派遣スタッフへの労働条件交付を電子化して、工数削減・派遣スタッフの定着率アップに成功した事例

2020年4月29日

人材派遣業界では頻繁に法改正があり、現場の仕組みを随時アップデートしていく必要がありますよね。
現場の課題に沿った法改正もあり嬉しい一方、すぐに古い仕組みから脱却できず、様々な悩みを抱えている会社も多いのではないでしょうか。
そんな法改正の一つとして、2019年4月からスタッフへ労働条件を電子媒体で明示することが可能になりました。
他社はどのように対応しているのか、事例が気になりますよね。
電子化が解禁されたことで、現場ではどの様な対応が必要なのでしょうか。  

今回は、課題に直面した人材派遣会社が人材派遣管理システムを活用して、労働条件交付をスマート化した事例をご紹介します。
また、事例から考察する、安心して活用できる人材派遣管理システムを選ぶポイントにも触れました。
実際に導入してどの様な効果があったのか、事例を確認して、ぴったりの人材派遣管理システムを選ぶ参考にしてくださいね。  

2019年3月以前の派遣会社における労働条件交付に関する課題

今回の事例に登場するのは、とある人材派遣会社の現場からの悩みです。
これまで、スタッフへの労働条件の明示方法は法律で書面交付のみが可能と決まっていました。
書面交付とは、直接対面で手渡しする、または郵送するかの限られた方法です。  
ところが、2019年4月から電子媒体での明示が可能になりました。
派遣スタッフに同意が取れれば、FAX、メール、SNS等での明示が可能になるのです。

当事例の会社でも、これは、今までのやり方を変えるチャンスと、現場では期待が高まりましたが、なかなか会社は仕組みを変える方向へ重い腰をあげてくれません。
しかし、電子化によって経費や他業務を圧迫する作業が削減できるかもしれないのです。  
この事例と同じように、他人材派遣会社でも多数のスタッフを抱えていればいるほど、書面交付方法がネックとなっていました。 まず、当事例では、2つの悩みがありました。  

  • 悩み事例1 印刷コスト・郵送コスト
  • 悩み事例2 対面交付または郵送交付の手間

労働条件を書面交付するために大量の書類を印刷するコスト・手間がかかっていました。
スタッフへ対面交付する場合は、それぞれのスタッフと時間を調整する手間がかかります。
郵送する場合は、郵送代・封筒代のコストに加え、郵送作業にかかる負担が非常に多く、業務を圧迫していました。  

そこで、この事例では電子化解禁をきっかけに、業務を効率化するために、人材派遣管理システムの導入を検討しました。
検討の結果、人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」とスタッフ向けアプリケーション「NEO」の導入を決定しました。  

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

様々な人材派遣管理システムがある中で、当事例では導入する人材派遣管理システムを選ぶ際にどの様な点を重視したのかみてみましょう。  

書類をアプリ上にアップロードできる点

この事例では、契約書のアプリへのアップロードサービスを導入しました。
人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSのWEBと、スタッフ向けのアプリNEOが連動しており、WEBで登録・管理している情報を出力し、そのままスタッフ向けのアプリNEOへアップロードできます。
人材派遣管理システムを軸に連動した仕組みで作業が完結するため、作業工数の大幅カットが期待できます。  

PCやスマホで閲覧できること

人材派遣管理システムからアプリにアップロードした交付書面をPCやスマホから閲覧できる点も、当事例では重視されました。
この事例で採用された人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSでは、PCやスマホで契約内容を閲覧でき、必要に応じて印刷が可能です。  

セキュア環境であること

労働条件はプライバシーの保護上で重要な内容が含まれており、取り扱いに細心の注意が必要ですよね。
当事例で採用されたNEOはスタッフがマイページにログインするには、メールアドレスもしくは電話番号とパスワードの入力が求められるため、本人以外は見ることができず、セキュアな環境となっています。
事例と同じようなお悩みを持っているなら、電子交付でも安全に書面交付ができるようなセキュア環境が整っている人材管理システムを選びましょう  

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

さて、上記のような基準をクリアした人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS」を導入し、ようやく念願の電子化が実現しました。
一体、事例に登場した会社では、人材派遣管理システムによってどのような効果があったでしょうか。 

