STAFF EXPRESSの便利な機能｜同意確認｜人材派遣の入社時、在籍時に必要な意思確認をウェブで
人材派遣業界では法令遵守のために同意や契約、誓約などについて、派遣スタッフの意思確認を確実に行わなければなりません。人材派遣における意思確認は個人から取得した重要な書類のため、慎重な扱いが必要です。
しかし、SDGsとしてペーパレス化は世界的な流れであることから、企業は膨大な紙からの脱却を求められています。また、新型コロナウイルス感染症の流行により、非対面非接触を意識したり、テレワークを可能にするための業務改善を行ったりと、企業の運営方法についても変化せざるを得ない状況でしょう。
そこで、この記事では、人材派遣会社が昨今の世界的流れを取り入れながら、派遣スタッフからの意思確認を簡略化・効率化できる「STAFF EXPRESS」についてご紹介します。
ウェブで意思確認できる「STAFF EXPRESS」
人材派遣会社は同意確認や契約書・誓約書の作成など、派遣スタッフへ意思確認を行う機会が少なくありません。これらの作業を人の手で行っている場合、個々に対応する必要があります。特に、意思確認を行ったのか、回答待ちなのか、といったステータス確認は煩雑になりやすい作業でしょう。
「STAFF EXPRESS」は、人材派遣会社が任意に設定する同意内容に対して、派遣スタッフの意思確認をウェブ上で完結できるサービスです。対象となる派遣スタッフがウェブ上で内容を確認し、意思とコメントを入力すると、人材派遣会社はどの派遣スタッフがいつ（日時）、どのような意思を示したかを一元管理できます。
機能詳細
一度作った同意内容は、定型テンプレートとして使いまわしが可能です。該当者が自動的にセットされ、非該当者が自動的に除外される仕組みになっているため、その都度、対象者をピックアップする必要がありません。
また、確認期日を設定した内容が期日を過ぎても回答されない場合、派遣スタッフのログイン時に強制的に開かれる仕様となっています。自動で回答を促すことで同意確認の漏れを未然に防げるため、確実に同意をとりたい場合に効果的な機能です。
導入効果
実際に「STAFF EXPRESS」を導入すると、データの一元管理によって業務が効率化するだけでなく、環境やコスト面でも効果があります。従来の運用の場合、書類印刷、配布、回収管理(回収日時の管理、ファイリング、書棚保管)などの作業が発生しますが、スタッフエクスプレスの同意確認なら、それらの作業工数が「0」の実現が可能です。
仮に、スタッフ200名に対して同意確認を行う場合、
(従来の運用)
スタッフ1名に対して、書類印刷～回収管理までの作業時間を6分とすると
200名×6分=1200分=20時間
人件費に換算すると、時給2,000円とすると、約40,000円となります。
(システム導入後)
作業工数としては、0時間
NEOのサービス利用料が月額5,000円かかるとしても、8割以上の費用削減が見込めます。人件費だけでも、月35,000円の差となり、年間だと約420,000円の差となります。そのほかにも紙代、印刷代、書棚代などの細かなコストの削減が見込めます。また、コスト面以外の効果としては以下となります。
意思確認の効率化
人材派遣会社は、不特定多数の派遣スタッフに意思確認を行わなければなりません。1人のスタッフが、手作業で対応できる派遣スタッフの人数には限りがあります。
そのため、派遣スタッフが多ければ多いほど、意思確認を行うための人手も必要となり、相応の人件費もかかるでしょう。また、手作業で行うと煩雑になりやすい業務のため、ミスや漏れを防ぐためにも意思確認はなるべく簡単に効率的に行いたいものです。
手間なく迅速にできるシステムを導入することで、通知から回収までを的確かつ大量に行うことができます。「STAFF EXPRESS」を利用すると、同意の通知から回収までをウェブ上で一元管理できるため、派遣スタッフの意思確認の効率化が可能です。
状況把握・法令遵守の容易化
人材派遣会社が派遣スタッフとの契約・同意状況を把握をすることは、法令遵守のためにも大切な業務です。しかし、これらの業務を書類だけで確実に管理することは、とても難しいでしょう。
「STAFF EXPRESS」を利用するとウェブ上で一元管理できるため、同意や契約書を交わした日時などが一目で把握可能です。状況を把握しやすくなるため、書類作成の手間や紛失、回収漏れ、書類探しの時間はゼロになります。
