電子帳簿保存法の対応に必要なこととは？すべきことを解説
「電子帳簿保存法（電帳法）」とは、所得税や法人税、相続税といった国税に関する帳簿または書類を電子データで保存できる法律です。紙での保存が基本の帳簿や書類は、保管するのに手間がかかり場所を取るため、業務の効率化を促進する目的で1998年に制定されました。その後も何度か改正が行われ、対応する企業が徐々に増えていました。しかし、認知不足や手間がかかるなどの理由で、電子データでの保存は期待するほど浸透してはいませんでした。
このような背景もあり、令和4年（2022年）の1月から、電子取引を行った取引情報については電子データでの保存を義務化する「改正電子帳簿保存法」が施行されました。
義務化により多くの企業において法対応が必要となることから、準備期間を設けるために施行前に「宥恕期間」が設定されましたが、その期限は2023年の12月31日までですでに終了しています。
この記事では、電子帳簿保存法の改正内容や対応の手順を解説します。現在の対応に問題ないかどうか、確認しておきましょう。
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改正電子帳簿保存法の「電子データ保存義務」は2024年1月1日から
改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行されていますが、電子取引や電子データ保存に対応できる体制が整っていない事業者のために、2023年12月31日まで宥恕措置が設けられていました。
当時は、以下の要件を満たすことで宥恕措置が適用されました。
- やむを得ない理由があり、電子帳簿保存法に則った電子データの保存ができないと認められる場合。
- 税務職員から電子データの提出を求められた時、必要な電子データを出力して提示・提出できる状態であること。
現在はこの宥恕措置は終了し、2024年1月1日から、電子データの保存が完全義務化されています。
メールでやり取りしている請求書や契約書など、電子取引で発生するデータは適切な形で電子保存しなければなりません。電子取引をおこなったものを紙や印刷で保存することはNGです。
対応システムへの乗り換えには数か月必要なことも
電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入する場合、運用開始までに数か月〜長いと半年以上かかることがあります。乗り換える場合も同様です。
ゆっくりしていてはすぐに期限が近づき、システムの導入が間に合わなくなってしまう可能性もあるため、早急に電子取引・電子データ保存が可能な体制を作らなければなりません。
さらに知っておくべき点として、対応が目前に迫るのは電子帳簿保存法だけではありません。2023年10月にはインボイス制度が開始されます。
インボイス（適格請求書等保存方式）とは、適格請求書を発行・保存して消費税の仕入額控除を受ける制度です。電子帳簿保存法が改正された理由のひとつが、インボイス制度の施行ともいわれています。
電子帳簿保存法とインボイス制度により、経理の負担は大きくなるでしょう。電子帳簿保存法に対応しているシステムは基本的にインボイス制度にも対応しているため、書類や帳簿、請求書などの電子化を進め、電子データの保存やインボイス制度に備えることが重要となるのです。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税に関係する書類や帳簿などの電子保存を認める法律です。1998年に制定されるまで、事業者は国税に関係する書類や帳簿などを紙で保管していました。しかし紙の保管となると、保管場所の確保や保管作業の手間、コストなどさまざまな問題があります。これらの問題点を考慮し、経理関連の生産性を向上させるため、電子帳簿保存法が制定されました。
電子帳簿保存法では、「真実性」と「可視性」の確保が必要条件として定められています。真実性とは、保存データの改ざんを防止し、訂正もしくは削除があった場合に事実確認が可能な状態であることです。可視性については、保存データがはっきりした状態で速やかに閲覧・出力が可能なことを指します。
電子帳簿保存法の対象は、「国税関係書類」「国税関係帳簿」「電子取引」の3つです。
・国税関係書類
決算関係書類と取引関係書類に分けられます。決算関係書類は主に、損益計算書や貸借対照表、棚卸表などです。取引関係書類には契約書や請求書、納品書、領収書などが当てはまります。
・国税関係帳簿
総勘定元帳や仕訳帳、売掛帳・買掛帳、現金出納帳などです。
・電子取引
発行や受領が電子のものに限ります。インターネットによる取引や、電子メールでの注文書・領収書などです。その他にCD・DVDといった記録媒体を介した取引、クラウドサービスも含まれます。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子帳簿保存法の保存区分は、「電子取引」「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の3種類です。これらは保存の要件も異なるため、違いを理解しておく必要があります。
