アンマッチを防いで業務の高速化を！人材派遣会社のNewマッチングスタイル
人材派遣会社において、派遣先と派遣スタッフとのマッチングは、会社の業績を左右する重要な業務です。マッチングが成功することで派遣先、派遣スタッフ双方の満足度が高くなり、その結果、人材派遣会社に対する評価も高くなります。
人材派遣業の肝ともいえる業務のため、マッチング業務には細心の注意を払う必要があり、必然的に人材コーディネーターの業務負担は大きくなってしまいます。
このマッチング業務をオンラインで迅速に行えるサービスがあることをご存じでしょうか。現場の負担を軽減できる、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のオンラインマッチング機能についてご紹介します。
マッチング業務の負担が大きい理由
人材派遣業において大切な業務であるマッチングですが、実は人材派遣会社の約3社に1社はマッチング業務に課題を抱えているといわれています。具体的にどのような業務が負担となり、課題となっているのでしょうか。マッチング業務の主な課題は、大きく分けると以下の2点に分類されるようです。
マッチングの所要時間がかかりすぎる
マッチングを行うためには、派遣先と派遣スタッフ双方からの情報収集が重要になります。しかし、マッチングサービスを使わずに情報収集を行うと、
- 電話で依頼を受け、その際にやりとりしたメモをソフトに登録したが、変更が入ってしまい再登録をしなければならない事態が生じてしまった
- 派遣スタッフがどのような人物なのかヒアリングを行い、企業の要望と照らし合わせる作業に時間を要する
などの事態に陥ることがあります。マッチングに時間がかかり、依頼から採用・派遣まで時間を要すると、派遣先・派遣スタッフ双方の満足度が下がります。
アンマッチが発生し、早期退職がある
マッチングをする際に派遣スタッフの希望を考慮しているつもりでも、派遣会社からスタッフに希望条件を伝える形式では、スタッフの希望と実際の依頼案件にギャップが生じてしまうことがあります。せっかく時間をかけてマッチングしても、結果的に希望に合わない業務を紹介してしまうと、早期退職してしまうケースも少なくありません。
派遣スタッフが定着しないと派遣先企業の実務への影響も大きいため、派遣先企業は不満を抱き、そのことが原因で次の案件を依頼してもらえなくなってしまう可能性もあります。また、派遣スタッフも自分にあった仕事に巡りあえないと感じ、他の派遣会社へ移ってしまう場合もあるでしょう。
スピーディー、かつ正確に派遣スタッフと企業をマッチングさせることで、派遣先・派遣スタッフ双方の満足度を上げ、自社の売り上げを向上させることは非常に重要です。
STAFF EXPRESSを用いたクラウドマッチング
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のクラウドマッチングは、誰にどの仕事を公開するのかをきめ細やかにコントロールすることでマッチングの精度を上げています。求人情報は最小単位1人から公開することができます。
そのため、スタッフがお仕事を探す際は、予め自分の要望に合わせて絞り込まれた求人を確認することができ、興味ある仕事をスピーディに見つけて応募することが可能です。スタッフの応募まで進めば、その後の人材派遣会社の業務は採用不採用の判断のみになります。スタッフの登録から仕事への応募、採用までの業務効率を上げれば、スタッフの就業後フォローなどに時間を割くことができるようになります。
この流れをサイクル化していければ、採用を自動化していくことにもつながるでしょう。
STAFF EXPRESSを用いたマッチングの方法
ここからは、実際にSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を用いたマッチングの方法をご紹介します。
①スタッフによる登録
STAFF EXPRESSの派遣スタッフ向け就業クラウドサービス「NEO」のオンライン応募者登録・プロフィール申請で、スタッフ自らが希望する働き方を登録します。スタッフ自らが入力することにより、派遣会社が希望条件をヒアリングして、スタッフマスタに登録する業務を省略することができます。
②募集企業による登録
募集企業側では、例えば、
- 事務経験あり
- 30代
- 男性
- 長期
などのマッチング条件をあらかじめ設定しておきます。
③絞り込み
募集案件を入力する際に、②で設定した条件で公開対象の絞り込みをすると、「マッチング件数：〇件」というように、一目で対象スタッフ件数を把握することができます。
④公開設定
募集したい仕事の公開時期をあらかじめ設定しておくことも可能です。例えば「2021/9/1～2021/12/31」というように、公開期間を設定をして募集案件を入力しておくと、設定期間までの間は公開されず、設定期間になると自動的に公開が開始されます。そして、設定した終了日になると自動で非公開になるので、公開非公開の管理をする必要がなくなります。
⑤スタッフへの通知
仕事を公開した後、スタッフへ通知する手段も豊富にあり、メール・SMS・メッセンジャーアプリ・LINEなどから、任意のスタッフに送信することができます。あらかじめ条件にあったスタッフにピンポイントで送信されるので、マッチング率が向上します。
