STAFF EXPRESSの便利な機能|QR勤怠

2021年7月29日

みなさん、派遣スタッフの勤怠を管理する上でお困りのことはありませんか。コロナ禍の影響で、特に昨今の働き方は大きく変化しています。正社員だけでなく派遣スタッフも時間差出勤をする場合があり、勤怠管理や労働環境の把握が困難な状況です。

これまでオフィスで実施していた派遣スタッフとの面談や、就業先との顔合わせ、書類手続きなどの各種手続きをオンライン化する企業も増えているようです。オンライン化に伴い、派遣元との事務手続きの工数が増えて、勤怠管理が今までよりも煩雑になっている企業もあるのではないでしょうか。

企業だけでなく、オンライン対応に不慣れな派遣スタッフも、「勤怠申請について気軽に相談できる場がない」などの悩みを抱えているかもしれません。

ここでは、そんな悩みを解決できるSTAFF EXPRESSの「QR勤怠」機能をご紹介します。ぜひ最後までお読みください。

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STAFF EXPRESSの「QR勤怠」機能

STAFF EXPRESSは人材ビジネスに特化した総合管理システムです。派遣・紹介・請負・業務委託を網羅した人材ビジネス向けのオールインワンパッケージとなっており、スタッフ管理や案件管理、勤怠や給与管理などの業務プロセスを一元で管理することができます。

「QR勤怠」は、派遣スタッフ向けの就業クラウドサービス「STAFF EXPRESS NEO」に搭載されている機能です。「QR勤怠」を導入するためには、まず、派遣先向けの業務クラウドサービス「STAFF EXPRESS PARTNER」でWebアプリケーション用のQRコードを発行します。派遣スタッフはSTAFF EXPRESS NEOのWebアプリケーションをタブレットやスマートフォンで起動し、カメラ機能でQRコードを読み込むことで出退勤を打刻します

STAFF EXPRESSの各種サービスを、派遣元・派遣スタッフ・派遣先のクライアントが使用することで、三者間のデータ連携が円滑に行えます。勤怠情報も例外ではありません。QR勤怠により出退勤が打刻されることで、派遣元や派遣先は出退勤をリアルタイムに把握でき、その情報を元に派遣元は派遣先への請求金額や派遣スタッフへの給与を確定させることができます。

QR勤怠以外にも、仕事照会や応募申請、シフトの照会や給与や支給照会などさまざまな手続きを、タブレットやスマートフォンのWebアプリケーションで派遣スタッフ自身が行えるのがSTAFF EXPRESS NEOの特徴です。

QRコードで勤怠管理するメリット

QRコードで勤怠管理するとどのようなメリットがあり、従来のタイムカードやPCでの申請と何が違うのでしょうか。

ここでは、QRコードで勤怠管理をおこなうメリットを詳しくご紹介していきます。

勤怠の申請が簡単で忘れにくい

キャッシュレス決済などの普及により、QRコードをWebアプリケーションのカメラ機能で読み込むという動作は日常でもよく見かけるようになりました。QR勤怠の打刻は、誰でもできる簡単なアクションだと言えるでしょう。さらに、STAFF EXPRESS NEOに自動配信される通知により、出退勤の打刻漏れを防止する設定もできます。

また、PCのシステムやブラウザ上での申請は、仕事やメールチェックをしているのか打刻をしているのか、離れた席から一見しただけではわかりません。しかし、QRコードにタブレットやスマートフォンをかざす動作は、一般のビジネスシーンではあまり行いませんので、離れた席でも打刻をしていることが分かります。同僚や責任者にも打刻のアクションが見えやすくなるため、もし派遣スタッフが打刻を忘れていた場合でも、派遣先での早期発見が可能になるでしょう。

