人材派遣管理システムによって経理担当者の業務を改善し、クレームも激減させた事例

人材派遣会社で経理を担当されている方は、請求計算や給与計算の時期がやって来る時期になると身構えてしまいませんか。
また、そんな経理担当者の姿を見て心配に思っている経営者の方はいませんか。
精神的・肉体的にもハードになりがちな請求・給与計算業務を改善するために「担当する人員を増やせば、今いる社員を楽にできるのでは」と担当者の増員をお考えの方は、これからご紹介する人材派遣会社の事例をぜひご一読ください。

人材派遣会社のP社は「人材派遣管理システム」を導入したことによって人手頼みだった経理担当者のハードな業務を改善し、さらにはクレームを激減させることに成功しました。
人材派遣管理システムがP社の請求・給与計算業務にどのような変化をもたらしたのか、お伝えしていきます。

人材派遣管理システム導入以前の課題

とある人材派遣会社P社は、主に自動車の工場やパチンコ台を製造する企業へスタッフを派遣する人材派遣会社です。
P社は派遣先企業や派遣スタッフとの契約をはじめ、派遣スタッフの給与、派遣先企業への請求業務をエクセルで運用してきました。
派遣先企業の締め日は月末が多いため、月初には請求計算と給与計算の業務がまとまって発生し、経理担当にかかる負担は相当なものでした
さらに、派遣スタッフの増加に伴い、勤怠資料の収集やエクセルの入力作業などのボリュームが増大。
作業を行う経理担当者の残業時間が増え、さらには作成した勤怠集計等にミスが発生じるようになり、派遣先企業や派遣スタッフからクレームも増加して負のスパイラルにはまってしまっていました。

 

こうした事態を解消するために経理担当者の増員を検討してきましたが、業務負荷のかかる時期が月初だけと限定的であることから、具体的な対策を立てることがなかなかできずに時間だけが過ぎていきました。

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

経理担当者の業務負荷が原因の派遣先企業や派遣スタッフからのクレームに困ったP社は、人員を増やすのではなく、人材派遣管理システムを導入して業務改善を行い、クレームを激減させることに成功しました。
人為的なミスが招いたクレームに対して人手を増やしてカバーするのではなく、人為的なミスが生じようもないシステムに頼ることにしたのです
多くの人材派遣管理システムが存在する中で、どのような点を重視して選び出したのか、P社が人材派遣管理システム選びで重視したポイント3つをご紹介します。

契約から給与、請求まで人材ビジネスの業務を網羅していること

なんといっても、P社の最重要課題である人材ビジネスの契約から給与、請求までの業務を網羅している人材派遣管理システムであることを重視しました。
汎用的なシステムを使ったことで、P社の給与・請求計算業務が楽にならなかったら元も子もありません。
人材ビジネスの業務を網羅している人材派遣管理システムを探しました。

システム上で給与計算が自動で行われること

人材派遣管理システム上で、勤怠表に基づいて給与計算が自動で行われることは必須条件でした。
これまでP社では、派遣スタッフから送られてくる紙の勤怠資料の内容をエクセルに打ち込んで勤怠表のデータを作成し、そのデータを用いて給与計算シートに落とし込む、という作業を行っていました。
人手頼みのこのやり方では人為的なミスも生じやすかったのです。
勤怠表からそのまま自動で給与計算ができれば、担当者の工数がかなり削減できると考えたました。

各データが連動していること

さらに、契約情報と連動して派遣スタッフへの給与計算と派遣先企業への請求計算が人材派遣管理システムで自動に計算されることも重視しました。
毎月、経理担当者は契約書に記載されている情報を確認しながら給与計算、請求計算を行ってきたため、各データが連動して自動的に計算されるシステムであれば、見間違いや入力間違いなどの人為的なミスを減らすことができると考えたからです。
それらがクリアできれば、今後、ますます派遣スタッフが増加しても、取引先となる派遣先企業の数が増えたとしても安心です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

P社は、先の3つのポイントを考慮し、数ある人材派遣管理システムの中から人材派遣業に特化した「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を選んで導入しました。
これまでの課題が人材派遣管理システムを導入することでのように変化したのか、P社のその後をお伝えします。

クライアントや登録スタッフからのクレーム激減

勤怠を正しく入力さえできれば、人材派遣管理システムにより、派遣先企業への請求、派遣スタッフへの給与計算を間違いなく行えるようになりました
人為的な計算ミスがなくなったので、派遣先企業と派遣スタッフ、両者からのクレームを大幅に減らすことに成功したのです。
人材派遣管理システムを使うことで自動的に計算が行われるとはいっても、請求・給与計算前に請求金額、支給金額を経理担当者が確認できることも「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の大きなメリットです。
逆をいえば、請求・給与計算の業務をP社の担当者は確認するだけで済ませられるようになったということです。

経理担当者の負担軽減

先にお伝えしたように、請求・給与計算自体は「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に任せることができるようになったので、経理担当者の残業時間は月20時間から5時間程度に改善することができました。
それは単に残業して大量の派遣スタッフのデータを参照しながら計算を行ってきた業務負担を減らしただけではなく「間違えてはいけない」「ミスを起こしてはいけない」という担当者の精神的な負担も軽減させることができたといいます。
人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を導入したことが、クレームを激減させただけではなく、真の意味で働き方改革につながったのです。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

