プロフィール申請でスタッフのフレッシュな情報更新を!
長引くコロナ禍で、派遣会社でのスタッフの登録は、従来の来社や郵送による登録ではなく、人と対面せず、接触機会を減らすことが可能なオンライン登録(WEB登録)の需要が増えています。オンライン登録の需要が高まっている今こそ、そのメリットを活かして、スタッフの情報取得をスムーズに行いたいところです。厚労省も「派遣元事業主が構ずべき措置に関する指針の一部を改正する告示」の中で「個人情報を目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置」を講じる必要があると示しています。指針に準ずるためにも、オンライン登録を利用するべきです。
そこで、おすすめしたいのが、人材派遣業や人材紹介業などの人材ビジネスの業務に関わるデータを一元管理できる総合パッケージシステム「STAFF EXPRESS」と、付帯サービス「STAFF EXPRESS NEO」を活用した派遣スタッフのオンライン登録です。「STAFF EXPRESS NEO」を使用すれば、派遣スタッフはスマートフォンやタブレット端末などを用いて、いつでもどこでも自身の情報を更新できるようになります。
この記事では「STAFF EXPRESS NEO」の中でも「プロフィール申請機能」について詳しく解説します。派遣スタッフのプロフィール申請・確認の業務を効率化したいと考えている人材派遣事業者の方は必見です。
STAFF EXPRESS NEOのプロフィール申請機能
「STAFF EXPRESS NEO」は、スマートフォンやタブレット端末を用いた派遣スタッフ向け就業クラウドサービスです。「STAFF EXPRESS NEO」を導入すれば、派遣スタッフはプロフィールを24時間365日いつでも更新することができるようになります。
人材派遣会社も、派遣スタッフのプロフィール変更内容をすぐさま確認し、承認、更新することが、いつでもどこでもリアルタイムに最新の情報を保持することが可能です。例えば、「住所」「名字」「資格」等を申請可能です。
プロフィールが更新されると、自動メールが送信され、人材派遣会社の内勤者がスムーズに確認することができます。もちろん内容に不備がある場合は、却下/差戻も簡単に行うことが可能です。変更したタイミングからの履歴期間の管理も簡単に行うことができるため、派遣会社は、紙やExcelで管理するよりも簡単に派遣スタッフのプロフィールを管理することができるでしょう。
また、派遣スタッフから申請があった場合や、内勤者がプロフィールを承認/却下/差戻をした場合に、それぞれ内勤者向け・派遣スタッフ向けに自動メールを送付することが可能です。変更があった場合にリアルタイムに通知されることにより、プロフィール変更に伴う一連の流れの時間を短縮し、よりスムーズに業務を行うことができます。
プロフィール申請機能の効果・メリット
では、プロフィール申請機能の効果やメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。主なものを2点、ご紹介します。
スタッフのフレッシュな情報をリアルタイムに獲得
すべてがクラウド上で完結するため、書類やメールからの面倒な転記が必要なく、申請された時点でスムーズに情報を取り込むことが可能です。派遣スタッフ側も、電話窓口などで時間を気にすることもなく、空き時間に気軽に申請をすることができます。
スタッフの連絡先変更時の更新ハードルを下げることで、スタッフと連絡が通じやすい状況をつくれます。また、それによって稼働できるスタッフの確保につながります。最新の派遣スタッフ情報をリアルタイムで獲得することにより、人員配置、マッチング精度の向上も期待できます。
スムーズな情報更新で内勤者の工数を大幅に削減
プロフィール申請をNEOで受け付けることで、EXPRESSに直接取り込みができるので、メールや電話での聞き取りや、書面の転記の工数がまるまる不要となります。人が派遣スタッフの情報を管理すると、どうしても聞き間違いや転記の誤りなどの人為的ミスが生じてしまいますが、「STAFF EXPRESS NEO」で一元管理すれば、そのような心配もいりません。
派遣会社の内勤者は、その分の業務時間をほかの業務にあてることができるため、業務効率向上が期待できるでしょう。
STAFF EXPRESS NEOの導入前と導入後の違いは?
では、実際にプロフィール申請を利用してスタッフマスタを更新する運用とした場合、業務やコストにどのような違いが生じるのでしょうか?
