人材管理とは？具体的な5つの内容と実践のポイント
人材管理とは、企業の目標達成のために人材採用から育成、評価までを管理することを意味します。人の感覚に頼りがちだった人材管理をシステム化し、可視化することで従業員の納得度も上がり、より効果的に業務を進められるようになるとしたら、それは画期的な一歩といえるのではないでしょうか。
今回は、人材管理システムについて基本的な機能と実践のポイントを解説します。
人材管理とは？
「人材管理」は、どのような意味を持つのでしょうか。「人事」「人事管理」など、さまざまな表現がされますが、厳密には意味が少し異なります。
人材管理は、人材マネジメントともいわれる企業成長に必要とされる人材の募集、採用、育成まで、トータルで管理することを意味します。
人材管理の目的
人材管理は先述の通り企業の目標達成や、経営戦略といった成長のために実施されます。企業成長がその本質的な目的です。
人材育成は経営層と従業員が密に連携を取り、経営層は従業員を育成し、導く必要があります。従業員は、経営層から教育や研修を受け、評価されることで働く喜びを見出し、より会社に貢献したいと努力するようになるのです。
目標を掲げ、その達成に向けて評価を実施して社員研修を導入したり、適材適所を実現する配置転換を行うなど適切に対応したりすることが、人材のモチベーションと仕事のマッチングを実現し、企業とのエンゲージメントを高める結果につながります。
人材管理は経営層にとっても、従業員にとっても非常に重要なものと考えてください。人材管理をしっかりと行うことで、スピード感のあるビジネス展開が可能となり、顧客ニーズや社会情勢の変化にも迅速に対応できるようになります。
人的資産は、企業としての付加価値となりますから、適切に、効果的に活用したいところです。それを実現するための手段が、人材管理の目的と理解しておきましょう。
人事労務業務との違い
「人材管理」と「人事・労務」の違いについて明確に理解しておくことも重要です。
人材管理は、以下のような業務を指しています。
それに対して人事は、以下のような定常的な業務を指します。
- 人事評価
- 人事異動 など
また、労務は、以下の業務が該当します。
- 福利厚生
- 給与計算
- 就業規則
- 労働安全衛生
- コンプライアンス など
このように、経営戦略に基づいた人材管理か、それとも単純な人事・労務にまつわる業務を指しているか、という点で大きな違いがあるのです。
具体的な人材管理の内容「5つ」
人材管理は「人材の採用」「人材の配置」「人材の育成」「人材の管理」「報酬の管理」などが主な仕事です。具体的な業務内容を解説します。
人材の採用
人材管理において採用は、企業の成長に直結する重要なミッションです。自社の採用方針や採用計画を策定することから、採用活動は始まります。
まずは現在、自社に所属している従業員のスキルを正しく把握しましょう。その結果を踏まえて、採用する人物に求めたいスキルや経験を定義しておきます。
ここでブレがないように、具体的な人材像を設定することが重要なポイントです。採用のペルソナを策定し、共有しておきましょう。
人材の配置
人材配置は、慎重に行うべき取り組みです。従業員はそれぞれに適した部署で仕事をすることで、持っているスキルを最大限発揮することが可能となります。従業員のニーズに合わせた多様な働き方を実現するためにも注意深く従業員のスキルや適性を見極め、適材適所に配置する人材配置を行う必要があると考えてください。
人材配置には異動や昇降格、雇用変更、新規雇い入れによるものが考えられます。組織全体の抱える課題や、求められているスキルなどを見極めることで、最適な人員配置を実現することが可能です。適材適所にこだわりすぎて、従業員のビジョンに沿わない配置転換や移動はできる限り行わないように検討しましょう。
人材の育成
従業員の人材育成は、人材管理の重要な仕事です。具体的には、以下のようなものが挙げられます。
- 新卒社員や中途社員などの研修
- 中堅社員に対するキャリア教育
- 管理職昇格のための管理職研修
人材育成は、企業のこれからの成長と戦略に直結する重要な要素となりますから、従業員のスキルに合わせた育成プランを計画しましょう。事業計画や現場の声、組織が求める人材像などから課題を抽出し、そうした課題を解決できるような研修の実施を限られた予算やスケジュールから策定する必要があります。
人材の評価
従業員の勤務状況や実績、スキル、職務遂行度や会社への貢献度など、具体的な評価基準を設定し、昇給・昇格、賞与、人事異動などに反映するのも、人材管理の仕事です。
「自分が適正に評価されている」と従業員が感じられる環境があるかどうかは、人材が「この会社に貢献したい」というモチベーションに大きく影響します。社内の評価制度を整備し、効果的な人材管理を運用することで、優秀な人材の流出を防ぎましょう。
人材評価には、以下3つの項目を用います。
- 業績評価
- 能力評価
- 得意評価
人事評価をベースに上司と部下で再度目標設定を行い、部下が目標達成できるように上司がマネジメントを実施するようにしましょう。こうした取り組みを続けていくことが、企業成長につながります。
報酬の管理
評価制度とともに、整備の必要があるのが報酬の管理です。従業員にとっては、評価の結果に見合う報酬が得られるかどうかは、大きなポイントとなります。
福利厚生にも、同じことがいえますので、整備を進めましょう。
人材管理を行うメリット
人材管理を行うメリットとして、以下の点が挙げられます。
組織力向上
人材管理を適切に実施することで、会社と従業員が同じ方向を向き、仕事に取り組めるようになります。お互いに「成長していきたい」という同じ方向を向いていれば、自然と助け合いの精神も醸成され、好循環が生まれる効果も期待できるでしょう。
生産性最大化
