勤怠管理システムとの連携が可能な人材派遣管理システムで作業工数・時間を大幅にカットした事例

2020年8月28日

派遣スタッフを派遣先企業に送り出している人材派遣会社にとって、派遣先企業でどれだけ労働したかを集計する勤怠管理は最も重要かつ大変な業務です。
派遣スタッフや派遣先企業と紙を使って勤怠表を作成されてきた人材派遣会社の中には、そろそろ人材派遣管理システムで勤怠管理を行おうとお考えかもしれません。
人材派遣管理システムを初めて導入する企業なら、自社にとって必要な機能を持つものを選べばいいのですが、既に業務の一部をシステム化していた場合はどうでしょうか。
また、派遣先企業にシステムが導入されていた場合には、それに対応したシステムの導入を検討する必要があるでしょう。

本記事では派遣先企業で勤怠管理システムが導入済みで、そのシステムと連携が可能な人材派遣管理システムを活用したことにより勤怠管理にかかる作業工数を大幅にカットした人材派遣会社の事例をご紹介します。

人材派遣管理システム導入以前の課題

本事例に登場するのは、主に金融や証券業界やメーカー、保険会社のデータ入力、一般事務、営業事務、受付業務に就く人材を派遣しているC社です。
C社では既に派遣パッケージソフトを導入済みで、契約から請求、給与業務で運用していました。
勤怠データを自社のパッケージソフトに入力するだけで業務は終わらず、別途、派遣先企業で導入している人材派遣管理システムへデータの入出力を行っていました
多くの派遣先企業が勤怠管理システムとして「e-staffing(イースタッフィング)」を採用していました。
C社ではe-staffingの勤怠データを自社のパッケージソフトに入力したり、自社のパッケージソフトで計算した請求書の内容を派遣先企業のe-staffingへ登録したりする作業を行っていました。

C社はこれまで利用していたパッケージソフトの保守が終了するため、代わりとなる人材派遣管理システムの導入を検討していました。
もともとC社では、部署ごとの役割分担が明確にしていたため、ログインユーザごとに利用できる機能・利用できない機能を制御できるシステムを探していました。
重要な個人情報である派遣スタッフのマイナンバーも運用していくため、機能制御は必須です。
さらに、新たな人材派遣管理システムを採用するのであれば、派遣先企業が使用している「e-staffing(イースタッフィング)」の入出力業務の負担を軽減させたいと考えていました。

人材派遣管理システムを選んだ際に重視した点は?

C社が人材派遣管理システムを選ぶ際に重視した点は、3つあります。

eStaffingと連携カスタマイズができること

まずは、e-staffingと連携しカスタマイズが可能な点です。
具体的な連携内容としては、以下を重視しました。

  • e-staffingから出力した勤怠データの取り込み
  • e-staffingへ登録する請求データ作成

以前使用していたシステムと同じレイアウトで書類が作成できること

次に、新たな人材派遣管理システムでも、これまで使用していたシステムと同じレイアウトで書類の作成が可能である点です。
新たな人材派遣管理システムを導入したからといって書類のレイアウトが変わってしまうと、自社内だけでなく、派遣先企業の担当者の方にも負担を掛けることになってしまうからです。

ユーザーごとに機能・アクセス制限を設定できること

人材派遣管理システムを選ぶ際に重視した点の3つ目は、ユーザーごとに機能やアクセス制限を設定できるかどうかです。
C社では部署ごとにきっちりと役割を分けているため、その役割に応じたアクセス権限を持たせることが必要でした。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)導入による効果

人材派遣会社のC社は、さまざまな人材派遣管理システムを検討した末、人材派遣業務に特化した管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の導入を決めました。
C社では期待通りに「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を活用することができ、大きな効果を生み出すことができました。

勤怠管理に関わる業務を効率化

まずは、これまでC社の最大の課題だった勤怠管理に関わる業務を効率化させることができました。
派遣先企業が活用しているe-staffingとC社のデータを連携できるようになり、業務効率が大幅に改善しました。
特にe-staffingの勤怠データを取り込むことができるようになったことが大きな成功要因です。

C社は、約1,000人の派遣スタッフの勤怠データを取り込む月初めの作業にこれまでは5営業日かかっていましたが、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を使い、1営業日で取り込むことができるようになりました
さらに、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」へ取り込んだ勤怠データの確認作業を2営業日目に行い、3営業日目には勤怠データに基づき請求書を送付することができるようになりました。

契約書変更にも容易に対応

これまで利用していたパッケージソフトと同じレイアウトで書類を出力できることが人材派遣管理システムを選ぶ際に重視した点の1つでした。
しかし、実際にシステムの運用を始めると、就業規則の変更や一部の業務で契約書の内容を変更したいと要望が上がってきました。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」ではオフィスソフトと同じ簡単な操作で自由にレイアウトが変更できるので、業者に依頼することなく、自社内で書類のレイアウト変更することができました。

今後のSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)活用予定

C社は、他社のシステムと連携できる「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」を活用して勤怠データから請求書発行までの業務を大幅に改善することができました。
「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」にはほかにもさまざまな機能があり、現在、C社ではほかの活用方法も検討しています。

それは、派遣スタッフに郵送している給与明細を「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」が提供している派遣スタッフ向けサービス「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を利用して電子データで届けることです。
派遣スタッフのスマートフォンに「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」をインストールすれば、人材派遣会社が「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」から即座に情報を発信することができます。
「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」にはWeb給与明細サービス(支給照会)機能があり、このサービスだけ利用することも可能なので、早い段階で導入を進めようと検討しているところです。
スピーディーに情報を届けるだけでなく、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」を利用すれば、切手代や封緘、郵送作業をする必要がなくなるため、大幅なコスト削減につながると考えています。

本導入事例から学ぶ、人材派遣管理システムの必須条件とは?

