今より10倍ラクになる！新たな人材派遣の勤怠管理『勤怠外部システム連携(e-staffing/フィールドグラス)』
多くの派遣スタッフを派遣先企業に送り出している人材派遣会社にとって、スタッフがどこでどれだけ働いたかを管理する「勤怠管理」は最も重要な業務の一つです。
しかし、まだ勤怠表を作成しアナログな勤怠管理を行っている企業も残っており、自社に出社しない派遣スタッフの勤怠管理は、非常に多くの手間がかかります。そのため、人材に関する様々な業務を抱える人材派遣業において、システムを導入することで勤怠管理をスマート化させ、業務負荷を軽減している企業も増加しています。システムの活用次第では業務効率化が図れるだけでなく、ミスやトラブルを防ぐことが可能になります。
今回は、外部システムを活用することで人材派遣会社の勤怠管理を今の10倍ラクにする方法をご紹介します。
人材派遣業の勤怠管理が大変である理由
日々様々な業務を抱える人材派遣業の中でも特に重要なのが、派遣スタッフの勤怠管理です。単純な作業であっても、膨大な派遣スタッフの勤怠管理に毎月頭を悩ませ、締め切りに追われている担当者も多いのではないでしょうか。
各拠点で勤怠状況をデータ入力し、それをメールやファックスで管理部門に送り、担当者が内容を確認・照合し、勤怠管理システムに勤怠情報を入力するなどの作業が発生します。勤怠管理は各社フローも複雑かつ作業量が多く、勤怠管理に何時間もかけている企業も少なくありません。
毎月行っている単純な作業のはずなのに、どうして人材派遣業の勤怠管理業務は大変な作業になってしまうのでしょうか。人材派遣会社ならではの問題点をいくつか説明しましょう。
勤怠時間の正確な把握が求められる
人材派遣業において、派遣スタッフの勤務実績の正確な把握は最も重要な業務の一つです。
勤怠管理は、単純な作業ではありますが、それぞれの派遣スタッフと連絡をして確認を取るため、工数のかかる作業です。勤務実績が正確に把握されていないと、給与の支払いでミスが起こったり、締め日に間に合わなかったり、重大なトラブルに繋がります。未申請の時間外労働や虚偽の報告など、派遣スタッフの実際の勤務状況は派遣先でしか把握できず、提出された出勤表に不正がないか確認するのが難しい点も、人材派遣会社での勤怠管理を難しくしています。
勤務実績が正しく把握されていなかったり、きちんと報告がなされなかったりすると、給与未払いや給与計算ミスなどのトラブルが生じる可能性があります。サービス残業や長時間労働、給与未払いといったトラブルは、社内ミスといったトラブルにとどまらず、人材派遣会社の信用問題に影響し、派遣スタッフの離職にもつながりかねません。
特に派遣スタッフの人数が多いと勤怠の入力ミスや集計ミスも起きやすく、チェック体制の強化等対策を講じる必要があります。勤怠管理は単純作業であっても、派遣スタッフの給与に直結するためミスは許されません。
派遣スタッフの勤務状況は自分の目で把握できないからこそ、できるだけ正確に把握しなければなりません。
雇用形態が様々で正社員よりも管理が複雑
派遣と一口に言っても、「一般派遣」、「紹介予定派遣」、「特定派遣」などの雇用形態があり、正社員より管理が複雑な点も人材派遣業の勤怠管理を難しくしています。
「一般派遣」とは、登録した派遣会社から紹介された企業で働く雇用形態で、最長3年の契約で定められた期間のみ派遣先企業との雇用関係が生じます。
「紹介予定派遣」は派遣会社から紹介された会社で正社員または契約社員としての直接雇用を前提に働くものです。直接雇用される前に約3ヶ月〜6ヶ月の見極め期間が設けられ、その間は一般派遣同様働きますが、期間終了後に派遣先企業と合意にいたれば直接雇用契約となります。
「特定派遣」は人材派遣会社の正社員または契約社員として他の企業へ派遣される雇用形態です。派遣先企業との契約が満了しても、あくまで人材派遣企業の社員には変わりありません。