その後、打刻した勤怠をクライアントがクラウドで承認して、承認された勤務実績データのみをSTAFF EXPRESSに取り込む設定をおこなうこともできます。

勤怠申請のミスが生じにくい

周囲から見て打刻がわかりやすくなるQR勤怠は「QRコードを読み込むだけ」というシンプルさゆえに、勤怠申請のミスが生じにくいのもメリットです。ブラウザ上のシステムで打刻をおこなう場合は、プルダウン式やメニュー形式などで出勤・遅刻・早退・退勤などを選択する作業が発生するため、派遣スタッフが選択を間違えるリスクも存在します。

さらに、派遣先と派遣元の両方のシステムにそれぞれ打刻をおこなうケースもあるでしょう。その際に申告データに差が出たりすると、派遣スタッフへの確認作業や派遣先への報告業務も発生します。

タイムカードも一見簡単そうに思える打刻ですが、出勤・退勤などの設定ボタンを切り替えて打刻することが多く、早番や遅番のある職場では切り替えに注意する手間や打刻ミスのリスクがあります。紙のカード式であれば派遣先のクライアントが毎月タイムシートを用意したり、わざわざ自席から遠い位置にあるタイムカード機まで出向いてタイムカードを押さなければならない、などのリスクも考えられます。

その点、QR勤怠は「WebアプリケーションでQRコードを読み込む」以外の動作は不要です。さまざまな工数を省くことができるため、ミスが生じにくく、時間ロスの低減にもつながるでしょう。

勤怠情報をリアルタイムに管理できる

QRコードを読み取って勤怠打刻をおこなったデータは、クラウドでSTAFF EXPRESSのシステムに即時反映されます。派遣先のクライアントだけでなく、派遣元の会社でも勤怠情報をリアルタイムに確認できるため、もし打刻がなかった場合もすぐに派遣元が派遣先のクライアントへ状況を確認したり、派遣スタッフに連絡するなど、迅速な対応が可能です。派遣スタッフからの電話やメールで、自発的な申告では見つけられない、無断欠勤や通勤中のトラブルなどもリアルタイムで把握できるため、三者間の大きなトラブルを防ぐことにもつながります

また、QR勤怠の打刻はクラウドでSTAFF EXPRESSに連動されるため、Excelのデータを手入力で作成して派遣元の担当スタッフにメール送信したり、派遣元のシステムと派遣先のシステム両方に打刻をするなどの面倒な手間が省けるだけでなく、データの差異も解消されます。

勤怠管理の利便性向上・自動化をおこなうべき理由

ここまで「QR勤怠」のメリットをご紹介してきました。単に派遣スタッフの打刻が楽になるだけではなく、さまざまなメリットがあることがお分かり頂けたのではないでしょうか。派遣元、派遣スタッフ、派遣先のクライアントそれぞれの工数の削減や、勤怠情報をリアルタイムで把握できるなど、さまざまなメリットがあります。

次からは、勤怠管理の利便性向上・自動化をおこなうべき理由をくわしく説明します。

派遣スタッフ、派遣先それぞれの満足度を上げるため

シンプルで簡単な打刻システムを実現する「QR勤怠」は、派遣スタッフの勤怠入力の手間を省くだけでなく、Excel管理やタイムカードの準備などの派遣先のクライアントの手間も省くことができます。派遣先に導入してもらうSTAFF EXPRESS PARTNERも無料のため、クライアントへの負担をかけずに、派遣先の現場責任者や上長の工数を削減することが可能です。

また、QR勤怠でQRコードを読み取り打刻をしたデータは、STAFF EXPRESSの各種サービス間のクラウドで自動的に共有・蓄積されます。派遣スタッフ、派遣先それぞれの満足度の向上が期待できるでしょう。

労働時間を管理し法令を遵守するため

労働時間が法律で定められていることはご存知だと思います。法律の主たる目的は長時間労働や過度な残業の防止ですが、勤怠管理を通じて適切な労働時間配分をおこない、過労死や過労自殺、その他の賠償責任につながる業務上過失などの労使トラブルから派遣先・派遣元の企業を守ることも目的です。