現在、P社の給与支給は月1回ですが、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は仮払い(給与の前払い)にも対応していることを知り、利用を検討されています。
給与の前払いの福利厚生サービスは、派遣スタッフには喜ばれるサービスです
従来の月1回の支給から週払い、日払いで求人広告を掲載することで人材の募集に効果が期待できます。
期待以上に多くの派遣スタッフが集まったとしても「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で業務が自動化されているので安心です。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

P社は、人材派遣システムを導入することで課題を改善しました。
ただ課題を改善するだけでなく、期待以上の成果を得ることができました。
ここからはP社だけでなく、人材派遣会社全般に必須となる人材派遣管理システムの条件について3つ挙げます。

オールインワンパッケージであること

まずは、オールインワンパッケージであることが必須条件といえるでしょう。
P社の事例では、派遣会社への請求計算と派遣スタッフの給与計算に触れましたが、人材派遣会社の業務はそれ以外にもたくさんありますね。
派遣先企業の案件提示や派遣スタッフの採用、年末調整や源泉徴収票の発行まで対応できる人材派遣業に対応した人材派遣管理システムがあります。
P社のように、当初の目的を達成し、次の挑戦をする際にも対応できるようなオールインワンパッケージの人材派遣管理システムを強くおすすめします。

給与計算のための設定が柔軟であること

「人材派遣管理システムを導入したけれど、給与計算の設定があるパターンの中からしか選択できない」などとなっては用が足りません。
また、設定が複雑な人材派遣管理システムだった場合、せっかくシステムを導入したのにシステムを扱うことが属人的な業務になってしまいます。
給与計算のための設定が柔軟な人材派遣管理システムを選ぶようにしましょう。

各データが自動で連動すること

人材派遣会社は、自社だけでなく、派遣先企業と派遣スタッフの複数の情報を取り扱います。
派遣先企業と派遣スタッフのデータを吸い上げ、自動で連動させる人材派遣管理システムを選びましょう。
人手に頼ってデータを取り扱うよりも、正確でスピーディーに計算結果を出すことができます。

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣業に特化した人材派遣管理システムですので、人材派遣業のあらゆる業務に対応できます。
P社がエクセルに手入力していた、派遣スタッフから送られてきた紙の勤怠資料は、派遣スタッフ向けのシステム「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」も併せて利用することで劇的に改善できます。
「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、派遣スタッフが所有するスマートフォンなどのデジタル端末にインストールするアプリです。
派遣スタッフが出退勤したら「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」のアプリのボタンを押すだけ。

出退勤データは蓄積され、勤怠資料ができあがり、このデータを給与計算に利用するので、人材派遣会社の業務が非常に軽減されるだけでなく、派遣スタッフは報告の手間を省き負担を減らすことができます。

 

さらに「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には派遣先企業向けのシステム「PARTNER(パートナー)」があります。
人材派遣会社と派遣先企業のやりとりに「PARTNER(パートナー)」を用いることで、両者ともに契約内容や請求内容の確認作業などの効率をアップさせることができます。

 

どうしても請求・給与計算などの相手先のある毎月の業務に目が行きがちですが、盲点になりがちなのが派遣法への対応です
派遣法は、これまで何度も見直しがありましたが、定期的に何年かごとに見直しがあるというようなスケジュールがあるわけではありません。
それでも、人材派遣業を行うにあたって派遣法の遵守は必須です。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」なら、業務が増大し社員が忙しく動き回っている間にも、派遣法が改正され施行されたときには契約書などの書類の記載内容がアップデートされます
経理担当者も営業担当者も、業務に関わる人すべてが「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を利用して書類作成を行っていれば、自動的に法律に準拠した書類を作ることができます。
繁忙期を経てふと気付いたら法改正がされていて、古い法律に基づいた書類を作成して渡してしまうミスが発生すると、書類を作り直したり相手に謝罪をしたりという余計な手間が発生してしまいます。

 

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」で出力できる書類は以下です。

  • 労働者派遣個別契約書
  • 労働者派遣通知書
  • 紹介予定派遣個別契約書
  • 派遣先管理台帳
  • 派遣元管理台帳
  • 雇用契約書(兼)就業条件明示書
  • 発行状況一覧表
  • 抵触日通知書求人票

派遣先企業と派遣スタッフ、両方に向けての書類に対応しています。
どの書類もエクセルを使ってレイアウトを変更できるので、自社フォーマットや相手先から要請がある書式の場合も対応可能です。
エクセルを利用するので、新たなソフトウェアの操作知識が不要で、書類作成に余計な時間をかける必要がないことも魅力の一つといえます。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

人材派遣会社の請求・給与計算業務など、多忙過ぎる業務の改善を考える時、従来なら担当者の増員に目が行ったかもしれません。
しかし、今は人材派遣管理システムのように、システムを導入することによって劇的に状況を改善させることができます。
新たに社員を採用しても研修期間が必要で、すぐに業務改善できるとは限りません。
人材派遣管理システムなら確かなデータさえあれば人為的に起こりがちなミスを防ぎながら正確に答えを出し、即戦力になってくれます。
ぜひ導入を検討してみましょう。