人材派遣の有給休暇の義務化に対応できていますか?有休管理なら人材派遣管理システムを利用しよう

2020年3月18日

人材派遣会社に勤めている方は皆さんご存知でしょうが、2019年有給休暇の取得義務化がはじまりました。
働く側からしてみれば、しっかりと有休が取れるのは嬉しいことです。
しかし人材派遣会社にとっては業務が増えてしまうという一面も。
しっかり対応できているでしょうか?

そこで今回は、有給休暇の義務化について、またそれに人材派遣管理システムを使ってどのように対応できるのかなど、ご紹介していきたいと思います。

日本人は欧米人と比べると、仕事ばかりしてあまり休暇を取らない

このことは定説になっていますが、旅行サイトのエクスペディア・ジャパンが世界19カ国・地域の有給休暇の取得率を2018年に調査したところ、日本の有休取得率は3年連続で世界最下位であることが分かり、感覚的なことではなく、確かな事実であることが判明しました。
日本の有休取得率は50%で、取得した日数も世界で1番少ない10日間でした。
3年連続で最下位なのですが、2008年からの同調査では2014年と2015年に下から2位になった以外は最下位ですので、有休の取得率が低い状態はずっと続いてきたといえます。
同社は同調査のほかの質問への回答から、日本人は有休を取得することに対して謙虚すぎること、さらに取得に対し罪悪感を持っていること、上司が有休の取得に協力的でないことなどを最下位の理由に挙げています。

厚生労働省が2019年に発表した「平成31年就労条件総合調査」では、年次有給休暇の取得率は52.4%で、前年に比べて微増ながら1.3%アップしました。
1年間に企業が与えた、繰り越し日数を除く年次有給休暇の日数は1人当たり18.0日で、取得した日数は9.4日です。
企業の規模別では、1,000人以上の企業は58.6%、300人から900人までの企業は49.8%、100人から299人までの企業は49.4%、30人から99人までの企業は47.2%という結果になりました。
企業規模の大きな企業ほど有休が取得しやすいということが分かります。
それでも世界の国々とは比較に及びません。

このような状況を変えるため、2019年4月、働き方改革関連法が施行され、有給休暇取得の義務化が始まりました。
しかし、その有給義務化の法改正の認知度はというと、疑問符が付きます。
転職エージェントの株式会社ワークポートが2018年10月に発表した同社を利用した全国の20~40代の転職希望者480人を対象に行った「有給休暇取得の義務化」についてのアンケート調査では、有給休暇の義務化まであと半年といった状況でも、その認知度は48.5%で、有休取得に抵抗がある人は41.5%に上るという結果になりました。
これが現状なのです。

2019年4月施行の有給休暇の義務化とは?

労働基準法の改正により、2019年4月から有給休暇の取得が義務化されました。
年に10日以上の有給休暇が与えられている労働者に対して、有休5日を取得させなければならないというものです。
年10日以上、有給休暇が付与される労働者は、出勤率が8割以上の次の条件に当てはまる人です

  • 入社後6カ月が経過している正社員
  • 入社後6カ月が経過しているフルタイムの契約社員
  • 入社後6カ月が経過していて、週30時間以上勤務のパートタイマーとアルバイト
  • 入社後3年6カ月以上経過していて、る週4日出勤のパートタイマーとアルバイト
  • 入社後5年6カ月以上経過していて、週3日出勤のパートタイマーとアルバイト

パートタイマーやアルバイトであっても、有給休暇の取得が義務化されています

企業が上記の労働者に義務化されている年5日、有給休暇を取得させなかった場合には、30万円以下の罰金が科されます。
1社あたりではなく、有給休暇の取得の義務化に違反した労働者1人につき30万円以下です。
義務化されている5日の有給休暇を取得させなかった労働者が50人であれば、1,500万円以下の罰金が科されることになり、経営を圧迫する事態になりかねません。

有給休暇の義務化は人材派遣も範囲内?

では、人材派遣会社から派遣された派遣スタッフにも有給休暇を取得させる義務があるかといえば、あります。
有期・無期雇用に関わらず、前述の条件を満たしていれば年に10日の有給休暇が与えられ、取得の義務化も発生します
契約期間が定められたフルタイムで働く派遣スタッフの場合でも、勤務後から6カ月が経過すれば、10日の有給休暇が与えられ、5日の取得が義務化されます。
半年間の有期契約の人材派遣の場合は、6カ月後以降は有給休暇を消化することはできませんので、有給休暇を与える必要はありませんし、取得も義務化対象外です。
その逆の場合で6カ月を少し過ぎ、7カ月間の雇用契約を結んだ派遣スタッフであっても、有給休暇の取得は義務化されています。

有給休暇の義務化に伴う人材派遣業における問題点とは?

派遣スタッフの場合の有給休暇の取得も義務化されたとお伝えしましたが、その有給休暇取得の申請先は人材派遣会社となります。
派遣先企業の都合などもありますので、義務化しているといえども有給休暇の取得には調整が必要となってきます。
有給休暇の義務化に伴う人材派遣業における問題点を以下に列挙します。

有給休暇取得日数の管理工数が発生

派遣したスタッフの有給取得日数は、人材派遣会社が管理する必要があります。
誰が、いつ、トータルで何日間の有給休暇を取得したのか、人材派遣会社が管理する必要があるのです。
膨大なスタッフを抱える人材派遣会社であれば、その管理工数は多大となります。
連続で5日取得することもあれば、ばらばらに取得する場合もあるでしょう。
有給休暇の義務化によって弾みが付き、有休を5日以上取得する可能性もありますので、さらに人材派遣会社の事務担当者の管理工数が増える可能性があります。