また、状況把握が容易にできることは法令遵守につながり、結果として「会社を守る」ことになるでしょう。
人材の満足度・定着率の向上
ウェブ上で同意確認をとることは、派遣スタッフにとってもメリットがあります。書類による同意確認はサインや郵送が伴うため対応に手間がかかりますが、ウェブ上での確認であれば、そういった手間はかからず画面をクリックするだけで完了します。
快適でスムーズな手続きは、派遣スタッフの満足度を上げ「定着」につながるでしょう。
SDGsへの取り組み
世界全体がSDGs達成に向けて動いている今、紙やインクといった資源を使う管理方法はなるべく避けたいものです。「STAFF EXPRESS」で書類管理をすると、膨大な紙やインクを使った書類の削減につながります。さらに、ウェブ上で一元管理するため、書類を保管する書棚やパソコンで保存するフォルダが必要ありません。
また、SDGsに取り組んでいる企業として社内外へアピールできるため、企業のイメージアップが期待できます。
知っておきたい「クリックオン契約」とは？
ウェブ上での同意確認における懸念点は、ウェブ上に設置した「同意する」をクリックするだけ契約が成立するのかという点ではないでしょうか。
「同意する」のクリック、または同様のプロセスを通して、一連の契約条件への同意を示すことを「クリックオン契約」と呼び、法的に有効とされています。「クリックオン契約」は簡単な契約手法の1つですが、有効と認められるためには、この契約が適切に実行・保持されるシステムでなければなりません。
ポイントは2つあり、1つは意思と実行が明確であることです。クリックオン契約を締結するまでのプロセスが、法的に認められるよう配慮しなければならず、また派遣スタッフが同意内容を確認した上で同意してもらう必要があります。
もう1つは、契約や同意の記録を保存する方法も、充分に考慮しなければならない点です。各合意に関する十分な証拠を生成および保持することに加え、具体的な詳細および規約を文書化した完全で検証可能な「監査証跡」に、迅速かつ安全にアクセスできるようにする必要があります。
意思確認機能の使い方
意思確認の機能は、2つの使い方があります。どちらもシンプルでわかりやすい表示で、派遣スタッフの同意取得を後押しするでしょう。
また、人材派遣会社としても同意履歴の確認が容易なので、利便性の向上が期待できます。
スタッフを特定し任意の内容について同意をとり、同意日時のエビデンスを明確にする
利用シーンに合わせて同意が必要な内容を確認する方法について、【登録時・入社時】【定期的に行えるもの】【業務管理上の同意】【優良派遣認定を受ける場合】に分類して見ていきましょう。
【登録時・入社時】
- 入社時誓約書
- 入社にあたっての確認書
- 個人情報の取扱いに関する覚書
- 秘密保持誓約書
【定期的に行えるもの】
- 労使協定に対する同意
- 意識調査
- アンケート
【業務管理上の同意】
NEOサービスと組み合わせることで、以下の内容を確認することが可能です。
- 契約を電子で行う同意（労働条件通知を電子化する3要件の1つ）
- 給与・賞与明細、源泉徴収票を電子で行う同意（電子交付するための必須要件の1つ）
- 年末調整申請をNEOで行うことの同意
- 勤怠はGPSの位置情報を取得することに同意する
【優良派遣認定を受ける場合】
- 雇用安定措置のための情報収集
- 健康状態把握
- キャリア形成に関する希望
- 満足度や要望確認
派遣スタッフは意思確認に対してワンクリックで対応できるので、回答率の向上が期待できるでしょう。
一方、人材派遣会社は回答・未回答の派遣スタッフを一覧で確認可能です。業務工程が少なくなる上に確認作業が簡略化されているため、業務効率の向上が見込めます。
条件を満たす不特定多数のスタッフに告知する
人材派遣会社では不特定多数の派遣スタッフに対し、それぞれ必要な同意書やマニュアルなどを配布しなければなりません。
- 就業規則のPDF
- 個人情報保護方針
- 福利厚生サービスの紹介
- 優良派遣認定の要件
- 社内規定やマニュアル
- 派遣社員の権利や義務
これらの内容を周知するために、不特定多数の派遣スタッフに告知する必要があります。
