人材派遣会社の皆さん、勤怠管理ソフトは導入されていますか?導入によるメリットとデメリットとは

2020年3月27日

会社の業務は、目まぐるしい勢いでアナログからデジタル化に変化してきました。 紙と電卓で行っていた計算は表計算ソフトに移行し、電話と手紙で行っていた連絡は時間と場所を問わないメールやチャットでも行えるようになりました。 しかし社内を見回して、まだデジタル化していない業務はありませんか?  

例えば、勤怠管理はどうでしょう。 まだ紙のタイムカードを利用している会社はありませんか? 勤怠管理は比較的単純で、でも必要不可欠な業務です。 社員数が多ければ、作業工数の大きい業務となります。 この勤怠管理、会社に出社してくる社員であればタイムカードを切れますが、会社に出社しない社員の場合は、管理が意外に大変です。 自社に出社しない派遣スタッフの勤怠を管理する人材派遣会社などは、より一層大変です。 さらに、有給休暇の取得が義務化されたことにより、取得状況を管理し取得を促す必要も出てきました。

やるべきことが増えたこの勤怠管理にもデジタル化の波が押し寄せ、勤怠管理ソフトも多数誕生しています。 今回は、勤怠情報の管理が一層難しい人材派遣会社に焦点を絞り、勤怠管理ソフト導入のメリットとデメリットについてお伝えしていきます。

紙や電話による勤怠管理のデメリット

どのような会社でも、勤怠管理はこれまで、紙や電話連絡に頼ってきました。 勤怠情報を伝える側は、勤怠状況をまとめた紙や、出勤したことを伝える電話など、さまざまな方法で伝えていたのです。 中でも、特に人材派遣会社が行う派遣スタッフの勤怠管理にはかなり手間がかかっていました。

人材派遣会社が紙や電話で行う従来の勤怠管理をしている場合のデメリットについて考えてみましょう。

派遣スタッフへの勤怠表送付や電話の手間がかかる

まず、人材派遣会社が紙や電話で勤怠管理を行うデメリットとして挙げられるのは、派遣スタッフに勤怠表を送付したり電話したりする手間がかかることです。 人材派遣会社の社員が派遣スタッフに直接会って勤怠表を渡す機会は少ないため、紙で管理する場合の多くは勤怠表を送付します。 送付するためには派遣スタッフの自宅などの宛先と勤怠表をセットし、配送会社に依頼するという手間がかかります。 もちろん、手間だけでなく、郵送料も負担する必要があります ただ、この段階では人材派遣会社が送付するだけの一方通行の伝達なので、発送数さえ分かれば、おおよその作業工数などが明らかです。  

電話のみで勤怠管理をしている人材派遣会社はもちろん、紙で勤怠管理をしている人材派遣会社の場合でも、電話連絡を入れ勤怠表の確認を促すことがありますが、これも大変です。 派遣スタッフは派遣先会社に勤務していますので、勤務時間中に電話を入れてもつながりません。 人材派遣会社が派遣スタッフごとにどの時間に電話するといいのか調べ、計画しておかないと効率よく作業ができません。 もちろん、人材派遣会社は電話代を負担しなくてはなりませんし、電話をかける担当者も必要です。 電話がつながらないとなれば、留守番電話に伝言を残しておくことやかけ直す必要もあり、派遣スタッフの数が多ければ多いほど人材派遣会社にとって大変な作業になります。

派遣会社にとって受電や集計の工数がかかる

次に挙げるデメリットは、前述のやり方で人材派遣会社が派遣スタッフに連絡をした後の話です。 派遣スタッフから紙や電話で勤怠について返答をもらったり、質問を受けたりするのであれば、それに対応するスタッフを用意しておくことが人材派遣会社には必要です。 人材派遣会社が派遣スタッフから返答をもらった内容に有給休暇などのカウントが必要なものがあれば、集計のためにさらに工数がかかります。

内容の修正があった場合の手間が膨大

さらに、派遣スタッフから内容を修正したいと連絡を受けた場合、修正するにも手間がかかります。 人材派遣会社が表計算ソフトを使用して管理していた場合でも、勤怠管理や給与計算、有給休暇取得カウントなど複数のシートにまたがる作業の場合、更新されているかどうかチェックが必要です。 紙のファイルで管理している人材派遣会社の場合には、まずは該当する書類を探して修正を行い、そのほかの関連する書類も修正するという手間が膨大にかかります。

