コロナ禍でも応募者増加！オンライン登録必須の人材派遣会社
人材派遣会社で働いている方の中には、2020年からの新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけとして、求職者の動きが変わってきていると感じている方も多いのではないでしょうか。求職者側の要望として、仕事を探したい気持ちはあるけれど、従来のように外出をして人と接触することは避けたいという声が増えています。
そのような状況下において、非対面非接触で求職活動ができるオンライン登録やオンライン面接に対応している企業が注目されています。本記事ではコロナ禍の求職者の動きに対応し、ハードルを下げて就業見込みスタッフを獲得する手段として「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の「NEO（ネオ）」を利用したオンライン登録機能についてご紹介します。
実は人材派遣会社にお勤めの方の肌感覚通り、コロナ禍における求職者の動きの変化は顕著であり、それは数字にも出ています。現在ハローワークでの求職者登録や失業手当の申請は減少傾向にあります。求職者登録は20%減少しており、昨年からの1年間で30万人以上も失業者が増加しているにもかかわらず、失業手当申請は昨年より15%減少しています。これは求職者登録や失業手当申請をする場合に、ハローワークに訪問し手続きを行う必要があるからだと見られ、まさに求職者の動きが変わっていることのあらわれです。
そのため企業はオンライン登録やオンライン面接に対応するなど、働く前段階の応募における難易度を下げる必要に迫られています。大手求人サイト調べのデータを見ても、オンライン登録（Web面談）を実施する人材派遣会社が、前年比で平均7倍以上となっています。
しかしいくら求職者が非接触非対面の登録を希望していたとしても、人材派遣会社側ではそこまで多大なコストや時間をかけてオンライン登録ができる環境を整えるのは難しいと思われるのではないでしょうか。そのような方にこそおすすめしたいのが、スタッフエクスプレスのNEOです。
オンライン登録機能の紹介
スタッフエクスプレスとは
まずはスタッフエクスプレスについてご紹介しましょう。スタッフエクスプレスとは、人材派遣や人材紹介、業務請負といった人材ビジネスにかかわる業務管理システムです。最近DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉をよく耳にされると思いますが、スタッフエクスプレスを導入することで人材ビジネスにおけるあらゆる業務をDX化することができます。
基幹システムであるスタッフエクスプレスには、登録している派遣社員、案件の依頼主である取引先などの利用者ごとであったり、業務のフェーズごとにさらに使いやすくなる付帯システムをいくつかご用意しております。NEOはそれらの付帯システムの一つで、NEOオンライン応募者登録は特に採用に係る業務に特化した機能です。
オンライン登録機能を利用するメリット
例えば派遣先から発注されてスタッフエクスプレスに登録された受注は、NEOによって求人サイトに自動反映させることができます。人材派遣会社でわざわざ求人サイトを作成しなくても、通常業務の中で自動的に求人サイトが作成されるというわけです。つまりNEOは人材派遣会社の求人サイトの一つとしてご利用いただけます。
さらに求職者はNEOを通じてオンラインでその仕事に応募することができます。NEOを通じてお仕事情報に応募した人の情報は、本人確認資料と併せて、基幹システムのスタッフエクスプレスのスタッフマスタに自動取り込みすることができます。例えば住所、学歴、職歴、業務経歴、資格、スキル等の各種経歴情報を登録でき、仕事への就業が決定した後は、その契約情報や就業実績などすべてオンライン上で登録・閲覧ができます。
人材派遣会社側ではスタッフマスタに登録されているスタッフの居住地や資格によってラベルを付けたり、グルーピングしたりすることができます。スタッフの管理や配置もすべてクラウド上で行えるので、業務が圧倒的に楽になります。わざわざ紙の履歴書ファイルを引っ張り出してきて、案件と突き合わるような必要はありません。もちろん有給取得状況や勤怠の状況などもスタッフマスタに紐づきますので、給与計算や勤怠管理も容易になります。
メリットは業務負担の軽減だけではありません。これらのデータはすべてセキュリティ対策がしっかりとされたクラウド上に保管されます。もし今後、新型コロナウイルスの感染が拡大してリモートワークの要請があったり、働き方改革の一貫として内勤者のテレワークに対応する必要が出てきたりした場合でも、内勤者は出社せずにスタッフ管理をすることが可能になります。
オンライン登録機能の利用は非常に簡単
さてスタッフエクスプレスを活用するための入口であるNEOですが、利用開始はとても簡単です。人材派遣会社のホームページにNEOのリンクを貼りつけるだけで、オンライン登録の受付を開始できます。