これらの雇用形態はそれぞれ登録から契約、実際に働くまでのフローや働き方が異なり、同じ派遣という働き方であっても雇用形態が異なるため正社員よりも管理が複雑になります。また、人材派遣の場合、正社員などの直接雇用やパート・アルバイトと違い、実際に働く企業は人材派遣会社と契約をしている派遣先ですが、派遣スタッフの雇用主は派遣会社となります。
人材派遣業の勤怠管理が大変な理由の一つとして、勤怠管理の複雑さが挙げられます。一般に派遣スタッフの日々の労働時間については派遣先会社が管理し、給与支払いや時間外労働にかかる手当など給与関係は、人材派遣会社が管理しなければなりません。この人材派遣業であるがゆえの仕組みが、勤怠管理をより複雑にしていると言えるでしょう。
管理システムごとにデータのフォーマットが異なる
人材派遣業の勤怠管理は大変な業務です。例えば「派遣先での勤怠時間を正確に把握しなければならない」「正社員よりも管理が複雑になることが多い」「雇用形態が様々である」など、派遣業ならではの管理の難しさがあります。勤怠の締め作業が煩雑で、毎月大変な思いをしている担当者の方も多いのではないでしょうか。
派遣管理システム、勤怠管理システムは世の中に多数存在していますが、それぞれ勤怠管理の仕方が異なりフォーマットが共通化されていません。
また、人材派遣業では、一つのシステムだけを使用するのではなく、自社の業務内容に合わせて様々なシステムを組み合わせてデータの管理を行っている企業も少なくありません。例として、「e-staffing（イー・スタッフィング）」や「SAP® Fieldglass®（エスエーピー・フィールドグラス）」などを組み合わせて管理しているケースがあります。
そのため、事務スタッフは自社が利用しているシステムで管理するために提出された派遣スタッフの勤怠情報を集約・整形・取込しなければならず、勤怠管理業務の作業量が多く大変となってしまうのです。
STAFF EXPRESSの勤怠管理機能について
このように、管理が難しい人材派遣業の勤怠業務において、勤怠管理システムの導入は必須と言えます。どうしても煩雑になりがちな人材派遣業の勤怠管理ですが、そこで導入を検討していただきたいのが「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の勤怠管理機能です。
スタッフエクスプレスは人材派遣会社向けに特化した業務管理システムで、人材派遣や人材紹介、業務請負に特化したサービスを提供しています。人材派遣会社だけでなく人材ビジネス全般に必要な、ありとあらゆる機能を実装しており、多くの企業で導入実績があります。
利用プランには月額で使用できるサブスクリプションとソフトウェア購入の2種類があり、予算枠や運用方法によって選択が可能です。
それでもアナログの方法による勤怠管理の方が安心できると思う担当者の方もいるかもしれません。スタッフエクスプレスでは、日本全国で充実のアフターサービスが受けられるなど、導入後も最大限に活用できる体制が整っています。いつでもお客様の疑問に対応できるようサポートセンターを設置しており、ちょっとした疑問やトラブルにもすぐに対応可能です。
また、わかりやすさを徹底的に追求する、こだわりのインターフェースを実装しているのが特徴です。初心者の方でも直感的に何をすべきかがわかる画面設計になっており、誰でもすぐに活用でき、スムーズな業務の引き継ぎが可能です。
勤怠取込処理機能のご紹介
スタッフエクスプレスは、勤怠管理機能だけではなく、派遣スタッフのマスタデータ登録、マッチング機能、前払いや日払いにも対応しています。派遣・紹介・請負・業務委託を網羅した人材ビジネス向けのオールインワンソリューションとして、人材派遣業にとって最も重要な勤怠管理データのやりとりだけでなく、スタッフ管理や案件、給与管理などの業務プロセスを一元管理することができます。
スタッフエクスプレスでは、「e-staffing（イー・スタッフィング）」や「SAP® Fieldglass®（エスエーピー・フィールドグラス）」といった人材派遣管理システムから出力したCSV形式の勤怠データを簡単に取り込むことが出来る「勤怠取込処理」機能があります。派遣スタッフの勤怠データ取り込みに何日もかかっていたというケースでも、スタッフエクスプレスを活用すると作業時間が大幅に短縮可能です。