勤怠の記入ミスや集計ミスが生じる恐れがある

加えて、人が行う作業ですから、常に完璧にできることはあり得ません。 勤怠管理は単純な業務ではあるかもしれませんが、その正確性を問われます。 例えば、有給休暇を取得させる義務のある労働者に有給休暇を年5日、取得させなかった場合には30万円以下の罰金が科され、社内のミスにとどめられないような影響も出てきます。 派遣スタッフの人数が多い場合には、集中力を持続させながら作業に当たらなくてはなりません。 勤怠の記入ミスや集計ミスが生じる恐れがあることを前提に、ダブルチェックやミスの起こりにくい体制を整える必要があります。

塵も積もればでコストがかかる

これまでお伝えしてきたように、勤怠管理は単純な仕事ではありますが、人材派遣会社の場合、個々の派遣スタッフと連絡を取ること自体が難しいため、工数のかかる仕事です。 人材派遣会社の紙や電話に頼った勤怠管理は、単純に見えて「塵も積もれば山となる」ようにコストが重くのしかかる業務なのです。

人材派遣で勤怠管理ソフトを使うメリット

紙や電話で勤怠管理を行うデメリットを山ほど示しましたが、例示した問題点は勤怠管理ソフトの使用でいっぺんに解決できます。 ここからは、人材派遣で勤怠管理ソフトを使うメリットについてお伝えしていきます。

リアルタイムで勤怠状況を確認・記録できる

勤怠管理ソフトを使えば、勤怠状況をリアルタイムに確認・記録できます。 派遣スタッフは、勤怠管理ソフトにより、人材派遣会社に勤怠を知らせるために連絡をする機会をうかがう必要がなくなり、派遣先会社の業務により集中しやすくなるでしょう。 人材派遣会社側は、勤怠管理ソフトを導入していれば、派遣スタッフにいつ電話をすればいいか考える時間も、電話を待つ時間も必要ありません。 すべてのデータを見張っている必要はなく、シフトが入っているのに出勤情報が示されない人や、出勤したもののいつまでも退社しない人などに注目し、対応すればいいのです

自動集計で作業工数・時間を削減できる

勤怠管理ソフトは、勤怠状況を自動で記録し、集計まで行うため、これまで紙や表計算ソフトを使って計算する作業工数・時間を削減できます。 ヒューマンエラーも勤怠管理ソフトによって回避することができるため、単純に作業工数や時間を削減できるだけでなく、エラーが引き起こす周辺への影響も未然に防ぐことができます。 勤怠管理ソフトを導入すれば、担当者を「絶対に誤ってはいけない」という重圧から解き放つことができるでしょう。

さらに、大規模な人材派遣会社であれば、勤怠管理ソフトにより相当な作業工数と時間をカットできるはずで、大幅なコストカットにつながります。 比較的規模の小さい人材派遣会社であれば、勤怠管理ソフトで削減した工数を派遣先会社への営業活動や派遣スタッフのサポートに回し、会社の経営を強化していくことができるでしょう。

給与計算や請求管理と連携させて他業務も大幅カット

別のソフトと勤怠管理ソフトのデータをつなぐことができれば、より大きなメリットを生み出します 人材派遣会社であれば、勤怠管理ソフトに給与計算ソフトを連携させれば、派遣スタッフへの給与が人の手をわずらわせることなく自動で計算されます。 勤怠管理ソフトを請求管理ソフトと連携させれば、派遣会社へ請求する金額が自動で計算されます。 ほかにも、会社の会計ソフトやマイナンバー、人事、コンプライアンスなどの管理ソフトと勤怠管理ソフトを連携することも考えられます。 勤怠管理ソフトを別のソフトと連携させれば、他業務も作業工数・時間を大幅にカットできる可能性があるのです。