NEOには面接日時や面接会場を設定したり、応募者の採否結果を自動でメール配信したりする機能があります。例えば面接日時の調整は、電話やメールなどいくつも窓口があると時間差でダブルブッキングが発生したり、その調整に再度連絡を取る必要があるなど、たいへん手間がかかるものでした。NEOを利用すれば、オンラインでの予約が収容人数を超えればその日時は選択できないようになるため、ダブルブッキングは起こりません。
Web面談であれば、その時間に対応できる内勤者の数を収容人数として登録しておくだけで、あとは求職者が合う日時を選択するだけで予約完了します。このようにNEOのオンライン登録機能を使えば、従来の電話やメールの対応で発生していたような無駄な業務を削減することができます。
オンライン登録機能の利用効果
さて冒頭で、コロナ禍により求職者の多くがオンライン登録を求めている状況をご説明しました。それではオンライン登録機能を利用すると、実際にどのような効果があるのでしょうか。
非対面非接触での応募・登録が可能になる
もしオンライン登録機能を利用しない場合には、応募者が登録会場に来場して、エントリーシートに必要事項を記載する必要があります。応募者の中には公共交通機関を使って外出する必要が生じる人もいますし、提出の際には対面や接触がどうしても発生してしまうため、現状のコロナ禍では最適な方法とは言えません。また人材派遣会社側にとっても、手書きのエントリーシートは結局内勤者がシステムに入力しなければならず、手間がかかります。
一方、オンライン登録機能を利用する場合はどうでしょうか。応募者は外出せず自宅でエントリーシートを入力すればよいので、非対面非接触での応募・登録が可能となります。また、応募者が公共交通機関を利用する必要がなく交通費もカットできます。人材派遣会社のオフィスや登録会場などまでにかかる交通費がネックになって踏み出せなかった求職者でも、オンラインであれば気軽に登録できます。
新規登録のハードルが下がる
また既に他の人材派遣会社に登録して仕事をしている人は、人材派遣会社に登録したいと思っても、登録のために休暇を取ったり、時間を合わせたりしなければなりません。そのためなかなか行動に移せないということもあったでしょう。オンライン登録であれば、通勤時間などのすき間時間や帰宅後の夜遅い時間でも登録が可能です。実際に顔を合わせるWeb面接の時間だけ自宅にいるように調整すればよいので、「時間を作らなければならない」ということがネックにならず、人材派遣会社への新規登録が叶うでしょう。
業務効率を改善しながら費用は削減できる
ここまで求職者側のメリットを挙げてきましたが、実は人材派遣会社側にもオンライン登録機能の利用はメリットが多いのです。
まず非対面非接触であれば、その分だけ人材派遣会社の従業員の感染リスクを抑えられます。またさまざまな事務作業が大幅に削減できる点も見逃せません。対面登録時に記入したエントリーシートの回収や管理をする必要がなくなり、さらに手書きエントリーシートをExcelやシステムに手入力する手間が不要となります。
さらにエントリーシートの記入から面談までのすべてがオンライン上で完結させられれば、面接会場等の用意が不要となるので、社内スペースを有効活用できます。今まで登録のために会場を借りていた企業は、登録や面接会場のレンタル費用、そこで対応するスタッフの人件費も丸ごと削減できます。
スタッフエクスプレスのNEOはクラウドサービスなので、ペーパーレス化も促進できます。エントリーシートや履歴書、本人確認資料などのデータはクラウド上に保管されるので、今まで紙を保管していたスペースを有効活用できます。
スタッフエクスプレス導入前と導入後の運用比較
では、スタッフエクスプレスNEOの導入前と導入後では、業務の内容やコスト削減はどのように変わるのでしょうか？
以下の例で見てみましょう。
■50名のスタッフを登録する場合
※内勤者の時給は￥2,000とします。
【導入前の運用】
①登録会準備(資料の印刷、会場設営)
・印刷(5枚/人印刷の場合 インク￥1/枚、紙代￥1/枚とする)
工数 1時間
人件費 ￥2,000
経費 ￥10×50名=￥500
・会場設営(3人で1時間かかった場合)
工数 1時間×3名＝3時間
人件費 ￥6,000
②登録会実施(30分の説明会の場合)
工数 0.5時間
人件費 ￥1,000
③スタッフが記入した登録シートの回収
工数 0.5時間
人件費 ￥1,000
④スキルチェック(所要時間30分程度の場合)
工数 0.5時間
人件費 ￥1,000
⑤面談(所要時間30分程度の場合)
工数 0.5時間×50名=25時間
人件費 ￥50,000
⑥スタッフ情報の登録
工数 10分×50名＝約8.3時間
人件費 ￥16,600
合計の工数は約40時間、人件費は￥78,100かかります。
【導入後の運用】
※面談を行わない場合
