電子帳簿保存法の要件とは？3つの区分と保存方法をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の要件とは？3つの区分と保存方法をわかりやすく解説

1. 電子帳簿保存法とは？（基本と改正のポイント）

電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係帳簿や書類を、紙ではなく電子データ（電磁的記録）で保存することを認める法律です。1998年に制定されて以来、IT技術の進歩やペーパーレス化のニーズに合わせて数回の改正が行われてきました。この法律の対象者は、法人税を納める法人だけでなく、所得税を納める個人事業主もすべて含まれます。

この法律の最大の目的は、経理業務のデジタル化による生産性向上と、記帳水準の向上です。紙の書類をファイリングして倉庫に保管するといった従来の手間や保管コストを削減し、検索性を高めることで業務効率化を図ることができます。また、近年ではテレワークの普及に伴い、オフィスに出社しなくても経理処理ができる環境整備としても重要性が増しています。

かつては導入にあたって税務署長への「事前承認申請」が必要でしたが、令和3年度の改正により、この申請手続きが原則として不要となりました（優良電子帳簿の届出など一部を除く）。この要件緩和により、企業は以前よりもスムーズに電子化への移行が可能となっています。基礎的な知識を正しく理解し、徹底した対策を行うことが、企業のリスク管理や経理担当者の役割においても重要です。国税庁のホームページには、各種ガイドやパンフレットが掲載されていますので、これらも参考にすると良いでしょう。

1.1. 3つの保存区分を正しく理解する

電子帳簿保存法に対応するためには、まず「3つの区分」を正しく理解し、自社が取り扱う書類の種類がどれに該当するかを整理する必要があります。保存要件や運用ルールは、それぞれの区分ごとに異なります。

区分	概要	対象となる主な書類・帳簿	対応の必須/任意
①電子帳簿等保存	会計ソフト等で作成した帳簿・書類をデータのまま保存すること	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、貸借対照表、損益計算書など	任意（希望者のみ）
②スキャナ保存	紙で受領・作成した書類をスキャンして画像データで保存すること	領収書、請求書、契約書、見積書、注文書、納品書など（紙でやり取りしたもの）	任意（希望者のみ）
③電子取引	電子データでやり取りした取引情報をデータのまま保存すること	メール添付の請求書、Webサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービス上の明細、EDI取引データなど	義務（全事業者）

特に重要なのは、「電子取引」はすべての事業者に保存義務があるという点です。①と②は任意ですが、③については対応が必須となります。これらの仕組みを理解し、それぞれ適切に管理・運用することが求められます。

1.2. 2024年1月からの完全義務化（宥恕措置終了）の影響

2022年1月の改正法施工後、システム対応が間に合わない企業のために「宥恕（ゆうじょ）措置」として、2023年12月31日までは電子取引データを紙に出力して保管することが認められていました。

しかし、この宥恕措置は2023年12月31日をもって終了しました。2024年1月1日以降に行われる電子取引については、原則として電子データのまま、定められた要件に従って保存しなければなりません。
そのため、以前のように紙に出力して保管していても、電子データ自体を保存していなければ要件を満たしません（※やむを得ない事情がある場合の例外的な取り扱いはあります）。

ただし、やむを得ない事情がある場合には、新しい「猶予措置（特例）」が適用されるケースもありますが、あくまで例外的な扱いです。企業は速やかに電子保存できる体制を整える必要に迫られています。単にハードディスクに保存すれば良いわけではなく、「真実性」と「可視性」を確保するための厳格な要件をクリアしなければなりません。インボイス制度への対応と合わせて、経理業務全体のフローを見直す良い機会とも言えるでしょう。

1.3. 保存期間のルール（7年・10年）

電子データで保存する場合でも、紙で保存する場合と同様に、法律で定められた期間、データを保存しておく義務があります。

• （主に法人の目安）
  法人税法上の保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。
• 欠損金の繰越控除を受ける場合：10年間
  ※なお、個人事業主（所得税）の保存期間は、書類の種類により異なる場合があるため、自社（自分）の区分に合わせて整理しておくと安全です。
  赤字（欠損金）が出た事業年度において、その赤字を翌年度以降に繰り越して黒字と相殺する「繰越控除」の適用を受ける場合は、最長10年間の保存が必要です（2018年4月1日以後に開始する事業年度から）。

このように長期間にわたってデータを安全に保管し、かつ必要な時にすぐに検索・表示できるようにしておく必要があります。PCの故障やデータの消失に備え、バックアップ体制を整えておくことも重要です。また、保存期間内にシステムをリプレイスする場合は、旧システムのデータを新システムへ移行し、移行が完了していること、あるいは旧システムを閲覧可能な状態で維持するといった対策が必要です。