ペーパーレス化でコストを削減できる

派遣スタッフと勤怠管理ソフトを使用してデータでやりとりができれば、勤怠表を印刷することも、勤怠表を入れる封筒も用意する必要がなくなります。 勤怠管理ソフトを導入すれば、ペーパーレス化が実現でき、コストを削減できます。 派遣スタッフがスマートフォンを利用した勤怠管理ソフトを使っていれば、人材派遣会社の提供した紙の資料を派遣先会社へ持ち込む必要もなく「もしも落としたらどうしよう」といった不安から逃れられ、気持ちが楽になるでしょう。

人材派遣で勤怠管理ソフトを使うデメリット

紙や電話を使うよりも勤怠管理ソフトを使えば格段に利便性が向上し、メリットが多いように感じられます。 「今すぐ導入したい」と考える方もいらっしゃるかもしれません。 しかし、メリットがあれば、必ずデメリットもあるものです。

ここからは人材派遣で勤怠管理ソフトを使うデメリットにも目を向けてみます。

操作がしにくい勤怠管理ソフトだと派遣スタッフが困る

さまざまな勤怠管理ソフトが存在し、それぞれに特徴が異なるように操作感にも違いがあります。 勤怠管理ソフトの操作がしにくいと、派遣スタッフが困ってしまいます。 派遣スタッフが困ってしまうと、結局はデータがスムーズに送られてこなくなる可能性があり、結局は人材派遣会社が困ることになります

勤怠管理ソフト選びで間違うとたいして工数削減にならない

先ほど、勤怠管理ソフトと別のソフトをつなげるとメリットが大きいことをお伝えしました。 逆を言えば、契約や給与計算、請求管理、有休管理などと連携していないソフトでは、受けられるメリットも少なくなってしまうということです 勤怠管理ソフトで工数を減らしたいと導入しても、別のソフトと連携ができないものだった場合は、期待外れの結果が待っていることになります。

勤怠管理ソフトを選ぶ際には、別のソフトと連携できるかも大切なポイントになります。 派遣スタッフの給与管理や派遣先会社への請求額計算などにもシームレスにつなげられる勤怠管理ソフトを選びましょう。

人材派遣のすべてが詰まった勤怠管理ソフト「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」

人材派遣会社におすすめの勤怠管理ソフトとして、弊社が提供する人材派遣ビジネス向け業務管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」をご紹介します。  人材派遣会社だけでなく、人材ビジネス全般をカバーしていることが特徴ですので「こういう機能が欲しかった!」というかゆいところに手が届く機能を用意しております。

派遣スタッフ向けに就業クラウドサービスを用意し、仕事を選ぶ段階から利用することができ、実際に就業すれば勤怠管理はもちろん、コンビニエンスストアとタイアップした給与前払い・日払い機能、源泉徴収票受信機能、連絡記録機能などがあり、スマートフォンを使って人材派遣会社とやりとりできます。 派遣スタッフは場所を選ばずに派遣元会社と連絡が取れますので、気持ちが楽ですし、安心して派遣先会社の業務に取り組むことができるはずです。  

また、「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」は、月額で使用できるサブスクリプション方式とソフトウェアを購入するという2つの導入方法があり、会社の使用用途や規模に合わせて選ぶことができます   それでも、これまでの紙や電話による勤怠管理のほうが安心だと思われる方もいらっしゃるかもしれません。 「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」にはもちろん問い合わせ窓口もありますが、実際に製品のデモンストレーションを行い、質疑応答や費用についての説明を受けてから見積書を出す、という提案方法を採用しています。

人材派遣会社の要となるシステムですから、失敗は許されません。 じっくり検討してから選んでいただけます。 詳細はサービスサイトをご確認ください。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちらからご覧ください

まとめ

勤怠管理ソフトの情報をご覧になり、紙や電話を使った勤怠管理をしていては「人員も工数ももったいない」と思われた人材派遣会社の方もいらっしゃるかもしれません。 今すぐ勤怠管理ソフトを導入しようとアクションを起こしたくなるかもしれませんが、一呼吸置いて、会社にとって、派遣スタッフにとって、派遣先会社のお客さまにとって何が必要で、どんな改善が行われるといいのかしっかり考えてみましょう。 「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」ならデモンストレーションの機会も用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。