人材派遣管理システムのメリットやシステム選びのポイントは?

2020年3月18日

人材派遣会社の仕事は多岐にわたり、社員の業務負担は大きなものとなっています。この状況を改善するにはどうしたらいいのでしょうか。
その答えは、人材派遣管理システムを導入し、業務を効率化をすることです。
さらに、業務の効率化だけでなく、現在の無駄なコストをカットすることも人材派遣管理システムを導入することで可能です。
今回は人材派遣管理システムについて、メリットや製品を選ぶ際のポイントをご紹介します。

人材派遣管理システムとは

人材派遣管理システムの特徴は、「人材派遣の複雑な業務を総合して管理できる」ということです。
人材派遣に関する課題解決のための主な機能は以下の通りです。

  • 派遣スタッフの個人情報管理
  • 派遣先情報の管理と営業履歴の管理
  • 受注管理
  • 派遣スタッフの配置
  • 契約書の管理
  • 派遣スタッフの勤怠管理
  • 派遣スタッフへの給与・賞与の自動計算と帳簿管理
  • 派遣スタッフの有給休暇管理
  • 派遣スタッフの保険・年末調整の自動計算
  • 自社の財務状況管理

これらの機能を使って、人材派遣会社の負担を軽減できるのが人材派遣管理システムです。

人材派遣管理システムのメリット

人材派遣管理システムの利用には以下のメリットがあります。

  • 業務効率の改善
  • セキュリティ面の改善
  • 営業・契約状況の可視化
  • 請求・支払い関連の改善
  • スタッフ管理の改善

では、詳しく説明していきましょう。

業務効率の改善

人材派遣管理システムを利用すると、自社の従業員が従来エクセルで手動入力をしていた業務を自動化したり、分けて保存・管理をしていたデータを連動させることができるため、人材派遣会社の業務効率改善につながります。
業務効率が改善できれば、ルーティンワークは減り、本来力を入れるべき重要な業務に専念する時間を確保できます
人材派遣業に限らず、昨今は働き方改革として残業を減らしたり、労働環境を改善したりすることを企業は求められています。
その点でもルーティンワークの自動化が可能な人材派遣管理システムは非常に有効なツールといえます。

セキュリティ面の改善

人材派遣管理システムには、人材業の課題解決のために派遣スタッフの個人情報や社外秘の情報を守るためのセキュリティ対策がなされています。
派遣会社側は、派遣スタッフの本人確認資料やマイナンバー情報を管理する必要がありますが、もしもアナログ管理していた場合、資料紛失などにより個人情報が漏洩してしまったら大きな問題になってしまいます。
システム上に派遣スタッフの個人情報を保存することを心配する経営者も多いでしょう。
しかし、人材派遣管理システムは派遣スタッフの個人情報を暗号化し、データベースに格納・保護します。
セキュリティに配慮している人材派遣管理システムは、社外秘の情報の取り扱いも厳重に行っているため安心して利用することができます。

営業・契約状況の可視化

人材派遣管理システムは、クライアントからのオーダーを可視化し、最適な派遣スタッフの配置を可能にします。
クライアントや派遣スタッフとの契約状況をシステム上で一括管理することができるので、契約状況を整理する作業をスムーズに行うことができます。
常に、どのような人材が在籍し、現在派遣できる状態であるかを可視化しておけば、クライアントと派遣スタッフを容易にマッチングさせることができます
もし稼動中の登録スタッフが全登録スタッフに対して少ない場合は、派遣先を獲得できればさらなる売上の獲得につながります。
逆に派遣先が多いのに派遣できる登録スタッフが足りないのであれば、スタッフを獲得する動きが必要です。
営業・契約状況が可視化されることで自社の営業戦略や採用戦略を考えやすくなります。

請求・支払関連の改善

人材派遣管理システムでは請求・支払関連の改善も可能です。
例えば、

  • 自動計算による請求書の処理で、人件費をカットできる
  • 請求漏れを防げるので、売上金を完璧に回収できる
  • キャッシュフロー経営の管理資料が作成できるので、経営戦略を立てやすい
  • 派遣スタッフに支払う給与も勤怠データをもとに自動計算でき、ミスを防げるため派遣スタッフからの信用を獲得しやすい

などのメリットがあります。
請求・支払関連の業務においてもエクセルでの手動入力は膨大な時間がかかり、かつヒューマンエラーが起きますので、人材派遣管理システムの導入でそれらの課題を解決することができます。

スタッフ管理の改善

派遣スタッフの個人情報や勤務履歴、稼動状況はもちろんのこと、人材派遣会社は派遣スタッフの勤怠状況も管理しておくべきです。
しかし派遣スタッフは派遣先で働くため、ひとりひとりきちんと出勤して働いているのかを確認するのは大変です。
さらに派遣スタッフの勤務体系は複雑な構成をしています。
給与の支払いは日払い、週払い、月払い、仮払いなど様々です。
そしてそれらを考慮して勤怠データから勤務時間や日数を計算し、給与計算を行うのをアナログな方法で行うと、派遣会社の負担が非常に大きくなってしまいます。
人材派遣管理システムを使えば、派遣スタッフにスマートフォンやコンピュータなどを通して勤怠を申請してもらえるため、勤怠データの登録・集計から給与計算までを自動で行えます
さらに派遣スタッフとの連絡に使える機能を有した人材派遣管理システムでは、派遣スタッフからの要望や相談にも対応しやすく、派遣スタッフの派遣会社への信用アップ、そして定着率アップにつながります。

