派遣スタッフ定着率アップ!人材派遣管理システムでFintechを導入した事例

2020年3月18日

どこの人材派遣会社でも、登録してくれた派遣スタッフには長く居続けてもらいたいと思うものですが、そのためには、他の派遣会社に比べて優位な面が無ければなりません。
この優位性をいかに作るかは、企業としても頭を悩ませる点ですが、今回は人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で、Fintechを取り入れた機能を利用したことでスタッフの定着率を上げたという事例を紹介します。
Fintechとは、「ファイナンス(Finance)=金融」と「テクノロジー(Technology)=技術」を組み合わせて作られたワードで、金融商品やサービスの流れをICTでイノベーティブに変えるといった意味で使われています。
言葉で説明すると少しわかりづらいため、実際の事例をもとに、人材派遣管理システムの効果をご紹介していきましょう。

人材派遣管理システム導入以前の課題

人材派遣管理システムを導入した企業の事例では、以下2つの課題を抱えていました。
「同じような課題がある・・・・・・」という場合には、ぜひ事例を参考にしてみてください。

①「他社との差別化」
人材派遣会社には紹介する職種や取引先の違いはあるものの、制度や業務フローにおいてはどこも大差がないのが現実です。
導入にあたり悩みを抱えていた企業の事例でも、派遣スタッフへの給与前払いや日払い制度を行っていましたが、どの人材派遣会社でも同様の制度はあるため、差別化にはなりませんでした。

②「日払いの業務負担解消」
突然の出費や、すぐに現金が欲しいという場合には、日払いで給与が貰えるのは非常にありがたい制度です。
しかし、対応する派遣会社側では関連作業が多く、毎日「勤怠の確認」「日払い口座振込用のデータ作成」「振込作業」を行わなければならないため、手間も時間も掛かるという問題がありました。
また、とある企業の事例では即日払いを現金手渡しで対応していましたが、窓口で手渡し待ちの列が出来たり、仕事が終わると窓口の受付時間が終わっていたりと不満の声もあがっていました。
このような事例は多くの派遣会社で起こっています。

人材派遣管理システムを何で選んだのか?

では、解決策として人材派遣管理システムを選ぶ際、どのような点が重視されたのでしょうか?
人材派遣管理システムにも様々な種類があります。

スマホから出退勤の申請が可能であること

まずは、勤怠管理の機能です。
従来の勤怠は、紙の勤怠表を提出したり、当日の電話やメール確認などアナログな手段が多く見られました。
出退勤の申請は正確に把握する必要があるため、連絡がないスタッフに確認を取ったり、紙の勤怠表で不備があれば提出し直しなど、手間の掛かる作業です。
しかし、人材派遣管理システムでは、スマホにインストールしたアプリからワンタップで申請ができるようになります。
この事例でも勤怠管理機能は人材派遣管理システムを選ぶ上で重視されました。

派遣スタッフの勤怠情報、契約内容、給与支払情報を連動させられること

人材派遣管理システムの中には、派遣業務にまつわる情報はすべてひとつのシステムで一括管理できるものがあります。
そのため、上記のように申請された勤怠データは、派遣会社側で転記する必要もなく、自動的にマスタデータにリンクされるため、月々の勤怠や、日払いの勤怠確認も即座に行えるようになり、派遣会社の手間を大幅に減らすことができるのです。
機能それぞれ単体として備わっていても、連動できていなければ人材派遣会社の手間をそこまで大幅に削減することはできません。
各機能の連動も人材派遣管理システムを選ぶ上での重要なポイントです。

派遣会社の手間なく、リアルタイム決済が可能なこと

従来の前払い対応は派遣会社の負担もありますし、その場で入金できるわけでもないため、手間とタイムラグに課題を感じることが多々ありました。
そこで、この事例の派遣会社では、いかに派遣会社の手間を減らせて、そしてリアルタイム決済が可能であるかを人材派遣管理システム選びの際に重要視しました。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

この事例では、前述した項目を検討した結果、弊社が提供する人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入することになりました。
では人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」によって、実際どのような効果が見られたのか、こちらも事例を元にご説明していきます。

派遣スタッフの定着率アップ

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)によって、即時対応が難しかった前払いが24時間365日、いつでも自由に申請でき、リアルタイムで決済が完了するため、手間も時間も掛からなくなりました。
給与の前払いに対応している派遣会社は珍しくありませんが、リアルタイム決済に対応している派遣会社はまだまだ少ないのが現状です。
今まで前払いの申請からお金を手にするまでのタイムロスにもやもやしていた派遣スタッフも、リアルタイム決済の実現によって満足度がアップし、結果として派遣スタッフの定着率がアップしました。

求人応募者、スタッフ登録者の増加

上記のように満足度が上がったことで、人材派遣管理システムを使った業務効率の良い派遣会社だと口コミで広まり、応募者や登録者が増加しました。
さらに、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を利用した迅速な前払い対応について、自社のホームページでも案内することで、社外へ向けてアピールし、派遣会社の価値向上へと繋げています。

手数料負担を軽減

人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の前払いシステムは、セブン銀行と連携して行っています。
そのため、振込先がセブン銀行であれば、ひとりあたり一回の申請につき振込手数料はなんと54円しか掛かりません
たかが数百円、と思いがちですが、毎日の積み重ねで大きくなるものです。

