STAFF EXPRESS NEOで今あるコストを削減する!システム導入が新規コストにならない理由とは

2021年7月29日

人材派遣会社で発生しうるあらゆる業務を一元管理し、業務の効率化を実現するSTAFF EXPRESSですが、STAFF EXPRESSを導入しただけで満足してしまってはいないでしょうか。実は、STAFF EXPRESSの付帯サービスであるSTAFF EXPRESS NEOを活用することで、更なる業務効率化と社員の生産性向上が期待できます。

STAFF EXPRESSを導入したもののいまいち活用できていないとお考えの方、また、コスト面からSTAFF EXPRESS NEOの導入に二の足を踏んでいる方に向けて、STAFF EXPRESS NEOで実現できること、および削減できるコストや時間について解説していきたいと思います。

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STAFF EXPRESS NEOとは

スタッフ管理や案件マッチング、勤怠管理、給与・請求業務など、人材ビジネスにおけるあらゆる業務管理に特化した総合的な管理システムであるSTAFF EXPRESSは、

  • 派遣先向け業務クラウドサービス「STAFF EXPRESS PARTNER」
  • 募集採用クラウドサービス「STAFF EXPRESS ENTRY」
  • 派遣スタッフ向け就業クラウドサービス「STAFF EXPRESS NEO」

などの付帯サービスを有しています。

中でもSTAFF EXPRESS NEOは、スタッフのスケジュール申請や契約・シフト照会、勤怠打刻、給与前払など、スタッフが必要とする就業上のあらゆる手続きや作業を、スマートフォンやパソコン、タブレット端末などのアプリケーション操作によりスタッフ自身で完結させることができるWebアプリケーションサービスで、手書きでの書類作成や郵送、各種連絡作業といった煩わしい作業を省けるサービスです。

また、STAFF EXPRESS NEOを単独で使うだけでなく、STAFF EXPRESS NEOをSTAFF EXPRESSと連携させて活用すれば、スタッフの状況をリアルタイムで確認することができます。例えば、状況が常に変化するスタッフ情報も、スタッフ自らがSTAFF EXPRESS NEO上で申請すれば自動的にSTAFF EXPRESSにも変更内容が反映されますし、STAFF EXPRESSの案件受注情報をタイムリーにSTAFF EXPRESS NEO上に公開することで、スタッフは即座に応募でき、募集から応募までのタイムラグをなくせます。

他にも、スタッフがSTAFF EXPRESS NEOで申請したスケジュールが自動でSTAFF EXPRESSのスケジュール予約に取り込まれたり、STAFF EXPRESSから直接契約書をSTAFF EXPRESS NEO上に公開し、スタッフも同意チェックを付けるだけで確認を完了できるなどといったメリットが挙げられます。

STAFF EXPRESSとSTAFF EXPRESS NEOを連携することで、個別に作業するのとは比べ物にならないほどスムーズな業務遂行が可能になるだけでなく、スタッフ側のストレスも軽減され、よりスタッフ満足度を高める結果につなげられることでしょう。

年間約553万円のコストカット!STAFF EXPRESS NEOの導入効果

「STAFF EXPRESS NEOの導入によって業務がより効率化することは理解したが、STAFF EXPRESSを導入したばかりでさらなるコスト負担は難しい」、「STAFF EXPRESSだけで充分であり、スタッフとの間で発生する業務は今まで通り人の手で行っても問題はない」とお考えかもしれません。

しかし、実はSTAFF EXPRESS NEOの導入によって、現在発生しているコストを年間で約553万円も削減できるということをご存知でしょうか。

人材派遣に関する業務は多岐に渡り、それぞれを人の手で行うとトータルで膨大な時間とコストがかかります。例えば、スタッフ登録に伴う履歴書やエントリーシートの内容入力作業、クライアントから寄せられる案件の登録作業、人員配置に伴うスタッフ一人ひとりのスケジュール確認作業や契約書類の確認・発送作業、勤怠情報のチェック、給与計算業務など、すべてを人の手で行うとなると人件費だけでも相当な金額に上るのです。さらに、書類送付には紙代や印刷代、郵送代がかかりますし、書類の保管には保管のためのスペース確保や保管ファイルの購入などのコストが生じます。

人件費や物品購入費といった目に見えるコストだけでなく、内勤者が単純かつ細々とした作業に時間を取られ、生産性が高く重要度も高い業務に手を回せていないのであれば、目に見えないコストが膨らんでいるとも考えられるでしょう。

STAFF EXPRESS NEOを活用すれば、作業時間を大幅に減らし人件費を削減できるとともに、書類のペーパレス化によって紙代や郵送代といったコストも削減できるため、トータルで考えて年間約553万円という大きなコストカットを実現できるのです。目の前の出費だけを見てコスト増と考えるのではなく、長期的な業務の効率化、収益化をも見据えたシステム投資を考える必要があるでしょう。

STAFF EXPRESS NEOによるコストカット例

STAFF EXPRESS NEOを導入することで、年間553万円のコストカットになるとお伝えしました。では、実際にはどのような業務においてどのくらいのコストを削減できるものなのでしょうか。

