人材派遣もRPAを利用する時代です。RPA導入のポイント

2020年3月27日

近年、働き方改革の推進によって、労働生産性の向上が求められています。生産性の向上と言っても、単に労働時間を短縮するわけではなく、労働時間を削減した中でいかに業務の品質を担保・向上していくかが重要になります。

しかし実情は、時間を削減したら人手が足りない、質の担保は二の次になってしまうとの声をよく耳にします。 そんななか、生産性向上の手段としてテクノロジーに頼る企業も増えているようです。 テクノロジーの進化のスピードはもの凄く早く、働き方が多様化するこの時代に合った選択だと考えられます。 特にそのなかでも、業務効率化をはかれるツールとしてRPAがより一層の注目を集めているようです。(RPA=ロボティック・プロセス・オートメーションの略称)

RPAとは、企業のなかで手間がかかっている業務の処理プロセスを、ソフトウェアのロボットに学習させ、業務の自動化に取り組む仕組みのことをさします。 例えば、事務処理などの単純業務は、AIやロボットなどの機械を使って自動化を行うことができるため、業務の自動化によって創出された時間を他の業務に費やすことが可能になります。

今回は、工数削減がなかなか難しいといわれている、人材派遣会社に向けたソフトウェアをご紹介していきましょう。

RPAとは

まずはRPAについて詳しく見ていきましょう。

RPAのメリット

RPAをうまく活用することができれば、人材派遣会社の「現在は手作業しているが、誰がやっても変わらない単純な業務」をロボットを使って自動化することで、業務のスピードアップや業務負担の軽減を実現し、業務全体の効率化につなげることができます。 人材派遣会社では、作業工程が多いため、少しでも負荷を軽減することができると助かりますよね。

人材派遣会社でもぜひ導入を検討してほしいRPAのメリットを4点ご紹介します。

①24時間稼働による業務スピードアップ

RPAを導入すると24時間365日稼働することができます。 ロボットは人と違って、休みがなくても文句をいわず、朝夜も問わずに働き続けるため、1日で処理できる分量はかなりのものになるでしょう。 また、今まで人材派遣会社の社員が手動でおこなっていた作業をRPAが代行することで、「1日かかっていた作業がたったの3時間で終わった!」という事例もあるほど、処理スピードもアップします。 業務スピードがあがることでスケジュールにも余裕ができ、深夜残業の削減や仕事のパフォーマンス向上にもつながっていきます。

②人的ミスを防止できる

ロボットは決められた条件・ルールに従い正確に作業をおこなうので、ミスの量を限りなく0に近い状態にすることができます。 例えば人材派遣のデータ入力において、人の手作業で業務を進めると誤字・脱字や抜け・漏れなどのミスが生じることはよくあります。 しかしRPAを導入することで、いわゆるケアレスミスといったものは大幅に削減できるでしょう。

③人件費を削減できる

RPAを導入することで、業務の一部がRPAへ移行するため、一人あたりの労働時間短縮はもちろん、人員数の削減も可能となります。 RPAによる自動化で発生するコストは人件費よりも安いため、RPAに任せられる業務が増えれば増えるほど、コストカットができる仕組みとなっています。

④付加価値の高い業務に集中できる

業務には、誰にでもできる単純作業と、難易度が高くRPAでは代わりのきかない付加価値を生み出す業務があります。 単純作業をRPAに任せることで、空いた時間で利益を生み出す業務により多くの時間をかけられるため、個人のスキルアップとともに人材派遣会社の成長にもつながっていくのです。

RPAのデメリット

一方デメリットにはどのような点があるのでしょうか。

①RPA導入のハードルが高い

紙の処理が当たり前で、紙に慣れている人材派遣会社ほど、RPAへのハードルを高く感じる傾向にあります。 なぜなら、RPAを導入するためにはデータで運用する仕組みのベースを作らなければならないからです。 元々データ処理を人が行っているものをRPAに移行するのであればそれほど難易度は高くありません。 しかし、契約書はすべて紙、人事データも紙、売上登録も紙ベースだ、という人材派遣会社であれば、まずはこれらの情報を基盤システムに入力することから始めなければなりません。 一からデータを入力し、必要に応じて紙の資料はスキャニング・・・・・・と考えると、やや億劫になってしまいますよね。 RPAへ移行するためには、まずこのハードルを人材派遣会社が越えられないと、次には進むことができません

