人材派遣管理ソフトはクラウド型を選ぶべき?クラウド型システムのメリット

2020年3月18日

最近は様々なクラウド型のシステムが提供されています。
人材派遣管理ソフトも同様です。
しかしクラウド型ではない人材派遣管理システムもあり、どちらを選べばいいのか判断に困るケースもあるでしょう。

今回はクラウド型の人材派遣管理ソフトのメリット、デメリットについてまとめました。
人材派遣管理ソフトの導入で悩んでいる方、またクラウド型のソフトへの乗り換えを検討している方の参考になれば幸いです。

人材派遣管理ソフトの種類

まずは人材派遣管理ソフトについて、種類ごとの特徴をご紹介したいと思います。
3種類の型にわけて、ひとつずつご紹介していきます。

クラウド型の人材派遣管理ソフト

少し詳しくクラウドについて調べるとSaaSという用語に辿り着きます。
SaaSは、ソフトウェア・アズ・ア・サービスの頭文字をとったものです。
このSaaSはサーバーやプロバイダ側でソフトウェアを稼働させるしくみで、これがクラウドと呼ばれているんですね。
クラウドのメールソフトといえば、GoogleのGmailで、みなさんイメージしやすいのではないでしょうか。
そしてクラウド型の人材派遣管理ソフトは、Gmailと同様に特定のパソコンやタブレットなどの端末ではなくても、Webブラウザを介してインターネット上にあるアカウントにログインすれば使用できます
ちなみに、クラウド型のサービスを説明するイメージ図において、各自がサービスにアクセスする端末の先を雲のマークで表すことが多いため、クラウドと呼ばれています。
クラウド型の人材派遣管理ソフトのメリット、デメリットについて、詳しくは後述します。

スタンドアロン型の人材管派遣理ソフト

スタンドアロン型の人材派遣管理ソフトは他のコンピュータに接続しない環境、つまりオフライン環境で使用します。
特定のコンピュータ上にソフトをインストールして使用し、インターネットに接続する必要はありません。
そのためインターネットにつながらない環境でも利用でき、情報漏えいやコンピュータウイルス感染のリスクを抱える必要がありません。
しかし、ソフトをインストールしたコンピュータでしか操作ができないため、コンピュータがない場所ではデータにアクセスしたり新たにデータを入力したりすることができず、一度に利用できる人数も制限されてしまうというデメリットがあります。

クライアント・サーバー型の人材派遣管理ソフト

クライアント・サーバー型といえば、メールソフトのMicrosoftのOutlook Expressをイメージしていただければいいでしょう。
クライアント・サーバー型の人材派遣管理ソフトは、まずソフトウェアをパソコンにインストールします。
そのパソコンをクライアントコンピューターといいます。
そして、クライアントコンピューターからサーバーコンピューターに接続して情報を受け取る状態に設定します。
クライアントとサーバー間を必要に応じてデータが行き来するのが、クライアント・サーバー型です。
クラウド型とスタンドアロン型の中間の形態です。

クラウド型の人材派遣管理ソフトのメリット

人材派遣管理ソフトを3つに大別し、それぞれの特徴についてご紹介しました。
それでは、今回の記事でとりあげるクラウド型人材派遣管理システムのメリットについて、詳しく説明していきたいと思います。

リアルタイムの情報をいつでも閲覧できる

クラウド型の人材派遣管理ソフトは、人材派遣管理システムにアクセスできれば、常に最新の情報を確かめることが可能です。
スタンドアロン型の人材派遣管理ソフトは、他のコンピューターとの接続がありません。
よって、派遣スタッフの勤怠状況や、さまざまな業務の進捗状況などを確認するときは、電話やメールを使用し情報を確認しなければなりません。
クライアントサーバー型の人材派遣管理ソフトでも、ソフトウェアをインストールした特定のパソコンでなければ確認できません。
一方で、クラウド型の人材派遣管理ソフトであれば、特定の端末からでなくてもアクセスできます。
アクセスする端末の縛りなく、いつでも最新の情報を閲覧できるのです。

社内で情報共有しやすい

アクセスする端末に制限がないということは、社内での情報共有がしやすいということでもあります。
クラウドは入力した情報をリアルタイムで反映し、他のユーザーが秒単位でその情報を共有することができます
別の部署の社員、別の営業所にいる社員が同時にアクセスできるので、わざわざ口頭やメール・電話などで伝えなくても、クラウド型の人材派遣管理ソフト上で情報を共有できるのです。

社外からでも情報を更新できる

クラウドに情報をアップロードするときに場所の制限はありません。
インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでもどこでもデータをアップロードできます。
つまり社外からでも可能です。
営業担当が訪問先での打ち合わせを終えた後すぐ、その場で打ち合わせの内容を踏まえて人材派遣管理ソフトのデータを更新できるのです。
営業担当が求人中の新規の仕事情報をソフトに登録できれば、派遣スタッフのマッチングを担う担当がすぐに募集をかけることができます。
対応スピードが格段にはやくなり、派遣先や派遣スタッフからの評価を高めることができます。

自社でのサーバー管理が不要

クラウド型の人材派遣管理ソフトは、サーバー管理をソフトの提供元が行います。
そのため、人材派遣会社ではサーバーを自社で用意する必要がなく、コストも手間も抑えることが可能です。
派遣会社の業務は人材を派遣することがメインですから、サーバー管理に詳しい社員がいることはまれでしょう。
クラウド型の人材派遣管理ソフトなら自社でサーバー管理の必要がないため、知識がなくても利用が可能です。

