2022年6月29日

コロナ禍に伴う制約が残る中、日本の経済活動は少しずつ再開の兆しを見せています。

これまで新規雇用を控えていた企業が、派遣スタッフに即戦力を求めるケースも少なくないでしょう。

一方、すぐに増員できない企業は、対面による感染リスクを回避しつつ、自社業務を効率化しなければなりません。

今回は、そんな今の時代に最適な「人材調達サービスPARTNER」について詳しく解説します。

経済活動で顕著になる人材不足

少子高齢化社会といわれる昨今、日本では労働力が足りず、多くの企業で人材不足を課題としています。

2019年までは、景況感が上向いていたにもかかわらず、企業の約半分が慢性的な人材不足に陥っていました。

ところが、世界的に蔓延した新型コロナウイルス感染症によって、事情は大きく変化します。

度重なる緊急事態宣言や蔓延防止等重点措置の発動で、活動は大幅に制約され、経営破綻を強いられた企業も少なくありません。

経済産業省によると、2020年の世界の経済成長率は、2008年のリーマンショックを下回りました。

日本も例外ではなく、2020年だけを見ても、売上が減少した企業の割合は全体の84%を占めています。

一方、各企業の業務量は、コロナ禍による外出自粛や休業で縮小し、人手不足は急速に低下しました。

しかし、2022年になって経済活動が少しずつ再開され、日本社会は経済活動において再び人手不足が顕著になるといわれています。

人材調達サービスPARTNERの機能をご紹介

今後、人手不足を解消するため、即戦力となる優良な派遣スタッフを求める企業も多く、従業員を増員できない企業は、今後も少ない人手で自社の各業務を回さなければなりません。

このような状況下において、派遣業界では、派遣会社、派遣先企業、派遣スタッフそれぞれの各業務について効率化を図る必要があります。

さらに、未だ収束していないコロナ禍を考慮すれば、今後も対面の機会をできるだけ減らし、感染リスクを避けなければなりません。

そんな時に役立つツールが、人材調達サービス「PARTNER」です。

ここでは、PARTNERの機能概要や詳細について紹介しましょう。

機能概要

「PARTNER」とは、派遣先企業の発注依頼、契約書の照会、勤怠の承認、請求、派遣会社やとのコミュニケーションを一元管理できるシステムのことです。

本システムと派遣会社の管理システム「STAFF EXPRESS」と連動させれば、派遣会社・派遣先・派遣スタッフの3者間における各業務を効率化し、非対面でスムーズに業務を遂行できます。

機能詳細

PARTNERの機能は、大きく分けて3つあります。

1．発注依頼
2．契約書・請求管理
3．勤怠管理

発注依頼は、24時間365日、ペーパーレスで仕事の発注を依頼できる機能です。

この機能により、既に登録されている700社以上の派遣会社に仕事を依頼したり、得意先でない派遣会社に対し営業を通さずに簡単にアプローチを拡大したりできます。

詳細については別コラムで紹介していますので、ご覧ください。

紙管理からの脱却！人材派遣業界で競争優位性を高めるための、スムーズ・スマートな案件管理

契約書・請求管理は、派遣元会社がアップロードした契約書や請求書をWebページからダウンロードできる機能です。契約書については、契約内容の同意もWeb上で行うことが可能です。

契約管理については別コラムで紹介していますので、ご覧ください。

人材派遣での労働条件の明示・労働者派遣契約を電子化！コスト削減・業務効率化で競争力を上げるためには？

勤怠管理には、大きく「勤怠打刻」と「勤怠承認」の機能があります。

勤怠打刻は、派遣スタッフが出退勤の報告を行うためのQRコードを出力する機能です。就業現場に用意されているQRコードを派遣スタッフが読み取ることで、真正性のある勤怠報告となります。

勤怠承認は、派遣スタッフからの勤怠申請を承認する機能です。リアルタイムにPARTNERへ連携される申請データをチェックし、内容に問題がないか確認することができます。