また、手入力やタイムカードでは派遣先企業でのサービス残業隠しや、派遣スタッフの遅刻・早退の改ざん申請なども懸念されます。

QR勤怠の打刻はリアルタイムに反映され手心を加える余地がないため、そのような心配はありません。QR勤怠での打刻をおこなえば、フレックスタイムや時間差出勤など多様な働き方が求められている昨今でも、実労働時間を正確に管理し、客観的な記録として把握できます

給与計算など業務の効率化のため

Excelやタイムカードを使った勤怠管理では、給与計算も手作業で行う必要があります。

派遣スタッフの場合、契約労働時間外の残業は時給割増で計算されることが一般的ですが、規定の労働時間や時給は派遣スタッフごとにさまざまです。給与計算は非常に煩雑となるため、作業者の工数が増えるだけでなくミスも生じやすくなるでしょう。

しかし、QR勤怠で出退勤データを管理しておけば、実動時間・残業時間・遅刻や早退などの勤怠がシステムで自動計算されるため、給与計算などの業務の効率化をはかることができます。さらに、派遣スタッフは実績の手入力や申告修正などの手間が省け、勤務先や帰宅後の作業負荷を軽減できます。また、派遣先や派遣元の企業も給与計算の手間が省けるため、三者間の業務の効率化が可能です。

QR勤怠機能以外のSTAFF EXPRESSの便利な機能

STAFF EXPRESSは、QR勤怠機能以外にもさまざまな便利な機能を備えています。

STAFF EXPRESSでは、クライアントページ・スタッフマイページの両方が、両者にとって使いやすく設計されています「画面を見ているだけで直感的に操作ができて、とても使い勝手に優れている」という導入企業の声もあります。

ユーザー様から表かいただいている点の一例として、給与明細や源泉徴収票などの書類が、スタッフマイページからいつでも閲覧可能なことが挙げられます。郵送にかかる書類準備や郵送費、人的工数のコスト削減ができるだけでなく、いつでもスタッフマイページから確認できるため、派遣スタッフの安心にもつながります。

派遣スタッフがタブレット・スマートフォン・フィーチャーフォンで使用するSTAFF EXPRESS NEOは、QRコードでの勤怠の打刻だけでなく、仕事の照会や応募から、契約内容の照会、給与明細の確認、派遣元スタッフとの連絡、就業の際の入社時誓約書の同意確認なども行えます。

様々な業務をひとつのWebアプリケーションに集約することは業務の効率化につながります。情報が一元化されるため、メールや電話、郵送書類などを各自確認する必要がなくなり、派遣スタッフの業務外コストの低減とともに、派遣元スタッフの事務作業の低減にもつながります。

確定した勤務実績に基づいて日払申請をおこなえる「リアルタイム給与日払24」や、スタッフがいつでも過去の支給明細をさかのぼって確認できる「支給照会」などの便利な機能もあります。

STAFF EXPRESSのサービスサイトからお問い合わせをいただくと、Webミーティングによる製品デモンストレーションなどでより詳しいご案内が可能です。利用中の人材派遣管理システムからSTAFF EXPRESSへ乗り換えるお客様も多く、現在利用中のシステムに不満のある方はぜひお気軽にご相談ください。製品のご検討とともに、勤怠管理で困っていることや、導入にあたっての懸念や御社の課題など、一緒に解決していきましょう。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

勤怠管理はより便利な方法で

QR勤怠の導入により、シンプルで簡単な打刻と勤怠管理ができることはもちろん、派遣スタッフ・派遣先・派遣元の工数削減や、三者間のデータ共有がリアルタイムにおこなえるなど、さまざまな利便性が見込めることをご紹介しました。勤怠管理をより便利な方法に変えることで、派遣スタッフだけでなく、派遣元や派遣先も得られるメリットは非常に大きいと言えるでしょう。

今のシステムを不便に感じている場合は、勤怠管理システムを変更する候補のひとつとして、STAFF EXPRESSをぜひご検討ください。