登録しているスタッフへは、あらかじめ入力した内容にマッチした仕事のみが公開されます。スタッフは自身に公開されている仕事の詳細を確認して、その中から自分の希望の仕事に応募することができるのです。
⑥派遣会社の判断
スタッフから応募を受けた人材派遣会社が採用・不採用の判断をするだけで自動的に案件に配置されます。
STAFF EXPRESSの導入前後でマッチングはどう変化する？
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）導入前と導入後では、マッチングはどのように変化するのでしょう。導入前のマッチングの仕方と導入後のマッチングで運用の仕方を比較してみましょう。
従来のマッチング
人材派遣会社には、様々な業種の様々な企業から多くの仕事の依頼があります。派遣先の条件に合うスタッフをマッチングするために、コーディネーターは仕事内容を把握し、スタッフの希望条件や特性を考慮して紐付けていく業務を行なわなければなりません。スタッフの希望条件や特性は様々ですから、企業が希望する条件に合うスタッフを探し、双方の希望に合うマッチングを行うにためには、コーディネーターの力量が問われ、また時間もかかります。
それでは、マッチングの具体的な流れとコストを見ていきましょう。
■50名のスタッフをマッチングする場合
※内勤者の時給は￥2,000とします。
①スタッフの希望のヒアリングやスキルの確認
工数 30分/名×50名＝25時間
人件費 ￥50,000
②ヒアリングした情報をPCに入力
工数 10分/名×50名＝約8.5時間
人件費 ￥17,000
③数ある案件の中からスタッフの条件と合致する案件を複数選定し、スタッフへ案内
工数 30分/名×50名＝25時間
人件費 ￥50,000
・応募状況に応じて派遣元会社による選考
工数 10分/名×50名＝約8.5時間
人件費 ￥17,000
・選考結果の通知
工数 5分/名×50名＝約4時間
人件費 ￥8,000
合計で工数71時間、人件費￥142,000がかかることになります。
オンラインマッチング
一方、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のオンラインマッチングでは、仕事とスタッフの紐付けが自動で行えるので、コーディネーターの業務を格段に効率よく行うことができます。スタッフが公開されている仕事の中から、自分で選択して自ら応募をしてくるので、コーディネーターの業務は、仕事の公開や採用の判断、就業後のフォローをするのみとなります。
オンラインマッチングでは、従来のマッチングからどの程度コストを削減できるのでしょうか。
■50名のスタッフをマッチングする場合
①希望条件等は、StaffExpressNEOのサービス「プロフィール申請」から申請
工数、人件費￥0
②スタッフからの申請内容を確認、承認ボタン1つでスタッフ情報が自動登録
工数 2分/名×50名＝約1.7時間
人件費 ￥3,400
③案件ごとにマッチング条件をあらかじめ登録
工数 5分/案件→10案件の登録でも50分
人件費 ￥1,670
④マッチング条件に合ったスタッフをシステムが自動抽出
工数、人件費￥0
⑤StaffExpressNEOのサービス「仕事照会・応募申請」を利用しお仕事をスタッフへ公開
複数案件も登録ボタン1つで公開可能
工数 3分
人件費 ￥100
⑥スタッフの応募に対して、採否判断
工数 3分/名×50名＝2.5時間
人件費 ￥5,000
⑦選考結果は採否判断と同時に自動配信
工数、人件費￥0
合計の工数は約5時間、人件費は￥10,170となります。
上記例ではNEOのサービス「プロフィール申請」「仕事照会・応募申請」の利用料が別途かかりますが、2サービスで￥10,000/月のため、サービス利用料を加味しても8割以上のコスト削減につながります。
STAFF EXPRESSでマッチングする効果・メリット
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を導入することで、マッチング業務がどのように変わるかを見てきました。では、STAFF EXPRESSでマッチングをすることで、具体的にどのような効果やメリットがあるのでしょうか。3つのメリットをご紹介します。
採用高速化
まず1つ目のメリットは、前章のコスト削減例からもわかるように、募集から採用までの時間短縮が期待できます。
派遣先から人材募集の依頼をいただいてから派遣までがスピーディーに行われると、依頼した派遣先の満足度は上がります。一方、派遣スタッフも希望条件を出してから派遣先が決まるまでの期間が短く、すぐに働き始めることができれば、早期の収入にもつながり「登録してよかった」と満足するでしょう。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）でマッチングを行うと、仕事公開、応募、採用はオンラインで完結でき、スタッフ配置までスムーズに業務を進めることができます。今までは電話やメール、FAXなどを駆使して行っていたマッチング業務が、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を利用することで、「オンライン」という新しい窓口が誕生するイメージです。新しい窓口ができることで、人材派遣会社の業務を大幅に削減できるだけではなく、派遣先から仕事依頼を受けてから、スタッフの派遣までの時間が高速化します。
