QR出退勤でラクラク勤怠申請！承認1つで勤怠確定！人材派遣の勤怠業務を大幅削減しませんか？
派遣社員の勤怠管理は、正規雇用の社員と比較して煩雑な場合が多く、問題も発生しやすいと言われています。なぜなら、派遣スタッフの日々の労働時間については派遣先会社が管理する一方で、給与の支払いや時間外労働にかかる手当の付与などは、人材派遣会社が管理しているためです。
しかしこの複雑な勤怠管理も、システムを活用することで大きく改善できることはご存知でしょうか。この記事では、派遣スタッフの勤怠管理を楽にするSTAFF EXPRESSのQR出退勤・勤怠承認機能について解説していきます。
なお、こちらの記事では派遣会社向けにおすすめの勤怠管理システム10選をまとめて紹介しています。詳しくは以下のリンクからご覧ください。
人材派遣における勤怠管理の問題点
まずは、人材派遣の勤怠管理で発生しやすい問題点を2つご紹介します。
管理が別れることでの問題点は？
1つ目は、人材派遣会社が派遣スタッフの労働時間を把握するまでに、タイムラグが生じてしまう点です。勤務実績の把握に時間がかかると、適切な給与の支払いができないなどのトラブルに繋がります。
2つ目は、提出された出勤表に、虚偽などの不正がないかを確認することが困難な点です。申請していない時間外労働を行っていないかのチェックなど、派遣スタッフの勤務実態は派遣先でしかわからないケースがほとんどです。そのため派遣先で発生しているサービス残業を見逃してしまい、給与未払いなどのトラブルが生じる可能性があります。労働時間の是正が必要な場合も、見逃してしまう可能性があるでしょう。特にサービス残業や長時間労働といったトラブルは、派遣スタッフの満足度が低下してしまい、離職にもつながりかねません。
このように管理が難しくリスクもある勤怠業務において、勤怠管理システムの導入は必須と言えます。勤怠管理システムを導入する場合、システムの条件として、「リアルタイムで就業時間が見えること」と「虚偽を防ぐためのエビデンスを得られること」が必要です。
STAFF EXPRESSならどちらの条件も満たし、尚且つ勤怠業務のコストを大きく削減することが可能です。勤怠管理方法は様々ありますが、その中でもオススメの「QR出退勤」と「勤怠承認」の2つを次の章でご紹介します。
STAFF EXPRESSのQR出退勤、勤怠承認機能について
QR出退勤は、派遣スタッフ向けクラウドサービス「STAFF EXPRESS NEO」で利用できる機能の1つで、専用アプリからQRコードを読み取ることで勤怠申請ができる機能です。
勤怠承認は、派遣先向けの業務クラウドサービス「STAFF EXPRESS PARTNER（スタッフエクスプレスパートナー）」で行える機能の1つで、派遣スタッフからの勤怠申請に対し、派遣先会社専用のWEBページから申請内容を承認する機能のことです。
この2つの機能を使った勤怠管理では、派遣スタッフがQR出退勤から勤怠を申請した時点、もしくは勤怠承認が行われた時点で、勤怠の申請データが確定した勤怠情報としてSTAFF EXPRESSに取り込まれます。勤怠の申請はWEB上で完結できますし、WEBからの申請データはそのままシステムに反映します。そのため、「手入力する」「1つずつ確認し勤怠を確定させていく」といった、人材派遣業務の中でも負荷の大きい勤怠業務をまるまる削減し、圧倒的な業務効率化を図ることができます。
派遣スタッフはQRコードを読み取り、内容を確認して申請ボタンを押すだけで申請が完了します。QRコードを読み取った時間は、始業時間・終業時間として申請時間に自動反映するため、時刻入力の手間もありません。
またGPS機能が備わっているため、QRコードを読み取った位置情報を緯度・経度で確認することができます。この位置情報が、従来のタイムシートの写真の送付や派遣先会社の承認の代わりになり、不正な申請や虚偽を防ぎます。
派遣先によってはQRコードの読み取り位置と、実際の就業現場が離れてしまうケースもあるでしょう。そのような場合、QRコードを読み取った位置と就業現場の位置情報から算出される距離が許容範囲内であれば、確定した勤怠情報としてシステムに取り込むことが可能です。許容範囲の基準となる距離は任意で設定できるため、広大な敷地の現場や、GPS機能の精度が落ちる可能性が高い地下などの現場にも対応できます。