この機能によって、派遣先企業はリアルタイムで勤怠を承認し、派遣会社も派遣スタッフの勤務状況をすぐに把握できるため、双方の業務効率化に効果的です。

詳細は別コラムにて紹介しています。

QR出退勤でラクラク勤怠申請！承認1つで勤怠確定！人材派遣の勤怠業務を大幅削減しませんか？

PARTNERが選ばれる理由

派遣先企業が、PARTNERを導入すると、勤怠管理や契約書をはじめとする各業務を一元管理できるようになります。

ここでは、「PARTNER」が企業に選ばれる6つの理由を詳しく説明します。

セキュリティクラウド

まず、1つ目の理由は、セキュリティクラウドであるためです。

本システムを提供する株式会社エスアイ・システムは、クラウドセキュリティの国家規格「ISO27017」を取得しています。

ISO27017とは、クラウドサービスを提供する際、適切なセキュリティ管理を行っている組織であることを第三者機関が証明するものです。

GoogleやAmazonなど世界的に知られるIT企業も、このISO27017を取得しています。

本システムでは、人材派遣業の重要な情報が、全動作の必要過程において万全なセキュリティ対策のもとで運営されるため、安心・安全です。

法令順守・法令対応

法令順守・法令対応が整っていることも、PARTNERが選ばれる理由の1つです。

人材派遣業では、労働契約法・労働基準法・労働者派遣法…などと多くの法律を遵守しなければならず、法改正があるごとに対応する必要があり、とても大変です。

その点、PARTNERは、人材派遣サービス全般のコンプライアンスに対応しており、活用するだけで自動的に遵守できます。

場所にとらわれずに業務遂行

PARTNERが選ばれる3つ目の理由は、場所にとらわれずに業務を遂行できるからです。

これまで派遣先企業は、派遣会社やスタッフと電話やFAXなどでやり取りする必要がありました。

電話の場合は、担当者の誰もが経緯を理解できるよう、案件ごとに打ち合わせた内容をメモに記録しなければなりません。

FAXの場合も、経緯が時系列でわかるよう、必要に応じて双方で送受信したFAXをファイルに綴じる必要があります。

双方の従業員は、オフィス内にある案件ごとに保管されたメモやファイルを閲覧し、細かい流れや経緯を確認する必要がありました。

しかし、勤怠を含めた全業務をPARTNERに集約してクラウド上で管理すれば、「いつ、どこでも」業務を行え、情報の確認が可能です。

これまでファイル保管していた書類も全てシステム上の管理となるため、完全なペーパーレス化を実践でき、業務効率化が期待できるでしょう。

スムーズな状況把握

スムーズな状況把握ができることも、PARTNERが選ばれる理由の1つです。

派遣業は他の業界と異なり、派遣元となる派遣会社と派遣先企業とで、コンプライアンスや勤怠の関連業務を連動させる必要があります。

双方で効率的に業務を遂行するには、互いに案件ごとの状況を確認できる環境が必要です。

しかし、コロナ禍の状況下では、担当者がリモートワーク中の場合もあり、至急案件でも連絡を取りづらく、ステータスをすぐに確認できない場合もあるでしょう。

そんな時、PARTNERを導入すれば、派遣先企業はシステムを経由して派遣会社の対応ステータスをリアルタイムで確認できるようになります。

これまでのように、案件ごとに状況確認のために双方でわざわざ連絡を取り合う必要がなくなり、情報の管理も煩雑化しません。

勤怠管理の縮小

勤怠管理の縮小を図れることも、PARTNERが選ばれる理由の1つです。

派遣先企業は、現場で簡単なQRを表示するだけで勤怠管理ができます。

一方、派遣スタッフは、派遣先企業が用意したQRコードをスマートフォンやタブレットから読み取れば、勤務当日の勤怠を自動で申請できます。

派遣業では管理上の関係で、派遣スタッフが勤怠を申請する際、派遣先企業または派遣会社への連絡が必要です。

派遣スタッフの人数が多いほど、派遣先企業や派遣会社に送信されるExcelなどの別機能を使ったメールやFAX等の数も膨大になります。

派遣先企業や派遣会社では、送信者である派遣スタッフの名前や遅刻・早退の有無などを確認する業務に、ある程度まとまった時間を割かなければなりません。