有給休暇を反映した給与計算が必要

有給休暇の取得日数の管理に加えて、「有給」休暇なのですから、取得した分の給与計算も必要です。
毎月の給与の締め日も企業によって異なりますので、多くの企業と契約している人材派遣会社は、派遣スタッフが締め日の前なのか、後なのかといった有給休暇の取得時期を確認することも給与に関わってくることなので重要です。

有給休暇の希望を確認、もしくは時季指定の必要性が生じる

派遣スタッフに有給休暇を取得させるには、派遣スタッフ自身が人材派遣会社に有休の希望を申し出てくれればありがたいですが、もし申し出てくれなかった場合には、有休取得の義務化に違反することになり、罰金刑に処されてしまいます。
申し出てもらう以外にも、事前に派遣スタッフが希望する取得時期を聞いた上で有給休暇を取ってほしい時季を人材派遣会社が指定する「時季指定」というやり方もあります
派遣スタッフが有給休暇の希望を申し出てくれた場合でも、時季指定の場合でも、人材派遣会社は1人1人の有休の取得希望日を正確に管理し、派遣先企業との擦り合わせをする必要があります。

年次有給休暇管理簿の作成と保存の必要

有給休暇取得の義務化がされたことにより、企業には「年次有給休暇管理簿」の作成・保存も義務化されました。
「年次有給休暇管理簿」に記載する内容は、以下の通りです。

  • 時季:有給休暇を取得した日時
  • 日数:有給休暇を取得した日数と期間
  • 基準日:有給休暇の計算の基準日

この「年次有給休暇管理簿」は、有休を取得した期間と、その期間が満了した後の3年間は保管することが義務化されています。
有給休暇の取得状況を管理する書類がなければ、企業が誰に有休を何日与えたか把握できませんし、管轄する労働基準監督署が義務化された有休取得状況をクリアしているかチェックすることもできません。
従業員の多い企業は、この管理簿を作るだけでも相当な労力がかかるでしょう。
人材派遣会社などは、1人の派遣スタッフが1年以内に複数の企業と関わることもあるでしょうから、多大な労力がかかることが予想されます。

ただし、この「年次有給休暇管理簿」は、義務化されてはいますが、フォーマットもなく、作成しなかったことによる罰則はありません。
罰則がないからといって、作成しないと有給休暇の取得状況が分からないので、やはり作成することにはなるでしょう。

有給休暇の義務化に伴う問題点も人材派遣管理システムなら解決できる

有給休暇の取得が義務化されたことにより、人材派遣会社には新たな作業が発生しています。
これまでの派遣スタッフの管理方法はそのままに、新たに表計算ソフトなどを使って有給休暇を手動で管理している人材派遣会社もあるのではないでしょうか。
しかしそれでは大変な手間になってしまいますよね。
人材派遣管理に特化したシステムは、人材派遣に関わるあらゆる業務が一元管理できるようになっています。
有給休暇取得の義務化などの問題点も即座に解決することができ、事務担当者の手間も少なくすることができます。
次に人材派遣管理システムのメリットをご紹介します。

勤怠データを一元管理できる

人材派遣管理システムを利用すれば、勤怠データを一元管理することができます。
いつ、誰が休んでいるのかが管理でき、しかもその日数のカウントも自動で行えるので、システムを利用すれば、人材派遣会社の事務担当者の工数を減らすことができます。

有給休暇未取得者がいればアラートがあがる

有給休暇取得の義務化に反してしまえば罰金刑ですので、未取得者を1人も出してはいけません。
有給休暇取得の義務がある派遣スタッフのうち、有休未取得者がいれば、アラートで知らせてくれます。
人材派遣会社の事務担当者の記憶に頼る必要もないので、事務担当者も必要以上のプレッシャーを感じることなく安心して働くことができます。
多くの派遣スタッフを抱えている人材派遣会社の場合は、そもそも人の記憶に頼るには限界があります。

有給休暇を反映させた給与計算も簡単

人材派遣管理システムを利用すれば、有給休暇を反映させた給与計算も自動で行うことが可能です。
派遣スタッフの情報を一元管理していますので、誰がいつ有給休暇を取得したのか、別の帳簿と確認するような余分な作業は必要ありません。
人材派遣会社の経理事務担当者の負担を軽減させることができます。

有給休暇の義務化に対応した人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」とは

有給休暇の義務化への対応を人材派遣管理システムで可能であることをご説明しました。
では具体的にどの人材派遣管理システムを使えばいいのでしょうか。

弊社が提供する人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」をご紹介します。
STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は1つのシステムで、派遣から請負、紹介の業務管理を、ワンストップで対応できるシステムです。
もちろん有給休暇の取得義務化にも対応しており、前述したような勤怠管理機能、アラート機能、給与計算機能などを備えています。
それ以外にも、派遣スタッフへの前払いのリアルタイム化やe-ラーニング機能など、人材派遣会社にとっても、派遣スタッフにとってもメリットとなる機能を用意しております。
また、派遣先企業向けの付随サービスも用意しているため、顧客満足度の向上にも役立つことでしょう。

ぜひ一度詳細をチェックしていただければと思います。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

有給休暇の義務化が派遣スタッフにも適用されることで、人材派遣会社に新たに多くの業務が発生してしまいました。
抱える派遣スタッフの人数によっては事務担当者の作業は膨大になり、罰則もありますので、精神的な負担もかなり重くなってしまいます。
また、属人的な業務になってしまっては、事務担当者が休暇を取った場合などには対応できずに困りますよね。

ぜひ、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入を検討してみてください。
きっと、業務負担もコストも、今よりも軽くなるはずです。
人材派遣会社、派遣スタッフ、派遣先企業の三者にとってメリットのある人材派遣管理システムを取り入れてみましょう。