STAFF EXPRESSのQR出退勤、勤怠承認機能の効果・メリット
ここでは、QR出退勤や勤怠承認機能を利用することで得られる効果やメリットを、人材派遣会社・派遣スタッフ・派遣先会社の三者の視点から、それぞれご紹介します。
人材派遣会社のメリット
①派遣スタッフの勤怠申請が滞るのを防げる
勤怠申請がスムーズに行えることによって、派遣スタッフへ申請を促したり、確認したりする業務工数を削減でき、業務効率がアップします。また他業務へ力を入れることができるようになるため、生産性アップも期待できます。
②勤怠の入力から承認作業までが自動化される
前述の通り、QR出退勤を利用すれば勤怠情報の入力を内勤者が入力しなくても、派遣スタッフの勤怠申請したデータがそのままシステムに登録されます。また、勤怠承認PARTNERを利用すれば、申請された勤怠の承認は派遣先会社が行う形になるため、人材派遣会社は内容を確認するだけで済み、入力作業はゼロになります。
たとえば、派遣スタッフ300人の勤怠入力業務が50時間（10分／人）かかっていた場合、所要時間はまるまる0分になるため、1つの大きな作業工程がなくなります。QR出退勤や勤怠承認を活用することで、圧倒的な効率化が実現するのです。
③勤怠を自動で確定させるタイミングや項目の細かな設定が可能
勤怠システムによっては、細かい条件などの設定ができないために使いづらさを感じるケースもあります。しかしSTAFF EXPRESSのQR出退勤では、人材派遣会社の勤怠業務の運用に合わせて自由度高く設定が可能です。そのため、さまざまな勤務形態や異なる条件の現場を多く扱う人材派遣会社に適しています。
④GPS機能で不正打刻の抑止
不正打刻のチェックは、派遣スタッフからの申請内容と派遣先会社の勤怠管理を照合して行うため、時間も手間もかかります。しかしQR出退勤の場合は、QRコードの読取位置で勤怠の承認・未承認を判定します。不正打刻と思われる勤怠は承認されない制御が入るため、不正打刻を抑止する効果があります。
⑤勤怠情報がリアルタイムに入ってくる
就業状況がわかりやすくなるため、トラブルを防ぐことにつながり、業務効率化も見込めます。
⑥勤怠承認を使用する場合、派遣先会社からのレビューをもらうことができる
レビューをもとに派遣スタッフへの的確な教育を行うことで、品質向上・スキルの平準化につながります。
⑦情報の一元管理が可能
QR出退勤と勤怠承認はすべてオンライン上で勤怠業務が完結するため、紙やExcelが不要になり、印刷コストを削減することができます。また煩雑な情報管理からの脱却で、業務効率化が可能になるだけでなく、必要な情報の検索・確認もカンタンに行えるようになります。
スタッフのメリット
①スムーズに勤怠申請が行える
QR出退勤ではスムーズな勤怠申請を実現するための仕組みが備わっています。1つはQRコードを読み取ると、自動で勤怠申請を行うWEBページへ遷移する点、もう1つはQRコードの読取時間が始業時間・終業時間として自動で入力される点です。そのため、従来の毎回手動でWEBページを開き就業時間を入力するという煩わしさがありません。
QR出退勤は「QRコードを読み取って申請ボタンを押すだけ」のかんたん2ステップで申請が行えるため、申請自体を忘れにくく、派遣スタッフの手間もなくなることで満足度向上につながります。
②カンタンな操作
アプリからQRコードを読み取るだけのシンプルな操作のため、使い方に困ることがなく、申請間違いを防ぐという効果もあります。また勤怠申請のカンタンさ、気軽さは他社と差別化できる大きなポイントですし、派遣スタッフの満足度にもつながります。
派遣先会社のメリット
①いつでもどこでも勤怠承認が行える
WEB上で承認作業が完了するため、PCやスマホさえあればいつどんなタイミングでも勤怠承認を行うことが可能です。場所や時間にとらわれずに承認が行えるため、業務効率もアップします。
②カンタンに承認が行える
STAFF EXPRESS PARTNERの勤怠承認は、難しい操作や複雑な手順は必要ありません。システム画面から承認する勤怠を選択し、「承認」ボタンを押すだけで完了します。
③確認作業が不要になるため手間いらず
QR出退勤の場合、派遣スタッフがQRコードを読み取った時点で勤怠が確定するため、派遣先会社の手間が削減することで、派遣スタッフだけでなく派遣先会社の満足度も向上します。