2. 「電子取引」の保存要件【全事業者・義務】

ここでは、全事業者に義務付けられている「電子取引」の保存要件について詳しく解説します。電子メールやクラウドサービスなどで受領した請求書や領収書などが対象です。要件は大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つがあります。これらは2024年からの完全義務化において最も注意すべきポイントです。

2.1. 電子取引の対象となる書類と具体例

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式（電子データ）で行う取引のことです。具体的には以下のようなケースが含まれます。

• 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDF等）を受領した場合
• Webサイト（Amazonや楽天などのECサイト）から領収書や請求書をダウンロードした場合
• ホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用した場合
• 電子請求書発行システムやクラウド会計ソフト上で請求書を発行・受領した場合
• クレジットカードや交通系ICカードの利用明細データをクラウド経由で取得した場合
• EDI（電子データ交換）システムを利用した場合
• ペーパーレスFAXで受信したデータを電子データのまま保存する場合
• スマートフォンアプリ決済の利用明細

これらの方法でやり取りした「取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）」は、すべて電子取引データとして保存義務の対象になります。これには消費税などの税額情報も含む必要があります。また、従業員が立て替え払いをした際の経費精算においても、電子データで受領した領収書は電子保存が必要です。自社が発行したデータ（控え）についても同様に保存・管理が求められます。

2.2. 真実性の要件（改ざん防止措置）

保存されたデータが改ざんされていないこと、すなわち「本物であること」を証明するための要件です。以下のいずれか1つの措置を行う必要があります。

1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
2. 取引情報の授受後、速やかに（最長2ヶ月と7営業日以内）タイムスタンプを付す。
3. データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステム（クラウドサービス等）を利用して授受および保存を行う。
4. 「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定め、その規程に沿った運用を行う。

中小企業や個人事業主においては、導入費用がかかるタイムスタンプや専用システムを利用せず、4番目の「事務処理規程の整備」で対応するケースも多く見られます。この場合、規程を作成して社内に備え付けておけばよいため、タイムスタンプ等は不要となります。事務処理規程のサンプルやテンプレートは国税庁のホームページ等で公開されています。

※参照：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

2.3. 可視性の要件（検索機能の確保など）

保存されたデータを、必要な時にすぐに見読・確認できる状態にしておくための要件です。税務署による税務調査の際に、職員がデータをスムーズに検査・確認できるように準備しておく必要があります。

• 関係書類の備え付け：システム概要書・仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等を備え付けること（オンラインマニュアルでも可）。
• 見読可能性の確保：保存場所にパソコン、ディスプレイ、プリンタ等を設置し、速やかに画面や書面に整然とした形式で、明瞭な状態で出力できるようにしておくこと。
• 検索機能の確保：以下の条件でデータを検索できるようにしておくこと。
  
  1. 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できること。
  
  2. 「日付」と「金額」については、範囲指定（〇月〇日〜〇月〇日、〇円以上〜〇円以下など）して検索できること。
  
  3. 2つ以上の任意の項目を組み合わせて（AND検索）検索できること。

【検索機能確保の具体的な方法】

専用システムを導入していない場合、ファイル名に規則性を持たせることで検索要件を満たすことが一般的です。

例：「20241031_株式会社〇〇商事_110000.pdf」（日付_取引先名_金額）

このようにPDFファイルのファイル名を変更し、特定のフォルダに保存・管理しておくことで、OSの標準検索機能を使って要件を満たすことができます。または、Excel等で索引簿を作成し、連番を振って管理する方法もあります。

※なお、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者等で、税務職員の求めに応じて電子取引データを速やかにダウンロード（提出）できる状態にしている場合は、検索要件の一部（または全部）を満たす必要がない取り扱いがあります。
ただし、保存義務そのものがなくなるわけではありません。これにより、小規模な事業者でも対応が可能となり、事務負担の軽減措置として機能します。ただし、あくまで検索要件が不要になるだけであり、データの保存義務自体がなくなるわけではない点に注意してください。

3. 「スキャナ保存」の要件【任意】

スキャナ保存は、取引相手から紙で受領した領収書や請求書、または自社が紙で作成・発行した書類の控えを、スキャナやスマートフォンで撮影して電子データとして保存する制度です。これは任意ですが、採用することで紙の原本を廃棄でき、ペーパーレス化が進みます。

3.1. 重要書類と一般書類の違いと入力期間

スキャナ保存の対象となる国税関係書類は、資金や物の流れに直結するかどうかで「重要書類」と「一般書類」に分類されます。書類の種類によって要件が異なるため注意が必要です。それぞれの区別を正しく理解しておきましょう。

• 重要書類：契約書、領収書、請求書、納品書、送り状、小切手、約束手形、預金通帳など。これらは資金や物の移動に直結するため、要件が厳しく設定されています。
• 一般書類：見積書、注文書、検収書など。これらは資金や物の流れに直接関わらないため、一部の要件（カラー保存など）が緩和されています。

