88のチェックポイントをもとに人材派遣管理システムを選びましょう

2021年7月29日

人材ビジネスの業務が多様化する中、人材派遣管理ステムの導入は重要な問題です。どの人材派遣管理システムを選ぶことによって、企業の将来が決まると言っても過言ではありません。

本記事では、人材派遣管理システムの選択に失敗しないための「8つの視点」と「88のチェックリスト」をご紹介します。

>>IT導入補助金2021年対象!お得に導入するなら今<<

人材派遣管理システムを選ぶ際に持つべき8つの視点

まず人材派遣管理システムを選ぶ際に持つべき「8つの視点」それぞれについて具体的にご紹介します。

柔軟性・拡張性

システムに柔軟性や拡張性がないということは、システムを使いこなす上で制限や不自由な点が発生してしまうということです。なるべく簡単にデータが出せたり、他に利用しているシステムとの連携がスムーズであれば、自社の業務にあった使い方をすることができますので、柔軟性や拡張性があるかという観点を持って人材派遣管理システムを選びましょう。

操作性

人材派遣管理システムを利用する人にとって、ストレスのない操作性の高さがあるかどうかという観点も大切です。日常的に利用してこそ本領発揮できるシステムですから、画面レイアウトが美しく、操作性が誰にとっても快適であることを求めましょう。

総合性

人材派遣管理システムにおける総合性とは、いかに業務プロセスのすべてを網羅できているかということをさします。特に人材派遣管理においては、社内だけでなく社外とのつながりも重要です。社外に及ぶ業務プロセスもカバーできるものであるかという視点を持ちましょう。

機能性

機能性とは、人材派遣管理における基本的な要件が満たされており、必要な機能が備えられているかどうかということです。法令の改正などめまぐるしく状況が変わる人材派遣業においては、時代に合わせて機能をアップデートしていく必要があります。人材派遣会社がやりたいことをやれる機能を兼ね備えたシステムを生み出せるのは、人材関連業務に精通している企業です。

安全性

人材派遣管理においては、個人情報の取り扱いが多いこともあり、特に高いセキュリティが求められています。社内、社外どちらにおいても高い情報セキュリティの仕組みが用意されているか見ておく必要があります。

業務生産性

最近ではクラウドでつながることが普通の時代になっています。人材派遣管理システムも、社内の業務管理だけでなく、スタッフやクライアントとつながることで業務生産性をアップさせることができます。

成長性

近年のIT業界における業務改善や発展のスピードはとどまることをしりません。時代の流れのスピードに乗り遅れず、常に成長しつづけるシステムであるためには、継続的に改善や更新が不可欠です。どれほど期間で、どのような機能を改善し、提供してきているのかという点を確認すれば、貴社の成長をサポートできるシステムを選ぶことにつながるでしょう

保守性

この数年を見ても、人材派遣に関連する法改正は膨大です。システムの保守契約において、すべての法改正に対応しているか確認することは最低限の視点です。さらにこの対応が悪質なものではないか、きちんとサポートしてくれる保守性があるのかを見極める必要があります。

88のチェックポイント

次に、今解説した「8つの視点」それぞれにおける、具体的なチェックポイントを合計88項目にわたってご説明します。これらのポイントをクリアしている人材派遣管理システムを選ぶようにしましょう。

柔軟性・拡張性に関する6つのチェックポイント

  1. 帳票はすべてエクセル出力可能か
  2. インポート、エクスポートが豊富か
  3. 2以外にも自由なデータ出力ができるか
  4. 社外提出用の帳票はレイアウトを自由に変更できるか
  5. カスタマイズは可能か
  6. システム環境はクラウド、オンプレミスを選べるか

操作性に関する3つのチェックポイント

  1. 複数の画面を同時に見られるマルチ画面対応か
  2. 目的とするデータに簡単に遷移できるか
  3. マニュアルをすぐに開けるか

総合性に関する2つのチェックポイント

  1. 派遣・請負・紹介を含む人材ビジネス全般を取り扱うオールインパッケージか
  2. 業務プロセス(案件管理~契約書~給与~会計連動など)をすべてカバーしているか

機能性に関する50のチェックポイント

◆「スタッフマスタ」について

  1. 人事システムとして扱える管理機能があるか
  2. すべての項目で検索できるか
  3. 任意のレイアウトを出力できるか
  4. スタッフ情報をクラウドに保管できるか
  5. 無期雇用転換ルールに対応しているか