②業務停止リスクと担保

システム障害やバグが発生すると、RPAで自動化していた作業が止まるリスクがあります。 そのため、作業が止まった際には、大きなトラブルにならないよう、人的作業にすぐ切り替えられるよう備えておくことが重要です。 また、システム障害が起こると、作業のデータを失う可能性もありますので、RPAを導入する際は、安全に運用できる環境も構築しなければなりません。

人材派遣でRPAを導入できるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

弊社が提供するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、人材派遣業務に特化したシステムです。 人材派遣という煩雑な業種の作業をすべて網羅しており、まさにかゆいところに手が届くシステムになるように設計、提供しております。 STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では、基盤のデータベースを元に、人材派遣業務のマッチングや勤怠管理、請求や支払い処理までをシステムで自動的に行えます

では具体的にどのような利用方法があるのか、業務内容別にご紹介しましょう。

RPAを導入できる採用の業務例

まずは採用フェーズにおける利用方法です。

  • 応募があった際の通知機能
  • 応募者の情報を自動的に取込
  • 面接日の前日に応募者へ注意喚起のメールを自動送信
  • 面接後のサンキューメールを自動送信
  • 面接出来ていないスタッフの自動抽出

RPAを導入できる営業の業務例

続いては営業業務にまつわる利用方法です。

  • 就業していないスタッフを自動抽出
  • 人材派遣スタッフのうち未フォロー者を自動抽出
  • 契約終了間近の案件の注意喚起
  • 抵触日への自動注意喚起
  • 抵触日の不備に対する自動通知
  • 残業時間超過に対する自動告知
  • 初回就業のフォローのメール送信
  • 勤怠報告漏れスタッフの自動告知
  • 外部SFAとのシステム連携

RPAを導入できるコーディネーターの業務例

コーディネーター業務についても価値発揮してくれます。

  • 仕事にマッチするスタッフへの仕事情報自動メール送信
  • スタッフを掘り起すための自動メール送信
  • 未就業スタッフにおいて、仕事を閲覧しているかどうかをチェック
  • 仕事に応募があった際の通知機能
  • 未配置案件の注意喚起

RPAを導入できる法務の業務例

法務関連にも活用できます。

  • 抵触日の更新処理を自動で実施
  • コンプライアンス内容における不備のチェックおよび未発行物への通知
  • 契約書、通知書、管理台帳の自動公開
  • 回収されていない契約書を自動で通知し、該当の派遣先へメールを送付
  • 就業における同意が完了していないスタッフへの注意喚起
  • 違法データの定期的なチェック

RPAを導入できる総務の業務例

総務担当者に活用できる内容です。

  • 介護保険の対象となるスタッフを自動で抽出
  • 社会保険や雇用保険に不備がある場合のアラート機能
  • 派遣先に勤怠承認依頼を自動送信
  • 勤怠データをシステムへ自動で取込
  • 勤怠データをクリーニングし、不備があればメールでアラート
  • e-Gov電子申請の自動化
  • 交通経路の妥当性チェック
  • 有給休暇の計画的付与(義務化)において未消化のスタッフ情報の自動告知

RPAを導入できる経理の業務例

最後に経理における業務内容をご紹介します。

  • 賃金計算を自動実行し、給与を自動公開
  • 請求計算を自動実行し、請求書を自動公開
  • 各種マスタデータの不備をチェックして自動通知
  • マイナンバー取得に対するアクションメール対応
  • 会計システムとの連携(仕訳データ)

