人材派遣管理システムへの不満がある方は必見！STAFF EXPRESSで解決します！
多様な働き方が注目されるなかで、人材業界はこれまでに増して重要な役割を果たしています。一方で、働き方や給与体系・福利厚生などが多岐に渡ることで、人材スタッフの管理が煩雑になってきているのも事実です。
ところで、現在導入している人材派遣管理システムは、複雑なスタッフ管理に十分に対応できているでしょうか。システムの機能などが不十分なためにさらに業務が増えると、企業の生産性が落ち、同時に社員のモチベーションの低下を招くリスクもあります。
本記事では、使用している人材派遣管理システムに不満を抱いている方のリアルな声をまとめるとともに、不満を解決できるシステムをご紹介します。
こんな不満、抱えてませんか？
人材業界で働く皆さん、現在使用している人材派遣管理システムに満足していますか。人材業界の業務は多岐に渡るためシステムの活用が欠かせませんが、システムそのものに不満を抱いているという声をよく聞きます。
ここでは、人材派遣管理システムにおいて実際によくある不満を整理してまとめました。
◆総合管理ができない
- 求職者/派遣先向けのサービスがない(A社)
- システム対応は派遣のみで、人材紹介などに対応していない(B社)
上記の不満をまとめると、人材業界が手がけるさまざまなサービスをオールインワンで対応できるサービスではない、といえるでしょう。
A社のように、求職者や派遣先と連携できる作りになっていないと、情報が一元管理しづらくなります。また、派遣だけではなく人材紹介などを他の就業形態を扱う企業の場合、人材派遣はB社のシステム、人材紹介は他社のシステムと使い分けをすると、情報共有や情報照会がしにくくなります。
その結果、生産性が落ち、派遣スタッフと派遣先企業の最適なマッチングを提供できなくなってなりサービス品質の低下を招くリスクに繋がりかねません。
◆スタッフの柔軟な働き方や福利厚生に細やかに対応できない
- 日払いに対応していない。所得税の日払いの設定および丙欄徴収の設定が無い(C社)
- 有給休暇の金額や日数を柔軟に設定できない。有休で支給される金額が固定設定される、有給日数を柔軟に変更できないなど(D社)
- 月の変形労働に対応していない(D社)
- 同月内にある現場で有休処理をした後に、他の現場で有休処理をすると上手く反映されない(M社)
ビジネスパーソンの働き方が多様化するなかで、就業形態や給与体系、福利厚生なども多様化してきています。システムが多様化した働き方に適応できなければ、スタッフの管理は複雑になり、給与未払いや有給休暇の計算ミスなどにも繋がる可能性があるでしょう。
◆柔軟性がない
- 契約書のフォーマットやタイムシート・帳票を任意に編集できない(D社)
- 給与や請求の項目数や内容固定されている(D社)
- 固定文言を編集することはできるが、項目を追加したり削除することはできない(D社)
- 帳票レイアウトを変えられない(L社)
パッケージ販売されている人材派遣管理システムは、項目やフォーマットが固定されていて自由にカスタマイズできない製品も多いです。しかし、管理したい項目や印刷したい形式は導入企業によって少しずつ異なるでしょう。
導入企業が必要とする項目や適したフォーマットを自由にカスタマイズできれば使い勝手がよくなり、生産性が向上するかもしれません。
◆操作性が悪い
- 受注入力の画面を開いたまま得意先マスタが開けない(D社)
- 複数画面を同時に開けず、スタッフ1人の情報も複数確認する必要がある(G社)
人材派遣管理システムに限らず、複数の画面を同時に立ち上げて作業することは当たり前となっています。同時進行する作業の画面が変わるたびに画面を閉じないといけないのでは、作業効率が落ちてしまいます。
◆二重入力・三重入力の手間
- 新規応募で入てきた情報がシステムに自動で反映されないため、手入力しなければならない。
- 案件登録からそのまま契約書の出力に進めず、契約書を発行するためには案件とは別に情報入力が必要(G社)
- 案件コピーができない(D社)
マスタやデータベースが異なる、案件が異なるという理由だけで、同じ情報を二重・三重入力しなければならないでは、時間の無駄です。また、入力する回数が増えるほど入力ミスが発生するリスクもあります。
◆機能が不十分
- 配置ステータスがない(D社)