C社の人材派遣管理システムの導入事例から、人材派遣管理システムに必須となる条件を確認しましょう。

現在使用中の外部システムと連携できること

まずは、C社のように、派遣先企業が使用しているシステムと連携ができることは必須といえるでしょう。
自社のシステムと外部システムの連携ができていれば、自社のシステムに入力したデータを再び外部システムに入力する、といった二度手間を省くことができます

自社の運用に合わせてカスタマイズができること

次に、自社の運用に合わせて柔軟にカスタマイスができることが必須といえます。
なぜならば、C社のように「これまでと同様の書類を使用する」と決めていた場合にも、派遣法の改正などで書類を修正する必要が発生したり、すべての書類だけでなく一部だけ変えたいという要望が出てきたりするからです。
派遣先企業からの注文で書類のフォーマットを変えざるを得ない場合もあるでしょう。
C社は、書類のカスタマイズを自社で行うことができました。
簡単にカスタマイズができるかどうかも確認しておきましょう。

複数人で利用ができること

ユーザーごとに機能を割り当てたり、アクセス制限を設定できたりすることも必須といえるでしょう。
C社は部署ごとに明確に役割分担をしていましたが、部署までとはいかなくとも営業や経理、総務などの担当者を決めていることがほとんどだからです。
それぞれの担当者に必要な情報は異なります。
人材派遣管理システムでさまざまな情報を一元管理しながらも、特定の情報を必要な担当者だけが使える状態にしておければ、セキュリティー面でも安心ですね

まだまだある、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の豊富な機能

「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、人材派遣業のあらゆる業務をサポートできるシステムです。
C社の事例のような派遣先企業との勤怠管理データのやりとりだけでなく、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」にはまだまだ豊富な機能があります。

一例を挙げるとすれば、C社が今後導入を予定している、派遣スタッフのスマートフォンにインストールする「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」です。
「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、これまで電話やメール、郵送で行っていた派遣スタッフとのコミュニケーションを劇的に変化させることができます。
派遣スタッフ側もスマートフォン1つで対応できるようになるので、人材派遣会社とのやりとりの負担感が軽減されるでしょう。
稼働可能な日を伝える時には「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)のスケジュール申請機能を使えばいいですし、勤務日の確認をしたい時にはシフトの照会なども即座に行うことができます。
勤怠申請ものボタンを1つ押すことで完了します。
勤怠申請時にタイムカードを見せなくてはならない場合も、勤怠画像申請機能が付いており、スマートフォンのカメラで撮影したタイムカードの画像データを添付できます。
連絡を取る必要がある場合は、業務終了後に疲労を感じながら無理して人材派遣会社に電話しなくてもメッセンジャーで気軽に連絡を取ることができます。
人材派遣会社が求人情報を「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」に入力したら、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」で派遣スタッフは即座に確認し、応募できるような機能も備えています。

また、派遣スタッフに密かに喜ばれている機能は「給与前払・リアルタイム給与前払24」機能です。
この機能では、確定した勤務実績にもとづいて仮払いの申請をすることができます。
申請が承認されれば即座に決済され、コンビニエンスストアのセブン—イレブン内などに設置されているセブン銀行で給与を引き出すことができます。
派遣スタッフが人材派遣会社に前払いを依頼するのはなかなかハードルが高いことかもしれませんが、スマートフォン上で申請できるので派遣スタッフは非常に助かることでしょう。
派遣スタッフにとって「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、24時間365日対応してくれる人材派遣会社の頼れるサポーター的な存在になるでしょう

その他の機能についてはサービスサイトでさらに詳しく紹介しています。
ぜひご覧ください。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

企業内にIT化が進んできてからしばらく時間がたちますので、多くの人材派遣会社や派遣スタッフを迎え入れる派遣先企業では何らかのソフトやシステムが導入されていることでしょう。
その間、新たなソフトやシステムは続々登場し、サーバーにインストールして利用するタイプのものから、クラウド型やサブスクリプション方式など、サービスの提供方式も変わってきています。
これまでのソフトやシステムと連携が可能な人材派遣管理システムを使えば、派遣先企業などの相手先には何ら影響を与えることなく、自社の業務の効率化を図ることができます。
従来からソフトやシステムを利用している企業であっても、これまでの機能を補完することが可能な人材派遣管理システムもあります。
さまざまな人材派遣管理システムから自社にぴったりのものを選択して、業務の効率化を図りましょう。