「STAFF EXPRESS」では、複数の条件を入力することで、条件を満たした派遣スタッフのピックアップが可能です。派遣スタッフの特定作業が簡易化されるため、業務の効率化やピックアップするための人件費削減などが期待できるでしょう。
同意確認機能を使用した事例
同意確認機能は新規派遣スタッフや既存派遣スタッフなど、それぞれに合わせて自由に設定することが可能です。幅広い運用シーンで使用できるため、アイデア次第で業務の簡略化や利便性の向上が期待できます。
【「STAFF EXPRESS」の利用事例】
年商100億円規模の会社における「STAFF EXPRESS」利用例について見ていきましょう。
この企業では、新規派遣スタッフに対しては、入社時に必要な誓約書などの提出書類について全て同意確認機能での運用に切り替えました。これにより、入社初期に必要な書類の記載やサイン、郵送などが省略され、クリックのみで同意の確認をとることが可能になりました。
一方、既存派遣スタッフに対しては、労働条件や就業条件の明示と同意を取得する目的で、同意確認機能を使用しました。「STAFF EXPRESS」のシステムに切り替えたことで、既存社員約12,000名のうち98.5％から同意を取得できています。
また、「未回答の内容をログイン時にポップアップさせる機能」を活用したところ、2日間で90％の回答を得ることができました。サインなどがなくなったことで同意確認が簡略化され、強制表示する機能を利用することで、同意取得率が高まったといえます。
【「STAFF EXPRESS」を利用することの効果】
同意を取得するための工程が簡易化・効率化されたことで、さまざまな効果が期待されます。例えば、資料印刷や配布に係る工数がほぼゼロになるため、今まで書類作成に携わっていたスタッフの人件費削減や印刷・郵送にかかるコストカットが実現します。
また、「STAFF EXPRESS」を利用すると、同意確認に未回答の派遣スタッフを一目で確認できるため、次に必要なアクションへつなげやすくなる点もメリットです。派遣スタッフが書類を紛失した際、従来の管理方法では派遣スタッフからの再発行依頼に対応する必要がありましたが、ウェブ上で管理することで再発行対応が皆無となります。
以上のように、さまざま業務の効率化や簡略化が期待できることが、「STAFF EXPRESS」を利用することの効果といえるでしょう。
今後、実装が検討されている機能について
今後、「STAFF EXPRESS」が検討している実装機能についてご紹介します。
法令遵守の観点から、意思確認できない派遣スタッフがいることは、人材派遣会社にとって大きなリスクです。未回答になってしまう原因は個々によってさまざまなので、人材派遣会社ができることは、未回答に気がつくきっかけを増やすことでしょう。
今後、実装を検討している機能の1つが、他のアプリやソーシャルネットワークを利用した自動通知システムです。「同意する」「同意しない」の意思が確認できていない派遣スタッフに対して、NEOメッセンジャーアプリやLINE配信、SMS配信などのプッシュ通知を利用し、回答を促進する機能を検討しています。
加えて、「STAFF EXPRESS」以外の方法によるアプローチをしても、派遣スタッフから同意が得れない場合は、NEOやその他一切のサービスが使用できないようにすることも検討しています。
例えば、反社会勢力などの同意確認に未回答の派遣スタッフの中には、故意によるものがあるかもしれません。未回答になる理由はさまざまですが、いずれにしても法令遵守の観点から同意確認を得られない派遣スタッフに対して、サービスの利用制限を設けることは自社を守ることにつながります。
このように、「STAFF EXPRESS」はあらゆる可能性を視野に入れて、人材派遣会社の利益になる実装機能を検討していきます。
同意確認はウェブで！
人材派遣会社における意思確認は書類よりもウェブ上で行う方が、確認作業や保管管理などが簡略化・効率化されます。一度テンプレートを作成すれば繰り返し使用できる点や回答がワンクリックで完了する点などは、派遣スタッフ、人材派遣会社の双方にとって利便性が高く、満足度の向上が期待できるでしょう。状況把握や法令遵守が容易になるだけでなく、SDGsへの取り組みを社内外へアピールするきっかけにもなるため、意思確認をウェブ上で行うメリットは大きいです。
今後、派遣スタッフの意思確認についてウェブ管理を検討しているのであれば、ぜひ「STAFF EXPRESS」をご検討ください。