・電子取引
電子メールやインターネット通販、クラウドサービスなどで電子取引をした情報を、データの状態で保存することです。電子取引における請求書や領収書などは電子取引データに当たります。前述のとおり、電子取引データの電子保存は2024年1月から義務化されるため、申告書類として認められるものは全て電子保存された書類のみとなります。
国税庁は、「真実性」と「可視性」の観点で、電子取引の保存要件を以下のように定めています。
「真実性」に関係する要件
（1）タイムスタンプが付与された後に取引情報の受け渡しを行う。
（2）取引情報の受け渡し後は速やかにタイムスタンプを付与し、保存担当者もしくは監督者の情報を確認可能な状態にしておく。
（3）訂正や削除を行った際にそれらを確認できるシステムか、訂正や削除が行えないシステムで取引情報の受け渡しと保存を行う。
（4）正当な理由がないデータの訂正や削除の防止に関して、事務処理規程を定めておく。運用は定めた規定に沿って行う。
「可視性」に関係する要件
（1）パソコンなどの電子計算機、ディスプレイやプリンターといった機器の操作マニュアルは、データの保存場所に備え付ける。データは明らかな状態で速やかに出力できる状態にしておく。
（2）電子計算機処理システムの概要書を備え付ける。
（3）取引年月日や取引金額、取引先などの詳細が検索できる機能を確保する。日付や金額の場合、範囲指定による検索も可能であること。
・電子帳簿等保存
電子的に作成した書類や帳簿を、電子データの状態で保存することを指します。例を挙げると、会計システムで作った国税関係帳簿である総勘定元帳や仕訳帳、国税関係書類の損益計算書や貸借対照表などです。電子的に作成した請求書の控えといった書類も、電子取引でないものに関しては電子帳簿等保存となります。
・スキャナ保存
紙の書類をスキャナーで読み取り、画像データとして保存します。取引関係書類である請求書や領収書、それらの控えなどはスキャナ保存が可能です。中には国税関係の帳簿など、スキャナ保存ができない書類もあります。例えば、総勘定元帳や現金出納帳、貸借対照表などはスキャナ保存できません。また、取引関係書類でも自社が発行した見積書や発注書などは対象外です。スキャナ保存と電子保存の両方が可能な書類としては、相手から受領した請求書や小切手などが挙げられます。
紙の保存は、全体的にコストがかかります。紙代や印刷代以外にも、保管場所の確保やファイリングといった管理にも手間がかかってしまうのも難点です。しかし、ペーパーレスで電子保存に対応できればコスト削減だけでなく、業務の効率化や帳簿書類の検索性向上が図れるでしょう。帳簿書類の電子化は、出社を伴わずに経理処理を行えるため、近年増加しているテレワークの推進につながります。
参考：国税庁
2022年1月「改正電子帳簿保存法」が施行
社会全体のデジタル化が進む現在、紙でのデータ保存ではなく電子保存が推進されています。コロナウイルスによる社会情勢の変化でリモートワークが増加したことも、電子化を促すきっかけの一つです。紙からの脱却とデジタル化を進めやすくするため、電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。
改正によって、これまでの電子帳簿保存法から大きく変化した内容があります。電子保存の義務化や電子データ保存時に必要な事前承認の廃止、保存要件の緩和など、さまざまな項目が見直されました。特に、インターネットや電子メールによる取引を指す電子取引については大きく変更されています。
改正電子帳簿保存法によって、事務処理や経理業務の電子化が進み、業務全体の生産性向上が期待できるでしょう。今後も加速し続けるデジタル化の流れに対応するために、事業者は電子化に対し適切な対応を取っていく必要があります。
詳しい改正内容については次章にて解説します。
電子帳簿保存法の改正内容「主要4点」を解説
電子帳簿保存法が改正されたことにより、大きく変更された項目である「電子取引による電子データ保存の義務化」「電子データ保存時に必要な事前承認の廃止」「電子帳簿や書類の保存要件緩和」「不正があった場合の罰則強化」について、改正のポイントを解説します。
電子取引を行った書類の電子データ保存の義務化
電子取引を行った際の書類に関しては、改正前までは紙への印刷が認められていました。しかし、改正後の電子帳簿保存法において、データとして受け渡しをした書類は紙での保存は認められず、電子保存のみが有効となります。
電子取引をした書類とは、電子メールに添付された請求書やECサイトの領収書、クラウドサービスを利用した取引などです。紙での保存はもちろん、印刷した後にスキャンして保存することも無効になるため注意しましょう。
※2023年12月31日までは猶予期間が設けられているため、期限までは従来の方法で保存可能です。
電子保存をする際は、電子取引の要件に対応しなければなりません。要件は以下の4つです。
・自社でシステムを導入する場合、そのシステムに関する書類やマニュアルを備え付けておくこと
・データを速やかに出力できる機能を付けること
・保存している電子データに関して、日付や取引先、金額で検索できるような機能を備えておくこと