- 配置時のアラートメッセージがない(D社)
- 入力規則にそぐわない場合でもエラーにならない。銀行振込口座の名義に使用できない文字が入力された時など(D社)
こちらで挙がっているのは、機能が充実していないがために「惜しい」と感じる不満です。例えば、並べ替え機能や絞り込み機能があれば、より早く必要な情報に辿り着くことができます。また、項目に誤った情報を入力してしまったときにエラーメッセージが表示されれば、後から面倒な修正や再申請をする必要がなくなるでしょう。
細かいことのように思う人もいるかもしれませんが、こうした細かい機能が充実することで、業務効率は飛躍的にアップします。
STAFF EXPRESSならその不満、解決します！
ご紹介してきた不満を整理すると、ユーザーの不満は多岐に渡ることがわかりました。前述した内容のなかには細かいポイントも含まれており、すべてを満たすシステムはないのではないかと感じた人もいるでしょう。
しかし、弊社の「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」ならすべての不満を解決することが可能です。それでは、これまで挙げてきた人材管理システムの不満と照らし合わせながら、「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」の特徴をご紹介しましょう。
◆オールインワンパッケージ
他社製品のなかには、人材派遣のみに対応するなど、多岐にわたる人材ビジネスすべてに対応することができないものもあります。一方で、スタッフエクスプレスは「派遣」「請負」「紹介」の業務管理が可能です。
また他社のシステムによっては、スタッフのエントリーや派遣先への支払いは組み込まれておらず、独立した別システムを使用しなければならないケースもあります。スタッフエクスプレスなら、受注から会計システムへの橋渡しまで全業務プロセスをワンストップでおこなうことができます。
◆スタッフの柔軟な働き方や福利厚生に細やかに対応
スタッフエクスプレスなら、さまざまな就業形態・給与体系・有給休暇をはじめとする福利厚生管理を細かく管理することが可能です。
ご紹介した不満のなかに、「派遣スタッフの有給休暇について正しくカウントできない」とありました。条件を満たしているスタッフに一定日数の有給休暇を付与することは、人材派遣会社の義務として定められています。
スタッフエクスプレスには、スタッフマスタに入力された入社年月日を元に有休起算日を自動で設定する機能があるので、対象者の抜け漏れがなくなり安心です。
また、他社システムでは日払いに対応していないものもありますが、スタッフエクスプレスは日払い対応をしています。さらに「リアルタイム給与日払24」によりリアルタイム（即時）に給与の日払い決済が可能です。スタッフが弊社のWebサービス「NEO（ネオ）」から、日払い給与を口座へ振り込む手続きをすれば、即座にお金が振り込まれます。給与の振込スピードを重視する就労者も多いため、他社との差別化もできるでしょう。
◆柔軟なカスタマイズが可能
他社システムでは、項目や帳票のレイアウトが固定されていることに不満の声が挙がっていますが、スタッフエクスプレスでは柔軟なカスタマイズが可能です。例えば、現在使用しているシステムと同じ項目の並び順にしたい、なども実現できます。
カスタマイズしたい具体的なイメージがない場合も、丁寧なヒアリングを通してお客様のご要望を具現化し、最適な方法をご提案します。
◆ストレスを感じない操作性
他社のシステムでは、同時に複数の画面を開けないなどの操作性の悪さに対する不満も目立ちました。スタッフエクスプレスなら、複数の画面を同時に見られるマルチ画面に対応しているため、サクサクと作業を進めることができます。
さらに、給与計算処理や請求台帳などの画面から勤怠管理画面へのジャンプ機能も備えており、特定のキーを押すだけで他の画面へ遷移することも可能です。これらの機能により、社員の業務効率は格段に上がるでしょう。
◆シームレス連携による情報活用
他社のシステムでは新規応募者が入力した内容をそのまま取り込めないため、同じ内容を社員が手入力するシーンもあるようです。手入力は時間がかかるうえに入力ミスなども起こり得るので、なくしたい作業の一つではないでしょうか。
スタッフエクスプレスは、
- 派遣企業のための「スタッフエクスプレス」