◆「得意先マスタ」について

  1. 顧客管理システムとして扱える管理機能があるか
  2. 得意先情報をクラウドに保管できるか

◆「受注」について

  1. 派遣、請負、紹介を一元管理できるか
  2. 契約更新処理を簡単にできるか

◆「配置」について

  1. マッチング状況のステータス管理を行えるか
  2. 人員配置の運用シーンが現在の業務内容に合うか
  3. リアルタイム配置状況をもとに、稼働人数や収支を確認できるか

◆「コンプライアンス」について

  1. 任意のレイアウトを作り、パターン出力可能か
  2. 契約書の発行履歴が取れるか
  3. 契約書の回収管理ができるか
  4. 契約書発行時点のデータは自動で関連付くか
  5. 個人単位の抵触日を自動管理可能か

◆「勤怠」について

  1. 勤怠を外部データから取り込めるか
  2. 勤怠は丸め情報や端数処理が可能か

◆「賃金」について

  1. 仮払機能があるか
  2. 管理において以下が実現できるか
  • 単価の算出方法は自社の規程に対応しているか
  • 有給の起算処理、喪失処理は自動処理されるか
  • 有給は就業実績に基づいた週所定日数が算定されるか
  1. 以下の時間外計算が自動化されているか
  • 日8H超、週40H超
  • 1か月単位の変形労働時間
  • 残業45H超、残業60H超
  1. 賃金明細書は任意のレイアウトを作り、パターン出力可能か
  2. 日払、週払、月払といった支払い方法に対応しているか
  3. 住民税の特別徴収に対応しているか
  4. 年末調整は給与支払報告書、法定調書合計表まで出力されるか

◆「社会保険」について

  1. 雇用保険の資格取得届、資格喪失届が出力できるか
  2. 雇用保険の離職証明書が出力できるか
  3. 労働保険の算定基礎賃金が出力できるか
  4. 社会保険の資格取得届、資格喪失届が出力できるか
  5. 算定処理・月変処理に対応しているか
  6. 電子媒体申請(月額算定届、月額変更届)に対応しているか
  7. 電子申請に対応しているか

◆「請求」について

  1. 以下の時間外計算が自動化されているか
  • 日8H超、週40H超
  • 1か月単位の変形労働時間
  • 残業45H超、残業60H超
  1. 請求書は任意のレイアウトを作り、パターン出力可能か
  2. 発行履歴が取れるか
  3. 回収予定が管理可能か

◆「入金」について

  1. 未入金状況の把握が可能か
  2. 売掛管理ができるか
  3. 与信管理ができるか

◆「メール・メッセージ配信」について

  1. メール本文の雛型を作成できるか
  2. メールを一括配信できるか
  3. メールは送受信が可能か
  4. 存在しないメールアドレスには次回以降送信しないようにできるか
  5. スタッフにお仕事情報を送信でき、内容は任意に設定可能か
  6. スタッフとリアルタイムに情報共有できるか

◆「法令帳簿・統計資料」について

  1. 派遣事業報告書を出力できるか
  2. 職業紹介事業報告書を出力できるか
  3. 求人管理簿、求職管理簿、手数料管理簿を出力できるか
  4. さまざまな統計資料がとれるか

安全性に関する6つのチェックポイント

◆「セキュリティ」について

  1. クラウドの管理体制はしっかりしているか
  2. 操作(参照、登録、削除、印刷など)に関する権限設定ができるか
  3. 閲覧に関する権限設定ができるか
  4. 更新に関する権限設定ができるか

◆「ログ」について

  1. すべての操作ログが残るか
  2. 重要なログは詳細な変更履歴も残るか

業務生産性に関する17のチェックポイント

◆「採用」について

  1. 基幹システムの案件からお仕事サイトを自動作成し、応募の受付が可能か
  2. お仕事サイトから面接予約が行えるか
  3. お仕事サイトからプロフィール登録ができるか
  4. プロフィールはスタッフマスタに自動連携するか

◆「クライアントページ」について

  1. 得意先はウェブからお仕事の発注をできるか
  2. 派遣先管理台帳、派遣通知書を閲覧可能か
  3. スタッフが報告した勤怠実績を閲覧・承認できるか
  4. 請求書をウェブ上で閲覧・印刷できるか