・データの真実性を明らかにするため、修正や削除が加えられたかどうかが分かる機能、または証跡管理機能を付けること
電子取引の要件への対応は、専用のシステムを導入しなくても可能です。しかし、システムを利用しないと作業が煩雑化してしまう恐れがあります。そのため、スムーズな対応を希望する場合はシステムの導入がおすすめです。
事前承認制度の廃止
電子帳簿保存法には電子取引・電子帳簿等保存・スキャナ保存の3つがあります。これまでは電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合、税務署長に事前申請して届け出をする必要がありました。2022年1月1日からは事前申請が不要になったため、企業の負担が軽くなり、電子帳簿等保存やスキャナ保存が導入しやすくなっています。準備や条件が整っていれば、すぐに取り入れることが可能です。
なお、電子取引に関しては改正前から事前申請の必要がありません。
電子帳簿や書類の保存要件の緩和
保存要件について、検索案件やタイムスタンプ、適正事務処理要件が緩和されました。検索案件で記録する項目は日付と金額、取引先に限定され、税務職員による電磁的記録の提示に関しては、範囲指定や条件指定が不要です。
タイムスタンプを付与する期間も2か月と7営業日以内に延長され、スキャナ保存では受領者の自署が必要なくなりました。また、データを削除または訂正した際に履歴を残せるシステムを利用する場合は、タイムスタンプがいりません。
電子帳簿保存での不正防止のため、以前は2人以上で関係業務を行うことが定められており、定期的な検査も義務付けられていました。スキャン保存に関しても、社内規程の整備や紙原本の保存が必須でしたが、現在それらの義務は廃止されています。
罰則の強化
電子帳簿保存法の改正後は、電子保存で不備や不正があった場合のペナルティが強化されています。電子取引やスキャナ保存で帳簿類の改ざんや隠匿、二重帳簿の作成などの不正が分かった際に、重加算税が10％加重される仕組みです。
ただし、電子データが「優良な電子帳簿」の条件を満たしている場合、青色申告特別控除額などで優遇措置が受けられます。条件は、「訂正や削除があった際の履歴が確認できる」「電磁的記録が関連する他の帳簿と相互に関連性を確認できる」などです。優遇措置を受ける時は、事前に届出書を管轄の税務署に提出しましょう。
改正電子帳簿保存法対応の手順
電子保存への移行は電子帳簿保存法に沿って行い、必要な手順を踏んで進めていかなければなりません。ここでは、電子帳簿保存法に対応するための流れを解説します。
社内の電帳法の影響がある取引をチェック
まず、社内で行われている取引の中で、電子帳簿保存法に影響する取引をチェックしましょう。
取引に関する書類の電子保存は、原則として要件に該当する形式で保存しなければなりません。どの書類が電子取引やスキャナ保存、または電子帳簿等保存に該当するのかまとめましょう。
電子取引の場合、管理方法や訂正があったときの対応を規定し、社員が参照できるようにしておきます。
電子帳簿保存法に該当する帳簿や書類は多数あるため、まずは請求書や領収書といった取り扱う機会が多い書類から電子化を進めてみるのが良いでしょう。
保存方法や保存先、導入システムを決める
電子データの主な保存方法は以下の通りです。
・タイムスタンプを付与して保存する
・システム上で削除や訂正の履歴が残るように保存する
・事務処理要件を定めて自社のサーバーなどに保存する
電子保存には、保存方法と保存場所を決める必要があります。専用のシステムを導入することでこれらの手間を省けますが、電子データを自社内に保存する場合、日付や金額などの検索機能を付けなければなりません。他にも、事務処理の流れをまとめた規定も設けておきます。
業務フローを見直す
電子保存する書類に関しては、経理の担当者が受領しないケースを考え、業務フローを見直しておくことも必要です。申請・承認の手続き、経理担当者へのデータの受け渡し方やタイムスタンプ付与のタイミングなどを確認しましょう。
取り扱うことの多い請求書や領収書は、電子データだけでなく紙で受け取る場合があります。基本的な業務フローの見直しに加え、紙の書類をどのように電子保存するか検討しておきましょう。紙の書類には、スキャンして電子保存できるスキャナ保存がおすすめです。
【人材派遣会社向け】電子帳簿保存法に対応したシステム
人材派遣会社向けの業務管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」なら、電子帳簿保存法への対応もスムーズに進められます。
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まとめ
電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、2024年1月1日から電子データの保存が完全義務化されました。
本記事では電子帳簿保存法の概要から、法改正の詳しい内容について解説しました。
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