作業工数の削減

こちらの事例では人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSとNEOを使用した電子交付に変えたところ、人材派遣会社の作業工数を大幅に削減できました。
コンプライアンス帳票を印刷するときのようなスムーズな画面操作で、NEOへ労働条件通知書の交付が完了します。
人材派遣管理システム上で作業があっという間に完結するので、郵送の様な手間がかからず、事例に登場した会社では作業時間は半分以下となりました。  

経費の削減

当事例では人材派遣管理システムがもたらしたペーパーレス化によって、今まで当たり前にかかっていた書類を印刷するコスト、郵送コストを削減できました。
人材派遣管理システムの導入で人材を管理するスタッフの作業負荷が下がり、残業代の削減にも繋がります。
事例の会社では現在、7〜8割のスタッフが人材派遣管理システムの電子交付に同意しているので、社内で契約書を印刷・郵送する作業がほとんどなくなったとのことです。  

情報の一元化

情報管理では、情報が様々な場所に散らばっていればいるほど、ミスや漏洩のリスクが上がってしまいます。
この事例の会社では今までWEB+紙媒体の書類の二重管理だったものを、人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSとNEOを導入することで、一元化できました。
何か確認したければSTAFF EXPRESSを見れば良い」状況になったので、色々な媒体の情報を確認する手間が省け、業務がスリム化されました。  

派遣スタッフの定着率アップ

導入事例では、人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSとNEOを活用し、派遣スタッフ自身も書類の保管や、受け取りの時間調整などの手間がなくなり、満足度が高まったそうです。
派遣会社への満足度が高まったおかげか、スタッフの定着率アップに繋がりました
悩みを解決するために業務効率化したのが、思わぬ良い結果も導いてくれた成功事例ですね。  

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

この事例に登場した会社は、人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSとスタッフ向けアプリNEOを活用して、労働条件交付業務のスマート化を実現しました。
人材派遣管理システムの導入は、人材会社の現場にとっても派遣スタッフにとっても、納得のいく効果をもたらし、大成功の事例だったと言えるでしょう。  

当事例に登場した会社では今後はさらに顧客向けサービスの利用も検討しています。
実は、派遣スタッフ向けの作業と同様、派遣先の顧客に対する作業もアナログで、下記のような悩みで頭を抱えています。  

(1)悩み事例:勤怠管理
人材派遣会社の業務ではスタッフの勤怠管理も大きなシェアを占めていますよね。 この事例に登場した会社でも、スタッフの勤怠確認をするためには、顧客側から受け取った資料とスタッフから提出された資料の両方を付け合わせて、相違がないか確認しています。 顧客・スタッフの双方とコミュニケーションが必要で、確認は目視で行われるため、時間がかかるのが課題です。  

(2)悩み事例:書類関連
顧客にも毎月契約書や請求書を郵送もしくはFAXで送っています。 しかし、アナログ作業で時間がかかり、印刷・郵送コストがかかります。  

そこで導入を検討しているのが、顧客支援サービスの「STAFF EXPRESS PARTNER」です。
STAFF EXPRESS PARTNERは派遣先に、発注申請、契約照会、勤怠承認などのサービスを利用してもらえ、上記のような悩みをクラウドサービスで解消します。
業務の生産性も向上でき、さらに派遣先顧客の手間を軽減できるため、競争力をアップさせる営業ツールにもなります  

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

様々な人材派遣管理システムがありますが、上記の導入成功事例のように効果を上げる人材派遣管理システムの必須条件とは何でしょうか。  

派遣会社と派遣スタッフが連絡をとれる機能があること

一つ目に注目したいのが、派遣会社と派遣スタッフが連絡をとれる機能を搭載している点です。
これまで事例で見てきたように、派遣会社とスタッフがリアルタイムで情報を共有することができれば、メリットは大きいです。
人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSの派遣スタッフ向けアプリケーションサービスNEOは、派遣スタッフの入力した内容を人材派遣会社がすぐに確認でき、簡単に連絡を取れます。
派遣スタッフに対してメッセージ配信が行えるメッセンジャーアプリ機能もあり、情報共有のコストが下がり、業務スピードを格段に向上させます。  

