また、一度購入すれば追加料金がかからない点も特徴です。
人材管理システムの導入手順
人材管理システムを導入する際には、どのような手順で進めていくべきなのでしょうか。こちらで確認しておきましょう。
自社の課題整理
まず、人材管理をシステム化する理由を明確にしておきます。今、自社がどのような課題を抱えていて、解決したいのかを洗い出し、課題解決にはどのような機能が必要かを検討することから始めましょう。
目的が定まったら、自社の規模や設備など確認してから、導入するシステムの種類を決めます。カスタマイズを詳細に決めたい場合はオンプレミス型、従業員数がそれほど多くなく、使い勝手重視の場合はクラウド型、コストを抑えたい場合はパッケージ型というように、それぞれの目的や企業規模に合わせて検討してください。
導入の目的や必要な機能の決定
解決したい課題が明確化したらどのような目的で導入したいか、具体的にどういった機能が必要か検討しましょう。
必要な機能は先述した通り「採用管理機能」「人材マネジメント機能」「人事労務管理機能」「目標管理機能」「評価管理機能」の5つが一般的です。ただし、自社では使用しない機能が搭載されていることで、操作が複雑化したり、料金が高くなったりする可能性もあります。自分たちがこれまで行ってきた人材管理と照らし合わせながら、本当に必要な機能を厳選することが重要です。
ツールの選定
最後に、ツールを選定します。ツールを選ぶ際には、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 必須となる機能
- サービス提供形態
- 利用する人数
- 費用
- 導入までの期間
・必須となる機能
「誰が」「何の目的で」「何をするために」使用するかを踏まえて、必須となる機能を決めます。必須となる機能が決まったら「こんな機能もできたら欲しい」というものもリストアップしておきます。
・サービス提供形態
クラウド型／オンプレミス型／パッケージ型のいずれかから、自社の体制にフィットした提供形態を選びます。
・利用する人数
利用する人数で料金が変動するシステムもありますから、利用する人数はあらかじめ決めておきましょう。
・費用
どのくらいの費用をかけられるかを決めておきます。
・導入までの期間
「事業拡大につき、大至急導入したい」「ノウハウがないから、時間をかけてしっかりサポートを受けたい」など、導入までの期間を決めておきましょう。
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企業成長に必須！人材管理システム活用で生産性向上を実現しよう
人材管理システムを導入することで人材管理を効率化し、従業員をより効果的に成長させることは、企業にとって大変重要です。人材不足が叫ばれる昨今、従業員データベース構築で、人材を適材適所に配置し、育成することは経営課題ともいえるでしょう。
人材育成なくして企業成長はあり得ません。その一助として、ぜひ人材管理システムの導入を検討してみてください。
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