- 新規応募者向けの「スタッフエクスプレスENTRY」
- 派遣スタッフ向けの「スタッフエクスプレスNEO」
- 派遣先企業向けの「スタッフエクスプレスPARTNER」
の4つのサービスを包括している総合パッケージ基幹システムであり、それぞれのサービスの情報を互いに活かすことができます。そのため、既にある情報をそのまま活用することができ、同じ情報を何度も手入力する手間を削減することが可能でしょう。
◆豊富な便利機能
スタッフエクスプレスにはその他にもたくさんの便利な機能があります。
◇二重・三重入力をなくす「案件コピー処理機能」
「案件コピー処理機能」を使えば、過去に登録した案件をコピーすることができます。契約更新や契約延長、増員など案件内容がほとんど変わらないケースでは、過去の案件をコピーして必要な個所の未修正すれば済みます。
◇配置に関する細やかな機能
他社システムで「配置ステータス・配置時のアラートメッセージがない」など配置機能が不十分だという声がありました。スタッフエクスプレスの配置機能は、未配置・配置済・確認中・待機・中止など全体を俯瞰しながらキャスティング状況を確認することが可能です。また、スタッフのダブルブッキングが起こった場合は、アラートメッセージが表示されるなど、きめ細かいチェック機能を有しています。これにより、配置不・配置漏れ・重複配置などを未然に防ぐことができます。さらに、配置ステータス毎に色を変更するなど、誰が見ても視覚的に分かりやすい画面となっています。
◇エラーメッセージの表示
また、他社システムでは「項目の入力規則にそぐわない場合にエラーメッセージが表示されない」という不満もありました。スタッフエクスプレスでは、項目によってエラーメッセージを表示することができます。例えば、派遣先の契約開始日と就業開始日に齟齬がないように、「受注年月日が就業開始日よりも未来の場合はエラーとする」ことも可能です。
人材派遣管理システムへの不満は製品乗り換えで解決を！
現在使用している人材派遣管理システムに不満を抱えている企業の方は、製品乗り換えの検討してみてはいかがでしょうか。これまで使用してきた製品を乗り換えるのはエネルギーを必要とするかもしれませんが、製品を乗り換えることで業務効率や生産性が上がる可能性があります。
乗り換え時の注意点
システムを乗り換える際には注意点もあります。ここでは主な3つの注意点をご紹介します。
既存システムの契約期間を確認しましょう
システムを導入したりサービスを契約する場合、契約期間が定められています。契約書などで契約が終了する日や、解約する場合の期限や条件などを確認しましょう。
また、既存システムを解約して新しいシステムにスムーズに移行できるように、新システム会社には早めに相談することをおすすめします。
データ移行の方法について確認しましょう
システムを乗り換える際に、既存システムのデータを新システムに移行する必要があります。そのため、データの移行方法について確認しましょう。
なお、スタッフエクスプレスでは他のシステムで作成されたスタッフデータ、得意先データ、給与台帳などを取り込むことが可能です。その際に取り込みたい項目を選択したり、項目の並び順を任意に変更することもできるため、既存システムを意識した画面設計を作れます。
続々とSTAFF EXPRESSへ乗り換えるお客様が増えています
現在、他社システムからスタッフエクスプレスへ乗り換えるお客様が続々と増えています。スタッフエクスプレスなら、先にご紹介した他社システムへの不満をすべて解消可能です。
さらに、スタッフエクスプレスに乗り換えたことで、新規応募者数が増加したり、スタッフの定着率が向上するなどの成功事例も数多くあります。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちらからご覧ください。
人材派遣管理システムへの不満はそのままにせず解決させましょう！
人材派遣管理システムについての不満の声をご紹介してきましたが、「わかるわかる！」と思った人も多いのではないでしょうか。
システムが自社に適していないために、社員の負担が増えてしまっているかもしれません。社員の負担が大きければ、離職に繋がるリスクもあります。
ご紹介してきた不満と同様の悩みを抱えている企業の方は、ぜひ人材派遣管理システムの乗り換えを検討してみてください。
