STAFF EXPRESS NEOで今あるコストを削減する！システム導入が新規コストにならない理由とは

2021年6月30日2021年7月29日

1. スタッフ配置編
2. 契約書管理編
3. 勤怠管理編

スタッフ配置編

スタッフの配置業務は個々のスケジュールやスキル・希望を考慮した上での提案、マッチングが必要となり、時間と労力を費やす業務です。STAFF EXPRESS NEOを導入していない場合、内勤者はスタッフ一人ひとりのスキルシートや履歴書を確認した上で、手作業によってマッチング作業をし、対面や電話、メールといった手段でスタッフやクライアントに提案を行う、という業務フローが一般的でしょう。

仮にスタッフ200名分のマッチングを内勤者1名で行うとすると、まず求人公開と求人票作成作業に1案件当たり約15分、マッチング作業にもスタッフ1名当たり約15分かかると見積もって、

求人公開・求人票作成作業：40案件×15分=600分=10時間
マッチング作業：スタッフ200名×15分=3,000分=50時間

と、計60時間もの作業時間が必要となり、内勤者一人当たりの人件費は

60時間×時給2,000円=120,000円

が必要となる計算です。紙代（A4用紙1.5円/枚×スタッフ200名×3案件=900円）、印刷代（3.5円/枚×スタッフ200名×3案件=2,100円）を含め、トータルのコストは月額で123,000円と試算できます。

次に、STAFF EXPRESS NEOを導入した場合を考えてみましょう。スタッフの配置を行うにあたっては、まずSTAFF EXPRESS PARTNER上でクライアントが登録した案件情報に対し、内勤者がマッチング条件を追加することで、条件に合致するスタッフへ自動で案件を公開します。スタッフはSTAFF EXPRESS NEO上に公開された求人情報の中から希望するものに応募し、内勤者はその採否を判断、クライアントに提案する、という業務フローとなります。

最初から募集対象を絞って案件公開できるため、それぞれの作業に要する時間は、

求人公開・求人票作成作業：40案件×作業時間1分=40分
マッチング作業：スタッフ200名×作業時間1分=200分=3.2時間

と、両方の作業を合わせても、必要となる作業時間を4時間にまで短縮できるのです。

作業時間の短縮に伴い、内勤者一人当たりの人件費は、

4時間×時給2,000円=8,000円

となり、ペーパレス化で紙代・印刷代も不要になることから、システム利用料10,000円（仕事情報公開・応募機能）を含め、スタッフ配置業務で発生するコストは月額18,000円と、システムを導入しない場合と比べて約7分の1、年間で約126万円のコストカットが実現できる計算になるのです。

契約書管理編

ミスが許されないため念入りなチェックが必要で、クライアントやスタッフなど様々な方面との調整も必要な契約書管理業務には、特に多くの作業時間が発生しがちです。また、紙代や印刷代、郵送代などの細々としたコストが必要になってくるのも、契約書管理業務の特徴と言えるでしょう。

しかし、STAFF EXPRESSを導入してペーパレス化を実現すれば、紙代や印刷代、郵送代などのコストを気にすることなく、かつ人的ミスを減らし、作業時間そのものも削減することができます。STAFF EXPRESSのシステムを利用した場合、スタッフとの契約書取り交わしはSTAFF EXPRESS NEO上で完結します。クライアントともSTAFF EXPRESS PARTNER上で契約書を確認、同意してもらうことで作業完了しますし、内勤者はシステムが自動生成した契約書をワンクリックするだけでクライアントやスタッフに公開することが可能になるのです。法令対応や契約書作成時の抜け・漏れもシステムが自動で検知してくれるため、契約書の作り直しや人の手による確認作業も不要です。

仮に、クライアント1社に対して契約書類の作成に要する時間を3分とすると、作業時間は、

クライアント20社×3分=60分=1時間

スタッフに向けた契約書の作成時間を2分と見積もると、

スタッフ200名×2分＝400分=6.4時間

合計7.4時間で完了することになります。

同様の作業をシステムを導入せずに行うとすると、

クライアント向け：クライアント20社×作業時間20分=400分=6.4時間
スタッフ向け：スタッフ200名×作業時間10分=2,000分=33.2時間

合計で40時間が必要となる計算ですから、その差は歴然です。

人件費に換算してみると、システムを導入していない場合で、

クライアント向け：6.4時間×時給2,000円=12,800円
スタッフ向け：33.2時間×時給2,000円＝66,400円

と、合計で内勤者一人当たり79,200円かかりますが、システムを導入し、業務の自動化を進めれば、

クライアント向け：1時間×時給2,000円=2,000円
スタッフ向け：6.4時間×時給2,000円=12,800円

内勤者一人あたり計14,800円にまで人件費を抑えることができるのです。紙代や印刷代をも考慮したトータルのコストで考えると、その差は年間で約131万円にも上ります。

コスト面以外でも、オンライン上での契約書公開によっていつでも契約内容を確認できる、保管場所が不要になる、等のメリットもあることから、契約書管理にSTAFF EXPRESSを導入することは非常に合理的だと考えられるでしょう。

勤怠管理編

手書きのタイムシートをクライアントに承認してもらい、FAXや郵送といった手段で派遣会社に提出する、提出された紙のタイムシートをもとに内勤者がエクセル等に手作業で転記する、など、勤怠管理業務は数ある人材派遣業務の中でも特にアナログで属人的、非効率的な業務領域だと言えるのではないでしょうか。スタッフが毎回手書きでタイムカードを記入していたのでは手間や時間がかかり、記入ミスの懸念からも逃れられないばかりか、紙ベースのタイムカードを保管するためのスペース確保や保管ファイルの購入が必要になります。

さらに、クライアントを経由して派遣会社に提出していたのでは、到着までの時間がかかる上、郵送代もかかってしまう、などの問題点も挙げられるでしょう。

しかし、STAFF EXPRESSを導入すればQRコードの読み取りといった方法により、スタッフがWEB上で勤怠打刻を行えるだけでなく、クライアントもスタッフが打刻した勤怠情報をWEB上で承認することができ、なおかつ承認された勤怠データは自動的にSTAFF EXPRESSに取り込まれるので、内勤者が改めてエクセルに勤怠状況を手入力で打ち込む必要もなくなるのです。

システムを活用した勤怠管理の簡易化、自動化によって、