人材管理を適切に行い、従業員のスキルや得意分野を見極めて配置することで、従業員のスキルを存分に発揮できるようになります。例えば、細かな事務作業がどうしても苦手だけれど、コミュニケーション能力が高い人が総務に配置されては、なかなかそのスキルを発揮できない可能性もあるでしょう。しかし、営業や企画にいれば、生産性を高めることもでき、従業員自身の満足度も高まります。
従業員の持つスキルを活かした部門に配置することは、人材育成コストを抑えることにもつながり、かつ苦手な業務を無理に担当させるよりも、企業にとっても従業員にとってもプラスに作用し、好循環が期待できるのです。
抜擢と思われるような人材配置でも、結果として従業員の適性を最大限引き出せるものであれば、企業にとっても従業員にとっても幸せな結果となります。時には大胆な人材配置も選択肢として、検討する姿勢を持つことで、生産性を最大化することが可能です。
社員のモチベーション向上
先ほども述べた通り、適材適所を実施することによりメンバーが「自分のスキルが適切に評価されている」と実感することができます。人事管理を行う際には、目指すビジョンを共有する意味でも積極的なコミュニケーションを行い、適切な人材配置、そして評価を行いましょう。
こうした取り組みの結果、従業員は「会社に大事にされている」と実感し、モチベーションやエンゲージメントを向上させることができるのです。
離職率低下
エンゲージメントが強まると、社員の離職率も低下します。従業員が継続して勤務するということは、新たなる人材採用や育成のために必要となる経費も必要ありません。これは、コスト削減という観点から見ても、大きなメリットです。
また「離職率の低い企業」として認知されることは、働きやすい会社というイメージを持たれる効果が期待でき、企業としてのイメージアップにもつながります。
人材管理を行うポイント
具体的に、人材管理を行う際のポイントは以下の4点となります。
課題を明確化する
まず、人材管理を通してどのような課題を解決したいのかを明確にします。今後の経営計画を定め、そのために従業員一人ひとりの目標を紐づけることが重要と考えましょう。
企業のビジョンが明確であれば、従業員の目標と一貫性を持たせやすくなりますから、業務効率化や生産性向上が期待できるのです。
現状分析
ビジョンが明確化したら、それを実現できる人材がいるかを検討します。
社内に近しい経験やスキルがあるものの、もう少しレベルアップが必要なケースや、社内には適した人材がいないこともあるでしょう。状況に適した対応をするためにも、現状分析は重要です。
計画要員の策定
現状分析ができたら、目標を実現するために計画に対して必要となる人員を予測し、そのためにどういった人材が必要かを具体的に検討します。
必要となる人数、アサイン候補となる社員の現在のスキルを確認し、人数やスキルに不足がないか、不足がある場合はどのようにして補うかを検討しましょう。社内の人事異動でカバー可能か、不足するスキルを保有する人材を新しく採用するか、どちらにするかでその後の動き方も大きく変わります。
社員のスキルアップ研修や、自己研磨のための補助金といったサポートシステムも実施し、従業員全体の底上げも検討しましょう。
育成施策実施
要員計画を実行する際には、集団研修やOJT、メンター制度などを用いるのが一般的です。新卒社員から中堅社員、管理者まで最適な育成を行います。
施策が終わったら、パフォーマンスの評価も必要です。PDCAを繰り返すことで人材管理の精度も高まりますから、経営戦略に基づいた一貫性のある計画を施行していきましょう。
人材管理は人材管理システムやツールの活用も重要
人材管理は大変複雑で、全従業員に最適なプランを構築するのは大変な労力が必要となります。企業規模が大きければ大きいほど、人材管理の負担は大きくなるでしょう。こうした課題を解決するのが、人材管理システムです。
人材管理システムは人材管理を効率よく、より効果的に進めるためのツールです。人材管理の精度や質を向上し、かつ時間を短縮して効率化できれば、これまで人材管理に費やしていた時間を生産性の高いほかの業務に充てることも可能です。
具体的に、人材管理システムではどのようなことができるかを見ていきましょう。
勤怠管理などの人事労務管理
人事労務管理システムでは、主に以下の管理が可能です。
- 従業員名簿（簡易的な人材データベース）
- 勤怠の打刻
- シフトの作成
- 社会保険・雇用保険関連手続き
- 入退社手続き
一括管理することで、業務効率を高める効果が期待できます。
人材マネジメント
人材マネジメント機能は、経営層やマネージャー、人事関係者が利用する機能です。
主に以下の機能が搭載されています。
- 人材情報の見える化
- 人材データ分析
- 異動は配置転換の検討
- 要員計画作成
- 社員の育成計画検討
- 目標管理や評価管理
- タレントプール作成／抜擢
採用管理システム
採用管理システムは、採用プロセスに準じてその過程を管理します。
- 求人ポジション管理
- 応募者情報管理
- 選考プロセス管理
- 内定者管理
選考プロセスが複雑な場合や、採用人数が多いケースにおいて便利な機能です。
目標管理/評価管理
目標管理や評価管理システムは経営層を中心に全従業員が利用するシステムです。
評価プロセスや評価結果の可視化を実現する手助けとなりますから、目標管理や評価管理機能は人材管理システムにおいて大変重要な機能といえるでしょう。今まで分かりにくかった評価や報酬額決定を可視化できる機能ですから、従業員からも関心が高いものとなっています。
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「多種多様な機能があるため、選び方が難しい」と感じるかもしれませんが、自社に本当に必要な機能を厳選することから始めてみてください。高機能すぎて、使いこなせないことがないようにしっかりと検討しましょう。
自社のニーズにあったシステムを選ぶことが、人材管理を制するための第一歩です。
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