人材派遣業で勤怠管理システムを選ぶなら他機能との連携は要チェック!システム選びで後悔しないために見るべきポイントとは

2020年3月18日

人材派遣の勤怠管理について、みなさんならどちらを利用したいですか?

A:紙の勤怠表を配布し、毎日勤務時間を派遣スタッフに手書きで記入してもらい、月末に派遣先の管理者に押印をもらい提出してもらう。

B:スマホの勤怠アプリをインストールし、日々の打刻はスマホ上でワンタップ。月末の派遣先承認もオンライン上で完了、承認完了すると人材派遣会社にデータが共有される。

圧倒的にBですよね。
このAとB、何が違うのかと言うと、勤怠管理システムを利用したかどうかの違いです。
紙の勤怠管理を経験した方ならわかると思いますが、まず紙を管理するのは場所を取るうえに紛失のリスクもあります。
さらに派遣先に押印をしてもらう手間や、間違った際の修正作業にも余計な工数を要します。

これらの問題をクリアにしてくれるのが勤怠管理システムなのですが、この勤怠管理システムにも色々なバリエーションあります。
そこで今回は、勤怠管理システムを選ぶうえで、ここだけは押さえて欲しい!というポイントをご紹介していきます

人材派遣会社が勤怠管理システムを導入するメリット

ではまずは基本的なところからご説明していきましょう。
人材派遣会社にとってそもそも勤怠管理システムの何が良いのでしょうか?
冒頭でも少し触れましたが、改めて大きく2点にまとめています。

勤怠管理の手間が省ける

勤怠管理システムを利用することで、人材派遣会社側の手間は確実に減少します。
例えば、勤怠時に電話やメールで報告を行っていた場合には、その報告をマスタデータに転記する必要が出てきます。
また、連絡が来ないという場合には、その都度スタッフへ確認する必要も出てきます。
紙の勤怠表であれば、派遣スタッフ・派遣先・派遣元それぞれの保管用があり、仮に渡しそびれてしまった場合には、後日郵送で届けるなど、無駄な労力が多分にかかっていました。

しかし、これらを勤怠管理システムに乗せ換えると、余計な手間がすべて省けるのです
勤怠管理システムでは、スタッフが登録した勤怠情報が人材派遣会社のマスタデータに自動登録されます。
そのため、転記の手間がなくなります。
また、勤怠管理システムはすべてオンライン上で管理されており、打刻漏れなどもシステム上で修正できるため、紙の用紙を直接やり取りする必要はありません。
承認もオンライン上で簡単に行え、勤務日数や労働時間、有休のカウントも自動で算出できるため、アナログな計算はいらないのです。

派遣スタッフにとって打刻しやすい

勤怠管理システムの良さは、人材派遣会社だけではなく、派遣スタッフにもメリットを与えます。
上で説明したように、紙の勤怠表は毎日の勤務時間を手書きで書き留めることになるため、派遣スタッフにとっても面倒くさい作業です。
日によっては書き漏れることもあるでしょうし、その場合には勤務時間を思い出しながら書く作業が発生するため、どうしても億劫になってしまいます。

それがワンクリックで完了できると、どうでしょう。

時間を確認することも、紙とペンを出すこともなく、携帯で簡単に作業が完了できるのであれば、派遣スタッフのストレスも減少しますね。
勤怠管理システムの種類によっては、IDカードや派遣先の打刻スタイルと連動できるものもあるため、環境に応じたベストなやり方で利用できるという点もメリットです。

勤怠管理機能は他機能との連携で格段に便利な機能になる

このように非常に便利な勤怠管理システムですが、このシステムをフル活用するには、人材派遣で利用している他の機能との連動がおすすめです。
なぜかと言うと、勤怠情報は人材派遣業で処理すべきデータの大元になるため、勤怠管理システムで蓄積したデータと、人材派遣で処理すべきデータを繋ぎ合わせることで、各段に業務効率はアップしていくからです。
では具体的に何と連動すべきがご紹介していきましょう。

給与計算機能との連携

人材派遣の勤怠管理システムを何と連携しようかいうと、まず給与計算機能との接続を検討することをおすすめします。
人材派遣で管理している勤怠情報は、すべからく給与計算に紐づきます。
例えば時給で働いている場合には労働時間がそのまま掛け算で反映されますし、月給の場合でも、残業手当の計算などが必要となります。
ひとえに残業といってもその定義は人材派遣先によってさまざまで、何時以降が残業扱いになるのか、深夜残業は何時からなのかは契約によって異なります。
また、休日出勤の場合も同様で、土日が休みなのか、平日休みなのかも異なります。
これらをアナログに集計しようとすると、かなりの手間が掛かってしまいますし、間違うリスクも高まります。

勤怠管理システムと給与計算機能を連携させれば、上記の情報は予めシステムに登録させておけば良いので、日々の勤怠報告をシステム上で行ってもらうだけでOKです。
月末には自動的に算出してくれるので、人材派遣会社の手間は大きく削減できるようになります。

請求管理機能との連携

給与計算と同様、派遣先への請求作業も勤怠管理システムと連携させると非常にスムーズになります。
人材派遣スタッフへ支払う給与は、派遣先への請求金額にもリンクしてきますので、ここのシステムが連携できていないと、請求の際には一から計算しなおすことになるため二度手間です。
また請求の際には、人材派遣会社の手数料も踏まえて計算をする必要があるため、これらの作業を単独管理で都度計算していては、作業は膨大になりますし、間違うリスクも高まります。
勤怠管理システムと連携させ、請求管理機能に手数料も含めた計算式を入れておけば、月末には自動的に請求書がはじき出されるため、圧倒的に作業工数を削減することができるのです。

