人材派遣における、派遣スタッフの「見てなかった！」を防ぐ連絡手段とは
人材派遣会社から派遣スタッフへの主な連絡ツールとして、メールを利用しているという企業が多いのではないでしょうか。メールが主流な理由は、電話では就業時間中に出ることができず、何度もやり取りが発生し、連絡がスムーズに行えないためです。
人材派遣会社のタイミングでメールを送り、派遣スタッフそれぞれのタイミングで返信ができるメールは使い勝手が良く、気兼ねなく利用することができます。そのため人材派遣会社は、派遣スタッフへ大切な連絡をメールで送ることもあるでしょう。
しかし最近はSNSツールの発達により、メール機能を使わない人が増えてきました。今やメールアドレスは連絡手段というより、アプリやWEBページへログインするための鍵の役割に変わりつつあります。その結果、メールを開かなかったり、他のメールに埋もれてしまい人材派遣会社からのメールを見落としてしまうなどして、大切な連絡が届かないというケースが起きています。
こちらの記事では、時代の変化に合わせた連絡手段として「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のメッセンジャーアプリについてご紹介していきましょう。
メールはもう古い？SNSの台頭
新しい連絡手段としてLINEといったメッセンジャーアプリが主流となった今、メールを見なくなった人は多くなりました。SNSという新しいコミュニティサービスが確立した今、新たな連絡手段としてLINEを代表とするメッセンジャーアプリでのやり取りが主流となりつつあります。総務省による令和2年の調査結果によると、若年層による傾向は特に顕著で10代から20代はメールを利用している人は3割程度と言われています。
業務内容によっては、10代から20代の派遣スタッフを多く抱える人材派遣会社もあるでしょう。その場合、メールの返信率や開封率が悪かったり、メッセンジャーアプリでのやりとりを希望されていることもあるでしょう。
30代から40代においては5割程度がメールを利用していますが、利用率は年々減少しています。この年代のメッセンジャーアプリの利用率がメール利用率を上回るまでに時間はそうかからないでしょう。
若い世代や働き盛りの世代がメールを利用する頻度が減ることで、人材派遣会社からの重要な連絡を見逃してしまうケースが発生することは大いにあるでしょう。また、メールの場合は送受信のエラーが起きていても気づきにくい場合があります。
人材派遣会社にとって、メールを送っているにも関わらず見落としが発生したり、何らかの理由で突然スタッフを派遣できなくなるのは大変なリスクです。たった1通のメールの見逃しで、派遣先からの信用を失ってしまうかもしれません。
派遣スタッフにメールに確実に気付いてもらうためには、見落とすことのない適切な連絡手段を用いる必要があります。スマートフォンを利用している人が多い今、メールではなくメッセンジャーアプリを利用する人はどんどん増えています。そういった時代の流れに合わせて、連絡手段をメッセンジャーアプリにするとPUSH通知機能を使うことできるので見落としのリスクを減らすことができるでしょう。
STAFF EXPRESSのメッセージ機能
人材派遣会社と派遣スタッフのやりとりでメール以外の方法というと、電話かショートメッセージ(SMS配信)、メッセンジャーアプリになるでしょう。しかし電話は勤務中や移動中は出られないことが多く、あまり現実的ではありません。ショートメッセージ(SMS配信)は送信文字数に限りがあるため、送信する内容によって使い分ける必要があるでしょう。携帯電話会社との契約によっては送信の度に料金が発生する場合があるため、あまり利用したくないと思う方も居る可能性があります。そうなるとビジネスチャットなどを利用するという話になりがちですが、現在利用しているシステムとの連携やセキュリティ対策、利用料金など様々な考慮が必要になります。
そのような時、メッセージ機能のある「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の導入がおすすめです。人材派遣会社は「STAFF EXPRESS」から、派遣スタッフは専用のアプリ「NEO WORKS」から、簡単にメッセージのやり取りを行うことができます。先に述べた、料金やセキュリティ問題などもカバーすることができます。
では、「STAFF EXPRESS」のメッセージ機能を利用するメリットについて詳しく見ていきましょう。
STAFF EXPRESSのメッセージ機能導入の効果・メリット
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のメッセージ機能を導入した場合、どのような効果やメリットが得られるのでしょうか。人材派遣会社、派遣スタッフそれぞれの立場からみた効果とメリットをご紹介しましょう。
人材派遣会社側の効果とメリット
人材派遣会社側の効果とメリットは、メールを利用していた時と比べてとても多くなります。7つの効果とメリットをご紹介しましょう。
1.PUSH通知機能
メッセージを配信すると派遣スタッフにPUSH通知が届きます。PUSH通知機能のおかげでスタッフはメッセージに気が付くことができるので、確認漏れを防げるでしょう。メッセージの配信数に制限はないので何通送っても料金が加算されるといった心配はありません。「連絡に気付かなかった」というトラブルをPUSH通知機能のおかげで未然に防ぐことができるでしょう。
2.メッセージの一元管理が可能
スタッフごとにメッセージを一覧で表示することが可能です。メールのように、新しいものが来ると過去のものが埋もれてしまうという心配もありません。システム上で一元管理ができることで、煩雑にならず利用できます。やり取りした情報を迅速に把握できるため、業務効率化につながるでしょう。情報の紛失を防げるため、品質向上にもつながります。
3.送受信が可能
一括配信の機能だけでなく、メッセージを受信することも可能です。そのためスタッフと個別のやりとりも簡単に行えます。
4.既読機能