①スタッフがプロフィール情報を申請
工数、人件費 ￥0
②スタッフ情報の登録
内勤者は申請情報を確認し、登録ボタンを押すだけで
スタッフ情報が自動で登録されます。
工数 2分×50名＝約1.7時間
人件費 ￥3,400
合計工数は約1.7時間、人件費は￥3,400かかります。
上記の例では、スタッフエクスプレスNEOのサービス「オンライン応募者登録」の利用料金￥5,000(※)がかかりますが、それを加味しても約9割のコスト削減が見込めます。
採用管理システムを利用している場合は、それらのコストも抑えることができます。
※利用料金は1サービス利用時の料金であり、サービス利用数によって変動します。
面談を行うとしても、会場設営や印刷にかかる費用はおさえることができます。
また、スタッフが登録会に参加する際に負担する交通費もかからなくなるため、スタッフの登録に対するハードルを大きく下げることができるでしょう。
NEOページへの誘導例・ポイント
それでは実際にNEOを導入してオンライン登録機能を利用する際のポイントについて、フローに沿って詳しく解説します。
▼オンライン登録の場合
Web求人媒体からの応募者も、NEOに誘導して必要事項を登録してもらうのがポイントとなります。フローは以下の通りです。
- Web媒体上で「面接予約あり」か「面接予約なし」を選択してもらう
- 「面接予約なし」を希望した人には会社のオンライン登録ページを案内する
- 会社のオンライン登録ページにてメールアドレス認証を行う
- 認証したメールアドレスに、NEOのURLを記載して返信する
- オンライン応募者登録(NEO)で登録処理する
求人媒体で「登録説明会」を希望した場合のフローは以下の通りです。
- 登録説明会に来場した応募者にNEOのURLを案内する
- その場で登録してもらう
- 応募者申請（NEO）で登録処理する
▼コーポレートサイト／お仕事サイトの場合
自社のホームページやお仕事サイトを利用している場合は、そのサイト内にNEOへの導線を設けましょう。
上記のいずれの方法にしても、応募者が直接NEOに入力するフローとすることがポイントです。応募者は仕事探しへのハードルが下がり、人材派遣会社では応募者管理の人件費を始めとする各種コストの削減につながります。感染予防の観点から見ても、不特定多数の応募者と接することなく業務を進められるので、クラスターの発生などのリスクを避けることができます。
オンライン登録機能の導入事例
年商30億円規模のとある人材派遣会社様の事例ですが、1ヶ月におよそ3,000名の応募があるなどの成果が上がっています。オンライン登録機能を活用することで、コロナ禍という逆境においても積極的なスタッフ確保を実現している好事例だと言えるでしょう。
オンライン登録機能の今後のアップデート予定
スタッフエクスプレスでは今後、各求人媒体に応募があったものをNEOに自動連携で集めること、Web面談ツールの導入などのアップデートを検討しています。
スタッフエクスプレスは「現状維持は後退」との意識のもと、常にシステムのブラッシュアップに努めています。今回の新型コロナウイルス感染拡大も含め、人材業界を取り巻く環境はここ数年さまざまな変化を遂げているのはご存じの通りでしょう。スタッフエクスプレスは、リリース以来1万点以上の改修改善、機能拡張を重ねており、これからも常に時代にあった機能へのアップデートを続けていきます。
オンライン登録に対応して採用力を強化しよう
近年、世の中の電子化やAI化が急速に進み、少しずつオンライン登録が増えてきていました。ただオンライン登録は決して主流ではなく、やはり対面や手書きといった従来からの方法が根強く残っていたのが現実です。特に人材派遣会社においては、仮登録はオンラインでできたとしても、本登録のためには直接会社に足を運んで面接するという流れがほとんどでした。
しかし新型コロナウイルス感染拡大防止をきっかけとして「非対面非接触」の重要性がしきりに叫ばれるようになり、オンライン登録、オンライン面談が当たり前という時代が急速にやってきました。
このような非対面非接触の時代に即時対応できるのが、NEOです。スタッフエクスプレスのNEOはクラウド型のパッケージシステムなので、システム導入にあたって自社のサーバーを新たに設けたり、増設したりする必要はありません。何ヶ月もかけてシステム構築をすることなく、人材派遣会社にとって必要なあらゆる機能を網羅したシステムをすぐに利用することが可能です。
もちろん必要に応じたカスタマイズについてもご相談いただけます。導入前にはデモンストレーションを行ったり、人材派遣業務のソリューションに精通したスタッフが導入前の不明点についてアドバイスさせていただきます。まずはお気軽にお問い合わせください。
スタッフエクスプレスのNEOのオンライン登録機能を活用することで、他社との差別化をはかり、コロナ禍においてもスタッフの増加、そして売上拡大を目指していきましょう。