有給休暇管理機能との連携

人材派遣では有休管理もひと手間です。
入社タイミングによって付与されるタイミングや有休日数は変わりますし、いつ、誰が、何日分利用して、残日数はどのくらいあるのかを、正しく管理しなければなりません。

ちょうど2019年4月から有休取得の義務化が始まり、しっかりを有休をとっているかを確認することが企業に求められています。
そのため、こちらも勤怠管理システムとの連携がおすすめです。
勤怠管理システムで有休申請を行い、それが有給休暇管理機能と連携することで、月末には正しい残日数を明示できます。
また、両者を連携することで、勤怠管理システム上で人材派遣スタッフが残りの有給日数を確認できるため、把握漏れの防止にも繋げることができるのです。

コンプライアンス遵守のための連携

人材派遣会社では、人材派遣スタッフに正しく健全に働いて貰うためにも、勤怠管理システムを使い、日々就業状況を把握しておく必要があります。
そのためにも、例えば残業時間が一定数を超えるとアラートが上がるような仕組みや、休日出勤を多発させないための管理機能などと、勤怠管理システムを連携させておくと良いでしょう。

人材派遣業向け勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

では、勤怠管理システムを選ぶ際には、どのような点を重視すれば良いのでしょうか?
大きく4点ご紹介します。

オールインワンパッケージで勤怠以外の管理もできるか

前章でもお話したとおり、人材派遣では勤怠管理システムとその他の業務システムが連携していることで、各段に効率が上がります。
そのため、業務ごとに管理システムが細分化してしまうのではなく、オールインワインでひとつのシステムに集約できているタイプがおすすめです。

勤怠データ以外との連携が可能か

上記のようなオールインワンであれば、その中の勤怠管理システムで蓄積されたデータは、自動的に他の給与や請求周りの機能とデータ連携できるものがほとんどでしょう。
ただ、場合によっては「すでに請求システムだけを導入している」など、既存の機能を活かしながら勤怠管理システムを追加したいということも考えられます。
その際には、別々のシステム同士でデータの連携が可能かどうかは確認しておくと安心です。
勤怠管理システムと、連携したい機能の仕様にもよりますが、クラウド上でデータの連携ができるものもあれば、CSVに書き出して読み込ませるといった場合もあります
自社の状況に合わせて、どのような対応ができるのか確認してみましょう。

様々な勤務体系に柔軟に対応できるか

今の企業では、柔軟な働き方に対応するよう勤務体系もバリエーションが増えてきました
この状況は人材派遣においても同様です。
今までのように、会社に出社して9時~17時という時間固定での労働環境ばかりではなくなってきました。
リモートワークが充実している企業では、出社せずに業務が開始できますし、外出先への直行直帰も考えられます。
その他にもシフト制の場合、スポット的に働く場合など、多くの働き方に対応しているような勤怠管理システムがおすすめです。

派遣スタッフにとって使いやすいか

勤怠管理システムは、人材派遣スタッフが直接勤務時間を登録するため、人材派遣スタッフが簡単に操作できるものを選びましょう。
勤怠は毎日必要になるものなので、入力に手間が掛かったり、間違いやすかったりすると、入力漏れや集計ミスのリスクが高まってしまいます。
また、派遣スタッフとして働く人は年齢層も幅広く、システムに慣れていない人も多いでしょう。
そのため、誰もが迷わず利用できるもの、を基準に選んでみると良いですね
現在リリースされているシステムの多くは、操作性の高さにも重点を置いており、トライアル利用もできるため、実際に操作画面を触ってみて、使い心地を確かめてみても良いでしょう。

勤怠管理やその他管理ならSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を検討してみませんか?

さまざまなシステムがある中でも、弊社が提供するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)という人材派遣管理システムをご紹介したいと思います。

勤怠管理機能だけに留まらず、人材派遣スタッフのデータベース作成や、マッチング機能、前払いや日払いにも柔軟に対応できる支払い処理機能も充実しています。
また、各種保険や年末調整にも同じシステムを使って作業ができるため、人材派遣に必要な一連の業務を、これひとつで完了することができます。
また、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では、派遣先、派遣スタッフ向けの関連システムを充実させています。
これらをすべて連携させることで、例えば採用管理機能を連携させ、採用から人材派遣のお仕事紹介までを一括して行えたり、派遣先にも同様のシステムを使ってもらえたりすることで、派遣先企業の業務負荷を減らして満足度を向上させることも可能です。
さらに、派遣スタッフが前払いを申請してすぐにリアルタイムで支払ができる機能も用意しており、スタッフの満足度を上げることで、定着率アップも期待できるはずです。
このように、人材派遣に必要な機能をフル装備したのが、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)です。

ぜひ一度詳細をご覧ください。

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まとめ

人材派遣では、お仕事を紹介する企業と働く人、そして働く先の企業がいかにスムーズに連携できるかが、お互いの満足度向上の鍵となります。
そのためには、勤怠管理システムをはじめとしたサポート機能を上手に利用して、双方のやりとりを円滑に進めていくことが求められてきます。
今行っている作業には無駄が多い気がする、紙の管理でリスクが高い、情報がうまく連携できずに抜け漏れがある、といった問題を抱えている人材派遣会社は、ぜひ一度システム利用を検討してみてください。

今回は、勤怠管理システムにフォーカスしてご紹介しましたが、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のように、すべての機能を搭載したオールインワンパッケージ型のシステムもあります。
自社で抱える課題は何なのか、何を改善すればより良くなるのか、をしっかりと見極め、自社のニーズに合わせて、ぜひベストなシステムを選択してください。