以上のように、人材派遣業において幅広く活用が可能です。

人材派遣会社がRPAを導入する際のポイント

では、RPAの導入に際して、人材派遣会社ではどのような準備を進めるべきなのでしょうか? 大きく5つ紹介します。

現在の業務を整理する

人材派遣会社では、スタッフやクライアントなど関わる人が多いため、全体の業務フローの見直しや可視化、整理が必要です。 整理したうえで、どの部分にRPAを入れると効果的かを検討するようにしましょう。

RPAを導入するメリットを社内に周知する

RPAの導入は、関連部署の業務フローを大きく変更することになります。 なぜ導入するのか、それによって何が良くなるのか、という点をしっかり伝え、人材派遣会社内で理解と承認を得ておくようにしましょう。

RPAの導入後、社員は何に時間を使うべきか示す

RPA導入によって創出された時間を無駄にしては意味がありません。 業務効率を上げ、業績向上へとつなげるためには、そもそもの意識付けを行う必要がありますRPAのメリットを伝えると共に、社員にはどうしてほしいのかを必ず伝えてください。

RPAの導入による効果を確認し、社内に周知する

導入には社員の協力は不可欠です。 そのため、RPAによってどのような効果があったのか、業績にはどれくらい跳ね返ってきたのか、という振り返りはぜひ行いましょうやりっぱなしで何も共有をしない状況は良くありません。

RPAだけのツールよりも人材派遣管理システムと連携できるツールがおすすめ

企業全体の業務効率化を図るには、人材派遣管理システムと連携できるツールを導入することを推奨します。 すでに何かのシステムを利用している場合には、システム連携が可能なケースもあるため、ベンダーに一度相談してみても良いでしょう。

RPA以外にSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)でできること

人材派遣会社向けのシステムを導入する際は、人材派遣に必要な機能が揃っているか、複数のシステムを使用することで人材派遣会社内に混乱を招かないか、働き手である人材派遣スタッフにも負担をかけないツールであるかどうかを確認することが重要です。

弊社の提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」であれば、人材派遣会社に必要な機能を全て揃えており、ワンストップで一括管理をすることができます。 RPAのツールと人材派遣管理システムをそれぞれ別に導入するよりも、RPAもその他機能も活用できるSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の導入を検討してみてはいかがですか?

RPA以外の「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」の主な機能をご紹介します。 人材派遣会社の業務全体を網羅できるように設計しています。

1.導入・設定

初心者でもすぐに活用できるよう、わかりやすい導入・設定になっています。

2.スタッフマスタ

人材派遣スタッフの大切な情報をきめ細かい充実した管理で一元化します。

3.得意先・営業

営業活動および採用業務の可視化を実現します。

4.受注

人材派遣ビジネス(派遣、紹介、請負、業務委託)全般のオーダーを一元管理します。

5.配置

人員の適正配置を柔軟にすばやく実現します。

6.コンプライアンス(契約)

人材派遣ビジネス全般の契約・通知・台帳管理を徹底管理します。

7.勤怠

人材派遣スタッフの勤怠実績の外部取り込みと2種類の勤怠管理で実務をスリムにします。

8.仮払

人材派遣会社に多い、給料日前の福利厚生サービスにも対応しています。

9.給与・賞与・計算代行

大量の人材派遣スタッフの給与データを自動計算でサクサク業務完結します。

10.保険・年末調整

面倒な社会保険、労働保険、年末調整も自動計算でスピーディーに処理できます。

11.請求・回収予定・入金自動計算でサクサク業務を完結します。

管理・統計資料現状把握・経営戦略・営業活動支援を強力にサポートします。

 

詳細はサービスページにて紹介しています。 ぜひご覧ください。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

人材派遣会社向けシステムも、テクノロジーの進化を遂げています。 人材派遣会社は、抱えている人材派遣スタッフが多いため、大量の個人情報や勤務データを扱います。 人材派遣スタッフの数に比例して作業量も増えますが、人材派遣会社向けのシステムをうまく活用することで業務の効率化やコストカットが可能となります。 各社から人材派遣会社向けシステムが出ていますが、弊社の提供する「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」には必要な機能が全て揃っています。 ぜひ、人材派遣会社向けシステムを導入する際はご検討ください。