【入力期間の制限】

書類を受領または作成してから、スキャンして保存（タイムスタンプ付与を含む）するまでの期間には制限があります。

• 早期入力方式：書類の作成・受領からおおむね7営業日以内。
• 業務処理サイクル方式：自社の業務処理サイクル（最長2ヶ月）＋おおむね7営業日以内。

入力期間を過ぎてしまった書類はスキャナ保存の適用を受けられず、紙の原本での保管が必要になるため注意が必要です。この場合は、電子データとは別途、紙の原本を法定保存期間にわたって保存し続けることになります。

3.2. 解像度・階調などの技術的要件

スキャンする機器やデータに関しても、以下の要件を満たす必要があります。画像が不鮮明で内容が確認できない場合、保存要件を満たしたことになりません。

項目	要件内容
解像度	200dpi（ドット・パー・インチ）以上で読み取ること。
階調（カラー）	重要書類は、赤・緑・青の各色256階調以上（フルカラー）であること。 ※一般書類はグレースケール（白黒）でも可。
大きさ情報	書類の大きさが分かる情報を保持すること（A4以下の書類は不要）。または、読み取り時の縮尺を示すスケール等と一緒に撮影すること。
バージョン管理	訂正または削除の事実及び内容を確認できること（または訂正・削除不可のシステムを利用）。
入力者情報	入力者（スキャンした人）またはその監督者の情報を確認できるようにすること。

スマートフォンのカメラで撮影する場合も、上記の解像度や階調の要件を満たす必要があります。最近のスマートフォンであれば画質は十分ですが、撮影時に手ブレや照明の反射で文字が読めない状態だと要件を満たさないため、鮮明に撮影することが求められます。読み取りを行った後は、原本と画像データを見比べて、正しく保存されているか確認を行うことも大切です。一定期間の確認が済めば、紙の原本は廃棄が可能です。適切なデータ保存を行うことで、オフィスの省スペース化にも貢献します。

4. 「電子帳簿等保存」の要件【任意】

電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで最初からデジタルで作成した帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や決算関係書類を、プリントアウトせずにデータのまま保存する制度です。

4.1. 優良な電子帳簿とその他の電子帳簿の違い

改正により、電子帳簿は「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿（一般電子帳簿）」の2つに分類されました。これらの違いは以下の通りです。

• 優良な電子帳簿：
  
  訂正・削除履歴の確保、相互関連性の確保、検索機能の確保など、厳しい要件をすべて満たした帳簿です。これを使用し、あらかじめ税務署長に届出書の申請を行うことで、過少申告加算税の5%軽減や、青色申告特別控除（65万円）の適用要件の一つとなるなどのメリット（インセンティブ）があります。
• その他の電子帳簿：
  
  最低限の要件（システム関係書類の備え付け、見読可能性の確保、税務職員によるダウンロードの求めに応じること）を満たしていれば、電子保存が認められます。優良帳簿のような税制上の優遇措置はありませんが、紙での保管や印刷コストを削減できるメリットがあります。事前申請は不要です。

多くの市販の会計ソフトは「その他の電子帳簿」の要件を満たしており、上位プランやオプション機能で「優良な電子帳簿」に対応しているケースが多いです。自社が利用しているシステムがどの要件に対応しているか確認しましょう。また、最初から一貫してコンピュータで作成されていることが前提となるため、手書きの帳簿は対象外となります。

なお、優良な電子帳簿の要件を満たすシステム導入にはコストがかかる場合もありますが、税制優遇だけでなく、社内のガバナンス強化や対外的な信用向上にもつながるため、長期的な視点で比較・検討する価値は十分にあります。

5. 企業が対応すべき具体的な手順

電子帳簿保存法に対応するために、企業が踏むべき具体的なステップを紹介します。下記の流れに沿って進めることで、スムーズな導入・運用が可能になります。場合によっては、税理士などの外部の専門家に依頼してアドバイスを受けることも一つの方法です。

STEP 1：現状の把握と書類の棚卸し

自社で取り扱っている帳簿や書類を洗い出します。どの書類が紙で、どの書類が電子データでやり取りされているか（電子取引に該当するか）を書類別、区分別に分類します。この段階で、現状の業務フローの問題点も整理しておくと良いでしょう。

STEP 2：保存区分の決定

洗い出した書類ごとに、どの保存区分（電子取引、スキャナ保存、電子帳簿等保存）を適用するかを決定します。特に義務である「電子取引」への対応は最優先です。また、スキャナ保存を採用するかどうかもこの段階で検討します。