人材派遣管理システムを選ぶ際のポイント

人材派遣管理システムを選ぶ際のポイントは、人材派遣の業務の課題解決に貢献してくれるかどうかです。
チェックポイントは以下の通りです。

  • 時代に合わせてアップデートしているか
  • オールインパッケージか
  • 派遣スタッフや派遣先向けの機能があるか
  • カスタマイズ可能か
  • サポート体制は万全か

それでは、ひとつひとつ見ていきましょう。

時代に合わせてアップデートしているか

2008年リーマンショック後の派遣切り問題から、求職者保護の社会的な動きがみられ、人材派遣に関する規制が強化されました。
2008年以前から過去に遡って人材派遣の歴史をみてみると、規制強化と規制緩和の繰り返しです。
この先も人材派遣業界は、この流れに乗って規制強化と規制緩和を繰り返していくことでしょう。
そのため、関連する法令も時代とともに変化していきます。
人材派遣会社はその法令改正に都度対応していく必要があり、派遣会社の業務に密接にかかわる人材派遣管理システムでも、法令改正への対応が必要となります。
例えば2020年4月に大企業では同一労働同一賃金が始まります。
それに対応するための機能のない人材派遣管理システムを4月以降に使ってしまうと、同一労働同一賃金に対応すべきところは人の手で対応する必要があり、ミスの発生や対応しきれない状況の発生などが起こりえます。
法令を遵守していない派遣会社は、最悪の場合、派遣業の許可取り消しになる可能性があります。
時代に合わせたアップデートがされていないのは論外で、アップデートがされているけれど対応が遅い派遣管理システムも導入を避けるべきでしょう。

オールインワンパッケージか

人材派遣管理システムは、システムによって機能に違いがあります。
勤怠管理機能はあっても請求管理機能のない人材派遣管理システムを利用する場合、請求管理は別で行う必要があります。
Excelで管理したり、請求管理専用のシステムを導入する必要があります。
このように複数のシステムにまたがって業務を行うと、ミスの発生につながりますし、業務効率が下がってしまいます。
人材派遣管理システムを選ぶ際は、オールインワンパッケージとなっているシステムを選びましょう。
オールインワンパッケージというのは、人材派遣会社の全業務で必要な機能がすべて1つのシステムに集約されているもののことです。
1つのシステムにすべてがまとまっていれば、データを連動させることで自動計算が可能になったり、各種システムの導入に必要なコストを削減することもできます。

派遣スタッフや派遣先向けの機能があるか

派遣会社の仕事はパソコンに向かって黙々と事務作業をするだけではありませんよね。
派遣スタッフや派遣先へのフォローも重要な仕事です。
派遣スタッフや派遣先の満足度が高ければ、派遣スタッフの定着率はアップし、派遣先からのさらなる注文を受けることができます
そこで、人材派遣管理システムを選ぶ際は、派遣スタッフや派遣先向けの機能もあるかを確認しましょう。
稼動していない登録スタッフに対して一斉に新規の仕事を通知できたり、派遣スタッフが派遣先から簡単にスマートフォンを通して勤怠や有休を申請できたり、派遣先が派遣スタッフに対するフィードバックを簡単に派遣会社に送信できたりなど、派遣スタッフ・派遣先と密にコミュニケーションをとれる機能を有した人材派遣管理システムがあります。
派遣会社内だけで完結する業務に関する機能以外に、このような機能の面でも不足がないか確認しましょう。

カスタマイズ可能か

世の中の多くの人材派遣会社には、同じ業界ですので共通している点はもちろん多く存在しますが、その会社だけの事情というのももちろんあるはずですよね。
例えば契約書や請求書のフォーマットはそれぞれだと思います。
人材派遣管理システムで指定されたフォーマットでは自社で作成する帳票に合わないというケースがあり、このようなときにカスタマイズに対応してくれるのか、という点も人材派遣管理システム選びの際に重要です。
導入した後に自社の運用に合わないと感じる機能が見つかったとき、柔軟に対応してくれる会社であるかは事前に確認しておきましょう。
人材業の課題解決を真剣に考えているシステム開発会社なら、ヒアリングを行って要望をしっかり聞き、最適なシステムを設計してくれるはずです。

サポート体制は万全か

人材派遣管理システムを利用していると、「機能が正常に作動しない」「使い方がわかりづらい」という問題が生じることもあるでしょう。
その際にシステム提供会社のサポート体制が万全かどうかは非常に重要です。
システムエラーが起きたときに、保守サポートの方法はどのようになっているでしょうか。
必要であれば人材派遣管理システムの提供会社の社員が、訪問して対処してくれるのでしょうか。
全国どこでも変わらない品質のサポートを受けられる体制が用意されているか、導入前にしっかり確認しましょう。
また、サポートの体制が整っていても、対応が悪いのであれば、人材派遣管理システムの乗換えを検討してもいいでしょう。

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まとめ

人材業の課題解決には人材派遣管理システムの導入を検討してみましょう。
人材派遣管理システムを導入していないのと、導入しているのでは、業務効率に雲泥の差が生じます。
さらにすでに導入していても、本当に最適な人材派遣管理システムであるのか、よく考えることをおすすめします。
もし「使いづらいな」「こういう機能があればいいのに」と満足できない点があるのであれば、システムを乗り換えることで解決できるかもしれません。
ぜひ複数のシステムを比較し、導入する人材派遣管理システムを決めましょう。