募集から派遣までの業務を効率化できることで、コーディネーターはスタッフが就業した後のフォローに時間を割くことができるようになり、サポート体制を充実させることが可能になります。スタッフがより相談しやすい環境を作ることにより、定着率の向上にもつなげることができるでしょう。
アンマッチ防止
派遣業務において最もダメージが大きいのは、派遣先と派遣スタッフのアンマッチではないでしょうか。派遣したスタッフが定着しないことにより、新たにスタッフを配置するための業務が生じたり、派遣先においては、その間のスタッフ不在により業務に支障が出る可能性もあります。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を利用したマッチングでは、派遣先から依頼のあった案件をリアルタイムに反映することができるため、フレッシュで鮮度の高い、魅力的な求人となります。そして、案件を入力する際に条件を入れておくと、対象スタッフを絞り込むことができるので、あらかじめマッチングしたスタッフに求人情報を公開することができます。これによりアンマッチを大幅に減らすことができます。
また、スタッフは公開された案件の詳細を確認し、自分から応募ができるので、就業後にギャップを感じて離職するケースが少なくります。
満足度、定着率、売上の向上
あらゆる業種において顧客満足度は、企業の業績や成長に大きく影響を与えます。人材派遣業においては、派遣先とスタッフの満足度が派遣会社の経営に大きく影響するといっても過言ではないでしょう。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の利用により、アンマッチを防ぐことができると、派遣先、スタッフ双方の満足度は大きなものになります。また、採用までの流れを高速化することで、予定していた業務にスピーディーに取り掛かることができ、より適正なスタッフを派遣し、定着率も向上すると、派遣先からの人材派遣会社へ対する評価は高くなるでしょう。スタッフも、自分に合った仕事に巡り合うことで長く勤務できると、人材派遣会社への信頼がアップします。
このように、派遣先と派遣スタッフの満足度や人材派遣会社への評価が向上することは、当然、売り上げの向上にもつながっていくでしょう。
マッチング業務にSTAFF EXPRESSを活用している事例
では実際に、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）をどのように活用すると、マッチング業務が円滑に行えるのでしょうか。具体的な場面ごとに紹介します。
短期派遣
1日から数週間など、短期で人材を獲得したい場合は、1日単位で応募を受け付けることが可能なSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）がおすすめです。スタッフが自ら申請するだけで、配置を完了させることできます。
長期派遣
長期派遣については、マッチングが非常に大切な案件が多いので、これまで働いた実績などの情報を元にマッチングを行います。継続勤務を希望するスタッフに対しては、契約終了前にそのスタッフにマッチした次の仕事を用意しておくことで、期間をあけずに働くことも可能となり、スタッフの満足度も向上します。
有料職業紹介
転職を希望している登録者に、条件に合った仕事を公開して、希望企業への面接調整等を行うサービスに活用する事例もあります。
マッチング機能の今後のアップデート予定
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）では、今後もアップデートを重ね、マッチング機能の充実をはかる予定です。現在予定しているアップデートでは、人材派遣会社と派遣先とのコミュニケーションサービス、STAFF EXPRESS PARTNER（スタッフエクスプレスパートナー）を用いて、派遣先の意見をより確認しやすい環境設定を行います。具体的には、本人情報を特定できない方法で候補者の確認ができるようにします。これにより、マッチング業務がより効率的に行えるようになると考えています。
新しいマッチングスタイルで業務改善を！
マッチング業務は、人材派遣業において最も重要な業務であるが故に、課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。
ご紹介したSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のオンラインマッチングは、今までの業務スタイルを一変させる、新しいマッチングスタイルです。STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を導入することで、今まで時間を割いていた業務を軽減し、スタッフのフォローなど、より充実したサービス提供に力を入れることが可能になります。サービスの充実により派遣先やスタッフの満足度が向上すれば、自社の業績向上につながるでしょう。
ぜひSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）を利用して業務改善を図ってみてはいかがでしょうか。