以下の例を見てみましょう。
■スタッフ50名のプロフィール情報を更新する場合
※内勤者の時給は¥2,000とします。
【従来の運用】
①スタッフのプロフィール変更の把握
派遣元会社からスタッフへ登録内容の確認を行うよう連絡
工数 5分/名×50名=約4.2時間
人件費 ¥8,400
②変更内容を確認し、必要に応じて差戻しやスタッフへの確認連絡を行う
工数 10分/名×50名=約8.5時間
人件費 ¥17,000
③スタッフ情報をスタッフ管理システムへ転記、登録
工数 5分/名×50名=約4.2時間
人件費 ¥8,400
合計で工数は約17時間、人件費は¥33,800かかります。
【NEOプロフィール申請を使用する場合】
①定期的なスタッフ情報の更新を促す場合、NEO同意確認の機能でスタッフへ通知
複数スタッフへの通知も1つの同意確認を作成するだけ
工数 5分(約0.08時間)
人件費 ¥160
②スタッフが、NEOプロフィール申請から変更内容を申請
工数、人件費 ¥0
③スタッフからの申請内容がリアルタイムにStaffExpressに反映
変更内容の確認、承認(ボタン1つで登録や差戻しが可能)
工数 5分/人×50名=約4.2時間
人件費 ¥8,400
④承認と同時にスタッフマスタへ変更内容が反映
工数、人件費 ¥0
合計で工数は約4.3時間、人件費は¥8,560かかります。
今回の例の場合、NEOのサービス「同意確認」「プロフィール申請」の2サービス利用料金¥10,000/月がかかりますが、5割近いコスト削減となります。
また、紙での運用を行っている場合は、紙代・印刷代・郵送費なども削減できるため、5割以上のコスト削減を見込めます。
コスト削減の面だけではなく、リアルタイムに申請情報がシステムに連携されることや、メールなどでの個人情報のやり取りが不要となる点もメリットと言えるでしょう。
同意確認
派遣会社が発信した情報に対して、派遣スタッフの同意を取ることができます。同意確認機能を用いれば、例えば、入社時誓約書の同意をとる場合でも、ペーパーレスにWEB上で簡単に同意確認の管理をすることができます。また、派遣スタッフへの告知機能も備えており、同意を取る必要のない連絡事項などを一斉案内することが可能です。
300名ほどの派遣スタッフを抱えている場合であれば、同意確認機能を用いることで、派遣会社の内勤者の作業時間を15時間短縮することができます。
契約照会
「STAFF EXPRESS」から就業条件明示書を公開することができます。クラウド上で完結することで、就業条件明示書を送付するための作業・印刷・郵送コストの削減効果が期待できるでしょう。「STAFF EXPRESS」上で就業条件明示書を明示することで、一方的な明示ではなく、証拠が残るため、労務管理をする上でも有効です。
QR出退勤
「STAFF EXPRESS PARTNER」で出退勤のQRコードを表示し、派遣スタッフがスマートフォンでQRを読み取ることで、勤務管理を行う機能が「QR出退勤」です。QRコードがタイムカードの役割を果たし、出退勤報告を勤怠実績としてリアルタイムに反映することで、業務管理コストを大幅に下げることができます。
リアルタイム給与日払24
派遣スタッフが申請することで、24時間365日いつでも自身の銀行口座に給与を振込できるサービスです。
「日払」は「前払」と同じくニーズはあるものの、運用を行うにはさまざまな課題があります。例えば、派遣会社内で現金を管理することや交通費精算、日々の勤務管理や日払給与計算処理を行う業務の煩雑さ、派遣スタッフが就業終了時間帯前後に受け付けで現金を受け取るときの混雑などが挙げられるでしょう。
「STAFF EXPRESS NEO」を用いることで、それらの煩わしい作業がなくなり、派遣スタッフからの給与日払申請をスマートに管理することができます。
メッセンジャーアプリ
派遣スタッフに対して、任意のメッセージを送ることができる機能です。メールや電話に続く、第3の連絡手段として、派遣スタッフと気軽に連絡を取り合うことができます。
スマホアプリの場合は、プッシュ通知によるメッセージを送ることができるため、既読漏れを抑止することができるでしょう。未読や既読の確認も可能です。
その他にもNEOにはたくさんの機能があります。ぜひこちらのコラムをご覧ください。
⇒機能・サービス紹介コラム
派遣スタッフの手間を最小限に、最新・正確な情報を管理しよう
「STAFF EXPRESS」や「STAFF EXPRESS NEO」などのクラウドサービスを用いることで、派遣スタッフは場所や時間を選ばずに、プロフィール申請を行うことができます。
プロフィール申請以外にも便利な機能がたくさんあり、全てスマートフォンやタブレット端末などで完結できるため、派遣会社も煩雑な作業がなく、スマートに情報を管理することができるでしょう。派遣スタッフの最新のプロフィールを確認し、正確な情報を管理することで、よりスピーディーかつ的確な人員配置が可能になり、業務効率の向上や、取引先からの信用向上も期待できます。
派遣スタッフの管理でお悩みの場合は、ぜひ導入をご検討ください。