既読機能があるので、スタッフがメッセージを確認したかどうか一目でわかります。メッセージを確認しているのか、していないのかという情報があることで、次のアクションへの判断がしやすく、業務効率化につながります。
5.一括配信も可能
複数のスタッフにメールで一斉配信するように、一括でメッセージを送ることができます。メッセンジャーアプリは個々のやり取りに特化しているように思われがちですが、従来のメールで一括送信するのと同様の業務が可能です。
6.リアルタイムでやりとりができる
一般的なメッセンジャーアプリと同じように、チャット画面のようにやりとりが表示されます。相手主体のメールと異なり、すぐに確認したい緊急のやり取りも迅速に行えます。
7.連絡手段を選ぶことができる
様々な年代の派遣スタッフに合わせた連絡手段を選ぶことができる上に、連絡手段が増えることで、「普段の業務連絡」「緊急性の高いもの」など状況に合わせて適切な連絡手段を選ぶことができます。
派遣スタッフ側の効果とメリット
派遣スタッフ側の効果とメリットは、メールを利用していた時と比べて気軽に利用できることです。2つの効果とメリットをご紹介します。
1.堅苦しさがない
派遣スタッフ側からすると、メールのように体裁を整えたり件名などを記載する必要がなく、連絡しやすいという声が多くあります。派遣先で起きる日常の気になることを相談したい場合や、人材派遣会社に確認をしたいことを気軽に連絡ができるツールとして人気です。また、電話が苦手という方が増えているので、アプリでメッセージのやりとりができれば連絡に対するハードルが下がります。
2.直感的に使用ができる
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のアプリで利用できるメッセージ機能は、一般的に使われているメッセンジャーアプリと大きな違いはありません。直感的に使用できるので、派遣スタッフは使い方に困ることがなく、利用するハードルは低いでしょう。また、人材派遣会社のメッセンジャーアプリと言うことで、プライベートと混同したくないスタッフにとっては他社との差別化になるでしょう。
STAFF EXPRESSのメッセージ機能の使い方
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のメッセージ機能は「スタッフに気付きを与える」ための多様な使い方が可能です。具体的に4つの例をあげてご紹介しましょう。
1.お仕事紹介
新しいお仕事のスタッフを募集する際、スタッフへ一斉配信することができます。スタッフはPUSH通知によってリアルタイムに新しいお仕事情報に気付くことができ、応募率向上が期待できます。
2.仕事確定の通知
お仕事の勤務日が確定した際にスタッフへメッセージを送ることで、PUSH通知で気付きを与えることができます。そのため、連絡を見逃すことがなく、確実に把握できるので安心です。
3.就業先への出発確認、到着確認、災害時の安否確認など
人材派遣会社の業種によっては、派遣スタッフと頻繁にやりとりをする必要があります。「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のメッセージ機能ならリアルタイムなやりとりが可能のため、派遣先の会社は安心して業務を依頼でき、派遣スタッフは安心して就業できるでしょう。
4.勤怠申請やプロフィール申請など、各種申請を促すメッセージを一括で配信
ボタン一つでログイン済のマイページへ遷移できるので、働く上で必要な申請をスムーズに促すことができます。これからの時期は年末調整のために最新のデータが必要になることが多いので、大変活躍する機能でしょう。申請方法がわからない場合、メッセージ機能を使って簡単に問い合わせすることができます。他にも、未提出の書類があれば個別にメッセージを送って催促できるため、幅広い使い方が可能です。
今後のメッセージ機能のアップデート予定
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のメッセージ機能は今後もアップデートを予定しており、人材派遣会社にとっても、派遣スタッフにとっても更に使いやすい機能を目指していきます。
まず、アプリから同意確認へ遷移するための導線ができるようにアップデートする予定です。同意確認とは、入社時の誓約書など、スタッフからの各種同意を取得するための機能です。PUSH通知のお知らせができることで、より確実に、高確率で同意確認を取れるようになります。リーガル運用をサポートするツールとして役立つでしょう。
また、お仕事情報をマップベースで探せるようにアップデートする予定です。お仕事を探すうえでの条件の一つである「就業場所(自宅からの距離、働きたいエリアなど)」が一目でわかることで、応募までのアクションが早くなり、応募者の獲得につながるでしょう。
時代に合わせた連絡手段を利用しよう
世の中の動きが日々変化していくことに合わせ、人材派遣会社もアップデートをしていくことが重要です。時代に合わせた連絡手段を導入することは、派遣スタッフの確保しやすさにも繋がります。連絡手段をアップデートできなければ「人材派遣会社との連絡が取りづらいから」という理由で派遣スタッフから勤務の継続を断られることにもなりかねません。
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」を導入することは、派遣スタッフがその人材派遣会社を選ぶ理由として重要なポイントとなるでしょう。しかしそれだけではなく、派遣スタッフと連絡が取りやすいことは人材派遣会社の業務効率アップとしても重要な役割を担います。「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」を導入することで、時代の動きに合った人材派遣会社であるということを、派遣スタッフはもちろん、派遣先企業へアピールすることにもなるでしょう。
SNS社会である今の時代に合わせて、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」のメッセージ機能を派遣スタッフとの連絡手段として取り入れてみてはいかがでしょうか。