その点、PARTNERを経由すれば、双方で派遣スタッフから申請された勤怠や評価をシステム上を経由してリアルタイムで確認ができます。

派遣スタッフが手作業で申請する時間、派遣先企業や派遣会社が目視で勤怠報告を確認する作業時間も縮小可能です。

コスト削減・業務効率化

コスト削減・業務効率化につながることも、PARTNERが選ばれる理由の1つです。

未だに収束の兆しが見えないコロナ禍により、今後もリモートワークを継続・習慣化する企業は少なくないでしょう。

どの業界も、オフィスで働く従業員とリモートワーク中の従業員との連携が、自社の労働生産性を左右するといっても過言ではありません。

さらに、派遣業で業務の効率化を図るには、派遣先企業と派遣会社の双方で複数の従業員達が同一の案件や情報をリアルタイムで共有できる必要があります。

PARTNERを導入すると、紙やファイルで管理していた請求書や契約書を全てシステム管理できるため、派遣先企業と派遣会社の双方でペーパレス化を実現できます。

ペーパレス化は、オフィス内のムダな書類やスペースを省く効果もありますが、最大のメリットは情報の共有化です。

PARTNERを経由すれば、リアルタイムに情報を共有・更新できるようになり、案件ごとの対応速度は格段にアップするでしょう。

一元管理することで紙やファイル、保管場所にかかるコストに加え、それらの作業にかかる人件費を大幅に削減できます。

導入で期待できる効果

PARTNERは、派遣会社や派遣先企業、派遣スタッフに必要な業務を円滑に遂行するのに効果的なツールです。

ここでは、実際にPARTNERを導入した場合に、期待できる効果やメリットを説明しましょう。

これまでの実績では、PARTNERを導入後、スタッフ1名当たりの総工数軽減率は8割以上であるとの結果が出ています。

システム化によって、人件費を大幅に削減できることがご理解いただけるでしょう。

また、導入費は、下記の通りです。

＜＜PARTNER　導入費・月額料金＞＞	＜＜料 金＞＞
初期費用	無料
月額料金：派遣先がSTAFF EXPRESSを導入している場合	無料
月額料金：派遣先がSTAFF EXPRESSを導入していない場合	1スタッフにつき100円／月

※2022年6月現在
セキュリティ対策が万全で品質の高いサービスにもかかわらず、低価格でランニングコストが安いことは、PARTNER導入の大きな効果・メリットといえるでしょう。

今後のアップデート予定

PARTNERは、さらなるDX促進のため、随時アップデートを行う予定です。

今後のアップデートには、大きく分けて4つのポイントがあります。

1つは、人材提案の見積作成です。

具体的には、派遣先企業が派遣スタッフを派遣する前に、実際に派遣した時にかかる費用の見積を確認できるようになります。

ペーパーレスで対応でき、見積を発行するまでの流れもスムーズで、そのまま契約に移行することも可能です。

2つ目のポイントは、就業スタッフのスキルシートをアップロードできるようになります。

派遣スタッフが就業する際、派遣先企業に提出するスキルシートをPARTNERで管理できるので対面の機会が減り、よりスムーズな情報共有が可能となるでしょう。

3つ目のポイントは、派遣スタッフの勤怠承認時の評価登録です。

派遣先企業は、派遣会社から派遣スタッフの評価に協力するよう依頼された際、PARTNERを経由して簡単に評価を登録できます。

派遣会社に必要な業務は、事前の評価体制は不要となるため、派遣先企業にPARTNERからの登録を案内するだけです。

派遣スタッフも正しい評価に則った適正な待遇を受けられるため、定着率や満足度の向上を期待できます。

4つ目のポイントは、派遣先企業と派遣会社間での連絡機能です。

このアップデートにより、電話やメールなど、複数の連絡経路を1つに集約した一元管理が可能となります。

連絡した内容は、派遣会社はSTAFF EXPRESSに、派遣先企業はPARTNERに保存できるため、双方で業務時間を削減するのに効果的です。

今後、人材不足が顕著となる日本社会で経済活動を再開するには、即戦力となる人材を確保して業務の効率化を図らなければなりません。

自社の経営を早急に立て直すなら、派遣先企業の各業務を効率化し、対面の機会を軽減できるPARTNERの導入をおすすめします。