ここからは、スタッフ管理、案件管理、スタッフ配置、契約書管理、勤怠管理、給与・請求計算という、人材派遣会社が主に抱える6つの業務に関して、STAFF EXPRESS NEOを導入しない場合と導入した場合でどのくらい業務フローが変わり、それに伴ってどのくらいコストが削減できるのか、具体的に解説します。

なお、以下の事例は、派遣スタッフ200名、内勤者1名あたり時給2,000円、1案件に対してスタッフ5名配置、という条件で試算しています。

システム導入とコストの考え方について

STAFF EXPRESS NEOの導入によって、どれだけ作業に要する時間とコストを削減できるのか、目に見える形で実感していただけたことと思います。

しかし、まだどうしても導入時のコスト負担を考えるとシステムへの投資に二の足を踏んでしまう、という方もいらっしゃるかもしれません。そこで改めて、システムの導入とそれに要するコストについての考え方を整理しておきましょう。

確かに導入にはコストがかかる

一時的にではあれ、システムの導入はコスト増につながるのではないか、との問いには「イエス」と言わざるを得ません。STAFF EXPRESSの初期導入時にはソフトウェアの購入費用が必要となりますし、各種の便利な機能を使うためにはシステム利用料金も発生します。

  • 基幹システムであるSTAFF EXPRESSの導入だけでも大きな出費を伴う上に、さらに付帯サービスであるSTAFF EXPRESS NEOまで導入してさらなる出費をするのは現実的でない
  • 今まで人の手でなんとか業務を回してきたのだから、わざわざ追加でSTAFF EXPRESS NEOを導入してコスト負担を大きくする必要はない

と考えるのも無理はないかもしれません。

導入によって削減できるコストがあることを忘れてはならない

どうしても目先の出費に注意が向いてしまい、システムの導入に躊躇してしまいがちですが、果たしてシステム導入は単なる出費に過ぎないのでしょうか。改めてシステム導入によって得られるメリットについて、システムを導入しない場合と比較して考えてみましょう。

システムを導入していない場合であれば、スタッフ情報の登録作業や契約書類のチェック作業、勤怠情報の集計作業など単純な作業(=機械でもできる作業)もすべて人が担うことになります。この単純作業にも当然のことながら人件費が発生しますし、作業を行う上で見落としや抜け・漏れなど人為的ミスがあれば、それをリカバリーするための時間(=人件費)も余計に取られることになるのです。

システム導入済みであれば、システムに任せられる業務はシステムに一任できてしまうので、その分人件費を抑えられるだけでなく、削減できた時間を営業活動や提案活動、スタッフとのコミュニケーション促進といった生産性の高い業務、収益に直結する業務に振り向けることもできますさらに、システム導入によってペーパレス化、書面の電子化を推進すれば、紙代、印刷代、郵送代、施錠管理できる書類保管用キャビネットや保管ファイルの購入費などの節約になる、ということも忘れてはなりません。

システム導入当初のコスト負担にばかり目が向きがちですが、システム導入によって削減が可能となるコストにも同様に注意を向ける必要があるでしょう。

導入コストと削減コストの比較が重要

システムの導入を考える上で重要になってくるのが、システム導入のために発生するコストと、システムの導入によって削減できるコストとを比較して検討する、という視点です。導入時のコストばかりに気を取られてシステムの導入に二の足を踏んでいると、本来実現できるはずだった業務の効率化や無駄なコストの削減などの成果を得られません。従来からのやり方を踏襲して、人海戦術で手間のかかる作業に時間とコストを費やしていたのでは、結果的に無駄なコストが膨らみ、システムの導入コストよりも大きな損失となってしまう可能性も否定できないでしょう。

一方で、導入コストに見合うだけのコストカットが望めないのであれば、わざわざシステム導入にコストをかける必要はないと言えます。まずは、自社が抱えているすべての業務を洗い出し、その業務にどれだけの時間とコストがかかっているのかを今一度見える化した上で、システムに任せられる業務はあるか、システムに任せた場合どれだけの時間とコストが削減できるのかを把握しましょう。その上で、システムの導入コストを上回るコストカットが可能となるのであれば、積極的にシステム導入を検討してみることをおすすめします。

新規コストにならないSTAFF EXPRESS NEO導入の検討を!

ここまで、システムの導入によって業務の効率化をはかれば、その導入コストを上回るコストカットが期待できる、ということをお伝えしてきました。

繰り返しになりますが、STAFF EXPRESS NEOの導入によって削減できるコストは、年間総額約553万円に上ります。年間でこれだけのコストを削減できるとなれば、もはやSTAFF EXPRESS NEOの導入コストは新規コストではなく、大きなリターンが期待できる未来への投資と言えるでしょう。

さらに、STAFF EXPRESS NEOの導入によって得られる成果はコスト削減だけではありません。スタッフやクライアントの満足度向上、DXの取組み推進による企業競争力の強化、などの目に見えない長期的なメリットをも得ることができます。

新規のコストではなく、今、目の前にあるコストを削減できる積極的な投資として、STAFF EXPRESS NEOの導入をご検討ください。

STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)の詳細はこちらからご覧ください