④タイムカードやExcelでの勤怠管理が不要となる
タイムカードやExcelを使った勤怠管理では、コピーを作成して派遣元へ送る手間や、入力作業が必要です。QR出退勤や勤怠承認を活用することで、派遣先会社にかかる負担が軽減し、業務効率化につながります。また先ほどの確認作業と同様、入力や管理の手間が削減することで、派遣先会社の満足度向上が期待できます。
STAFF EXPRESSのQR出退勤、勤怠承認機能の使い方
ここでは、QR出退勤と勤怠承認機能を使う際の手順について、改めてご紹介します。
出勤時
出勤した派遣スタッフは、就業現場のQRコードを読み取ります。読み取り後は、当日の勤怠を申請するWEBページへ自動遷移しますので、QRコードの読取時間が当日の始業時間に反映されているかを確認します。出勤時に派遣スタッフが行う操作はこれだけです。
退勤時
出勤時と同じQRコードを読み取ると、出勤時同様WEBページへ自動遷移しますので、QRコードの読取時間が終業時間に反映されているかを確認します。申請内容を確認したら、WEBページ内の「申請」ボタンを押してそのまま申請します。申請内容は変更することも可能なため、必要に応じて修正しましょう。
以上で派遣スタッフの勤怠申請は完了です。
申請データをSTAFF EXPRESSに取り込む方法
申請された勤怠データを、人材派遣会社がSTAFF EXPRESSに取り込む方法は2つあります。
【1.QR出退勤で勤怠を確定させる方法】
この方法では、「QRコードを読み取った位置から就業現場の位置間の距離」で勤怠の確定・未確定を判定します。システムが適切な距離と判定すると、派遣スタッフからの申請データは、確定した勤怠データとしてSTAFF EXPRESSに取り込まれます。確定させるデータの範囲は任意で設定することが可能です。
システムによって、スタッフがQRコードを読み取った位置が不適切と判定されると、勤怠データはSTAFF EXPRESSに取り込まれるものの、データの自動処理は行われません。確認が必要な勤怠のみ内勤者の目を通します。人材派遣会社は最低限の確認を行うだけで良いので、業務を効率的に進めることができます。
【2.派遣先会社の勤怠承認があった時点で勤怠を確定させる方法】
この方法では、派遣先会社が専用ページから派遣スタッフの勤怠申請内容を確認し、「承認」を行った時点で勤怠が確定します。1の方法と同様、確定させるデータの範囲は任意で設定することが可能です。
いずれの方法でも、人材派遣会社はSTAFF EXPRESSに入ってきた勤怠データを確認するだけでOKです。
STAFF EXPRESSのQR出退勤、勤怠承認機能の今後のアップデート予定
多くの活用メリットがあるQR出退勤と勤怠承認機能ですが、今後もさらに便利で使いやすくなるようなアップデートを予定しています。
不適切な位置でQRコードの読み取りが行われた際、自動的にメール通知される機能を追加予定です。申請データをSTAFF EXPRESSに取り込む方法で説明した通り、システムが「不適切な距離」と判定した場合、データの読み込みのみで自動処理は行われません。通知が届くことで確認の必要な申請データを把握しやすくなり、よりスピーディに正確な勤怠管理を行うことができるでしょう。
またテレワークなど、現場に行く必要のない仕事にも対応していく予定です。派遣スタッフのテレワーク化を進める企業も増えているため、QR出退勤を活用できるようになれば、自宅勤務の派遣スタッフに対しても勤怠業務がスムーズに行えるようになるでしょう。
勤怠業務の負担をシステム活用で軽減させましょう
煩雑になりやすい派遣スタッフの勤怠管理業務も、システムを活用することで大きな改善が期待できます。特にSTAFF EXPRESSは、NEO、PARTNERと合わせて運用することで、人材派遣会社の業務を改善させるだけでなく、派遣スタッフ自身の手間や、派遣先会社にかかる負担も削減することができます。
ぜひSTAFF EXPRESSの機能を活用して、カンタンでスムーズな勤怠管理を行ってみてはいかがでしょうか。
なお、こちらの記事では派遣会社向けにおすすめの勤怠管理システム10選をまとめて紹介しています。詳しくは以下のリンクをご覧ください。
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