書類のアップロード・閲覧が様々な端末上で可能であること

NEOに書類をアップロードすれば、派遣スタッフはタブレット・スマートフォン・フィーチャーフォンで閲覧し、必要に応じて印刷可能です。
様々な端末で書類の閲覧ができれば、様々なライフスタイルを持つ派遣スタッフとのコミュニケーションが円滑になり、導入事例のように満足度アップ・定着率アップにつながりますね
NEOでは書類の閲覧だけでなく、スケジュール申請、契約紹介、シフト照会・勤怠打刻、給与前払い、支払照会等もできます。  

セキュリティ対策がしっかりなされていること

プライバシー情報を大量に扱う人材派遣管理システムであれば、セキュリティ対策には万全の注意を払いたいですね。
人材派遣管理システムSTAFF EXPRESS NEOではスタッフのログイン時にはメールアドレスもしくは電話番号とパスワードが求められます。
また人材会社側ではSTAFF EXPRESSのユーザーごとに権限を制限する設定が可能です。
「操作」「閲覧」「更新」の段階で権限設定ができ、人材派遣管理システムの情報改ざんを防ぎます。
印刷や出力の可否も設定可能で、データ漏洩に対策を打てます。
重要な個人情報で厳格な管理が求められるマイナンバーに関しては、アクセス情報のログが自動記録され、運用状況の確認も可能です。  

操作がしやすいこと

人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSはリリース後も継続的なブラッシュアップに取り組んでおり、導入事例を分析して常により良い姿を目指して改修改善を行なっています。
定期的なアンケートによって事例を蓄積し、品質向上に取り組んで、利用する人の使いやすさにもこだわっています。
せっかくの高機能を使いこなすために、人材派遣管理システムの操作性は重要ですね。  

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

今回は派遣スタッフへの労働条件交付を人材派遣管理システムの導入でスマート化した事例を紹介しました。
派遣スタッフ向けのWEBアプリケーションNEOが事例では使用されましたが、STAFF EXPRESSには紹介しきれなかった豊富な機能がまだまだあります。  

募集採用クラウドサービスの「エントリー」は求人サイトの自動生成から採用管理まで新規採用業務をバックアップするサービスです。

人材派遣管理システムの活用に不安がある、もっと業務のスピード感をあげたいという企業向けに、STAFF EXPRESSを熟知したスタッフによる業務代行サービス「エージェンシー」があります。

ロボットが定型化された業務を自動遂行する「ROBO」や インターネット経由でSTAFF EXPRESSがいつでもどこでも利用できるクラウドサービス「 DB.CLOUD」があります。  

人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSはたったひとつで、派遣、請負、紹介等の管理が行える包括的なパッケージですが、上記のような豊富な機能がクラウドで繋がり、拡張されて、トータルに業務をサポートすることができます。
様々な事例に対応するカスタマイズサービスも用意しておりますので、「登場した導入事例とは違う部分もあるけれど、自社にも対応可能だろうか」と疑問を持っていれば、一度お気軽にお問い合わせください。
製品詳細はサービスサイトをぜひご確認ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

今回は、人材派遣管理システムSTAFF EXPRESSを導入して、派遣スタッフへの労働条件交付を電子化して、工数削減・派遣スタッフの定着率アップに成功した事例を紹介しました。
法改正をきっかけとしてせっかく業務改善に取り組むなら、人材派遣管理システム導入事例のように人材会社にも派遣スタッフにとっても、業務の負担が少なく、満足度の高い状態を目指したいですね。
最適な人材派遣管理システムを活用すれば、事例のように作業工数の削減・経費の削減・情報の一元化ができ、人材会社にとって負担が少なく、業務をスマート化できます。
利便性の高い人材派遣管理システムは、派遣スタッフの満足度をアップさせ、定着率アップにつながります。
もし、古い仕組みから脱却できずに作業負担を感じており、本来なら削減できるはずのコストをもったいないと感じているのなら、人材派遣管理システムの導入で業務のスマート化を検討されてはいかがでしょうか。