クラウド型の人材派遣管理ソフトのデメリット

クラウド型の人材派遣管理ソフトのデメリットをご紹介しましたが、決してデメリットがないわけではありません。
デメリットについても説明いたします。

インターネット未接続状態では利用できない

クラウド型の人材派遣管理システムは、インターネット未接続状態では利用できません。
そのため、通信障害や大規模災害時にアクセスできないという状況が考えられます。
その際にどのような対応をするのか、あらかじめ対策を決めておくことが必要です。

人材派遣管理ソフトのサーバーがダウンしたら利用できない

クラウド型の人材派遣管理システムは、人材派遣管理ソフトの提供元のサーバーがダウンしたらアクセスできません。
サーバーがダウンしないように保守している提供元がほとんどでしょうが、万が一ということもあります。
クラウド型のサービスを使うということは、自社でコントロールできない事象により、サービスの利用ができなくなる可能性が常にあることを忘れてはいけません。

クラウド型の人材派遣管理ソフトならSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

クラウド型の人材派遣管理ソフトのメリット、デメリットについてご紹介してきましたが、現代の働き方にあわせたソフト運用を行うのなら、クラウド型をおすすめいたします。

そこで検討していただきたいのが、弊社が提供するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)です。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、いつでも、どこでも、何人でも、同一データの同時入力・参照が可能です。
クラウドに接続可能なIPアドレスの指定も可能であるため、社内のみで利用することも可能です。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、人材派遣業におけるあらゆる業務を1つのソフト上で管理することができ、派遣会社の業務効率改善に役立つオールインワンパッケージです。
ソフト1つでスタッフ管理、営業管理、受注、人員配置、契約管理、勤怠管理、給与支払、請求管理など、多くの情報を管理することが可能で、それぞれを連携させることで自動処理できる機能も備えています。
これらの機能は常に最新の法令に対応するよう、ブラッシュアップを重ね、改修改善、機能拡張は累計10,000回以上にのぼります。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のデータセンターでは、クラウド(サーバーコンピューター)を厳重な設備で保守しています。
停電時は、無停電電源装置と自家発電設備により、連続40時間電力供給を保つ体制を整えています。
同じく火災に関しても、煙探知器・水漏れ探知センサー・消火設備等を備えています。
近年、心配な地震に関しても、建物自体が高い耐震性を有しているのでご安心下さい。
ソフト面のセキュリティ対策としても、ISMとPマークを取得し、厳重に個人情報を管理しています。

そして付随する5つのサービスと併用することで、格段に生産性をアップさせることができます。
5つのサービスについてもご紹介します。

STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)
STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)は、登録派遣スタッフのためのサービスです。
人材派遣業で工数のかかる業務の1つは、登録派遣スタッフの管理だと感じませんか?
実際に多くの時間がこの業務に使われています。
しかしSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)を使うことによって、時間を削減することができます。
従来の方法で300名の登録派遣スタッフ管理をしたとき作業時間合計目安は250時間ですが、STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)を導入することで1時間29分にまで時間短縮することができます。

STAFF EXPRESS ENTRY(スタッフエクスプレスエントリー)
STAFF EXPRESS ENTRY(スタッフエクスプレスエントリー)は、登録派遣スタッフの求人から採用までをサポートするクラウドサービスです。

①求人
②応募
③面接予約のスケジュール等の管理
④STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)への情報登録

以上の新規採用業務をサポートします。
求人サイトを自動生成でき、紙のエントリーシートを省くペーパーレススタイルにすることで、余計な手間と時間を省くことができます。

STAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレスパートナー)
STAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレスパートナー)は、派遣先企業向けのサービスです。
コミュニケーションサービスツールとして無償で提供しています。
派遣先の状況をリアルタイムで確認できるため、突然のオーダーにもしっかりと応えることができ、顧客満足度向上に活用することができます。

STAFF EXPRESS AGENCY(スタッフエクスプレスエージェンシー)
STAFF EXPRESS AGENCY(スタッフエクスプレスエージェンシー)は、弊社が貴社の業務を代行するサービスです。
登録後連絡のないスタッフへの電話連絡や、派遣スタッフへのモーニングコール・出発&到着コールなども代行いたします。

STAFF EXPRESS ROBO(スタッフエクスプレスロボ)
STAFF EXPRESS ROBO(スタッフエクスプレスロボ)は人材派遣の仕事にRPAを導入できるサービスです。
RPAとは、ロボスティック・プロセス・オートメーションの略で、ロボットが業務の過程を自動的に処理してくれるものです。
自動処理が可能になることで、さらに人材派遣会社の負担を軽くすることができます。
外部システムに対しても連動可能で、人件費カットも可能です。
ロボットなので、ヒューマンエラーを起こさずに高品質なパフォーマンスを持続させることができ、24時間365日絶えず働き続けてくれます。
定型業務はロボットに任せて、ヒトはより付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

業務の効率化を図るために、ご使用中の人材派遣管理ソフトを見直してみましょう。
まだ人材派遣管理ソフトを導入していない場合は、導入を検討してみましょう。
クラウド型の人材派遣管理ソフトを導入し、業務効率の改善、スタッフ・派遣先からの満足度向上を目指してみませんか?
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)はそのお手伝いができる様々な機能を備えています。
ぜひ一度お問い合わせください。