「e-staffing（イー・スタッフィング）」は人材派遣大手3社が立ち上げた人材派遣管理システムで、派遣業界シェアNo.1を誇ります。「SAP® Fieldglass®（エスエーピー・フィールドグラス）」は業種を問わずグローバルに展開している外部人材の管理サービスで、多くの実績を持つ人財シェアリングプラットフォームです。
多くの企業がこれらのシステムを利用しているため、スタッフエクスプレスの勤怠取込処理機能により、勤怠管理業務が楽になる企業も多いでしょう。
勤怠取込処理機能の仕組み
スタッフエクスプレスの勤怠取込処理機能は、複雑な操作や特別なスキルがなくても簡単に利用することができます。勤怠取込処理機能を使って勤怠データをスタッフエクスプレスに取り込むと、登録されている派遣スタッフ・契約を自動で判断して、スタッフエクスプレスに取り込んだ勤怠が登録されます。
そのため、現在「e-staffing（イー・スタッフィング）」や「SAP® Fieldglass®（エスエーピー・フィールドグラス）」など外部の派遣管理システムを使っている企業でも、人材派遣スタッフの勤怠データを加工したり修正したりすることなく、そのままスタッフエクスプレスへ簡単に登録することができます。
勤怠データはExcelやCSV形式のほか、ASP勤怠サービスなど多様な打刻手段で生成されるデータが利用可能です。始業時間および終業時間は取引先ごとに分単位で設定でき、自動で切り上げ・切り捨てが行われます。
また、取り込み作業は専用のウェブサイトにCSV形式のデータをドラッグアンドドロップするだけなので、難しい作業や特別な知識は必要ありません。複雑な操作など特別なスキルが必要ないため、誰でもすぐに操作に慣れることができます。
スタッフエクスプレスの「勤怠取込処理」機能を使うことで、これまで派遣管理システムから基幹システムにデータを登録するのにかかっていた時間や手間を大幅に削減できます。
今後のアップデート予定
現在スタッフエクスプレスの勤怠取込処理機能で連携可能な外部システムは「e-staffing（イー・スタッフィング）」や「SAP® Fieldglass®（エスエーピー・フィールドグラス）」の2種類のみです。
しかし、今後それ以外の人材派遣管理システムから出力した勤怠データも連携できるように改修を進める予定となっています。これにより、その他の人材派遣管理システムを利用している場合でも活用が可能となります。
スタッフエクスプレスの勤怠取込処理の導入効果/まとめ
人材派遣会社がスタッフエクスプレスの勤怠取込処理を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。最後に、導入した場合の効果をおさらいしましょう。
- ドラッグアンドドロップの簡単操作で勤怠データが基幹システムに取り込めるため、勤怠処理の効率化が図れます。
- 派遣管理システムと基幹システムのデータの紐づけが簡単にできるようになります。
- 作業は派遣管理システムから出力したデータを取り込むだけなので、同じ情報を何度も入力する必要がありません。
残業や長時間の業務になりがちな勤怠管理作業を劇的に効率化することができ、人員コストの削減・労働生産性の向上につながっていきます。煩雑になりやすい派遣スタッフの勤怠処理業務も、スタッフエクスプレスを活用することで大幅に効率化が図れます。
また、スタッフエクスプレスには勤怠管理だけではなく、人材派遣業に必要な様々な機能が備わっており、現在抱えている業務を大幅に改善できるでしょう。すでに人材派遣管理システムを導入済みの場合でも、現在使用しているシステムと連携可能な勤怠取込処理機能など、便利なサービスが利用可能です。
毎月、手間と時間のかかる派遣スタッフの勤怠管理やその他人材派遣業務でお悩みのことはありませんか。ぜひ自社に合った形でスタッフエクスプレスを導入し、勤怠管理の時短・省力化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