派遣会社の工数削減

給与の前払いを行う際には、派遣会社側で前払い可能は金額を算出し、前払い処理を行い、必要な金額を振り込むという作業が発生します。
さらに、前払いした金額を差し引いて月末に払うべき給与を算出し直す必要があるため、少額の前払いでも派遣会社の手間はかなりのものでした。
しかしSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を導入することで、この煩雑な作業工数が大幅に削減することができました。
多くの作業が自動計算、反映されるからです。
前払いに掛かっていた時間を他の業務に充てることができるため、前払いへの効率アップだけではなく、他業務のパフォーマンス向上へも繋がっています

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

上記の事例で紹介したように、多くのメリットを感じた同企業は、今後も人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を活用していきたいと話しています。
今後利用したい機能としては「支給照会」があります。
これは、給与明細をアプリ上で確認できるといったサービスとなっており、現在給与明細を郵送もしくはメールで配布している同企業にとっては、このサービスを利用することで郵送コストや、メール送信の手間も減少させることができます
また、紙の管理を無くすことで紛失リスクもなくなるため、安心して明細管理ができるようになってほしい、と考えているそうです。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

紹介した事例では、システムの利用によって業務は大幅に改善されました。
しかし、どの人材派遣管理システムを選んでも同じような効果が得られるとは限りません。
事例で見えてきた要素を元に、人材派遣管理システムを選ぶ際の必須条件を4つにまとめました。

タイムラグが発生する他社の前払いサービスと差別化できること

事例でもお伝えした通り、他社との差別化が派遣会社にとってのポイントです。
そのため、ニーズは多いものの差別化がしづらかった前払い対応が、人材派遣管理システムを使うことで他社よりも優位になる必要があります
リアルタイムの前払いは、すべての人材派遣管理システムで対応しているわけではありません。
また、システムによって機能は異なってくるため、結果的に派遣会社の作業や派遣スタッフの手間がどのくらい減るのかは、しっかりシミュレーションしたうえで検討しましょう。

あらゆる業務に関するデータの連動が可能なこと

今回の事例を見ると、人材派遣管理システムによって各所で大幅な工数削減に繋がったという点が評価のポイントとなっています。
そのためには、非効率な二重作業を行わないよう、すべての業務においてデータが連動していることが求められます。
事例でも紹介したように、例えば前払い対応をする場合にも、その場の対応だけではなく月末の給与計算時にも前払いデータは必要になってきます。
派遣会社では、スタッフの登録データ・派遣先企業の情報・給与・勤怠・支払い情報など、すべてのデータが各所で連携してくるため、単独の管理機能ではなく、あらゆる業務に対してデータが連動していなければ、効率的にはならないのです。

派遣スタッフ向け機能の操作が容易であること

事例を見てもわかる通り、人材派遣管理システムは、派遣会社だけが利用するわけではなく、派遣スタッフも使用します。
勤怠の申請や前払い登録、給与明細の確認など重要な情報が人材派遣管理システム上でやりとりされるため、複雑な作業ではなく、すぐに使い方を理解できて簡単に使えるということが求められます。
派遣に登録する人たちは千差万別で、システムに詳しい人もいれば苦手な人もいます。
どんな人でも簡単に、直感的に使えることが、人材派遣管理システムにとっては重要なポイントのひとつです

派遣スタッフの満足度向上につながる機能が豊富であること

派遣スタッフに長く働いてもらうには、派遣スタッフの満足度を向上させることが重要です。
事例で紹介したように、前払いにおける手間が減るような機能、スマホ1つで勤怠連絡ができる機能、電話やメールを極力減らしてオンライン上で必要情報が得られるような機能など、「これがあることで面倒な作業がなくなった!」と思って貰えるような人材派遣管理システムをセレクトすると良いでしょう。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

事例では一部の機能を紹介しましたが、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には、他にもさまざまな機能をご用意しております。
その中からいくつかの機能をピックアップしてご紹介します。

「スタッフマスタ」
派遣スタッフの基本情報を始め、保険や有休日数など細かいデータが一括で管理可能です。

「得意先・営業」
データベースという点では派遣先情報も登録されており、請求情報や与信、担当者情報など必要データはこちらにすべて揃っています。

「受注」
事業に関わるすべてのお仕事情報を、一括で管理できます。

「配置」
スタッフや仕事の情報が人材派遣管理システムに集約されているため、どの仕事に誰が配置されていて、また未配置の仕事は何かが一目瞭然。
それを元に、迅速に配置する人材を検討することが可能です。

「コンプライアンス(契約書)」
状況に応じて、必要な書類を作成することができます。

「保険・年末調整」
全ての情報が自動算出されるため、手間を掛けずに簡単に必要書類が準備できます。

このように、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には事例では紹介しきれていない機能が豊富に揃っています。
気になる場合にはぜひチェックしてみてください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

今回は事例を元に、人材派遣管理システムがどのような効果をもたらすかをご紹介してきました。
事例では、スタッフの定着率や工数削減を成果として紹介しましたが、このような成果を積み重ねることは、結果的に企業の業績に大きく跳ね返ってきます。
導入企業の事例を参考にしながら、自社の悩みを解決するには、人材派遣管理システムをどう活用するべきかを、ぜひ検討してみてください。