STEP 3：システム選定または運用ルールの策定

要件を満たすためのシステム（会計ソフト、経費精算システム、文書管理システムなど）を導入するか、既存の仕組みで運用ルール（事務処理規程の作成、ファイル名変更ルールなど）を決めて対応するかを検討します。システム導入には初期費用やランニングコストがかかるため、予算と相談しながら自社に最適なものを選ぶことが重要です。その際、「JIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証）」を取得しているソフトを選ぶと、要件を満たしているかどうかの確認が容易になり、安心して導入できます。クラウドサービスを利用する場合は、利用規約等でデータの保存場所やバックアップ体制も確認しておきましょう。

STEP 4：社内体制の整備と周知

システムを導入する場合は設定を行い、運用ルールの場合はマニュアルを作成します。経理担当者だけでなく、領収書を経費精算する全従業員に対して、スキャンのルールやデータの保存・管理方法などを周知徹底します。社内教育を行うことで、ミスを防ぐことができます。セミナーなどに参加して、最新の情報を収集するのも良いでしょう。

STEP 5：運用の開始と見直し

準備が整ったら運用を開始します。当初は不慣れな点もあるため、定期的に運用状況を確認し、必要に応じてフローを見直すことが大切です。特に新たな取引先が増えた場合や、システムをアップデートした際には、再度詳細な要件を満たしているかチェックしましょう。

6. 課題提起：手動管理のリスクと限界

電子取引データの保存など、要件を満たせば専用システムを使わず、手動でフォルダ管理することも可能です。しかし、手動管理には以下のようなリスクとデメリットがあります。

• ファイル名変更の手間とミス：すべてのPDFファイルのファイル名を「日付_取引先_金額」に変更するのは膨大な手間がかかり、入力ミスのリスクも高まります。
• 検索性の確保が困難：フォルダ階層が深くなったり、ファイル数が増えたりすると、必要なデータを即座に見つけ出すことが難しくなります。税務調査時にスムーズに提示・確認できない可能性があります。
• 改ざん防止の証明：事務処理規程で運用する場合、実際に規程通りに運用されているかを証明するのは難しく、誤ってデータを削除・上書きしてしまうリスクも残ります。
• 法改正への追従コスト：今後も法改正が行われる可能性があります。その都度、社内ルールや運用フローを見直すコストが発生します。

特に取引件数が多い企業や、人材派遣業のように多数のスタッフや取引先との契約書・請求書が発生する業種では、手動管理は業務効率を著しく低下させる要因となりかねません。万が一、税務調査で不備を指摘された場合、青色申告の承認取り消しや重加算税といった罰則を受ける可能性があります。専用のツールを活用することで、これらのリスクを回避し、安全かつ効率的な運用が可能になります。これが、多くの企業がシステム化を進める大きな理由です。

7. 解決策：人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS」の導入メリット

これらの課題を解決し、確実な法令対応と業務効率化を実現するのが、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」です。

メリット1：法令要件への完全対応

電子帳簿保存法の「電子取引」「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」のそれぞれの要件に対応しています。検索機能（日付・金額・取引先での範囲指定検索など）や、訂正・削除履歴の保存機能が標準装備されているため、複雑な要件を意識することなく、システムを使うだけで法令遵守が可能になります。これにより、経理担当者の心理的負担も大幅に軽減されます。

メリット2：人材派遣特有の業務に特化

派遣法で定められた帳票類や契約書、勤怠データ、請求書などを一元管理できます。これらの書類が自動化されたフローで電子帳簿保存法の要件に合わせて保存・管理されるため、二重管理の手間がなくなります。

メリット3：デジタル化による圧倒的な業務効率化

紙の書類を廃止し、電子契約やWeb給与明細などを活用することで、印刷・封入・郵送コストや保管スペースを大幅に削減。また、データがクラウド上で連携するため、転記ミスも防げます。インボイス制度にも対応しており、経理・総務業務全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進します。導入サポート体制も充実しており、安心して導入いただけます。また、最新の技術であるAI（OCR機能など）を活用した入力補助機能なども検討されています。

8. よくある質問（Q&A）

電子帳簿保存法に関して、多く寄せられる質問にお答えします。国税庁の一問一答（Q&A）もあわせて参照してください。

9. まとめ

電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存義務化をはじめ、企業の経理業務は大きな転換点を迎えています。法令要件は複雑に見えますが、適切に対応することで、ペーパーレス化によるコスト削減や業務スピードの向上といった大きなメリットを享受できます。

手作業での対応には限界があります。リスクを回避し、企業の成長につなげるためには、専用システムの導入が最も効果的な解決策です。

人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS」は、電子帳簿保存法だけでなく、インボイス制度や派遣法改正など、人材業界を取り巻くあらゆる法令に対応しています。この機会に、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。システムへの移行が完了すれば、業務効率は飛躍的に向上します。