◆「スタッフマイページ」について

  1. 基幹システムの案件からお仕事サイトを自動作成し、応募の受付が可能か
  2. スタッフが希望する就業日を簡単に検索し、申請できるか
  3. 就業条件明示書を閲覧可能とし、ウェブ上で同意を付けられるか
  4. シフトを確認し、勤怠実績を報告できるか
  5. 仮払申請が可能か
  6. 賃金、賞与の明細書を閲覧できるか
  7. 源泉徴収票など任意のドキュメントを閲覧できるか
  8. マイナンバーをセキュアな方法で収集できるか
  9. 内勤者の業務効率を上げられるようなシステムであるか

成長性に関する2つのチェックポイント

  1. 製品に対する改修や改善が早いペースで継続的になされているか
  2. 顧客からの要望や意見に耳を傾け、製品の改善や更新に反映しているか

保守性に関する2つのチェックポイント

  1. 法令改正された場合、保守契約の範囲内で対応しているか
  2. 導入後も安心して受けられるサポートサービスを提供しているか

88のチェックポイントを満たす「STAFF EXPRESS」

以上、業務管理システムを選ぶ上での88のチェックポイントをご紹介しました。こんなに細かいたくさんのチェックポイントを満たすシステムなんてどこにあるのか、と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれませんが、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」なら満たします。ここでは88のチェックポイントのための「8つの観点」ごとに、STAFF EXPRESSの特徴をご紹介します。

1つ目の「柔軟性、拡張性」については、もちろんすべての帳票がエクセル出力できるなど標準でも十分に使いやすい仕様であり、有償のデータ抽出処理ではどのような出力も実現でき、要望に応じてプログラム改修を提案したりすることも可能です。

2つ目の「操作性」に関しては、マルチ画面対応でストレスなくどんどん業務が進められます。特定のキーを押すだけでマニュアルや対応する画面にジャンプできるなど、現場の業務効率向上に役立つ心配りが豊富です。

3つ目の「総合性」については、人材ビジネスをフルカバーしたオールインワンパッケージですので、各工程に重複する無駄な作業が発生せず、効率化を目指せます。

4つ目の「機能性」は最も多くのチェックポイントがありましたが、現在STAFF EXPRESSはすべてのチェックポイントをカバーしています。その高い機能性の理由は、「現状維持は後退」という意識のもと、常にシステムの改修改善、機能拡張を行い、現場の声に答えてきたからに他なりません

5つ目の「安全性」ですが、IS27001(ISMS)、PMS(Pマーク)を取得しており、高い情報セキュリティへの取り組みをしています。安心してご利用いただけるでしょう。

6つ目の「業務生産性」について、STAFF EXPRESSではクライアントページでもスタッフマイページでも、利用者の立場に立ったきめ細かな機能が提供しています。例えば明細書や源泉徴収票などもスタッフマイページから閲覧できるので、企業側は送付のための作業コストや印刷コスト、郵送コストなどをすべて削減できますし、業務生産性向上にもつながります。

7つ目の「成長性」は、「機能性」でも触れたとおりです。常にシステムをブラッシュアップしてきた実績がその裏付けになるでしょう。リリース以来10,000点以上にのぼる改修改善、機能拡張という実績は他社の追随を許しません。

8つ目の「保守性」のうち、まずは「法令改正」については保守の中で対応しています。一例ですが、平成28年のマイナンバー法や平成30年の無期雇用転換ルールなど、追加費用なしで対応しています。「保守性」のうち、導入後の「サポートサービス」については、クラウドでつながる日本全国均一の品質サポートを実現しています。特に定期的なお客様満足度アンケートにより、サポートの品質向上に取り組んでいます。

人材派遣管理システム選びにあたっては、このSTAFF EXPRESSが満たしている88のチェックポイントを他社製品でもあてはめて、比較検討なさってください。

また、システムの導入は慎重な検討も大切な一方、企業の成長や将来に直結するため、導入のスピード感も重要です。STAFF EXPRESSではサービスサイトからの問い合わせ後、すぐにWebミーティングによる製品デモンストレーションが可能です。ぜひ百聞は一見に如かずで一度体験してみてください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

業績アップや生産性の向上に直結する人材派遣管理システム。目先の金額などだけに惑わされず、長い目で見て会社の業務効率を上げ、収益増大につながるようなシステムを選びましょう。